供應(yīng)商庫(kù)管理辦法一、總則1.為規(guī)范本單位供應(yīng)商庫(kù)的建立、使用、維護(hù)及管理工作，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的有效管控，確保采購(gòu)活動(dòng)的公平、公正、公開(kāi)以及所采購(gòu)物資、服務(wù)的質(zhì)量，特制定本辦法。2.本辦法適用于本單位所有涉及采購(gòu)業(yè)務(wù)的供應(yīng)商庫(kù)管理相關(guān)事項(xiàng)。二、供應(yīng)商庫(kù)的建立（一）供應(yīng)商信息收集1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括但不限于行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、同行推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系等方式。收集的信息內(nèi)容應(yīng)涵蓋供應(yīng)商基本概況（如名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等）、經(jīng)營(yíng)范圍、企業(yè)資質(zhì)（相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等）、過(guò)往業(yè)績(jī)情況等。2.對(duì)于主動(dòng)申請(qǐng)加入供應(yīng)商庫(kù)的供應(yīng)商，應(yīng)要求其按照規(guī)定格式提交詳細(xì)的供應(yīng)商入庫(kù)申請(qǐng)表，內(nèi)容包含上述信息以及其自身優(yōu)勢(shì)、產(chǎn)品或服務(wù)特色等說(shuō)明。（二）供應(yīng)商資格審核1.成立專門(mén)的供應(yīng)商資格審核小組，成員由采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)專業(yè)人員構(gòu)成。審核小組依據(jù)本單位采購(gòu)需求及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的供應(yīng)商信息或提交的入庫(kù)申請(qǐng)進(jìn)行全面審核。2.審核內(nèi)容主要包括供應(yīng)商的合法合規(guī)性（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記等是否有效齊全）、經(jīng)營(yíng)能力（生產(chǎn)規(guī)模、供貨能力、服務(wù)能力等能否滿足要求）、質(zhì)量保障體系（質(zhì)量控制措施、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量過(guò)往反饋等）、信譽(yù)狀況（有無(wú)不良經(jīng)營(yíng)記錄、違法違規(guī)行為、商業(yè)信譽(yù)評(píng)價(jià)等）。3.審核過(guò)程中，對(duì)于需要實(shí)地考察的供應(yīng)商，審核小組應(yīng)安排專人進(jìn)行實(shí)地走訪調(diào)研，查看其實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施、人員配備等情況，并形成考察報(bào)告。（三）供應(yīng)商入庫(kù)1.經(jīng)審核小組審核通過(guò)的供應(yīng)商，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)將其相關(guān)信息錄入供應(yīng)商庫(kù)系統(tǒng)，并為其分配唯一的供應(yīng)商編號(hào)，建立電子檔案，檔案內(nèi)容包括審核過(guò)程中的所有資料及后續(xù)合作中的各類記錄。2.向入庫(kù)供應(yīng)商發(fā)送入庫(kù)通知，明確告知其已進(jìn)入本單位供應(yīng)商庫(kù)以及后續(xù)合作相關(guān)要求、流程等事項(xiàng)。三、供應(yīng)商庫(kù)的分類與分級(jí)管理（一）分類管理1.根據(jù)采購(gòu)物資或服務(wù)的類別，將供應(yīng)商庫(kù)分為不同的大類，如辦公用品類、原材料類、設(shè)備類、工程服務(wù)類、咨詢服務(wù)類等。每一大類下可再細(xì)分具體小類，以便于快速查找和篩選合適的供應(yīng)商。2.在進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)，采購(gòu)人員可依據(jù)項(xiàng)目所屬類別，精準(zhǔn)定位對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商群體開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)。（二）分級(jí)管理1.依據(jù)供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)（如產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等），定期（如每年一次）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)評(píng)定，分為A、B、C、D四個(gè)等級(jí)。A級(jí)供應(yīng)商：在各方面表現(xiàn)優(yōu)秀，合作穩(wěn)定且滿意度高，可優(yōu)先推薦參與重要采購(gòu)項(xiàng)目，并在付款等方面給予一定優(yōu)惠政策。B級(jí)供應(yīng)商：各方面表現(xiàn)良好，基本能滿足本單位采購(gòu)需求，可正常參與常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目。C級(jí)供應(yīng)商：存在部分不足，如偶爾出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量瑕疵等情況，但經(jīng)過(guò)溝通整改后能達(dá)到要求，對(duì)其參與采購(gòu)項(xiàng)目的范圍進(jìn)行適當(dāng)限制，要求其持續(xù)改進(jìn)。D級(jí)供應(yīng)商：綜合表現(xiàn)差，多次出現(xiàn)嚴(yán)重違反合同約定、質(zhì)量問(wèn)題突出等情況，應(yīng)暫停其參與本單位采購(gòu)項(xiàng)目，責(zé)令其限期整改，如整改仍不合格則將其從供應(yīng)商庫(kù)中剔除。2.分級(jí)評(píng)定結(jié)果應(yīng)及時(shí)在供應(yīng)商庫(kù)系統(tǒng)中更新，并通知相應(yīng)供應(yīng)商，同時(shí)向單位內(nèi)部各相關(guān)部門(mén)通報(bào)，以便在采購(gòu)決策時(shí)參考使用。四、供應(yīng)商庫(kù)的使用（一）采購(gòu)項(xiàng)目供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)在開(kāi)展采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)首先從供應(yīng)商庫(kù)中篩選符合采購(gòu)需求的供應(yīng)商。對(duì)于金額較大、技術(shù)要求復(fù)雜的重要采購(gòu)項(xiàng)目，原則上應(yīng)邀請(qǐng)不少于[X]家同等級(jí)別及以上的供應(yīng)商參與投標(biāo)或詢價(jià)等采購(gòu)流程。2.在選擇供應(yīng)商過(guò)程中，要綜合考慮供應(yīng)商的分級(jí)情況、過(guò)往合作經(jīng)驗(yàn)、報(bào)價(jià)合理性等因素，確保選擇出最適宜的供應(yīng)商進(jìn)行合作。（二）合作過(guò)程中的監(jiān)督與評(píng)價(jià)1.在與供應(yīng)商合作期間，采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)以及質(zhì)量控制部門(mén)等相關(guān)單位應(yīng)按照合同約定及本單位相關(guān)管理要求，對(duì)供應(yīng)商的供貨、服務(wù)過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督，及時(shí)記錄發(fā)現(xiàn)的各類問(wèn)題。2.每次合作結(jié)束后，由采購(gòu)部門(mén)牽頭組織使用部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)等相關(guān)人員，依據(jù)既定的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商的合作表現(xiàn)進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商分級(jí)評(píng)定的重要依據(jù)之一。五、供應(yīng)商庫(kù)的維護(hù)與更新（一）信息更新1.要求供應(yīng)商定期（如每半年一次）向本單位反饋其企業(yè)基本信息變更情況（如經(jīng)營(yíng)范圍變動(dòng)、法定代表人變更、聯(lián)系方式更改等），并提供相應(yīng)證明材料。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)在供應(yīng)商庫(kù)系統(tǒng)中更新相關(guān)信息，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.對(duì)于本單位在合作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的供應(yīng)商其他重要信息變更情況（如新增或喪失重要資質(zhì)、重大經(jīng)營(yíng)調(diào)整等），也應(yīng)及時(shí)督促供應(yīng)商進(jìn)行說(shuō)明并更新庫(kù)內(nèi)信息。（二）定期清理與淘汰1.每年定期對(duì)供應(yīng)商庫(kù)進(jìn)行全面梳理，根據(jù)供應(yīng)商的合作活躍度（如一定期限內(nèi)有無(wú)參與本單位采購(gòu)項(xiàng)目）、分級(jí)評(píng)定結(jié)果、經(jīng)營(yíng)狀況變化等因素，對(duì)長(zhǎng)期未合作、不符合本單位要求或已停止經(jīng)營(yíng)的供應(yīng)商進(jìn)行清理，將其從供應(yīng)商庫(kù)中移出，降低管理成本，提高供應(yīng)商庫(kù)的有效性。2.對(duì)于因違法違規(guī)行為被政府相關(guān)部門(mén)查處、嚴(yán)重?fù)p害本單位利益等情況的供應(yīng)商，應(yīng)立即啟動(dòng)淘汰程序，將其從供應(yīng)商庫(kù)中剔除，并在一定期限內(nèi)禁止其重新申請(qǐng)入庫(kù)。六、保密與安全管理1.供應(yīng)商庫(kù)中的所有信息均屬于本單位商業(yè)機(jī)密，參與供應(yīng)商庫(kù)管理工作的相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露供應(yīng)商的任何信息給無(wú)關(guān)第三方。2.加強(qiáng)供應(yīng)商庫(kù)系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取必要的技術(shù)手段（如防火墻、數(shù)據(jù)加密