檔案管理安全檢查標準操作流程檔案作為組織歷史記憶的載體與核心信息資產(chǎn)，其安全管理直接關(guān)系到組織運營的連續(xù)性、合規(guī)性乃至核心競爭力。為系統(tǒng)、規(guī)范地開展檔案管理安全檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患，保障檔案的實體安全與信息安全，特制定本標準操作流程。本流程旨在為檔案管理部門及相關(guān)檢查人員提供清晰、可操作的指引，確保檢查工作的專業(yè)性、全面性與有效性。一、檢查前準備階段凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。檢查前的充分準備是確保檢查工作順利高效開展的基礎(chǔ)。（一）明確檢查目的與依據(jù)首先需清晰界定本次安全檢查的核心目的，例如是常規(guī)性的年度檢查、針對特定風險的專項檢查，還是發(fā)生問題后的復查。檢查依據(jù)應(yīng)包括國家及地方檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準、組織內(nèi)部檔案管理制度、崗位職責以及相關(guān)的技術(shù)規(guī)范等，確保檢查工作有章可循，評判標準客觀統(tǒng)一。（二）組建檢查小組與明確分工根據(jù)檢查范圍與復雜程度，組建由檔案管理、信息技術(shù)、安全保衛(wèi)等相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)人員構(gòu)成的檢查小組。明確小組負責人，并根據(jù)成員專長進行合理分工，如分為制度合規(guī)組、庫房環(huán)境組、實體安全組、信息系統(tǒng)安全組等，確保各檢查維度均有專人負責。（三）確定檢查范圍與對象明確本次檢查所涵蓋的檔案門類（如文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等）、檔案形成部門、檔案管理各環(huán)節(jié)（如收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、銷毀等）以及相關(guān)的設(shè)施設(shè)備（如庫房、服務(wù)器、備份設(shè)備、安防系統(tǒng)等）。（四）制定檢查內(nèi)容與檢查清單圍繞檔案管理的全生命周期和關(guān)鍵風險點，制定詳細的檢查內(nèi)容。這通常包括：1.制度建設(shè)與執(zhí)行情況：檔案安全管理相關(guān)制度的健全性、適用性及執(zhí)行記錄。2.庫房環(huán)境與設(shè)施設(shè)備安全：庫房溫濕度控制、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等措施及相關(guān)設(shè)備的運行狀態(tài)。3.檔案實體安全：檔案的整理質(zhì)量、裝訂狀況、霉變蟲蛀破損情況、存放有序性、出入庫登記等。4.檔案信息安全：電子檔案的存儲、備份、加密、訪問控制、病毒防護、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)遷移與長期保存策略等。5.人員管理與操作規(guī)范：檔案管理人員的崗位職責、保密意識、業(yè)務(wù)培訓情況，以及檔案借閱、復制、銷毀等操作的規(guī)范性。6.應(yīng)急管理：檔案安全突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的制定、應(yīng)急物資的配備及應(yīng)急演練情況。依據(jù)上述檢查內(nèi)容，設(shè)計結(jié)構(gòu)化的檢查清單，清單應(yīng)具體、明確，便于檢查人員逐項核對與記錄。（五）準備檢查工具與資料根據(jù)檢查內(nèi)容準備必要的工具，如溫濕度計、照度計、卷尺（用于測量檔案柜間距等，若需精確數(shù)字，可記錄為“符合/不符合規(guī)定距離”）、手電筒、相機（用于拍攝問題點）、檢查記錄表、訪談提綱等。同時，收集被檢查單位的檔案管理相關(guān)制度文件、以往檢查報告等基礎(chǔ)資料，以便提前了解情況。（六）制定檢查計劃與通知明確檢查的時間安排、日程進度、人員分工、檢查方式（如現(xiàn)場查看、資料查閱、人員訪談、系統(tǒng)測試等）。提前向被檢查單位發(fā)出檢查通知，明確檢查目的、范圍、時間、要求及需配合提供的資料和人員，確保被檢查單位有充分時間準備。二、檢查實施階段檢查實施是整個流程的核心環(huán)節(jié)，要求檢查人員秉持客觀、公正、細致的原則，深入現(xiàn)場，全面排查。（一）首次會議檢查小組抵達后，與被檢查單位相關(guān)負責人及檔案管理人員召開首次會議。會議主要內(nèi)容包括：重申檢查目的、范圍、依據(jù)、方法和紀律要求；聽取被檢查單位關(guān)于檔案管理安全工作情況的簡要匯報；明確檢查期間的聯(lián)絡(luò)人員及配合事項。（二）現(xiàn)場檢查與資料查閱1.制度建設(shè)與執(zhí)行檢查：查閱被檢查單位檔案安全管理相關(guān)的規(guī)章制度、崗位職責、工作流程、培訓記錄、考核記錄等，評估制度的健全性和執(zhí)行的有效性。2.庫房環(huán)境與設(shè)施設(shè)備檢查：*現(xiàn)場查看：庫房選址是否合理，是否遠離火源、水源、污染源；庫房內(nèi)部是否整潔，有無雜物堆放；溫濕度監(jiān)測設(shè)備是否正常運行，記錄是否完整規(guī)范；門窗、墻體、地面是否完好，有無滲漏水、裂縫；照明設(shè)備是否符合檔案保護要求，有無強光直射；通風設(shè)備運行情況。*安防設(shè)施：檢查防火器材（滅火器、消防栓等）的配置、有效期及壓力是否正常；煙感、溫感報警系統(tǒng)是否靈敏有效；防盜門窗、監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)是否完好并正常運行；防蟲、防鼠、防霉藥品的配置與使用情況，是否符合安全規(guī)范。*檔案裝具：檔案柜（架）是否為符合標準的金屬柜（架），排列是否合理，通道是否暢通；柜內(nèi)檔案存放是否整齊有序。3.檔案實體安全檢查：*實體狀況：隨機抽取不同門類、不同年度的檔案，檢查其整理是否規(guī)范，裝訂是否牢固，有無霉變、蟲蛀、鼠咬、破損、褪色、粘連等現(xiàn)象；檔案盒（袋）是否符合標準，書寫是否規(guī)范。*存放管理：檔案是否按全宗、類別、年度、保管期限等有序排列；絕密、機密檔案是否有專門的保管措施；檔案出入庫登記是否齊全、規(guī)范。4.檔案信息安全檢查：*系統(tǒng)安全：檢查檔案管理系統(tǒng)的登錄權(quán)限控制是否嚴格，不同用戶角色權(quán)限劃分是否清晰；操作日志是否完整可追溯；系統(tǒng)是否定期更新和維護，有無病毒防護措施。*數(shù)據(jù)備份：檢查電子檔案數(shù)據(jù)的備份策略、備份介質(zhì)、備份頻率及備份數(shù)據(jù)的異地存放情況；抽查備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復性。*網(wǎng)絡(luò)安全：檢查檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)隔離情況，是否采取必要的防火墻、入侵檢測等安全措施；涉密檔案信息系統(tǒng)是否符合國家保密規(guī)定，是否與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。*數(shù)字化加工與存儲：若涉及數(shù)字化加工，檢查其加工過程中的安全管理措施；數(shù)字檔案的存儲格式是否符合長期保存要求，元數(shù)據(jù)是否完整。5.人員管理與操作規(guī)范檢查：通過與檔案管理人員訪談，了解其對崗位職責、檔案安全知識的掌握程度及保密意識；檢查檔案借閱、復制、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的審批手續(xù)和登記記錄是否齊全規(guī)范，有無違規(guī)操作現(xiàn)象。6.應(yīng)急管理檢查：查閱檔案安全突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，檢查應(yīng)急物資（如急救包、手電筒、備用鑰匙等）的配備情況；了解是否定期組織應(yīng)急演練，演練記錄是否完整。在現(xiàn)場檢查過程中，檢查人員應(yīng)詳細記錄檢查情況，對發(fā)現(xiàn)的問題點應(yīng)進行具體描述，并盡可能通過拍照、錄像等方式留存證據(jù)（注意遵守保密規(guī)定）。對檢查清單中的項目，應(yīng)逐項進行勾選或填寫具體情況。（三）人員訪談根據(jù)檢查需要，與被檢查單位的檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及分管領(lǐng)導進行個別或集體訪談。訪談內(nèi)容應(yīng)圍繞檢查重點，了解實際工作中存在的問題、困難以及對檔案安全管理的意見建議，印證現(xiàn)場查看和資料查閱中發(fā)現(xiàn)的情況。訪談應(yīng)做好記錄。（四）匯總與溝通每日檢查工作結(jié)束后，檢查小組內(nèi)部應(yīng)及時召開碰頭會，匯總當日檢查情況，梳理發(fā)現(xiàn)的問題，統(tǒng)一認識。對檢查中發(fā)現(xiàn)的重大安全隱患或疑問，應(yīng)及時與被檢查單位相關(guān)人員進行溝通核實。三、檢查總結(jié)與改進階段檢查實施完畢后，需對檢查情況進行系統(tǒng)梳理、分析和總結(jié)，提出整改意見，并跟蹤落實。（一）檢查情況匯總與問題分析檢查小組全體成員召開內(nèi)部會議，對檢查過程中收集到的各種信息、數(shù)據(jù)、記錄進行全面匯總和深入分析。對發(fā)現(xiàn)的問題進行分類整理，評估其性質(zhì)、嚴重程度及可能造成的風險，形成初步的檢查意見。（二）形成初步檢查意見與反饋在匯總分析基礎(chǔ)上，形成對被檢查單位檔案管理安全工作的初步評價，包括取得的成績、存在的主要問題、原因分析及初步的整改建議。（三）末次會議與被檢查單位召開末次會議。向被檢查單位通報檢查的總體情況、主要成績、發(fā)現(xiàn)的主要問題和風險，并就初步的整改意見與被檢查單位進行溝通交流，聽取其陳述和申辯。對存在爭議的問題，應(yīng)本著實事求是的原則進行核實和澄清。（四）撰寫檢查報告根據(jù)末次會議達成的共識及檢查實際情況，由檢查小組負責人或指定人員牽頭撰寫正式的檢查報告。報告應(yīng)內(nèi)容詳實、依據(jù)充分、觀點明確、條理清晰。報告主要內(nèi)容包括：*檢查工作概況（目的、范圍、時間、方法、人員等）；*被檢查單位檔案管理安全工作的基本情況及主要成效；*檢查發(fā)現(xiàn)的主要問題與安全隱患（可分點列出，并有具體事實描述和證據(jù)支持）；*對問題產(chǎn)生原因的分析；*整改意見與建議（針對每個問題提出具體、可操作、有時限要求的整改措施）；*總體評價。檢查報告需經(jīng)檢查小組全體成員討論通過，并由小組負責人簽字確認。（五）報告審批與分發(fā)將檢查報告按規(guī)定程序報送相關(guān)領(lǐng)導審批。審批通過后，將正式檢查報告分發(fā)至被檢查單位及相關(guān)主管部門。（六）督促整改與跟蹤復查1.制定整改方案：被檢查單位應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)，根據(jù)檢查報告提出的整改意見和建議，制定詳細的整改方案，明確整改內(nèi)容、責任人、整改措施、完成時限，并報送檢查組織單位或主管部門備案。2.跟蹤整改進度：檢查組織單位或主管部門應(yīng)定期對被檢查單位的整改進展情況進行跟蹤了解，督促其按時完成整改。3.整改情況復查：對于限期整改的問題，在整改期限到期后，檢查組織單位應(yīng)根據(jù)情況組織復查，核實整改效果。對整改不力或未按要求整改的單位，應(yīng)提出進一步的處理意見。（七）檢查資料歸檔檢查工作結(jié)束后，應(yīng)將檢查計劃、檢查通知、檢查清單、現(xiàn)場記錄、訪談記錄、照片證據(jù)、檢查報告、整改方案、整改報告、復查記錄等所有相關(guān)資料整理歸檔，以備后續(xù)查閱和追溯。四、持續(xù)改進檔案管理安全是一個動態(tài)過程，檢查工作并非一勞