企業(yè)文檔格式及命名規(guī)范手冊(cè)一、前言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文檔管理，統(tǒng)一文檔格式與命名標(biāo)準(zhǔn)，提升文檔撰寫效率與檢索便捷性，保證文檔信息的準(zhǔn)確性、一致性和可追溯性，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門、各崗位在文檔編制、審核、歸檔及使用過程中的全流程管理，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作減少溝通成本，保障企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的有效沉淀與共享。二、本規(guī)范適用對(duì)象與范圍（一）適用對(duì)象企業(yè)全體員工，包括但不限于管理層、各部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組成員、行政及文秘人員等。（二）適用文檔類型管理制度類：如《考勤管理制度》《財(cái)務(wù)報(bào)銷管理辦法》等；項(xiàng)目管理類：如《項(xiàng)目計(jì)劃書》《可行性研究報(bào)告》《會(huì)議紀(jì)要》等；業(yè)務(wù)報(bào)告類：如《季度銷售分析報(bào)告》《客戶滿意度調(diào)研報(bào)告》等；合同協(xié)議類：如《采購(gòu)合同》《服務(wù)協(xié)議》等；行政辦公類：如《通知函》《工作總結(jié)》《培訓(xùn)方案》等；技術(shù)文檔類：如《產(chǎn)品需求說明書》《系統(tǒng)操作手冊(cè)》等。三、文檔格式規(guī)范要求（一）頁面設(shè)置頁邊距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（符合公文標(biāo)準(zhǔn)）；頁眉頁腳：頁眉左側(cè)為“企業(yè)名稱+Logo”（高度1.5cm），右側(cè)為文檔標(biāo)題（宋體小五號(hào)，居右）；頁腳居中插入頁碼（格式為“第X頁共Y頁”，宋體小五號(hào)）；頁面方向：一般采用A4縱向，如需橫向需在文檔首頁注明“橫向排版”。（二）字體與字號(hào)標(biāo)題層級(jí)：一級(jí)標(biāo)題（如“第一章總則”）：黑體二號(hào)，居中，段前段后間距1行；二級(jí)標(biāo)題（如“1.1適用范圍”）：黑體三號(hào)，左對(duì)齊，段前段后間距0.5行；三級(jí)標(biāo)題（如“1.1.1適用對(duì)象”）：宋體小四號(hào)加粗，左對(duì)齊，段前段后間距0.3行；宋體小四號(hào)，行距1.5倍，首行縮進(jìn)2字符。特殊內(nèi)容：文檔編號(hào)、版本號(hào)、日期等：宋體五號(hào)，加粗；表格內(nèi)文字：宋體五號(hào)，表頭加粗；注釋：宋體小五號(hào)，頁面底端居中插入（格式為“注：X”）。（三）段落與圖表規(guī)范段落格式：段落首行縮進(jìn)2字符，行間距1.5倍，段前段后間距默認(rèn)（0行）；列表項(xiàng)使用“1.、2.、3.”或“（1）、（2）、（3）”編號(hào)，對(duì)齊方式與一致。圖表規(guī)范：表格：需有明確表頭（如“表3-1項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表”），表頭加粗，表格居中，無邊框或細(xì)實(shí)線邊框（線寬0.5磅）；圖形：需標(biāo)注圖題（如“圖2-1系統(tǒng)架構(gòu)圖”），圖題居中，宋體五號(hào)；圖片分辨率不低于300dpi，嵌入文檔中避免失效。引用規(guī)范：引用政策、標(biāo)準(zhǔn)或他人觀點(diǎn)時(shí)，需注明來源（格式為“《X》第X章”或“X（2023）指出”），參考文獻(xiàn)列于文檔末尾（宋體小五號(hào)，編號(hào)[1][2][3]）。四、文檔命名規(guī)范要求（一）命名結(jié)構(gòu)文檔名稱統(tǒng)一采用“部門簡(jiǎn)稱-文檔類型-項(xiàng)目/主題-版本號(hào)-日期-責(zé)任人”結(jié)構(gòu)，各部分用“-”分隔，具體說明組成部分規(guī)則說明示例部門簡(jiǎn)稱使用企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一部門簡(jiǎn)稱（如“行政部”簡(jiǎn)稱“XZB”，“市場(chǎng)部”簡(jiǎn)稱“SCB”）XZB文檔類型按文檔性質(zhì)分類（制度類用“ZD”，報(bào)告類用“BG”，合同類用“HT”，方案類用“FA”）ZD項(xiàng)目/主題簡(jiǎn)潔描述文檔核心內(nèi)容，不超過10字（如“考勤管理”“項(xiàng)目啟動(dòng)”）考勤管理版本號(hào)采用“VX.Y”格式（X為主版本號(hào)，重大修訂遞增；Y為次版本號(hào)，細(xì)節(jié)修訂遞增）V1.0日期格式為“YYYYMMDD”（年月日，8位數(shù)字）20231001責(zé)任人編制人姓名（用“”代替，如“明”“*華”）*明（二）命名示例制度類：《XZB-ZD-考勤管理-V1.0-20231001-*明》；報(bào)告類：《SCB-BG-競(jìng)品分析-V2.1-20231015-*華》；合同類：《CZB-HT-設(shè)備采購(gòu)-V1.0-20230920-*麗》；方案類：《XMB-FA-培訓(xùn)方案-V1.2-20231010-*強(qiáng)》。五、常用參考（一）會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議紀(jì)要文檔編號(hào)：[部門簡(jiǎn)稱]-MJ-YYYYMMDD-X版本號(hào)：VX.Y會(huì)議主題：[會(huì)議核心議題]會(huì)議時(shí)間：YYYY年MM月DD日HH:MM會(huì)議地點(diǎn)：[會(huì)議室名稱/線上會(huì)議]主持人：[姓名*]參會(huì)人員：[姓名、姓名、姓名*]記錄人：[姓名*]缺席人員：[姓名*（事由）]會(huì)議議題討論內(nèi)容決議事項(xiàng)行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人完成時(shí)間議題1：項(xiàng)目啟動(dòng)1.項(xiàng)目背景說明；2.資源需求討論；3.時(shí)間節(jié)點(diǎn)確認(rèn)。1.成立項(xiàng)目組，成員為明、華、*強(qiáng)；2.項(xiàng)目周期為2023年10月-12月。1.3個(gè)工作日內(nèi)提交《項(xiàng)目計(jì)劃書（初稿）》；2.5個(gè)工作日內(nèi)完成項(xiàng)目預(yù)算編制。*明20231004議題2：Q4銷售目標(biāo)1.上季度銷售數(shù)據(jù)回顧；2.本季度目標(biāo)分解；3.市場(chǎng)推廣方案討論。1.Q4銷售目標(biāo)定為500萬元；2.重點(diǎn)推廣A、B兩款產(chǎn)品。1.市場(chǎng)部10月8日前提交推廣方案；2.銷售部10月10日前分解各區(qū)域目標(biāo)。*華20231008附件：[附件1：項(xiàng)目背景資料；附件2：Q3銷售數(shù)據(jù)報(bào)表]|

分發(fā)范圍：[管理層、項(xiàng)目組全體成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人]|

編制人：[姓名*]|審核人：[姓名*]|批準(zhǔn)人：[姓名*]|

編制日期：YYYY年MM月DD日|審核日期：YYYY年MM月DD日|批準(zhǔn)日期：YYYY年MM月DD日|（二）項(xiàng)目計(jì)劃書模板（節(jié)選核心模塊）項(xiàng)目計(jì)劃書項(xiàng)目名稱：[項(xiàng)目]文檔編號(hào)：[部門簡(jiǎn)稱]-XM-YYYYMMDD-X版本號(hào)：VX.Y編制部門：[項(xiàng)目所屬部門]編制人：[姓名*]審核人：[姓名*]批準(zhǔn)人：[姓名*]一、項(xiàng)目背景與目標(biāo)|

-背景：[項(xiàng)目發(fā)起原因，如市場(chǎng)需求、戰(zhàn)略規(guī)劃等]|

-目標(biāo)：[項(xiàng)目需達(dá)成的具體目標(biāo)，需可量化，如“用戶量提升20%”“成本降低15%”]|二、項(xiàng)目范圍與時(shí)間節(jié)點(diǎn)|

-范圍：[項(xiàng)目包含的主要工作內(nèi)容，明確邊界]|

-時(shí)間節(jié)點(diǎn)：|

|階段|起止時(shí)間|交付物|

|————–|—————-|—————————-|

|需求分析|20231001-20231015|《需求規(guī)格說明書》|

|方案設(shè)計(jì)|20231016-20231031|《系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案》|

|開發(fā)實(shí)施|20231101-20231220|系統(tǒng)測(cè)試版本|三、資源需求|

-人力資源：[項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)角色與職責(zé)，如項(xiàng)目經(jīng)理明、開發(fā)工程師強(qiáng)等]|

-預(yù)算資源：[項(xiàng)目總預(yù)算及明細(xì)，如設(shè)備采購(gòu)、人員成本等]|四、風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)措施|

-風(fēng)險(xiǎn)1：[風(fēng)險(xiǎn)描述，如“需求變更頻繁”]；應(yīng)對(duì)措施：[具體解決方案，如“建立變更評(píng)審流程”]|

-風(fēng)險(xiǎn)2：[風(fēng)險(xiǎn)描述，如“技術(shù)資源不足”]；應(yīng)對(duì)措施：[具體解決方案，如“申請(qǐng)外部技術(shù)支持”]|編制日期：YYYY年MM月DD日|審核日期：YYYY年MM月DD日|批準(zhǔn)日期：YYYY年MM月DD日|六、文檔規(guī)范執(zhí)行步驟（一）文檔編制前準(zhǔn)備明確文檔類型與目的：根據(jù)業(yè)務(wù)需求判斷文檔類型（如制度、報(bào)告等），確定文檔核心目標(biāo)與受眾；查閱模板與規(guī)范：從企業(yè)文檔管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）調(diào)取對(duì)應(yīng)類型模板，對(duì)照本手冊(cè)格式與命名規(guī)范要求；收集基礎(chǔ)信息：整理文檔所需數(shù)據(jù)、背景資料、責(zé)任人信息等，保證內(nèi)容準(zhǔn)確完整。（二）文檔格式與內(nèi)容編寫設(shè)置頁面格式：按照本手冊(cè)“頁面設(shè)置”要求調(diào)整頁邊距、頁眉頁腳、字體字號(hào)；套用模板框架：根據(jù)文檔類型填寫模板中的固定要素（如文檔編號(hào)、版本號(hào)、編制人等）；撰寫內(nèi)容：邏輯清晰、條理分明，使用三級(jí)標(biāo)題區(qū)分層級(jí)，重要數(shù)據(jù)需注明來源；插入圖表與引用：圖表需編號(hào)并添加標(biāo)題，引用內(nèi)容需標(biāo)注出處，避免抄襲。（三）文檔命名與初步審核規(guī)范名稱：按照“部門簡(jiǎn)稱-文檔類型-項(xiàng)目/主題-版本號(hào)-日期-責(zé)任人”結(jié)構(gòu)命名文件；內(nèi)部自查：檢查格式是否符合要求（如字體、行距、頁碼）、命名是否準(zhǔn)確、內(nèi)容是否有錯(cuò)別字或邏輯漏洞；提交部門審核：將文檔提交至部門負(fù)責(zé)人或指定審核人，確認(rèn)內(nèi)容準(zhǔn)確性與合規(guī)性。（四）文檔定稿與歸檔修訂與確認(rèn)：根據(jù)審核意見修改文檔，更新版本號(hào)（如V1.0→V1.1），重新提交審核直至通過；最終命名：定稿后確認(rèn)文檔名稱與版本號(hào)無誤，避免使用“最新版”“最終版”等非規(guī)范表述；歸檔存儲(chǔ)：將文檔至企業(yè)指定文檔管理系統(tǒng)（如OA、SharePoint），按部門分類存儲(chǔ)，保證可檢索、可追溯。七、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）格式與命名常見錯(cuò)誤格式問題：頁眉頁腳缺失、字體字號(hào)不統(tǒng)一、圖表未編號(hào)、行距不符合要求等；命名問題：使用空格、特殊字符（如“”“#”）、版本號(hào)格式錯(cuò)誤（如“v1”“1.0”）、日期格式不規(guī)范（如“2023-10-01”）、責(zé)任人未用“”代替等。（二）版本與變更管理版本控制：文檔修訂后必須更新版本號(hào)，主版本號(hào)（X）用于重大內(nèi)容調(diào)整（如結(jié)構(gòu)變更、核心條款修改），次版本號(hào)（Y）用于細(xì)節(jié)修訂（如錯(cuò)別字修改、數(shù)據(jù)更新）；變更記錄：重要文檔需在“修訂記錄”頁（可插入文檔末尾）注明每次修訂的版本號(hào)、修訂內(nèi)容、修訂人、修訂日期，如：版本號(hào)修訂內(nèi)容修訂人修訂日期V1.1修改項(xiàng)目時(shí)間節(jié)點(diǎn)*強(qiáng)20231010（三）協(xié)作與歸檔要求多人協(xié)作：團(tuán)隊(duì)共同編寫文檔時(shí)，需指定唯一負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌，使用同一模板實(shí)時(shí)同步內(nèi)容，避免版本混亂；歸檔時(shí)效：文檔定稿后2個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，逾期未歸檔需向行政部門說明原因；定期清理：每季度末對(duì)部門文檔進(jìn)行梳理，刪除過期或無效文檔（如已廢止的制度），保留最新版本。（四）合規(guī)與保密要求敏感信息處理：文檔中不得包含企業(yè)商業(yè)秘密（如未公開財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)參數(shù)）、員工隱私信息（如證件號(hào)碼號(hào)、家庭住址），如需引用需脫敏處理；審批流程：制度類、合同類重要文檔需經(jīng)法務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審核，保證合規(guī)性；保密期限：標(biāo)注保密級(jí)別的文檔