公司文檔管理辦法###一、總則

公司文檔管理辦法旨在規(guī)范公司文檔的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、使用、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)，確保文檔管理的系統(tǒng)性、安全性和高效性。通過明確文檔管理流程和職責(zé)，提升公司運(yùn)營(yíng)效率，降低信息風(fēng)險(xiǎn)。本辦法適用于公司所有部門和員工，所有文檔處理活動(dòng)均需遵循相關(guān)規(guī)定。

###二、文檔分類與編碼

####（一）文檔分類

公司文檔主要分為以下幾類：

1.**經(jīng)營(yíng)類文檔**：業(yè)務(wù)計(jì)劃、市場(chǎng)分析、財(cái)務(wù)報(bào)表等。

2.**管理類文檔**：組織架構(gòu)、人事制度、績(jī)效考核等。

3.**技術(shù)類文檔**：產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研發(fā)報(bào)告、操作手冊(cè)等。

4.**行政類文檔**：會(huì)議紀(jì)要、采購(gòu)記錄、辦公設(shè)備臺(tái)賬等。

5.**合規(guī)類文檔**：審計(jì)報(bào)告、資質(zhì)證書、行業(yè)規(guī)范等。

####（二）文檔編碼規(guī)則

文檔編碼采用“類別+年份+順序號(hào)”的格式，例如：

-經(jīng)營(yíng)類文檔：經(jīng)2023-001（經(jīng)營(yíng)類+年份+順序號(hào)）

-技術(shù)類文檔：技2023-015（技術(shù)類+年份+順序號(hào)）

###三、文檔生命周期管理

####（一）文檔創(chuàng)建

1.**責(zé)任人**：各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為文檔創(chuàng)建的第一責(zé)任人。

2.**格式要求**：

-電子文檔需使用公司統(tǒng)一模板（如Word、Excel、PPT）。

-文件命名需清晰、規(guī)范，例如：“項(xiàng)目名稱-文檔類型-日期”。

-涉密文檔需標(biāo)注“密級(jí)”（如“內(nèi)部機(jī)密”“絕密”）。

####（二）文檔存儲(chǔ)

1.**電子文檔存儲(chǔ)**：

-存儲(chǔ)于公司指定云盤或服務(wù)器，按部門分類。

-定期備份（建議每周一次），保留至少3年歷史記錄。

2.**紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)**：

-存放于檔案柜，按類別分區(qū)。

-重要文檔需防火、防潮、防盜。

####（三）文檔使用與共享

1.**內(nèi)部共享**：

-通過公司內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、共享文檔平臺(tái)）進(jìn)行傳遞。

-限制分享范圍，僅對(duì)相關(guān)員工開放權(quán)限。

2.**外部共享**：

-需經(jīng)部門主管審批，并記錄共享對(duì)象和目的。

-禁止通過個(gè)人郵箱或公共平臺(tái)傳輸涉密文檔。

####（四）文檔歸檔與銷毀

1.**歸檔標(biāo)準(zhǔn)**：

-按年度整理，重要文檔需附索引目錄。

-電子文檔需定期遷移至長(zhǎng)期存儲(chǔ)系統(tǒng)。

2.**銷毀流程**：

-紙質(zhì)文檔需填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)主管審批后銷毀。

-涉密文檔需使用碎紙機(jī)銷毀，禁止直接丟棄。

-電子文檔需通過專業(yè)軟件徹底刪除，不可恢復(fù)。

###四、職責(zé)分工

####（一）部門職責(zé)

1.**業(yè)務(wù)部門**：負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)類文檔的創(chuàng)建、初審和日常管理。

2.**行政部**：負(fù)責(zé)公司整體文檔的協(xié)調(diào)、備份和歸檔監(jiān)督。

3.**IT部門**：負(fù)責(zé)電子文檔系統(tǒng)的維護(hù)、安全防護(hù)和權(quán)限管理。

####（二）員工職責(zé)

1.嚴(yán)格按照本辦法執(zhí)行文檔管理。

2.及時(shí)更新和清理個(gè)人工作文檔，避免冗余和過期。

3.發(fā)現(xiàn)文檔丟失或泄密風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即上報(bào)主管。

###五、監(jiān)督與考核

1.**定期檢查**：行政部每季度對(duì)文檔管理執(zhí)行情況抽查，并形成報(bào)告。

2.**考核標(biāo)準(zhǔn)**：

-文檔完整性、規(guī)范性作為部門績(jī)效指標(biāo)之一。

-違規(guī)操作將按公司制度進(jìn)行處理。

###六、附則

1.本辦法自發(fā)布之日起生效，原有規(guī)定與本辦法沖突的以本辦法為準(zhǔn)。

2.本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋，如有疑問可聯(lián)系部門主管。

###二、文檔分類與編碼

####（一）文檔分類

公司文檔主要分為以下幾類，具體定義及適用范圍如下：

1.**經(jīng)營(yíng)類文檔**：涉及公司市場(chǎng)拓展、銷售策略、客戶關(guān)系等業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)相關(guān)的文件。

-**示例**：年度業(yè)務(wù)計(jì)劃書、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶合同模板、銷售數(shù)據(jù)分析表。

2.**管理類文檔**：涉及公司組織架構(gòu)、人力資源、行政管理等內(nèi)部管理體系的文件。

-**示例**：部門職責(zé)說明、員工手冊(cè)、績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議紀(jì)要模板。

3.**技術(shù)類文檔**：涉及產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研發(fā)流程、技術(shù)規(guī)范等科技創(chuàng)新相關(guān)的文件。

-**示例**：產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)表、研發(fā)實(shí)驗(yàn)記錄、操作手冊(cè)、系統(tǒng)架構(gòu)圖。

4.**行政類文檔**：涉及公司日常運(yùn)營(yíng)、后勤保障、辦公環(huán)境等行政事務(wù)的文件。

-**示例**：采購(gòu)申請(qǐng)表、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、辦公區(qū)域布局圖、會(huì)議設(shè)備使用記錄。

5.**合規(guī)類文檔**：涉及行業(yè)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全認(rèn)證等符合性要求的文件。

-**示例**：行業(yè)質(zhì)量認(rèn)證證書、安全生產(chǎn)檢查報(bào)告、環(huán)保檢測(cè)報(bào)告。

####（二）文檔編碼規(guī)則

文檔編碼采用“類別+年份+順序號(hào)”的格式，具體規(guī)則如下：

1.**類別代碼**：

-經(jīng)營(yíng)類：經(jīng)（2字）

-管理類：管（2字）

-技術(shù)類：技（2字）

-行政類：行（2字）

-合規(guī)類：合（2字）

2.**年份**：

-使用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示年份，如2023。

3.**順序號(hào)**：

-使用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足補(bǔ)零，如001、002。

**示例**：經(jīng)營(yíng)類2023年度第5份文檔的編碼為“經(jīng)2023-005”。

###三、文檔生命周期管理

####（一）文檔創(chuàng)建

1.**責(zé)任人**：

-**業(yè)務(wù)部門**：負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)類文檔的創(chuàng)建，需確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

-**技術(shù)部門**：負(fù)責(zé)技術(shù)類文檔的創(chuàng)建，需符合行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

-**行政部**：負(fù)責(zé)管理類和行政類文檔的創(chuàng)建，需符合公司制度要求。

2.**格式要求**：

-**電子文檔**：

-使用公司統(tǒng)一模板（Word、Excel、PPT），模板由行政部定期更新。

-文件命名需遵循“項(xiàng)目名稱-文檔類型-日期”的格式，如“2023年Q3市場(chǎng)計(jì)劃-計(jì)劃書-2023-07-15”。

-涉密文檔需在標(biāo)題或文件屬性中標(biāo)注“密級(jí)”（如“內(nèi)部機(jī)密”“絕密”），并設(shè)置加密。

-**紙質(zhì)文檔**：

-使用公司標(biāo)準(zhǔn)檔案紙，字跡需清晰可辨。

-重要文檔需加蓋騎縫章或部門印章。

3.**審批流程**：

-**一般文檔**：創(chuàng)建后由部門主管初審，行政部復(fù)核。

-**涉密文檔**：需經(jīng)部門主管、分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審批，并記錄審批人簽名及日期。

####（二）文檔存儲(chǔ)

1.**電子文檔存儲(chǔ)**：

-**存儲(chǔ)位置**：

-業(yè)務(wù)類文檔：存儲(chǔ)于“業(yè)務(wù)文檔\經(jīng)\年份\類別”路徑下。

-技術(shù)類文檔：存儲(chǔ)于“技術(shù)文檔\技\年份\類別”路徑下。

-**備份要求**：

-每周五進(jìn)行全量備份，備份至公司備用服務(wù)器。

-歷史文檔（超過1年）定期歸檔至冷存儲(chǔ)設(shè)備。

-**訪問權(quán)限**：

-部門內(nèi)部文檔默認(rèn)僅限部門成員訪問，需按需申請(qǐng)擴(kuò)展權(quán)限。

-涉密文檔需額外設(shè)置動(dòng)態(tài)口令或人臉識(shí)別登錄。

2.**紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)**：

-**存儲(chǔ)位置**：

-按部門劃分區(qū)域，如“經(jīng)營(yíng)類文檔區(qū)”“技術(shù)類文檔區(qū)”。

-涉密文檔需存放于帶鎖的專用檔案柜。

-**標(biāo)簽管理**：

-每盒文檔需附《文檔存放清單》，列明文檔編碼、名稱、存放時(shí)間。

-重要文檔需粘貼RFID標(biāo)簽以便快速檢索。

####（三）文檔使用與共享

1.**內(nèi)部共享**：

-**流程**：

1.填寫《文檔共享申請(qǐng)表》，說明共享目的和對(duì)象。

2.部門主管審批后，通過OA系統(tǒng)發(fā)起共享邀請(qǐng)。

3.收件人需在3日內(nèi)確認(rèn)接收，超時(shí)自動(dòng)撤銷。

-**權(quán)限控制**：

-可設(shè)置“只讀”“可編輯”“可評(píng)論”三種權(quán)限。

-涉密文檔僅限授權(quán)人員通過加密通道傳輸。

2.**外部共享**：

-**流程**：

1.填寫《外部文檔共享申請(qǐng)表》，需注明共享方資質(zhì)及保密要求。

2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，通過公司郵件系統(tǒng)發(fā)送加密附件。

3.共享后需跟蹤對(duì)方下載時(shí)間，超期自動(dòng)失效。

-**安全措施**：

-外部共享文檔需設(shè)置30天自動(dòng)過期，并附帶《保密承諾函》。

-禁止通過個(gè)人郵箱或即時(shí)通訊工具傳輸敏感文檔。

####（四）文檔歸檔與銷毀

1.**歸檔標(biāo)準(zhǔn)**：

-**電子文檔**：

-每月最后一個(gè)工作日整理當(dāng)月文檔，按類別分類。

-使用電子檔案管理系統(tǒng)導(dǎo)入文檔，并生成唯一檔案號(hào)。

-**紙質(zhì)文檔**：

-每季度整理一次，重要文檔需拍照存檔后銷毀原版。

-歸檔文檔需貼上防蛀標(biāo)簽，存放于恒溫恒濕檔案室。

2.**銷毀流程**：

-**紙質(zhì)文檔**：

1.填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》，主管審批后執(zhí)行。

2.涉密文檔需使用交叉碎紙機(jī)銷毀，確保無法還原。

3.銷毀后由經(jīng)辦人、主管雙重簽字確認(rèn)，存檔備查。

-**電子文檔**：

1.使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件覆蓋存儲(chǔ)介質(zhì)。

2.銷毀記錄需記錄銷毀時(shí)間、文檔編碼、操作人，并加密存儲(chǔ)。

###四、職責(zé)分工

####（一）部門職責(zé)

1.**業(yè)務(wù)部門**：

-負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)類文檔的日常管理，包括創(chuàng)建、更新和共享。

-每月提交《業(yè)務(wù)文檔使用報(bào)告》，分析文檔缺失或冗余情況。

2.**行政部**：

-負(fù)責(zé)公司整體文檔體系的維護(hù)，包括模板更新和流程優(yōu)化。

-每季度組織文檔管理培訓(xùn)，提升員工規(guī)范意識(shí)。

3.**IT部門**：

-負(fù)責(zé)電子文檔系統(tǒng)的技術(shù)支持，包括權(quán)限管理和備份監(jiān)控。

-每半年進(jìn)行一次系統(tǒng)安全審計(jì)，排查漏洞。

####（二）員工職責(zé)

1.**文檔創(chuàng)建**：

-嚴(yán)格按照公司模板和命名規(guī)范制作文檔。

-涉密文檔需加密存儲(chǔ)，離職時(shí)需上交所有工作文檔。

2.**文檔共享**：

-僅向授權(quán)人員共享文檔，禁止截圖或轉(zhuǎn)存敏感內(nèi)容。

-發(fā)現(xiàn)文檔異常（如權(quán)限錯(cuò)誤）立即上報(bào)行政部。

3.**文檔銷毀**：

-個(gè)人工作文檔需定期清理，保留至少2年歷史記錄。

-禁止將公司文檔外借或用于非工作用途。

###五、監(jiān)督與考核

1.**定期檢查**：

-行政部每月抽查10%的文檔，檢查合規(guī)性。

-檢查內(nèi)容包括：文檔完整性、分類準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)規(guī)范性。

2.**考核標(biāo)準(zhǔn)**：

-**優(yōu)秀（90分以上）**：文檔分類清晰，存儲(chǔ)規(guī)范，無違規(guī)操作。

-**合格（80-89分）**：基本符合要求，偶有疏漏。

-**不合格（低于80分）**：多次違規(guī)或文檔丟失，需進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。

-考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤，連續(xù)兩次不合格需降級(jí)處理。

###六、附則

1.**系統(tǒng)升級(jí)**：

-每年6月和12月評(píng)估文檔管理系統(tǒng)，根據(jù)需求進(jìn)行升級(jí)。

2.**爭(zhēng)議處理**：

-如遇文檔管理糾紛，由行政部牽頭調(diào)解，重大問題上報(bào)管理層。

3.**生效日期**：

-本辦法自2023年9月1日起正式實(shí)施，原有制度同步廢止。

###一、總則

公司文檔管理辦法旨在規(guī)范公司文檔的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、使用、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)，確保文檔管理的系統(tǒng)性、安全性和高效性。通過明確文檔管理流程和職責(zé)，提升公司運(yùn)營(yíng)效率，降低信息風(fēng)險(xiǎn)。本辦法適用于公司所有部門和員工，所有文檔處理活動(dòng)均需遵循相關(guān)規(guī)定。

###二、文檔分類與編碼

####（一）文檔分類

公司文檔主要分為以下幾類：

1.**經(jīng)營(yíng)類文檔**：業(yè)務(wù)計(jì)劃、市場(chǎng)分析、財(cái)務(wù)報(bào)表等。

2.**管理類文檔**：組織架構(gòu)、人事制度、績(jī)效考核等。

3.**技術(shù)類文檔**：產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研發(fā)報(bào)告、操作手冊(cè)等。

4.**行政類文檔**：會(huì)議紀(jì)要、采購(gòu)記錄、辦公設(shè)備臺(tái)賬等。

5.**合規(guī)類文檔**：審計(jì)報(bào)告、資質(zhì)證書、行業(yè)規(guī)范等。

####（二）文檔編碼規(guī)則

文檔編碼采用“類別+年份+順序號(hào)”的格式，例如：

-經(jīng)營(yíng)類文檔：經(jīng)2023-001（經(jīng)營(yíng)類+年份+順序號(hào)）

-技術(shù)類文檔：技2023-015（技術(shù)類+年份+順序號(hào)）

###三、文檔生命周期管理

####（一）文檔創(chuàng)建

1.**責(zé)任人**：各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為文檔創(chuàng)建的第一責(zé)任人。

2.**格式要求**：

-電子文檔需使用公司統(tǒng)一模板（如Word、Excel、PPT）。

-文件命名需清晰、規(guī)范，例如：“項(xiàng)目名稱-文檔類型-日期”。

-涉密文檔需標(biāo)注“密級(jí)”（如“內(nèi)部機(jī)密”“絕密”）。

####（二）文檔存儲(chǔ)

1.**電子文檔存儲(chǔ)**：

-存儲(chǔ)于公司指定云盤或服務(wù)器，按部門分類。

-定期備份（建議每周一次），保留至少3年歷史記錄。

2.**紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)**：

-存放于檔案柜，按類別分區(qū)。

-重要文檔需防火、防潮、防盜。

####（三）文檔使用與共享

1.**內(nèi)部共享**：

-通過公司內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、共享文檔平臺(tái)）進(jìn)行傳遞。

-限制分享范圍，僅對(duì)相關(guān)員工開放權(quán)限。

2.**外部共享**：

-需經(jīng)部門主管審批，并記錄共享對(duì)象和目的。

-禁止通過個(gè)人郵箱或公共平臺(tái)傳輸涉密文檔。

####（四）文檔歸檔與銷毀

1.**歸檔標(biāo)準(zhǔn)**：

-按年度整理，重要文檔需附索引目錄。

-電子文檔需定期遷移至長(zhǎng)期存儲(chǔ)系統(tǒng)。

2.**銷毀流程**：

-紙質(zhì)文檔需填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)主管審批后銷毀。

-涉密文檔需使用碎紙機(jī)銷毀，禁止直接丟棄。

-電子文檔需通過專業(yè)軟件徹底刪除，不可恢復(fù)。

###四、職責(zé)分工

####（一）部門職責(zé)

1.**業(yè)務(wù)部門**：負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)類文檔的創(chuàng)建、初審和日常管理。

2.**行政部**：負(fù)責(zé)公司整體文檔的協(xié)調(diào)、備份和歸檔監(jiān)督。

3.**IT部門**：負(fù)責(zé)電子文檔系統(tǒng)的維護(hù)、安全防護(hù)和權(quán)限管理。

####（二）員工職責(zé)

1.嚴(yán)格按照本辦法執(zhí)行文檔管理。

2.及時(shí)更新和清理個(gè)人工作文檔，避免冗余和過期。

3.發(fā)現(xiàn)文檔丟失或泄密風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即上報(bào)主管。

###五、監(jiān)督與考核

1.**定期檢查**：行政部每季度對(duì)文檔管理執(zhí)行情況抽查，并形成報(bào)告。

2.**考核標(biāo)準(zhǔn)**：

-文檔完整性、規(guī)范性作為部門績(jī)效指標(biāo)之一。

-違規(guī)操作將按公司制度進(jìn)行處理。

###六、附則

1.本辦法自發(fā)布之日起生效，原有規(guī)定與本辦法沖突的以本辦法為準(zhǔn)。

2.本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋，如有疑問可聯(lián)系部門主管。

###二、文檔分類與編碼

####（一）文檔分類

公司文檔主要分為以下幾類，具體定義及適用范圍如下：

1.**經(jīng)營(yíng)類文檔**：涉及公司市場(chǎng)拓展、銷售策略、客戶關(guān)系等業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)相關(guān)的文件。

-**示例**：年度業(yè)務(wù)計(jì)劃書、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶合同模板、銷售數(shù)據(jù)分析表。

2.**管理類文檔**：涉及公司組織架構(gòu)、人力資源、行政管理等內(nèi)部管理體系的文件。

-**示例**：部門職責(zé)說明、員工手冊(cè)、績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議紀(jì)要模板。

3.**技術(shù)類文檔**：涉及產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研發(fā)流程、技術(shù)規(guī)范等科技創(chuàng)新相關(guān)的文件。

-**示例**：產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)表、研發(fā)實(shí)驗(yàn)記錄、操作手冊(cè)、系統(tǒng)架構(gòu)圖。

4.**行政類文檔**：涉及公司日常運(yùn)營(yíng)、后勤保障、辦公環(huán)境等行政事務(wù)的文件。

-**示例**：采購(gòu)申請(qǐng)表、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、辦公區(qū)域布局圖、會(huì)議設(shè)備使用記錄。

5.**合規(guī)類文檔**：涉及行業(yè)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全認(rèn)證等符合性要求的文件。

-**示例**：行業(yè)質(zhì)量認(rèn)證證書、安全生產(chǎn)檢查報(bào)告、環(huán)保檢測(cè)報(bào)告。

####（二）文檔編碼規(guī)則

文檔編碼采用“類別+年份+順序號(hào)”的格式，具體規(guī)則如下：

1.**類別代碼**：

-經(jīng)營(yíng)類：經(jīng)（2字）

-管理類：管（2字）

-技術(shù)類：技（2字）

-行政類：行（2字）

-合規(guī)類：合（2字）

2.**年份**：

-使用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示年份，如2023。

3.**順序號(hào)**：

-使用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足補(bǔ)零，如001、002。

**示例**：經(jīng)營(yíng)類2023年度第5份文檔的編碼為“經(jīng)2023-005”。

###三、文檔生命周期管理

####（一）文檔創(chuàng)建

1.**責(zé)任人**：

-**業(yè)務(wù)部門**：負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)類文檔的創(chuàng)建，需確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

-**技術(shù)部門**：負(fù)責(zé)技術(shù)類文檔的創(chuàng)建，需符合行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

-**行政部**：負(fù)責(zé)管理類和行政類文檔的創(chuàng)建，需符合公司制度要求。

2.**格式要求**：

-**電子文檔**：

-使用公司統(tǒng)一模板（Word、Excel、PPT），模板由行政部定期更新。

-文件命名需遵循“項(xiàng)目名稱-文檔類型-日期”的格式，如“2023年Q3市場(chǎng)計(jì)劃-計(jì)劃書-2023-07-15”。

-涉密文檔需在標(biāo)題或文件屬性中標(biāo)注“密級(jí)”（如“內(nèi)部機(jī)密”“絕密”），并設(shè)置加密。

-**紙質(zhì)文檔**：

-使用公司標(biāo)準(zhǔn)檔案紙，字跡需清晰可辨。

-重要文檔需加蓋騎縫章或部門印章。

3.**審批流程**：

-**一般文檔**：創(chuàng)建后由部門主管初審，行政部復(fù)核。

-**涉密文檔**：需經(jīng)部門主管、分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審批，并記錄審批人簽名及日期。

####（二）文檔存儲(chǔ)

1.**電子文檔存儲(chǔ)**：

-**存儲(chǔ)位置**：

-業(yè)務(wù)類文檔：存儲(chǔ)于“業(yè)務(wù)文檔\經(jīng)\年份\類別”路徑下。

-技術(shù)類文檔：存儲(chǔ)于“技術(shù)文檔\技\年份\類別”路徑下。

-**備份要求**：

-每周五進(jìn)行全量備份，備份至公司備用服務(wù)器。

-歷史文檔（超過1年）定期歸檔至冷存儲(chǔ)設(shè)備。

-**訪問權(quán)限**：

-部門內(nèi)部文檔默認(rèn)僅限部門成員訪問，需按需申請(qǐng)擴(kuò)展權(quán)限。

-涉密文檔需額外設(shè)置動(dòng)態(tài)口令或人臉識(shí)別登錄。

2.**紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)**：

-**存儲(chǔ)位置**：

-按部門劃分區(qū)域，如“經(jīng)營(yíng)類文檔區(qū)”“技術(shù)類文檔區(qū)”。

-涉密文檔需存放于帶鎖的專用檔案柜。

-**標(biāo)簽管理**：

-每盒文檔需附《文檔存放清單》，列明文檔編碼、名稱、存放時(shí)間。

-重要文檔需粘貼RFID標(biāo)簽以便快速檢索。

####（三）文檔使用與共享

1.**內(nèi)部共享**：

-**流程**：

1.填寫《文檔共享申請(qǐng)表》，說明共享目的和對(duì)象。

2.部門主管審批后，通過OA系統(tǒng)發(fā)起共享邀請(qǐng)。

3.收件人需在3日內(nèi)確認(rèn)接收，超時(shí)自動(dòng)撤銷。

-**權(quán)限控制**：

-可設(shè)置“只讀”“可編輯”“可評(píng)論”三種權(quán)限。

-涉密文檔僅限授權(quán)人員通過加密通道傳輸。

2.**外部共享**：

-**流程**：

1.填寫《外部文檔共享申請(qǐng)表》，需注明共享方資質(zhì)及保密要求。

2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，通過公司郵件系統(tǒng)發(fā)送加密附件。

3.共享后需跟蹤對(duì)方下載時(shí)間，超期自動(dòng)失效。

-**安全措施**：

-外部共享文檔需設(shè)置30天自動(dòng)過期，并附帶《保密承諾函》。

-禁止通過個(gè)人郵箱或即時(shí)通訊工具傳輸敏感文檔。

####（四）文檔歸檔與銷毀

1.**歸檔標(biāo)準(zhǔn)**：

-**電子文檔**：

-每月最后一個(gè)工作日整理當(dāng)月文檔，按類別分類。

-使用電子檔案管理系統(tǒng)導(dǎo)入文檔，并生成唯一檔案號(hào)。

-**紙質(zhì)文檔**：

-每季度整理一次，重要文檔需拍照存檔后銷毀原版。

-歸檔文檔需貼上防蛀標(biāo)簽，存放于恒溫恒濕檔案室。

2.**銷毀流程**：

-**紙質(zhì)文檔**：

1.填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》，主管審批后執(zhí)行。

2.涉密文檔需使用交叉碎紙機(jī)銷毀，確保無法還原。

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