辦公設(shè)備采購申請及驗收標準模板適用范圍與使用背景標準化操作流程一、需求發(fā)起與申請?zhí)峤恍枨蟠_認：各部門根據(jù)實際工作需要，確認所需辦公設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估用途及預(yù)算，避免盲目采購。填寫申請表：申請人登錄公司OA系統(tǒng)或使用指定表單，填寫《辦公設(shè)備采購申請表》（模板見下文），內(nèi)容需包括：申請人姓名及所屬部門、設(shè)備名稱、規(guī)格型號（如電腦需明確CPU、內(nèi)存、硬盤等配置）、數(shù)量、預(yù)估單價及總價、采購理由（需說明必要性，如“因新增5名員工，需配備5臺辦公電腦”）、期望到貨時間等。附件準備：如涉及特殊設(shè)備（如專業(yè)設(shè)計軟件要求的圖形工作站），需附技術(shù)參數(shù)說明或需求部門負責人簽字的《設(shè)備需求確認函》。提交審批：申請表填寫完成后，提交至部門負責人進行初步審核，確認需求合理性及預(yù)算符合部門年度規(guī)劃后，流轉(zhuǎn)至行政部（或采購部）復核。二、審批與預(yù)算審核部門審批：部門負責人審核通過后，在申請表“部門審批”欄簽字，確認需求必要性及部門預(yù)算充足性。行政/采購部復核：行政部（或采購部）對申請的合規(guī)性、預(yù)算合理性（對照公司年度采購預(yù)算）、設(shè)備配置必要性進行復核，重點核查是否存在重復采購、配置過高或與現(xiàn)有設(shè)備功能重疊等情況。財務(wù)部預(yù)算確認：行政部復核通過后，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部確認預(yù)算余額，保證采購金額在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，避免超預(yù)算采購。最終審批：根據(jù)采購金額分級審批（如：5000元以下由行政部負責人審批；5000-20000元由分管副總審批；20000元以上由總經(jīng)理審批），審批完成后，行政部（或采購部）啟動采購流程。三、采購執(zhí)行與供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：行政部（或采購部）根據(jù)設(shè)備類型，從公司合格供應(yīng)商名錄中選擇至少3家供應(yīng)商進行比價（如名錄內(nèi)無合適供應(yīng)商，需通過公開詢價方式篩選），對比內(nèi)容包括設(shè)備配置、報價、售后服務(wù)、供貨周期等。確定供應(yīng)商：綜合性價比及服務(wù)承諾，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，簽訂《采購合同》（需明確設(shè)備型號、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)保期、違約責任等條款）。訂單下達：與供應(yīng)商確認最終訂單，要求供應(yīng)商提供《采購清單》及《產(chǎn)品合格證》，保證設(shè)備信息與合同一致。四、到貨驗收與質(zhì)量確認到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，行政部（或采購部）提前1-2個工作日通知申請人及驗收組（由行政部、使用部門負責人、IT部（如涉及電子設(shè)備）組成）準備驗收。外觀與數(shù)量驗收：核對設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與《采購清單》一致；檢查設(shè)備外包裝是否完好，有無破損、受潮等情況；開箱后核對設(shè)備配件（如電腦需包含主機、電源線、鍵盤、鼠標、顯示器等）是否齊全，與裝箱單是否一致。功能與功能驗收：電子設(shè)備（如電腦、打印機）：由IT部通電測試，檢查硬件配置（如CPU、內(nèi)存是否達標）、系統(tǒng)運行是否正常、接口（USB、網(wǎng)口等）是否可用、設(shè)備能否連接公司網(wǎng)絡(luò)及打印系統(tǒng)；辦公家具（如辦公桌、文件柜）：檢查材質(zhì)是否與合同約定一致、結(jié)構(gòu)是否穩(wěn)固、抽屜/柜門開關(guān)是否順暢、表面有無劃痕或瑕疵；其他設(shè)備：根據(jù)設(shè)備功能要求進行專項測試（如投影儀需測試亮度、分辨率，投影效果是否清晰）。資料驗收：核對供應(yīng)商是否提供《產(chǎn)品說明書》《保修卡》《合格證》《采購合同》復印件等資料，資料不全需要求供應(yīng)商補充。驗收結(jié)果確認：驗收組填寫《辦公設(shè)備驗收單》（模板見下文），對驗收結(jié)果進行判定：合格：驗收組全體成員簽字確認，設(shè)備交付使用部門；不合格：詳細記錄問題（如“電腦開機藍屏”“打印機無法打印”），通知供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗收，直至合格。五、入庫登記與資產(chǎn)建檔信息錄入：驗收合格后，行政部將設(shè)備信息錄入公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，唯一資產(chǎn)編號（格式：設(shè)備類型-年份-部門序號-流水號，如“電腦-2024-行政-001”），內(nèi)容包括資產(chǎn)編號、設(shè)備名稱、規(guī)格型號、采購日期、供應(yīng)商、使用部門、責任人、存放位置等。貼標管理：在設(shè)備顯眼位置粘貼資產(chǎn)標簽（包含資產(chǎn)編號），便于后續(xù)盤點與管理。資料歸檔：將《采購申請表》《采購合同》《驗收單》《設(shè)備說明書》等資料整理存檔，行政部負責長期保存。交付使用：使用部門負責人在《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》簽字，確認設(shè)備已接收，并指定專人作為設(shè)備責任人，負責日常維護與管理。核心表單模板表1：辦公設(shè)備采購申請表申請部門申請人申請日期設(shè)備名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總價（元）期望到貨時間預(yù)算來源附件清單（可附頁）部門負責人審批簽字：日期：行政/采購部復核簽字：日期：財務(wù)部預(yù)算確認簽字：日期：最終審批簽字：日期：表2：辦公設(shè)備驗收單驗收日期驗收地點設(shè)備名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商采購合同號資產(chǎn)編號使用部門驗收項目驗收標準驗收結(jié)果（合格/不合格/備注）外觀包裝無破損、受潮，標識清晰設(shè)備配件與裝箱單一致，齊全完好硬件功能（電子設(shè)備）配置達標，運行正常功能測試滿足使用需求，操作正常資料完整性說明書、保修卡齊全驗收結(jié)論□合格□不合格（整改后復驗）驗收組成員簽字行政部：使用部門：IT部（如需）：供應(yīng)商簽字日期：表3：固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表資產(chǎn)編號設(shè)備名稱規(guī)格型號領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門責任人存放位置領(lǐng)用人簽字部門負責人簽字行政部確認關(guān)鍵執(zhí)行要點預(yù)算管控：嚴格執(zhí)行預(yù)算審批流程，超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請》并說明理由，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。時效管理：審批環(huán)節(jié)需在3個工作日內(nèi)完成（特殊情況除外），采購周期一般不超過15個工作日（定制設(shè)備除外），避免影響部門工作進度。驗收規(guī)范：驗收組需對照《采購合同》及設(shè)備標準逐項檢查，嚴禁“先使用后驗收”或“簡化驗收流程”，保證設(shè)備質(zhì)量符合要求。責任追溯：設(shè)備責任人需妥善保管設(shè)備，發(fā)生損壞或丟失需及時報備行政部；因個人原因造成的設(shè)備損壞