結構化面試記錄與存檔規(guī)范一、結構化面試記錄與存檔規(guī)范概述

結構化面試作為一種標準化、規(guī)范化的面試形式，廣泛應用于人才選拔、崗位評估等領域。為確保面試過程的客觀性、公正性，并便于后續(xù)查閱與分析，建立科學的面試記錄與存檔規(guī)范至關重要。本規(guī)范旨在明確面試記錄的要素、方法及存檔要求，以提升面試管理效率和質量。

二、結構化面試記錄規(guī)范

（一）記錄要素

1.面試基本信息

(1)面試時間：年-月-日時:分

(2)面試地點：具體會議室或場所名稱

(3)面試官信息：姓名、職務

(4)考生信息：姓名、編號、所屬單位（若適用）

2.面試題目與考生作答

(1)面試題目列表：按順序編號，注明題目類型（如行為性、情景性等）

(2)考生作答記錄：

-口述內容要點（逐題記錄）

-關鍵行為或數(shù)據(jù)描述（如適用）

-作答時間（可選）

3.評分與評估

(1)評分標準：列出各題目評分細則（如0-10分制）

(2)面試官評分：逐題填寫分數(shù)及簡要評語

(3)總分計算：明確總分及加權方式（若有）

（二）記錄方法

1.實時記錄

-采用紙質表單或電子文檔，逐項填寫；

-避免記錄主觀評價，僅記錄客觀事實；

-確保字跡工整或電子錄入準確無誤。

2.后續(xù)整理

-面試結束后24小時內完成記錄整理；

-對模糊內容及時與考生或面試官確認；

-檢查記錄完整性（如題目是否遺漏、評分是否一致）。

三、結構化面試存檔規(guī)范

（一）存檔流程

1.初步歸檔

-將紙質記錄掃描成電子文件，命名格式為“[年份]-[場次]-[編號]”；

-電子文件與紙質版一同存放于指定檔案柜。

2.定期整理

-每季度核對一次存檔完整性，補充缺失記錄；

-對舊檔案進行數(shù)字化轉化（若未完成）；

-建立存檔目錄，方便快速檢索。

（二）存檔要求

1.紙質檔案

-存放于防火、防潮的檔案盒內；

-按場次或編號順序排列，避免混放；

-限制存檔期限（如3年或5年，根據(jù)實際需求設定）。

2.電子檔案

-存儲于加密服務器或專用云盤；

-設置訪問權限，僅授權人員可查閱；

-定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

（三）檔案使用與銷毀

1.使用規(guī)范

-僅用于人才評估、內部培訓等非商業(yè)用途；

-禁止外傳或用于其他目的；

-查閱需填寫《檔案查閱申請表》。

2.銷毀條件

-達到存檔期限；

-檔案內容涉及個人隱私需匿名化處理后銷毀；

-銷毀前需經雙人核對，并記錄銷毀時間、人員。

四、注意事項

1.記錄的客觀性：避免情緒化或主觀臆斷，以事實為依據(jù)；

2.保密性：考生信息及評分結果需嚴格保密，非相關人員不得接觸；

3.更新維護：存檔制度需定期評審（如每年一次），根據(jù)實際需求調整。

一、結構化面試記錄與存檔規(guī)范概述

結構化面試作為一種標準化、規(guī)范化的面試形式，廣泛應用于人才選拔、崗位評估等領域。為確保面試過程的客觀性、公正性，并便于后續(xù)查閱與分析，建立科學的面試記錄與存檔規(guī)范至關重要。本規(guī)范旨在明確面試記錄的要素、方法及存檔要求，以提升面試管理效率和質量。

二、結構化面試記錄規(guī)范

（一）記錄要素

1.面試基本信息

(1)面試時間：

-具體記錄年、月、日及開始和結束時間（時:分）。例如：“2023年10月27日09:00-10:30”。

-若有多場次面試，需注明每場次的起止時間。

(2)面試地點：

-詳細記錄會議室名稱或具體場所地址。

-注明環(huán)境條件（如安靜程度、光線亮度、桌椅布局等），確保面試環(huán)境不影響記錄效果。

(3)面試官信息：

-列出所有面試官的姓名、職務或所屬部門。

-如有特邀觀察員或記錄員，也應一并記錄。

(4)考生信息：

-記錄考生姓名、身份證號（若需）、所屬單位或背景（若適用）。

-為每位考生分配唯一編號，便于后續(xù)統(tǒng)計和管理。

2.面試題目與考生作答

(1)面試題目列表：

-按照預設的順序編號，注明題目類型（如行為性、情景性、知識性等）。

-提供題目完整文本，確保記錄的準確性。例如：

-題目1（行為性）：請描述一次你成功解決團隊沖突的經歷。

-題目2（情景性）：假設你負責的項目遭遇突發(fā)技術難題，你會如何處理？

(2)考生作答記錄：

-采用關鍵詞或短句記錄考生回答的核心內容，避免長篇大論。

-對關鍵行為描述進行量化（如“列舉了3個解決方案”“引用了2個行業(yè)案例”）。

-記錄作答時間（若需），尤其對時間限制的題目（如“請用5分鐘回答”）。

-對非語言表現(xiàn)（如眼神交流、肢體語言）進行簡要備注（若評估體系包含此項）。

3.評分與評估

(1)評分標準：

-列出各題目評分細則，明確每個分數(shù)檔次的定義（如0-10分制，每2分一個檔次）。

-提供示例：

-9-10分：回答全面，邏輯清晰，案例典型。

-7-8分：回答較完整，有一定邏輯性。

-0-6分：回答不完整或偏離主題。

(2)面試官評分：

-逐題填寫分數(shù)，并在評語欄簡要說明打分理由（如“邏輯性強但案例不足”“表達流暢但觀點單一”）。

-若有多位面試官，需記錄每位面試官的獨立評分及最終匯總分數(shù)。

(3)總分計算：

-明確總分及加權方式（如某題目占30%，某題目占20%）。

-記錄計算過程及最終得分。

（二）記錄方法

1.實時記錄

-采用標準化面試記錄表（紙質或電子版），按順序填寫各項內容；

-面試官需使用統(tǒng)一術語（如“列舉了3個解決方案”而非“說了好多方法”）；

-記錄時避免打斷考生，優(yōu)先完整記錄內容，評分可在面試后補充。

2.后續(xù)整理

-面試結束后30分鐘內完成記錄整理，確保無遺漏；

-對模糊或關鍵內容（如專業(yè)術語）進行核實，可拍照存證或錄音復核（需提前告知考生并征得同意）；

-將記錄表電子化，建立“考生編號-面試場次”的關聯(lián)索引。

三、結構化面試存檔規(guī)范

（一）存檔流程

1.初步歸檔

-紙質記錄表需掃描成PDF格式，文件名格式：“[年份]-[月份]-[場次]-[考生編號]-[姓名]”；

-電子版與紙質版一并存放于帶鎖的檔案柜，并建立電子臺賬記錄存放位置。

2.定期整理

-每半年對存檔進行一次完整性檢查，核對是否有缺頁或格式錯誤；

-對舊檔案進行數(shù)字化掃描補錄（如2008年之前的紙質記錄）；

-更新存檔目錄，采用“年份-月份-場次”的多級分類方式。

（二）存檔要求

1.紙質檔案

-使用帶編號的檔案盒，內含記錄表、評分表、照片（若有）等；

-檔案盒需標注“面試記錄-僅限內部查閱”等字樣；

-存檔期限設定為3-5年（根據(jù)實際需求調整），到期前60天啟動銷毀流程。

2.電子檔案

-存儲于企業(yè)內部云盤或專用服務器，設置多級訪問權限（如負責人、HR部門、評估專家）；

-每月進行一次自動備份，并保留至少3份異地存儲備份；

-建立電子水印，標注“面試記錄-保密”等字樣。

（三）檔案使用與銷毀

1.使用規(guī)范

-僅用于人才評估報告撰寫、面試官反饋培訓等內部用途；

-禁止用于績效考核、薪酬調整等直接關聯(lián)個人利益的場景；

-查閱需填寫《面試記錄查閱申請表》，經部門主管審批后方可執(zhí)行。

2.銷毀條件

-達到預設存檔期限；

-檔案內容因政策變化需重新定義（如評估體系調整）；

-銷毀前需由檔案管理員與HR部門負責人雙人對賬，并記錄銷毀時間、方式（如碎紙機粉碎）。

四、注意事項

1.記錄的客觀性：

-采用STAR原則（Situation,Task,Action,Result）記錄行為性題目，確保描述具體；

-對評分標準進行年度校準，確保所有面試官理解一致（可通過模擬面試或培訓實現(xiàn)）。

2.保密性：

-面試記錄存放區(qū)域需設置物理隔離，非必要人員不得進入；

-電子檔案需定期更換密碼，啟用登錄日志監(jiān)控異常操作。

3.更新維護：

-每年12月對存檔制度進行一次全面評審，根據(jù)業(yè)務變化調整記錄要素（如增加“壓力測試”記錄項）。

一、結構化面試記錄與存檔規(guī)范概述

結構化面試作為一種標準化、規(guī)范化的面試形式，廣泛應用于人才選拔、崗位評估等領域。為確保面試過程的客觀性、公正性，并便于后續(xù)查閱與分析，建立科學的面試記錄與存檔規(guī)范至關重要。本規(guī)范旨在明確面試記錄的要素、方法及存檔要求，以提升面試管理效率和質量。

二、結構化面試記錄規(guī)范

（一）記錄要素

1.面試基本信息

(1)面試時間：年-月-日時:分

(2)面試地點：具體會議室或場所名稱

(3)面試官信息：姓名、職務

(4)考生信息：姓名、編號、所屬單位（若適用）

2.面試題目與考生作答

(1)面試題目列表：按順序編號，注明題目類型（如行為性、情景性等）

(2)考生作答記錄：

-口述內容要點（逐題記錄）

-關鍵行為或數(shù)據(jù)描述（如適用）

-作答時間（可選）

3.評分與評估

(1)評分標準：列出各題目評分細則（如0-10分制）

(2)面試官評分：逐題填寫分數(shù)及簡要評語

(3)總分計算：明確總分及加權方式（若有）

（二）記錄方法

1.實時記錄

-采用紙質表單或電子文檔，逐項填寫；

-避免記錄主觀評價，僅記錄客觀事實；

-確保字跡工整或電子錄入準確無誤。

2.后續(xù)整理

-面試結束后24小時內完成記錄整理；

-對模糊內容及時與考生或面試官確認；

-檢查記錄完整性（如題目是否遺漏、評分是否一致）。

三、結構化面試存檔規(guī)范

（一）存檔流程

1.初步歸檔

-將紙質記錄掃描成電子文件，命名格式為“[年份]-[場次]-[編號]”；

-電子文件與紙質版一同存放于指定檔案柜。

2.定期整理

-每季度核對一次存檔完整性，補充缺失記錄；

-對舊檔案進行數(shù)字化轉化（若未完成）；

-建立存檔目錄，方便快速檢索。

（二）存檔要求

1.紙質檔案

-存放于防火、防潮的檔案盒內；

-按場次或編號順序排列，避免混放；

-限制存檔期限（如3年或5年，根據(jù)實際需求設定）。

2.電子檔案

-存儲于加密服務器或專用云盤；

-設置訪問權限，僅授權人員可查閱；

-定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

（三）檔案使用與銷毀

1.使用規(guī)范

-僅用于人才評估、內部培訓等非商業(yè)用途；

-禁止外傳或用于其他目的；

-查閱需填寫《檔案查閱申請表》。

2.銷毀條件

-達到存檔期限；

-檔案內容涉及個人隱私需匿名化處理后銷毀；

-銷毀前需經雙人核對，并記錄銷毀時間、人員。

四、注意事項

1.記錄的客觀性：避免情緒化或主觀臆斷，以事實為依據(jù)；

2.保密性：考生信息及評分結果需嚴格保密，非相關人員不得接觸；

3.更新維護：存檔制度需定期評審（如每年一次），根據(jù)實際需求調整。

一、結構化面試記錄與存檔規(guī)范概述

結構化面試作為一種標準化、規(guī)范化的面試形式，廣泛應用于人才選拔、崗位評估等領域。為確保面試過程的客觀性、公正性，并便于后續(xù)查閱與分析，建立科學的面試記錄與存檔規(guī)范至關重要。本規(guī)范旨在明確面試記錄的要素、方法及存檔要求，以提升面試管理效率和質量。

二、結構化面試記錄規(guī)范

（一）記錄要素

1.面試基本信息

(1)面試時間：

-具體記錄年、月、日及開始和結束時間（時:分）。例如：“2023年10月27日09:00-10:30”。

-若有多場次面試，需注明每場次的起止時間。

(2)面試地點：

-詳細記錄會議室名稱或具體場所地址。

-注明環(huán)境條件（如安靜程度、光線亮度、桌椅布局等），確保面試環(huán)境不影響記錄效果。

(3)面試官信息：

-列出所有面試官的姓名、職務或所屬部門。

-如有特邀觀察員或記錄員，也應一并記錄。

(4)考生信息：

-記錄考生姓名、身份證號（若需）、所屬單位或背景（若適用）。

-為每位考生分配唯一編號，便于后續(xù)統(tǒng)計和管理。

2.面試題目與考生作答

(1)面試題目列表：

-按照預設的順序編號，注明題目類型（如行為性、情景性、知識性等）。

-提供題目完整文本，確保記錄的準確性。例如：

-題目1（行為性）：請描述一次你成功解決團隊沖突的經歷。

-題目2（情景性）：假設你負責的項目遭遇突發(fā)技術難題，你會如何處理？

(2)考生作答記錄：

-采用關鍵詞或短句記錄考生回答的核心內容，避免長篇大論。

-對關鍵行為描述進行量化（如“列舉了3個解決方案”“引用了2個行業(yè)案例”）。

-記錄作答時間（若需），尤其對時間限制的題目（如“請用5分鐘回答”）。

-對非語言表現(xiàn)（如眼神交流、肢體語言）進行簡要備注（若評估體系包含此項）。

3.評分與評估

(1)評分標準：

-列出各題目評分細則，明確每個分數(shù)檔次的定義（如0-10分制，每2分一個檔次）。

-提供示例：

-9-10分：回答全面，邏輯清晰，案例典型。

-7-8分：回答較完整，有一定邏輯性。

-0-6分：回答不完整或偏離主題。

(2)面試官評分：

-逐題填寫分數(shù)，并在評語欄簡要說明打分理由（如“邏輯性強但案例不足”“表達流暢但觀點單一”）。

-若有多位面試官，需記錄每位面試官的獨立評分及最終匯總分數(shù)。

(3)總分計算：

-明確總分及加權方式（如某題目占30%，某題目占20%）。

-記錄計算過程及最終得分。

（二）記錄方法

1.實時記錄

-采用標準化面試記錄表（紙質或電子版），按順序填寫各項內容；

-面試官需使用統(tǒng)一術語（如“列舉了3個解決方案”而非“說了好多方法”）；

-記錄時避免打斷考生，優(yōu)先完整記錄內容，評分可在面試后補充。

2.后續(xù)整理

-面試結束后30分鐘內完成記錄整理，確保無遺漏；

-對模糊或關鍵內容（如專業(yè)術語）進行核實，可拍照存證或錄音復核（需提前告知考生并征得同意）；

-將記錄表電子化，建立“考生編號-面試場次”的關聯(lián)索引。

三、結構化面試存檔規(guī)范

（一）存檔流程

1.初步歸檔

-紙質記錄表需掃描成PDF格式，文件名格式：“[年份]-[月份]-[場次]-[考生編號]-[姓名]”；

-電子版與紙質版一并存放于帶鎖的檔案柜，并建立電子臺賬記錄存放位置。

2.定期整理

-每半年對存檔進行一次完整性檢查，核對是否有缺頁或格式錯誤；

-對舊檔案進行數(shù)字化掃描補錄（如2008年之前的紙質記錄）；

-更新存檔目錄，采用“年份-月份-場次”的多級分類方式。

（二）