行政采購申請與審批一體化工具使用指南一、適用工作情境本工具適用于公司內(nèi)部各類行政采購活動(dòng)的規(guī)范化管理，涵蓋以下常見場景：日常辦公物資采購：如紙張、筆、文件夾、辦公耗材等常規(guī)消耗品的補(bǔ)充申請；辦公設(shè)備新增或更換：如電腦、打印機(jī)、辦公家具、投影設(shè)備等固定資產(chǎn)的采購需求；行政服務(wù)類采購：如保潔服務(wù)、設(shè)備維修、綠植養(yǎng)護(hù)、會務(wù)支持等服務(wù)的外包申請；其他行政類支出：如部門活動(dòng)物料、宣傳品制作、小額裝修等非生產(chǎn)性采購需求。通過一體化流程，保證采購需求合理、審批規(guī)范、執(zhí)行高效，符合公司行政管理制度要求。二、操作流程詳解（一）需求發(fā)起與申請信息填寫發(fā)起申請：申請人登錄公司采購管理系統(tǒng)（或線下填寫紙質(zhì)表單），進(jìn)入“行政采購申請”模塊，選擇對應(yīng)采購類型（辦公物資/設(shè)備/服務(wù)等）。填寫基礎(chǔ)信息：部門信息：選擇申請部門（如“行政部”“市場部”）；申請人信息：填寫姓名、工號、聯(lián)系方式；采購事由：簡要說明采購背景（如“季度辦公耗材補(bǔ)倉”“會議室打印機(jī)故障更換”）；預(yù)計(jì)采購時(shí)間：明確希望完成采購的日期（需結(jié)合審批周期合理設(shè)定）。填寫采購明細(xì)：按實(shí)際需求逐項(xiàng)錄入物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號（如“A4紙80g白色”）、單位（如“箱”“臺”）、數(shù)量（需注明“最低使用量”或“建議采購量”）；單價(jià)及預(yù)算：填寫預(yù)估單價(jià)（需附市場參考價(jià)或供應(yīng)商報(bào)價(jià)）及總預(yù)算，若為超預(yù)算采購需在“備注”中說明原因。（二）附件材料根據(jù)采購類型必要支撐材料，保證需求合理性：辦公物資：可附近3個(gè)月消耗量統(tǒng)計(jì)表（如打印紙?jiān)戮昧?0箱）；辦公設(shè)備：需附設(shè)備故障說明（如舊設(shè)備維修成本評估）或新增設(shè)備必要性說明（如部門擴(kuò)招新增工位需求）；服務(wù)類采購：需附服務(wù)需求說明書（如保潔服務(wù)范圍、頻次）或至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單（對比價(jià)格與服務(wù)內(nèi)容）；超預(yù)算采購：需附《特殊采購申請說明》，詳細(xì)列明超預(yù)算原因及成本控制措施。（三）提交審批并流轉(zhuǎn)申請人確認(rèn)：檢查信息無誤后，“提交申請”，系統(tǒng)自動(dòng)唯一申請編號（如“CG-2024-001”），申請人可憑編號跟蹤進(jìn)度。審批流程觸發(fā)：根據(jù)采購金額及類型，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至審批節(jié)點(diǎn)（示例流程見下表）：采購金額范圍審批節(jié)點(diǎn)順序500元以下部門負(fù)責(zé)人*→行政部專員*500-2000元部門負(fù)責(zé)人*→行政部主管*→財(cái)務(wù)部專員*2000-5000元部門負(fù)責(zé)人*→行政部主管*→財(cái)務(wù)部經(jīng)理*→分管副總*5000元以上部門負(fù)責(zé)人*→行政部主管*→財(cái)務(wù)部經(jīng)理*→分管副總*→總經(jīng)理*（四）審批進(jìn)度跟蹤與反饋審批狀態(tài)查詢：申請人可在系統(tǒng)“我的申請”中查看當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)（如“待部門負(fù)責(zé)人審批”“審批駁回”）；意見反饋：審批人需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并在審批意見中注明“同意”“補(bǔ)充說明”或“駁回”（駁回需注明具體原因，如“預(yù)算超標(biāo)”“需求不明確”）；溝通調(diào)整：若申請被駁回，申請人根據(jù)意見修改后可重新提交；若審批超時(shí)，申請人可聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)催辦。（五）采購執(zhí)行與結(jié)果歸檔審批通過后：行政部根據(jù)申請內(nèi)容對接供應(yīng)商，完成采購、驗(yàn)收入庫，并將采購結(jié)果（供應(yīng)商名稱、實(shí)際成交價(jià)、交付日期）同步至申請人；資料歸檔：采購?fù)瓿珊螅姓繉⑸暾埍?、?bào)價(jià)單、驗(yàn)收單、發(fā)票（合規(guī)票據(jù)）等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。三、行政采購申請表模板基本信息申請編號CG-2024-_______（系統(tǒng)自動(dòng)）申請部門_______________申請人_______________（工號：_________）聯(lián)系方式_______________申請日期_______年_______月_______日預(yù)計(jì)采購?fù)瓿扇掌赺______年_______月_______日采購明細(xì)規(guī)格/型號單位數(shù)量單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）用途說明示例：A4復(fù)印紙80g白色箱1085.00850.00行政部日常打印使用預(yù)算信息預(yù)算科目：_________________預(yù)算總金額：_________________元（是否超預(yù)算：□是□否）審批流程審批人職務(wù)審批意見簽名日期部門負(fù)責(zé)人審批______________________________□同意□補(bǔ)充□駁回______________________年_______月_______日行政部審核______________________________□同意□補(bǔ)充□駁回______________________年_______月_______日財(cái)務(wù)部復(fù)核______________________________□同意□補(bǔ)充□駁回______________________年_______月_______日分管領(lǐng)導(dǎo)審批______________________________□同意□補(bǔ)充□駁回______________________年_______月_______日總經(jīng)理審批（如需）______________________________□同意□補(bǔ)充□駁回______________________年_______月_______日備注|1.超預(yù)算原因說明：_________________2.其他補(bǔ)充信息：_________________|四、使用說明與注意事項(xiàng)信息填寫規(guī)范：采購明細(xì)需具體明確，避免模糊描述（如“一批辦公用品”應(yīng)改為“簽字筆20支、筆記本10本”）；預(yù)算金額需符合公司年度行政預(yù)算，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)；聯(lián)系方式保證暢通，便于審批人溝通。附件材料要求：所有附件需清晰、完整，關(guān)鍵信息（如報(bào)價(jià)單金額、設(shè)備型號）不得遮擋；紙質(zhì)附件需申請人簽字、部門負(fù)責(zé)人蓋章，電子附件需掃描件（PDF格式）。審批時(shí)限說明：各審批節(jié)點(diǎn)需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購（如設(shè)備突發(fā)故障）可標(biāo)注“加急”，審批人需優(yōu)先處理；審批超時(shí)2個(gè)工作日未反饋的，申請人可向行政部申請升級催辦。特殊情況處理：緊急采購：需提前電話聯(lián)系行政部說明情況，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人口頭同意后可先行采購，