人力資源管理基礎(chǔ)表單工具集引言人力資源管理基礎(chǔ)表單工具集是企業(yè)HR日常工作的標準化支撐工具，旨在規(guī)范員工從入職到離職的全流程管理，保證信息記錄準確、流程銜接順暢、風險可控。本工具集涵蓋員工信息管理、入職轉(zhuǎn)正、崗位調(diào)整、離職交接、培訓發(fā)展、績效考核等核心場景，通過標準化表單模板和清晰的操作指引，幫助HR提升工作效率，保障員工與企業(yè)權(quán)益。一、適用工作場景本工具集適用于企業(yè)人力資源管理的全周期關(guān)鍵環(huán)節(jié)，具體包括：員工入職管理：新員工信息登記、入職申請審批，保證基礎(chǔ)信息完整、合規(guī)；試用期轉(zhuǎn)正管理：員工轉(zhuǎn)正申請、試用期評估，保證轉(zhuǎn)正流程規(guī)范、結(jié)果公正；崗位調(diào)整管理：內(nèi)部崗位調(diào)動、晉升/降職申請，明確調(diào)整依據(jù)和雙方責任；員工離職管理：離職申請、工作交接、離職原因分析，保證離職過程有序、信息完整；培訓發(fā)展管理：培訓需求提報、培訓效果評估，支撐員工能力提升與職業(yè)規(guī)劃；績效與考勤管理：月度考勤統(tǒng)計、季度/年度績效考核，為薪酬調(diào)整、晉升提供數(shù)據(jù)依據(jù)。二、工具使用步驟詳解（一）員工信息登記表（入職必備）作用：收集員工基礎(chǔ)信息，建立員工檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，保證后續(xù)管理（如社保、公積金、個稅）準確。操作步驟：資料準備：新員工需提供身份證復印件、學歷/學位證書復印件、離職證明（如有）、銀行卡信息（用于薪資發(fā)放）、緊急聯(lián)系人信息等原件及復印件；表單填寫：HR指導新員工填寫《員工信息登記表》，保證姓名、身份證號、聯(lián)系方式、學歷、工作經(jīng)歷等關(guān)鍵信息真實、完整（“*員工”需親筆簽名確認）；信息審核：HR核對原件與表單信息一致性，重點檢查身份證號、學歷證書編號等關(guān)鍵字段，保證無遺漏或錯誤；系統(tǒng)錄入：將審核通過的信息錄入HR管理系統(tǒng)（如OA、e-HR系統(tǒng)），分類存儲（如“基本信息”“學歷信息”“合同信息”等模塊）；檔案歸檔：紙質(zhì)版表單及附件材料放入員工檔案袋，按入職時間順序編號存放，電子版?zhèn)浞葜良用芪募A。（二）轉(zhuǎn)正申請表（試用期結(jié)束前使用）作用：規(guī)范試用期員工轉(zhuǎn)正流程，明確轉(zhuǎn)正評估標準，保證員工能力與崗位匹配。操作步驟：申請發(fā)起：試用期員工（“*員工”）在試用期結(jié)束前5個工作日，向直屬上級提交《轉(zhuǎn)正申請表》，填寫試用期工作總結(jié)、轉(zhuǎn)正理由及崗位認知；上級評估：直屬上級對照崗位說明書，對員工試用期工作業(yè)績、態(tài)度、能力進行評價，填寫“試用期考核意見”（分“優(yōu)秀/合格/不合格”三檔，需具體說明評價依據(jù)）；HR審核：HR核查員工試用期考勤、培訓完成情況、上級評價結(jié)果，確認是否符合轉(zhuǎn)正條件（如試用期無重大違紀、考勤達標）；審批反饋：HR將審核結(jié)果反饋給員工及部門負責人，合格者辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)（如簽訂勞動合同變更書、薪資調(diào)整），不合格者辦理延長試用期或離職手續(xù)。（三）崗位調(diào)動申請表（內(nèi)部崗位調(diào)整時使用）作用：規(guī)范內(nèi)部崗位調(diào)動流程，明確調(diào)整原因、職責變更及薪資調(diào)整依據(jù)，保障員工與企業(yè)雙方權(quán)益。操作步驟：申請?zhí)峤唬簡T工（“*員工”）或部門負責人發(fā)起《崗位調(diào)動申請表》，填寫原崗位、擬調(diào)崗位、調(diào)動原因（如業(yè)務需要、員工發(fā)展需求）、期望到崗日期；部門協(xié)商：原部門與擬調(diào)入部門負責人溝通，確認崗位需求、人員匹配度及薪資標準（如有變動），雙方簽字確認；HR審批：HR核查調(diào)動是否符合公司制度（如崗位空缺情況、員工任職資格），評估薪資調(diào)整合理性，報分管領(lǐng)導審批；通知與交接：審批通過后，HR書面通知員工及相關(guān)部門，員工需在規(guī)定時間內(nèi)完成原崗位工作交接，新部門辦理入職手續(xù)。（四）離職申請表（員工離職時使用）作用：規(guī)范離職流程，明確離職原因、工作交接要求，降低離職風險，保障企業(yè)信息與資產(chǎn)安全。操作步驟：申請?zhí)峤唬簡T工（“*員工”）根據(jù)勞動合同約定提前提交書面離職申請（試用期需提前3天，轉(zhuǎn)正后需提前30天），填寫《離職申請表》，說明離職原因、預計離職日期；部門審批：部門負責人審核離職原因，確認工作交接可行性，簽署意見；如為關(guān)鍵崗位，需報分管領(lǐng)導審批；工作交接：員工與接任人辦理交接，填寫《工作交接清單》（含工作內(nèi)容、資料、資產(chǎn)、待辦事項等），部門負責人監(jiān)督確認；HR辦理：HR核對交接清單、考勤、薪資、社保公積金等事項，辦理離職證明開具、薪資結(jié)算、檔案轉(zhuǎn)遞等手續(xù)。（五）培訓需求表（培訓計劃制定前使用）作用：收集員工培訓需求，針對性制定培訓計劃，提升培訓效果與員工能力匹配度。操作步驟：需求提報：員工（“*員工”）結(jié)合崗位要求及個人發(fā)展需求，填寫《培訓需求表》，注明希望培訓的領(lǐng)域（如專業(yè)技能、管理能力）、培訓方式（如線上/線下、內(nèi)部/外部）、期望時間；部門匯總：部門負責人收集本部門員工需求，結(jié)合部門目標篩選優(yōu)先級，簽署部門意見后提交HR；HR分析：HR匯總各部門需求，分析培訓共性需求（如新員工入職培訓、通用技能培訓）與個性需求，制定年度/季度培訓計劃；計劃實施：HR按計劃組織培訓，培訓后收集《培訓效果評估表》，評估培訓滿意度及員工能力提升情況，作為后續(xù)培訓優(yōu)化依據(jù)。（六）績效考核表（周期性考核時使用）作用：客觀評價員工工作表現(xiàn)，為薪酬調(diào)整、晉升、培訓提供依據(jù)，激發(fā)員工積極性。操作步驟：指標設定：考核周期初（如季度初），上級與員工（“*員工”）共同確認考核指標（如KPI、OKR），明確指標權(quán)重、目標值及評分標準；過程跟蹤：考核周期內(nèi)，上級定期記錄員工工作進展，提供反饋與輔導，保證指標達成；自評與上級評價：考核期末，員工填寫《績效考核表》進行自評，上級根據(jù)實際表現(xiàn)進行評分，并撰寫評語（指出優(yōu)點與改進方向）；結(jié)果審核與應用：HR匯總考核結(jié)果，審核評分合理性，報領(lǐng)導審批后，將結(jié)果應用于薪資調(diào)整（如績效獎金）、晉升提名、培訓需求分析等環(huán)節(jié)，并將考核反饋面談記錄存檔。（七）考勤月報表（每月考勤統(tǒng)計時使用）作用：準確記錄員工出勤情況，為薪資核算、考勤管理提供數(shù)據(jù)支持，規(guī)范考勤紀律。操作步驟：數(shù)據(jù)收集：HR每日通過考勤系統(tǒng)（如指紋、人臉識別、打卡APP）收集員工打卡記錄，核對請假單、加班單、出差單等審批材料；異常處理：對遲到、早退、曠工、未打卡等異常情況，HR需與部門負責人確認原因（如因公遲到需提供證明），標注考勤報表；匯總統(tǒng)計：每月末，HR按部門匯總員工考勤數(shù)據(jù)，計算應出勤天數(shù)、實際出勤天數(shù)、請假天數(shù)（病假/事假/年假）、加班時長等，《考勤月報表》；核對與存檔：部門負責人核對報表數(shù)據(jù)無誤后簽字確認，HR將報表提交財務部門用于薪資核算，紙質(zhì)版與電子版分別存檔（保存期限不少于2年）。三、基礎(chǔ)表單模板清單（一）員工信息登記表字段類別具體內(nèi)容基本信息姓名（*員工）、性別、出生日期、身份證號、聯(lián)系電話、現(xiàn)居住地址、政治面貌學歷信息最高學歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、畢業(yè)時間、學歷證書編號工作經(jīng)歷起止時間、所在公司、擔任崗位、工作職責、離職原因（近3年）合同與社保信息勞動合同期限、崗位、薪資標準、社保公積金繳納地、緊急聯(lián)系人及電話附件清單身份證復印件、學歷證書復印件、離職證明復印件、銀行卡復印件（二）轉(zhuǎn)正申請表項目內(nèi)容申請人信息姓名（*員工）、入職日期、試用期時長、所在部門、現(xiàn)任崗位試用期工作總結(jié)主要工作成果、完成項目、技能提升情況（附具體案例）轉(zhuǎn)正理由對崗位的認知、未來工作規(guī)劃、轉(zhuǎn)正后目標直屬上級評價工作業(yè)績評分（1-10分）、工作態(tài)度、能力評估、是否同意轉(zhuǎn)正（是/否）及理由HR審核意見考勤核查結(jié)果、培訓完成情況、綜合評估結(jié)果審批結(jié)果分管領(lǐng)導簽字、最終結(jié)果（同意轉(zhuǎn)正/延長試用期/不同意轉(zhuǎn)正）（三）崗位調(diào)動申請表項目內(nèi)容申請人信息姓名（*員工）、原部門、原崗位、入職日期調(diào)動信息擬調(diào)部門、擬調(diào)崗位、調(diào)動原因（如業(yè)務需要/個人發(fā)展）、期望到崗日期原部門意見調(diào)動理由是否充分、工作交接安排、部門負責人簽字擬調(diào)入部門意見崗位匹配度評估、薪資調(diào)整建議（如有）、部門負責人簽字HR審批意見符合制度情況、薪資合理性、分管領(lǐng)導簽字（四）離職申請表項目內(nèi)容申請人信息姓名（*員工）、所在部門、崗位、入職日期、勞動合同期限離職信息離職原因（個人/公司）、預計離職日期、是否已交接工作（是/否）工作交接清單交接事項（含資料、資產(chǎn)、待辦工作）、接交人簽字、部門負責人監(jiān)督簽字部門審批意見是否同意離職、工作交接完成情況確認、負責人簽字HR辦理意見考勤核對、薪資結(jié)算、社保公積金停繳日期、離職證明開具日期（五）培訓需求表項目內(nèi)容申請人信息姓名（*員工）、所在部門、現(xiàn)任崗位、入職日期培訓需求希望培訓的領(lǐng)域（如專業(yè)技能/管理能力/溝通技巧）、具體內(nèi)容描述培訓方式偏好線上/線下、內(nèi)部講師/外部機構(gòu)、集中培訓/分散學習期望培訓時間建議時間段（如X月X日-X日）、培訓時長部門意見培訓需求與部門目標匹配度、優(yōu)先級排序、負責人簽字（六）績效考核表（季度考核示例）項目內(nèi)容被考核人信息姓名（*員工）、部門、崗位、考核季度考核指標指標名稱（如“銷售額完成率”“客戶滿意度”）、權(quán)重（%）、目標值、實際值、得分自評對各指標完成情況的自評說明（1-10分）、自我總結(jié)與改進方向上級評價上級評分（1-10分）、評語（優(yōu)點、不足、改進建議）考核結(jié)果綜合得分、等級（優(yōu)秀/良好/合格/待改進）、應用建議（如薪資調(diào)整/培訓）簽字確認被考核人簽字、上級簽字、HR簽字、日期（七）考勤月報表項目內(nèi)容員工信息姓名（*員工）、部門、崗位、月份出勤數(shù)據(jù)應出勤天數(shù)、實際出勤天數(shù)、遲到次數(shù)、早退次數(shù)、曠工天數(shù)、請假天數(shù)（分類）加班數(shù)據(jù)工作日加班時長、周末加班時長、節(jié)假日加班時長（需注明審批狀態(tài)）異常說明未打卡原因、考勤異常備注（如因公外出需提供證明）確認簽字員工簽字、部門負責人簽字、HR簽字四、使用規(guī)范與風險提示（一）信息真實性管理員工需對填寫信息的真實性負責，HR需核對關(guān)鍵信息（如身份證、學歷）原件，發(fā)覺虛假信息立即終止流程并追究責任；電子版表單需定期備份（如每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失；紙質(zhì)版表單嚴禁涂改，確需修改需員工本人簽字確認。（二）保密與權(quán)限控制表單中涉及員工隱私的信息（如身份證號、薪資、家庭情況）僅限HR及相關(guān)部門負責人接觸，嚴禁泄露給無關(guān)人員；電子表單存儲需加密（如設置訪問密碼），紙質(zhì)表單存放在帶鎖檔案柜，借閱需登記（借閱人、借閱時間、用途）。（三）流程合規(guī)性嚴格按公司制度執(zhí)行審批流程（如離職需提前30天申請），禁止越權(quán)審批或簡化流程；涉及薪資調(diào)整、崗位變動的表單，需經(jīng)HR及分管領(lǐng)導雙重審批，保證結(jié)果公平公正。（四）異常情況處理若員工拒絕填寫或提供虛假信息，HR需記錄情況并上報上級，必要時終止勞動關(guān)系；考勤異常（如頻繁遲到）需及時與員工溝通，知曉原因并記錄，作為后續(xù)績效或紀律處理的依據(jù)；離職交接不清時，需部門負責人牽頭督促，必要時暫結(jié)薪資結(jié)算直