法律合同審核與檔案管理模板工具包一、適用業(yè)務(wù)場景本工具包適用于企業(yè)法務(wù)部門、行政管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)人員，在合同全生命周期管理及檔案規(guī)范化存檔場景中使用，具體包括：業(yè)務(wù)部門起草或接收合同后，提交法務(wù)部門審核的流程；法務(wù)部門對合同合法性、合規(guī)性、條款完整性進(jìn)行審查的規(guī)范；合同簽署完成后，檔案的收集、分類、歸檔及借閱管理；企業(yè)對歷史合同檔案的檢索、調(diào)閱及合規(guī)性檢查。二、操作流程詳解（一）合同審核全流程步驟1：合同接收與初步登記業(yè)務(wù)部門或外部合作方提交合同時需填寫《合同提交登記表》（見表1），明確合同名稱、提交人、簽訂主體、合同類型（如采購、銷售、服務(wù)、租賃等）及預(yù)計簽署時間。法務(wù)部門接收后，對合同材料完整性進(jìn)行初步檢查（包括合同文本、附件、對方主體資質(zhì)文件等），確認(rèn)無誤后錄入《合同審核臺賬》（見表2），分配唯一審核編號。步驟2：專項內(nèi)容審查法務(wù)部門根據(jù)合同類型，重點審核以下核心內(nèi)容：主體資格：審查簽約方是否為合法存續(xù)的法人/組織，營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)，簽字人是否獲得有效授權(quán)；條款合規(guī)性：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”、顯失公平內(nèi)容，違約責(zé)任、爭議解決方式是否明確；商業(yè)條款邏輯：核對合同金額、支付方式、履行期限、交付標(biāo)準(zhǔn)等商業(yè)條款與業(yè)務(wù)需求是否一致，是否存在歧義或沖突；風(fēng)險點識別：針對特殊行業(yè)（如金融、醫(yī)療）或特殊條款（如知識產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)），補充專項法律意見。步驟3：反饋與修改審核完成后，法務(wù)部門出具《合同審核意見書》（見表3），明確標(biāo)注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并對需修改條款逐條說明修改理由及建議。業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見書修改合同，反饋修改結(jié)果；若對審核意見存在異議，可發(fā)起內(nèi)部溝通會，由法務(wù)、業(yè)務(wù)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同協(xié)商解決。步驟4：最終審核與簽署確認(rèn)修改后的合同經(jīng)法務(wù)部門復(fù)核通過后，標(biāo)注“最終審核版本”；按企業(yè)審批流程提交相關(guān)負(fù)責(zé)人簽署（如法定代表人、授權(quán)代表），簽署頁需簽字蓋章清晰，日期完整；簽署完成后，業(yè)務(wù)部門將合同原件及附件移交法務(wù)部門，同步更新《合同審核臺賬》的“簽署狀態(tài)”“歸檔日期”等信息。（二）檔案管理全流程步驟1：檔案收集與整理法務(wù)部門在合同簽署后3個工作日內(nèi)，收集合同正本、附件（如技術(shù)協(xié)議、驗收標(biāo)準(zhǔn)）、審批文件、審核意見書等全套材料，保證材料齊全、無缺頁；對收集的材料進(jìn)行初步分類，按合同類型（如采購類、銷售類、勞動合同類）或簽訂時間順序排序，去除無關(guān)夾頁、釘書釘?shù)冉饘傥铩２襟E2：分類編號與登記按照“合同類型-年份-流水號”規(guī)則編制檔案編號（如“CG-2024-001”表示2024年采購類第1號合同），編號唯一且連續(xù)；填寫《合同檔案登記表》（見表4），登記檔案編號、合同名稱、簽訂雙方、簽署日期、合同金額、存放位置、保管期限等信息，保證與《合同審核臺賬》數(shù)據(jù)一致。步驟3：歸檔與保管將整理好的檔案裝入檔案袋，正面標(biāo)注檔案編號、合同名稱及關(guān)鍵信息（如“CG-2024-001：設(shè)備采購合同”），避免磨損；按編號順序存入專用檔案柜，采取“年度-類型”分層存放（如2024年采購類檔案存放在第一層第一格），并粘貼檔案索引標(biāo)簽；電子檔案同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案編號一致，定期進(jìn)行備份（如每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。步驟4：借閱與歸還因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，借閱人需填寫《合同檔案借閱申請表》（見表5），說明借閱事由、借閱期限、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門審批同意后，方可借閱；檔案管理員核對借閱人身份信息后，提供檔案復(fù)印件（原件原則上不外借，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批），并在《合同檔案借閱登記表》（見表6）中記錄借閱時間、借閱人、歸還期限；借閱期限一般不超過3個工作日，到期需及時歸還；若需續(xù)借，需提前1天重新申請。歸還時，檔案管理員檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后登記歸還時間。步驟5：到期鑒定與銷毀檔案保管期限屆滿前3個月，法務(wù)部門會同行政、業(yè)務(wù)部門對檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否具有繼續(xù)保存價值（如涉及未履行完畢的合同、訴訟/仲裁案件相關(guān)檔案需延長保管期限）；對無保存價值的檔案，由法務(wù)部門編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)，并填寫《檔案銷毀記錄表》（見表7）存檔備查。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板清單表1：合同提交登記表序號合同名稱提交部門提交人聯(lián)系方式簽約主體（甲方/乙方）合同類型提交日期附件清單（如資質(zhì)、技術(shù)參數(shù)）備注1設(shè)備采購合同采購部*某某A公司（甲方）/本公司（乙方）采購類2024-03-01營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、設(shè)備參數(shù)表急需審核表2：合同審核臺賬審核編號合同名稱簽約雙方審核人審核日期審核意見（同意/修改后同意/不同意）修改意見簡述簽署日期歸檔日期存放位置CG-2024-001設(shè)備采購合同A公司/本公司*某某2024-03-02修改后同意第5條付款期限需明確具體日期2024-03-052024-03-06檔案柜-1-1表3：合同審核意見書合同名稱審核編號提交部門審核人審核日期設(shè)備采購合同CG-2024-001采購部*某某2024-03-02審核意見□同意□修改后同意□不同意修改條款及說明1.第3條“驗收標(biāo)準(zhǔn)”需補充“按GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行”；2.第7條“違約責(zé)任”建議增加“逾期付款按日萬分之五支付違約金”；3.乙方（A公司）營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件需加蓋公章確認(rèn)。業(yè)務(wù)部門反饋（由業(yè)務(wù)部門填寫修改情況，如“已按意見修改第3、7條，補充營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件”）最終結(jié)論□同意簽署□需再次審核□不同意簽署表4：合同檔案登記表檔案編號合同名稱簽訂雙方簽署日期合同金額（元）保管期限存放位置歸檔人歸檔日期CG-2024-001設(shè)備采購合同A公司/本公司2024-03-05500,00010年檔案柜-1-1*某某2024-03-06表5：合同檔案借閱申請表借閱人所在部門聯(lián)系方式借閱檔案編號合同名稱借閱事由借閱期限用途說明部門負(fù)責(zé)人簽字法務(wù)部門審批*某某銷售部139CG-2024-001設(shè)備采購合同客戶審計備查2024-03-10至2024-03-12提供審計資料*某某同意表6：合同檔案借閱登記表序號檔案編號合同名稱借閱人借閱日期歸還日期審批人經(jīng)手人備注1CG-2024-001設(shè)備采購合同*某某2024-03-102024-03-12*某某*某某已歸還表7：檔案銷毀記錄表銷毀日期銷毀檔案清單（編號、名稱）保管期限銷毀原因?qū)徟吮O(jiān)銷人銷毀方式備注2024-03-01CG-2020-001：服務(wù)合同10年保管期限屆滿*某某某某、某某碎紙機(jī)銷毀已完成四、關(guān)鍵風(fēng)險提示合同審核風(fēng)險：嚴(yán)格審查簽約方主體資格，避免與無授權(quán)或已注銷主體簽約，必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實企業(yè)狀態(tài)；涉及金額較大、條款復(fù)雜的合同，建議聘請外部律師參與審核，降低法律風(fēng)險；合同中“不可抗力”“爭議解決”等條款需明確具體范圍及操作流程，避免模糊表述。檔案管理風(fēng)險：檔案材料需保證“原件歸檔”，復(fù)印件需注明“與原件一致”并由經(jīng)辦人簽字；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱，定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份；檔案借閱需嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁私自復(fù)制、外傳涉密信息，借閱超期未還需及時催收。