企業(yè)資料存檔管理制度范本一、制度適用范圍與核心價值本制度適用于各類中小型及大型企業(yè)，涵蓋企業(yè)運營過程中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)及電子資料，包括但不限于行政文件、合同協(xié)議、財務(wù)憑證、人事檔案、技術(shù)資料、會議紀要、客戶信息等。通過規(guī)范資料存檔流程，保證企業(yè)資料的完整性、安全性及可追溯性，為日常運營、決策支持、風(fēng)險防控及合規(guī)審計提供可靠依據(jù)，同時避免因資料丟失、損壞或管理混亂導(dǎo)致的法律風(fēng)險與管理效率問題。二、資料分類與歸檔范圍（一）資料分類標準根據(jù)資料性質(zhì)及部門職能，將企業(yè)資料分為以下大類，并設(shè)置二級分類細化管理：行政管理類：包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、內(nèi)部管理制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、公文通知等；合同管理類：采購合同、銷售合同、服務(wù)協(xié)議、保密協(xié)議、勞動合同等；財務(wù)管理類：財務(wù)報表、會計憑證、稅務(wù)申報材料、審計報告、費用報銷單等；人力資源管理類：員工入職檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核、社保公積金材料、離職證明等；技術(shù)研發(fā)類：項目立項書、技術(shù)方案、研發(fā)報告、專利證書、圖紙資料、測試數(shù)據(jù)等；客戶與供應(yīng)商類：客戶資料檔案、供應(yīng)商資質(zhì)文件、合作協(xié)議、往來函件等；其他類：無法歸入上述類別的特殊資料，如資質(zhì)證書、榮譽獎項、媒體宣傳資料等。（二）歸檔范圍界定凡對企業(yè)具有長期保存價值的資料，均需納入歸檔范圍。具體包括：反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的資料；在工作查考、經(jīng)驗總結(jié)、法律維權(quán)中具有利用價值的資料；作為企業(yè)資產(chǎn)、權(quán)益及技術(shù)成果載體的資料；上級單位或外部監(jiān)管機構(gòu)要求必須保存的資料。三、資料存檔全流程操作規(guī)范（一）資料收集與初步整理責(zé)任主體：各部門指定專人（如資料員）作為本部門資料收集的第一責(zé)任人，檔案管理部門（或綜合管理部）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。收集要求：資料形成后3個工作日內(nèi)，由資料員收集齊全，保證資料內(nèi)容完整、字跡清晰、簽章手續(xù)完備；電子資料需同時收集原始文件及格式轉(zhuǎn)換后的備份（如PDF、Word等常用格式），避免使用加密或特殊格式導(dǎo)致無法打開；涉及多個部門的聯(lián)合文件，由主辦部門負責(zé)收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)副本。初步整理：剔除重復(fù)、無效及與業(yè)務(wù)無關(guān)的資料；對破損、褶皺的紙質(zhì)資料進行修補、壓平；電子資料檢查是否存在病毒、格式錯誤；按資料類別臨時分類存放，標注“待歸檔”標識。（二）資料分類與編號分類規(guī)則：依據(jù)“大類-二級分類-年份-流水號”規(guī)則進行分類，例如：“行政管理類-會議紀要-2024-001”。編號編制：大類用兩位字母編碼（如“XZ”代表行政管理類、“HT”代表合同管理類）；二級分類用兩位數(shù)字編碼（如“01”代表會議紀要、“02”代表公文通知）；年份用四位數(shù)字（如2024）；流水號按當(dāng)年歸檔順序從001開始編制，每年重新編號。示例：XZ-01-2024-001（2024年行政管理類會議紀要第1號文件）。（三）資料立卷與裝訂立卷要求：按一份文件（或一個項目、一件事項）為獨立單元立卷，避免跨主題混卷；同一事項的附件、批復(fù)、正本需合并立卷，并在卷內(nèi)目錄中注明附件名稱及頁碼。裝訂規(guī)范：紙質(zhì)資料采用左側(cè)裝訂，超過30頁需加裝封面、封底，封面注明資料名稱、編號、分類、形成部門、歸檔日期及經(jīng)手人；電子資料按編號命名文件夾，文件夾內(nèi)包含文件、電子版卷內(nèi)目錄及說明文件（如“資料說明.txt”，簡要描述資料內(nèi)容及背景）；涉密資料需單獨封裝，標注“密級”及“保密期限”，由檔案管理部門專人保管。（四）資料移交與歸檔移交時間：月度資料：每月最后一個工作日前，各部門完成上月資料整理并移交檔案管理部門；年度資料：次年1月15日前，完成全年資料匯總、立卷及歸檔。移交流程：移交部門填寫《資料歸檔移交清單》（見表1），注明資料名稱、編號、數(shù)量、密級、移交人及移交日期；檔案管理部門核對資料數(shù)量、完整性及分類編號準確性，核對無誤后在清單上簽字確認，雙方各執(zhí)一份存檔；電子資料移交需通過企業(yè)內(nèi)部加密系統(tǒng)或U盤（需殺毒）傳輸，傳輸后刪除本地臨時文件，保證數(shù)據(jù)安全。（五）資料保管與維護保管場所：紙質(zhì)資料存放于專用檔案柜，庫房需配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠及溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%）；電子資料存儲于企業(yè)服務(wù)器或云備份系統(tǒng)，定期進行數(shù)據(jù)備份（每日增量備份，每周全量備份），備份數(shù)據(jù)異地存放。保管期限：根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》及企業(yè)實際需求，劃分保管期限（見表2），到期前3個月由檔案管理部門組織鑒定，確需延長保存的重新核定期限。定期檢查：每季度對紙質(zhì)資料進行一次清點，檢查是否有霉變、蟲蛀、損壞，發(fā)覺問題及時處理；每半年對電子資料進行一次數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，保證備份數(shù)據(jù)可用。（六）資料借閱與使用借閱權(quán)限：普通資料：企業(yè)員工因工作需要可申請借閱，需經(jīng)部門負責(zé)人審批；涉密資料：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱人需簽訂《保密承諾書》，限定借閱范圍及用途。借閱流程：借閱人填寫《資料借閱登記表》（見表3），注明資料名稱、編號、借閱事由、借閱期限、歸還日期；檔案管理部門審核后，提供資料復(fù)印件（原則上不提供原件，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準）；借閱期限不超過7天，到期需續(xù)借的需重新申請，最長不超過15天。使用規(guī)范：借閱資料不得涂改、勾畫、抽取、剪裁、復(fù)制或轉(zhuǎn)借；電子資料不得隨意修改、刪除，確需引用需注明來源，經(jīng)檔案管理部門同意后可導(dǎo)出PDF格式文件；借閱資料歸還時，檔案管理部門需檢查資料完整性，確認無誤后收回并登記歸還記錄。（七）資料鑒定與銷毀鑒定組織：資料達到保管期限后，由檔案管理部門牽頭，會同業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門組成鑒定小組，對資料價值進行評估。銷毀流程：對無保存價值的資料，鑒定小組出具《檔案銷毀意見表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后實施銷毀；紙質(zhì)資料采用碎紙機銷毀，并由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清單》（見表4）上簽字確認；電子資料采用數(shù)據(jù)擦除技術(shù)徹底刪除，或進行物理銷毀（如硬盤粉碎），保證數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。四、常用表單模板參考表1：資料歸檔移交清單序號資料名稱編號分類數(shù)量（頁/份）密級移交人移交日期檔案管理員接收簽字12024年第一次股東會會議紀要XZ-01-2024-0015普通2024-01-302項目采購合同HT-03-2024-0123普通2024-01-30表2：保管期限劃分參考表資料類別保管期限備注公司章程、營業(yè)執(zhí)照長期企業(yè)注銷后保存10年年度財務(wù)報表10年含審計報告勞動合同員工離職后保存5年會議紀要10年重大會議（如股東會、董事會）保存長期采購合同合同履行完畢后保存10年涉及訴訟的保存至訴訟結(jié)束后5年表3：資料借閱登記表借閱人部門聯(lián)系電話借閱日期市場部1382024-02-01資料名稱編號借閱事由借閱期限客戶合作檔案KH-02-2023-008制定年度合作方案5天歸還日期經(jīng)手人備注2024-02-05資料完整，無涂改表4：檔案銷毀清單序號檔案名稱編號保管期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人12022年費用報銷憑證（1-3月）CW-04-2022-001-01510年已到期且無保存價值2024-03-15、2項目臨時會議記錄（2021年）XZ-01-2021-0085年已到期且無查考價值2024-03-15、五、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示（一）責(zé)任分工明確企業(yè)負責(zé)人：對資料存檔工作負總責(zé)，保障檔案管理資源投入（如設(shè)備、人員）；部門負責(zé)人：監(jiān)督本部門資料收集、整理質(zhì)量，保證及時歸檔；資料員：負責(zé)本部門資料日常收集、初步整理及移交；檔案管理部門：負責(zé)資料分類、編號、保管、借閱及銷毀的全程管理，定期組織培訓(xùn)。（二）保密與安全要求涉密資料（如商業(yè)秘密、核心技術(shù)、未公開財務(wù)數(shù)據(jù)）需單獨存放，設(shè)置訪問權(quán)限，僅限授權(quán)人員查閱；檔案庫房嚴禁吸煙、使用明火，配備消防器材（如二氧化碳滅火器），定期檢查電路安全；電子資料存儲服務(wù)器需設(shè)置防火墻、殺毒軟件，定期更新安全補丁，防止數(shù)據(jù)泄露或被篡改。（三）常見問題規(guī)避及時性不足：避免資料長期滯留部門，需嚴格按照時間節(jié)點完成歸檔，對逾期未歸檔的部門納入績效考核；分類混亂：檔案管理部門需定期組織部門資料員培訓(xùn)，統(tǒng)一分類標準及編號規(guī)則，保證資料歸類一致；借閱無序：嚴格執(zhí)行借閱審批流程，對借閱資料進行跟蹤管理，杜絕資料流失或損壞；銷毀違規(guī)：嚴禁擅自銷毀檔案，銷毀前必須履行鑒定、審批