單位信息管理辦法及執(zhí)行指南一、總則為規(guī)范單位信息的采集、存儲(chǔ)、使用及共享流程，保障信息安全與合規(guī)利用，提升管理效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本辦法及執(zhí)行指南。本辦法適用于本單位及所屬分支機(jī)構(gòu)的各類信息管理活動(dòng)，涵蓋基礎(chǔ)信息（組織架構(gòu)、人員資質(zhì)、固定資產(chǎn)等）、業(yè)務(wù)信息（合同協(xié)議、項(xiàng)目數(shù)據(jù)、客戶資料等）、涉密信息（含國(guó)家秘密或單位敏感信息）等全類型數(shù)據(jù)。信息管理遵循以下原則：準(zhǔn)確性：確保信息真實(shí)、完整、及時(shí)更新，杜絕虛假或過時(shí)數(shù)據(jù)；安全性：通過技術(shù)與管理手段防范信息泄露、篡改或丟失，保障數(shù)據(jù)安全；合規(guī)性：嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保信息處理活動(dòng)合法合規(guī)；效率性：優(yōu)化信息流轉(zhuǎn)流程，提升信息利用效率，服務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)展與決策支持。二、信息分類與管理職責(zé)（一）信息分類結(jié)合單位業(yè)務(wù)特性，信息分為三類：1.基礎(chǔ)信息：支撐單位運(yùn)轉(zhuǎn)的核心數(shù)據(jù)（如組織架構(gòu)、人員基本信息、證照資質(zhì)等）；2.業(yè)務(wù)信息：與經(jīng)營(yíng)管理直接相關(guān)的信息（如合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)報(bào)表等）；3.涉密信息：依據(jù)國(guó)家保密規(guī)定或單位制度確定的敏感信息（按密級(jí)分為核心涉密、重要涉密、一般涉密，實(shí)際定密需結(jié)合保密部門要求）。（二）管理職責(zé)辦公室（綜合管理部門）：統(tǒng)籌基礎(chǔ)信息管理，牽頭信息采集、更新的組織協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)跨部門信息整合與公示；信息技術(shù)部門：負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)搭建、維護(hù)與技術(shù)安全防護(hù)，制定存儲(chǔ)備份策略，提供技術(shù)支持與操作培訓(xùn)；業(yè)務(wù)部門：對(duì)本部門業(yè)務(wù)信息負(fù)直接管理責(zé)任，確保采集及時(shí)性、準(zhǔn)確性，配合跨部門信息協(xié)同；法務(wù)與合規(guī)部門：審核信息管理活動(dòng)合規(guī)性，參與涉密信息定密/解密流程，處理法律風(fēng)險(xiǎn)；保密工作辦公室：制定涉密信息專項(xiàng)管理細(xì)則，監(jiān)督涉密信息流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)與銷毀，組織保密培訓(xùn)與檢查。三、信息采集與錄入（一）采集規(guī)范1.采集來源：內(nèi)部采集：?jiǎn)T工填報(bào)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成、部門間數(shù)據(jù)共享等；外部采集：合作方、監(jiān)管機(jī)構(gòu)、公開渠道等合法途徑（涉及第三方數(shù)據(jù)需簽訂獲取協(xié)議）。2.采集標(biāo)準(zhǔn)：基礎(chǔ)信息：明確字段要求（如人員信息含姓名、崗位、入職時(shí)間等必要項(xiàng)），格式統(tǒng)一（日期采用“YYYY-MM-DD”，數(shù)值保留兩位小數(shù)）；業(yè)務(wù)信息：結(jié)合流程制定采集清單（如合同信息含簽約方、金額、有效期等核心要素）；涉密信息：遵循“最小必要”原則，僅采集與工作直接相關(guān)的內(nèi)容。（二）錄入流程1.信息填報(bào)：責(zé)任部門指定人員按模板填寫，多人協(xié)作需明確填報(bào)順序與交接節(jié)點(diǎn)（如項(xiàng)目信息由經(jīng)辦人填報(bào)、部門負(fù)責(zé)人初審）；2.審核校驗(yàn)：實(shí)行“填報(bào)-初審-終審”三級(jí)審核（或依信息重要性調(diào)整層級(jí)），初審核對(duì)格式/邏輯錯(cuò)誤，終審確認(rèn)合規(guī)性；3.系統(tǒng)錄入：通過指定信息系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)）錄入，禁止私下存儲(chǔ)關(guān)鍵信息，錄入后系統(tǒng)自動(dòng)生成唯一標(biāo)識(shí)便于追溯。四、信息存儲(chǔ)與維護(hù)（一）存儲(chǔ)管理1.存儲(chǔ)介質(zhì)：基礎(chǔ)信息、非涉密業(yè)務(wù)信息：存儲(chǔ)于單位內(nèi)部服務(wù)器或合規(guī)云平臺(tái)，定期異地備份（備份周期不超過[X]天，依數(shù)據(jù)重要性調(diào)整）；涉密信息：必須存儲(chǔ)于涉密專用設(shè)備，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)或與非涉密系統(tǒng)交叉存儲(chǔ)。2.存儲(chǔ)權(quán)限：根據(jù)崗位需求設(shè)置訪問權(quán)限，遵循“權(quán)限最小化”原則（如普通員工僅可查看本人基礎(chǔ)信息，部門負(fù)責(zé)人可查看本部門業(yè)務(wù)信息）。（二）維護(hù)機(jī)制1.定期更新：基礎(chǔ)信息每季度檢查更新（如人員變動(dòng)、證照到期提醒），業(yè)務(wù)信息隨業(yè)務(wù)進(jìn)展實(shí)時(shí)更新（如合同履行狀態(tài)變更需24小時(shí)內(nèi)錄入），涉密信息更新需履行審批手續(xù)；2.數(shù)據(jù)清理：每年末開展信息清理，刪除失效信息（如過期臨時(shí)項(xiàng)目資料），歸檔歷史信息（按檔案管理規(guī)定處理）；3.系統(tǒng)維護(hù)：信息技術(shù)部門每月巡檢信息系統(tǒng)（修復(fù)漏洞、優(yōu)化性能），每半年驗(yàn)證全量數(shù)據(jù)備份有效性。五、信息使用與共享2.使用規(guī)范：禁止私自拷貝、傳播信息，公共區(qū)域使用時(shí)開啟屏幕水?。ǚ乐菇仄列孤叮?。（二）外部共享1.審批流程：對(duì)外提供信息需經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)審批（涉密信息需保密辦加簽），審批單留存?zhèn)洳椋?.脫敏處理：共享個(gè)人信息或敏感業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，需脫敏處理（如隱藏客戶聯(lián)系方式中間四位、模糊財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)具體金額）；3.合作方管理：與外部合作方共享信息時(shí)，需簽訂《信息安全保密協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務(wù)與違約責(zé)任。六、安全與保密管理（一）安全防護(hù)1.技術(shù)防護(hù)：信息系統(tǒng)部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）、數(shù)據(jù)加密（涉密信息采用國(guó)密算法加密）等；員工終端安裝殺毒軟件，禁止接入非授權(quán)外部設(shè)備（如U盤需經(jīng)殺毒檢測(cè)方可使用）；2.管理防護(hù)：實(shí)行“一人一賬號(hào)”登錄機(jī)制，定期更換密碼（周期≤90天）；禁止在非工作設(shè)備存儲(chǔ)/處理單位信息，確需使用的需申請(qǐng)“移動(dòng)辦公權(quán)限”并通過VPN接入。（二）涉密信息管理1.定密與解密：保密辦會(huì)同業(yè)務(wù)部門定密（明確密級(jí)、知悉范圍、保密期限），期限屆滿或信息失效時(shí)啟動(dòng)解密流程；2.流轉(zhuǎn)管理：涉密信息通過專用通道傳遞（如內(nèi)部機(jī)要系統(tǒng)），禁止通過郵件、即時(shí)通訊工具等非涉密渠道發(fā)送；3.銷毀處理：涉密紙質(zhì)文件經(jīng)碎紙機(jī)銷毀，電子數(shù)據(jù)通過專業(yè)工具徹底清除（如數(shù)據(jù)擦除軟件），禁止隨意丟棄或刪除。（三）應(yīng)急處置1.事件響應(yīng)：發(fā)生信息泄露、系統(tǒng)故障等安全事件時(shí)，當(dāng)事人立即向信息技術(shù)部門與保密辦報(bào)告，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案（如切斷網(wǎng)絡(luò)、隔離受感染設(shè)備）；2.調(diào)查與整改：由信息技術(shù)、法務(wù)、保密部門組成調(diào)查組，分析原因、評(píng)估損失；3個(gè)工作日內(nèi)完成系統(tǒng)修復(fù)或流程優(yōu)化。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.日常檢查：信息技術(shù)部門每月抽查系統(tǒng)日志（核查異常訪問），保密辦每季度開展涉密信息專項(xiàng)檢查（重點(diǎn)排查存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)合規(guī)性）；2.專項(xiàng)審計(jì)：每年聘請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)審計(jì)信息管理體系，出具合規(guī)性報(bào)告并提出改進(jìn)建議。（二）考核與獎(jiǎng)懲1.考核指標(biāo)：信息管理納入部門與個(gè)人績(jī)效考核，指標(biāo)包括信息準(zhǔn)確率（基礎(chǔ)信息≥98%）、更新及時(shí)率（業(yè)務(wù)信息更新延遲≤2個(gè)工作日）、安全事件發(fā)生率（年度為0）等；2.獎(jiǎng)懲措施：對(duì)管理優(yōu)秀的部門/個(gè)人給予表彰、獎(jiǎng)金或晉升加分；對(duì)違規(guī)行為視情節(jié)給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分、調(diào)崗直至解除勞動(dòng)合同；涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)。八、附則本辦法由辦公室會(huì)同信息技術(shù)部門、保密辦負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。未盡事宜或需修訂時(shí)，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過后執(zhí)行。執(zhí)行指南（操作層面補(bǔ)充）為便于落實(shí)，針對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)提供操作指引：2.權(quán)限申請(qǐng)流程示例：?jiǎn)T工登錄OA系統(tǒng)→點(diǎn)擊“信息權(quán)限申請(qǐng)”→選擇信息類型與使用目的→上傳證明材料（如項(xiàng)目審批單）→提交上級(jí)審批→審批通過后系統(tǒng)自動(dòng)開放權(quán)限；3.安全檢查清單：信息技術(shù)部門每月巡檢需檢查防火墻規(guī)則、數(shù)據(jù)備份日志、用戶權(quán)限配置等10項(xiàng)內(nèi)容（清單見附件）；保密辦檢查涉密文件時(shí)，需核對(duì)定密標(biāo)識(shí)、傳遞記錄、銷毀臺(tái)賬等；4.應(yīng)急處置聯(lián)絡(luò)表：發(fā)生安全事件時(shí)，可聯(lián)系信息技術(shù)部[姓名]（分機(jī)號(hào)[X]）、保密辦[姓名]（分機(jī)號(hào)[X]），緊急情況可撥打值班電話[X]（注：數(shù)字≤4位）。注意事項(xiàng)各部門需