采購訂單及供應商管理高效審批流程模板一、模板適用范圍與核心應用場景二、采購訂單及供應商管理高效審批流程詳解（一）需求發(fā)起與供應商選擇階段采購需求提報責任角色：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）負責人*操作說明：需求部門根據(jù)實際需求（如生產(chǎn)原料、辦公用品），填寫《采購申請表》（見表3.1），明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、期望交貨期等信息，并附技術參數(shù)或需求說明文件。輸出物：《采購申請表》（需求部門負責人簽字確認）需求初步審批責任角色：需求部門分管領導*操作說明：分管領導審核需求的合理性（如是否符合部門預算、是否與生產(chǎn)計劃匹配），簽署審批意見。需求不明確或預算超標的，退回需求部門補充材料。時效要求：1個工作日內完成供應商信息收集與評估責任角色：采購專員*操作說明：對于新供應商，通過公開招標、行業(yè)推薦、自主尋源等方式收集信息，要求提供營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質（如ISO9001認證）、產(chǎn)品樣本、報價單等材料；對于現(xiàn)有供應商，從《供應商檔案》中調取合作記錄，結合歷史報價、交貨準時率、質量合格率等數(shù)據(jù)，篩選2-3家候選供應商；填寫《供應商評估表》（見表3.2），從資質、價格、質量、交期、服務5個維度進行綜合評分（總分100分，80分以上為合格）。（二）訂單創(chuàng)建與多級審批階段采購訂單擬定責任角色：采購專員*操作說明：根據(jù)評估合格的供應商信息，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單（PO），明確訂單編號、供應商全稱、物料明細（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額）、總金額、付款方式（如賬期30天）、交貨日期、交貨地點、驗收標準等條款。校驗要求：訂單信息需與《采購申請表》《供應商評估表》一致，數(shù)量、金額等關鍵信息需二次核對。采購部門內部審核責任角色：采購經(jīng)理*操作說明：審核訂單的合規(guī)性（如是否符合公司采購政策、供應商是否在合格名錄內）、價格合理性（對比歷史采購價及市場均價）、交貨期可行性（與供應商產(chǎn)能確認）。審核通過后，簽署審批意見；不通過則退回采購專員修改。時效要求：2個工作日內完成跨部門協(xié)同審批責任角色：財務部負責人、法務部（如需）、需求部門負責人操作說明：財務部：審核訂單金額是否符合預算、付款條款是否與公司財務制度匹配，重點核查大額訂單（如超過10萬元）的資金安排；法務部（訂單金額≥20萬元或涉及長期合作）：審核合同條款（如違約責任、知識產(chǎn)權歸屬），必要時出具《法律風險評估意見》；需求部門：確認訂單物料信息與需求一致，交貨期滿足生產(chǎn)/運營計劃。審批邏輯：采用“會簽”模式，所有部門審核通過后方可進入下一環(huán)節(jié)；任一部門不通過，需明確修改意見并退回。最終審批（按金額分級）責任角色：總經(jīng)理、分管副總審批權限：金額≤5萬元：采購經(jīng)理+財務負責人審批即可；5萬元＜金額≤20萬元：需分管副總*審批；金額＞20萬元：需總經(jīng)理*最終審批。輸出物：經(jīng)所有審批人簽字的《采購訂單審批表》（見表3.3）（三）訂單執(zhí)行與跟蹤階段訂單下達與供應商確認責任角色：采購專員*操作說明：將審批通過的采購訂單（紙質版或電子版）正式送達供應商，要求供應商在1個工作日內簽字回傳，確認訂單信息無誤及交貨能力。供應商履約跟蹤責任角色：采購專員、倉庫管理員操作說明：采購專員每周跟蹤訂單生產(chǎn)/備貨進度，與供應商確認關鍵節(jié)點（如原材料采購、生產(chǎn)開工、發(fā)貨時間），異常情況（如延期）需及時上報采購經(jīng)理；物料送達后，倉庫管理員根據(jù)訂單信息核對送貨單，清點數(shù)量、檢查外包裝，無誤后在送貨單上簽字確認并錄入倉庫系統(tǒng)。質量驗收與入庫責任角色：質檢員、倉庫管理員、需求部門代表*操作說明：質檢員按《采購申請表》中的技術參數(shù)及驗收標準進行檢驗，填寫《檢驗報告》，合格物料貼“合格”標簽，不合格物料則啟動退貨/換貨流程；需求部門參與關鍵物料（如生產(chǎn)原料）的試用驗收，確認無誤后簽字；倉庫管理員憑《檢驗報告》《驗收單》辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬。（四）供應商管理與績效評價階段供應商檔案建立與更新責任角色：采購專員*操作說明：為每個合作供應商建立獨立檔案，內容包括：基本信息（名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式）、資質文件、合作歷史訂單、驗收記錄、付款記錄、績效評價結果等。供應商信息變更（如地址、聯(lián)系人）時，需在3個工作日內更新檔案。供應商績效評價責任角色：采購經(jīng)理、質檢員、倉庫管理員、需求部門代表操作說明：每季度/半年開展一次績效評價，周期內無合作記錄的供應商除外；填寫《供應商績效評價表》（見表3.4），從質量（合格率、投訴次數(shù)）、交期（準時交貨率、延期天數(shù)）、價格（報價合理性、降價配合度）、服務（響應速度、問題解決率）、配合度（訂單滿足率、文檔提供及時性）5個維度評分，各維度權重可按企業(yè)需求調整（如質量占30%、交期占25%）；綜合得分90分以上為“優(yōu)秀”，80-89分為“良好”，70-79分為“合格”，70分以下為“待改進”。供應商分級與優(yōu)化責任角色：采購經(jīng)理、分管副總操作說明：優(yōu)秀供應商：優(yōu)先分配訂單，提供付款賬期優(yōu)惠，邀請參與年度戰(zhàn)略合作評選；良好供應商：維持正常合作，針對薄弱環(huán)節(jié)（如交期）提出改進要求；合格供應商：保留合作資格，需提交《改進計劃》并跟蹤落實；待改進供應商：暫停新訂單合作，連續(xù)2次評價仍不達標則移出合格名錄。三、核心流程配套表格模板表3.1采購申請表申請單號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期需求日期物料/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價預估總價資金來源□預算內□預算外用途說明附件（技術參數(shù)/圖紙等）□無□有（請注明：______________________）需求部門負責人意見簽字：__________日期：______采購部意見簽字：__________日期：______財務部意見簽字：__________日期：______總經(jīng)理意見（≥5萬元）簽字：__________日期：______表3.2供應商評估表供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式地址主營業(yè)務資質文件（可附頁）□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□ISO認證□其他：__________過往合作案例□無□有（合作企業(yè)：__________合作項目：__________合作時長：__________）報價明細（物料名稱/規(guī)格/單價/數(shù)量/總價）評估維度評分標準得分資質（20分）資證齊全且在有效期內（20分）；缺少非核心資證（10分）；關鍵資證缺失（0分）價格（30分）低于市場均價10%以上（30分）；與市場均價持平（20分）；高于市場均價5%以內（10分）；高于5%以上（0分）質量（25分）歷史合格率≥99%（25分）；95%-98%（20分）；90%-94%（15分）；＜90%（0分）交期（15分）準時交貨率≥98%（15分）；95%-97%（10分）；90%-94%（5分）；＜90%（0分）服務（10分）響應及時（5分）、問題解決率≥95%（5分）；響應一般（3分）、解決率80%-94%（3分）；響應慢/解決率低（0分）綜合得分評估結論□合格（≥80分）□不合格（＜80分）評估人簽字：__________日期：______表3.3采購訂單審批表訂單編號供應商名稱訂單日期物料明細（名稱/規(guī)格/數(shù)量/單價/金額）總金額（大寫）總金額（小寫）付款方式□現(xiàn)款□賬期_天□其他：_________交貨日期交貨地點驗收標準采購專員意見簽字：__________日期：______采購經(jīng)理意見簽字：__________日期：______財務部意見簽字：__________日期：______法務部意見（≥20萬元）簽字：__________日期：______需求部門意見簽字：__________日期：______分管副總意見（5萬-20萬元）簽字：__________日期：______總經(jīng)理意見（＞20萬元）簽字：__________日期：______表3.4供應商績效評價表供應商名稱評價周期□季度□半年度□年度評價維度評分標準得分質量（30%）合格率≥99%（30分）；95%-98%（25分）；90%-94%（20分）；＜90%（0分）交期（25%）準時交貨率≥98%（25分）；95%-97%（20分）；90%-94%（15分）；＜90%（0分）價格（20%）報價合理性（10分）、降價配合度（10分）（主動降價/配合議價得10分，不配合得0分）服務（15%）響應速度（7分，24小時內響應得7分，超時按比例扣分）、問題解決率（8分，≥95%得8分）配合度（10%）訂單滿足率（5分，≥95%得5分）、文檔提供及時性（5分，按時提供得5分）綜合得分評價等級□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（70-79分）□待改進（＜70分）改進建議（針對扣分項）評價人簽字：__________日期：______復核人四、使用過程中的關鍵注意事項與風險規(guī)避審批權限矩陣清晰化企業(yè)需根據(jù)自身規(guī)模及管理需求，明確不同金額、類型采購訂單的審批人（如小額訂單由部門負責人審批，大額訂單需總經(jīng)理審批），避免“越級審批”或“審批缺位”，保證權責對等。供應商資質審核“三查三看”查營業(yè)執(zhí)照（看經(jīng)營范圍是否含所需物料）、查行業(yè)許可證（看是否在有效期內，如食品供應商需《食品生產(chǎn)許可證》）、查質量體系認證（看ISO9001等認證是否真實）；新供應商首次合作需實地考察產(chǎn)能及品控能力。數(shù)據(jù)填寫規(guī)范性與完整性《采購申請表》《采購訂單審批表》等表格中，物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等關鍵信息需完整填寫，禁止涂改；如需修改，需在修改處簽字確認并注明原因，保證流程可追溯。流程時效與節(jié)點管控各審批環(huán)節(jié)需明確響應時限（如需求部門提報不超過1個工作日，采購審批不超過2個工作日），超時未處理需自動升級至上級領導；對供應商交期、驗收等節(jié)點設置預警機制（如交貨前3天提醒），避免延誤。風險防控重點超預算風險：嚴格執(zhí)行預算管理，超預算訂單需提交《預算調整申請表》，經(jīng)財務部及總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行；單一供應商依賴：對于關鍵物料，需培育2家以上合格供應商，避免“獨家供應”導致議價能力弱或斷供風險；廉潔風險：采購專員需