辦公室日常工作規(guī)范化任務(wù)模板一、模板概述二、核心任務(wù)模塊及操作指南（一）會議組織與管理規(guī)范適用情境部門例會、項目啟動會、客戶對接會、跨部門協(xié)調(diào)會等需多人參與的正式會議。操作步驟會前籌備明確會議目標：確定需解決的核心問題（如“確定項目Q3執(zhí)行方案”“同步客戶需求變更”）。確定會議要素：提前3個工作日確認時間（避開工作高峰期，如周一上午或周五下午）、地點（會議室/線上會議）、參會人員（含主持人、記錄人，提前確認availability）。發(fā)送會議通知：通過OA系統(tǒng)/郵件發(fā)送通知，包含主題、時間、地點、議程（附討論材料清單）、聯(lián)系人。示例：“【會議通知】關(guān)于項目進度同步的部門例會，時間：X月X日14:00-15:30，地點：3樓會議室1，議程：1.各模塊進度匯報（負責(zé)）；2.風(fēng)險問題討論（主持）；3.下周計劃確認（記錄）。”會中執(zhí)行會場準備：提前15分鐘調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議軟件），擺放會議材料、簽到表。會議開始：主持人開場（重申目標、議程及時間限制），記錄人分發(fā)簽到表（含姓名、部門、聯(lián)系方式）。過程控制：主持人按議程引導(dǎo)發(fā)言，避免跑題；對關(guān)鍵結(jié)論（如“*部門需在X月X日前提供數(shù)據(jù)支持”）實時記錄，明確責(zé)任人和截止時間。會后跟進整理紀要：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，由記錄人輸出會議紀要，內(nèi)容包括：會議基本信息、各議題討論要點、決議事項（含責(zé)任人和截止時間）、待辦事項清單。分發(fā)與歸檔：紀要通過OA系統(tǒng)發(fā)送至所有參會人及相關(guān)部門，抄送上級領(lǐng)導(dǎo)；紙質(zhì)版紀要經(jīng)主持人簽字后，按“年度-月份-會議類型”分類歸檔（電子版存入共享文件夾）。相關(guān)模板會議簽到表序號姓名部門聯(lián)系方式簽到時間備注1*市場部13:55提前離場2*研發(fā)部139567814:00-會議紀要模板會議主題：關(guān)于*項目Q3執(zhí)行方案討論會時間：2023年X月X日14:00-15:30地點：3樓會議室1參會人：（市場部）、（研發(fā)部）、（運營部）、（主持人）記錄人：*一、議題1：各模塊進度匯報市場部（*）：已完成用戶調(diào)研，報告初稿將于X月X日前提交，需研發(fā)部配合提供技術(shù)參數(shù)。研發(fā)部（*）：技術(shù)參數(shù)整理中，預(yù)計X月X日前完成，同步更新至項目共享文檔。二、議題2：風(fēng)險問題討論結(jié)論：需協(xié)調(diào)部門增加2名測試人員，由負責(zé)對接，X月X日前反饋人員到位情況。三、決議事項序號決議內(nèi)容責(zé)任人截止時間1提交用戶調(diào)研報告初稿*X月X日17:002提供技術(shù)參數(shù)并更新共享文檔*X月X日17:003反饋測試人員到位情況*X月X日12:00注意事項議題不宜超過5個，單會議時長控制在1.5小時內(nèi)；線上會議需提前測試網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，開啟“等候室”功能，保證參會人員身份；紀要需經(jīng)主持人審核后再分發(fā)，避免信息遺漏或偏差。（二）日常文件處理規(guī)范適用情境收文（上級通知、客戶函件、合作單位文件）、發(fā)文（部門通知、報告、申請）、合同/協(xié)議、內(nèi)部資料歸檔等。操作步驟收文處理登記簽收：收到文件后，第一時間在《文件收發(fā)登記表》記錄（文件名稱、來源、收文日期、份數(shù)、經(jīng)辦人），掃描電子版存入“收文-年份-月份”文件夾，紙質(zhì)版標注“收文日期”及“緊急程度”。傳閱審批：根據(jù)文件內(nèi)容確定傳閱范圍（如“需總經(jīng)理審批”“抄送部門”），通過OA系統(tǒng)發(fā)起傳閱流程，明確審批節(jié)點及時限（一般文件不超過2個工作日，緊急文件標注“特急”并電話提醒）。歸檔：審批完畢后，紙質(zhì)版按“類別-年份”歸檔至文件柜，電子版同步至共享服務(wù)器“歸檔文件”目錄。發(fā)文處理擬稿：根據(jù)需求撰寫文件（如《關(guān)于活動的通知》《項目進展報告》），格式規(guī)范（標題宋體二號加粗、宋體小四、行距1.5倍），附件齊全（如活動方案、數(shù)據(jù)表格）。審核：部門負責(zé)人審核內(nèi)容準確性，法務(wù)部審核合同/協(xié)議條款（如涉及法律風(fēng)險），綜合管理部審核格式規(guī)范性（頁碼、字體、落款單位）。簽發(fā)印發(fā)：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字（紙質(zhì)版）或OA系統(tǒng)審批通過后，印發(fā)紙質(zhì)文件（加蓋公章），電子版存入“發(fā)文-年份-月份”文件夾，同時通過郵件/群組通知相關(guān)部門。文件歸檔定期整理：每月末對當月文件進行分類（收文、發(fā)文、合同、其他），按“時間-類別-文號”排序，編制《文件歸檔清單》。保管期限：根據(jù)文件類型確定保管期限（如合同類5年、通知類1年、重要報告類10年），到期前1個月由綜合管理部復(fù)核，確認無保存價值后按規(guī)定銷毀（銷毀時需2人監(jiān)銷并簽字）。相關(guān)模板文件收發(fā)登記表收文日期文件名稱來源份數(shù)經(jīng)辦人傳閱范圍處理狀態(tài)2023-08-01關(guān)于開展*年度安全檢查的通知上級單位1**總經(jīng)理、各部門負責(zé)人已歸檔2023-08-02*項目合作協(xié)議（草稿）合作公司3*法務(wù)部、市場部審核中文件歸檔清單歸檔部門：綜合管理部歸檔月份：2023年8月序號文件名稱文號類別份數(shù)歸檔日期保管期限1關(guān)于*活動總結(jié)報告綜合管〔2023〕8號發(fā)文22023-08-303年2*項目合同（正式版）合同〔2023〕15號合同12023-08-305年注意事項文件命名規(guī)范：“年份-月份-文件名-文號”（如“202308-活動通知-綜合管〔2023〕8號”）；涉密文件需加密存儲（如設(shè)置訪問權(quán)限），嚴禁通過/個人郵箱傳輸；電子文件需定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。（三）工作任務(wù)跟進規(guī)范適用情境個人/團隊任務(wù)分配、項目進度跟蹤、月度/季度目標復(fù)盤等。操作步驟任務(wù)分配明確目標：根據(jù)部門/項目目標拆解任務(wù)（如“Q3完成產(chǎn)品上線”拆解為“需求分析（負責(zé)）-設(shè)計開發(fā)（負責(zé)）-測試驗收（負責(zé)）”），保證任務(wù)可量化（如“完成用戶調(diào)研報告”需明確“樣本量≥500份，含3份競品分析”）。分配任務(wù)：通過OA系統(tǒng)/項目管理工具（如飛書多維表格、釘釘項目）創(chuàng)建任務(wù)，包含任務(wù)名稱、描述、負責(zé)人、協(xié)助人、截止時間、優(yōu)先級（高/中/低）。示例：“任務(wù)名稱：產(chǎn)品需求分析報告；負責(zé)人：；協(xié)助人：*；截止時間：2023-08-31；優(yōu)先級：高；描述：需覆蓋用戶畫像、功能優(yōu)先級、風(fēng)險分析?！边M度跟蹤日常更新：負責(zé)人每日下班前更新任務(wù)進度（如“進行中：已完成用戶訪談30份，剩余20份”“已完成：報告初稿撰寫，待*審核”），通過項目管理工具標記狀態(tài)（未開始/進行中/已完成/延期）。定期檢查：每周五召開15分鐘任務(wù)復(fù)盤會，由負責(zé)人匯報本周完成情況、未完成任務(wù)原因（如“需求調(diào)研延遲：客戶方對接人出差”）、下周計劃；項目經(jīng)理/部門負責(zé)人協(xié)調(diào)資源解決卡點（如“協(xié)調(diào)*部門提供用戶數(shù)據(jù)支持”）。完成反饋成果提交：任務(wù)完成后，負責(zé)人提交成果物（如電子版報告、測試文檔、設(shè)計稿）至項目管理工具，并附“完成說明”（如“報告已通過*審核，見附件”）。驗收歸檔：接收人（如部門領(lǐng)導(dǎo)/項目甲方）在2個工作日內(nèi)完成驗收，確認無誤后在系統(tǒng)中標記“已完成”；成果物按“項目名稱-任務(wù)類型-日期”歸檔至共享文件夾。相關(guān)模板任務(wù)分配表任務(wù)名稱任務(wù)描述負責(zé)人協(xié)助人截止時間優(yōu)先級狀態(tài)*產(chǎn)品需求分析報告完成用戶調(diào)研及競品分析，輸出報告**2023-08-31高進行中*活動宣傳物料設(shè)計設(shè)計海報、H5頁，共5套**2023-08-15中已完成進度跟蹤表（周報）匯報周期：2023年8月21日-8月25日匯報人：*任務(wù)名稱本周計劃本周完成情況未完成原因下周計劃*產(chǎn)品需求分析報告完成用戶訪談20份完成訪談25份，超計劃5份-整理數(shù)據(jù)，撰寫報告初稿*活動宣傳物料設(shè)計完成海報初稿2套初稿已完成，待*審核客戶反饋需調(diào)整配色根據(jù)審核意見修改，提交終稿注意事項任務(wù)優(yōu)先級需根據(jù)“緊急-重要”矩陣劃分，避免低優(yōu)先級任務(wù)占用資源；延期任務(wù)需提前1天提交《延期申請》，說明原因及新完成時間；成果物需保留原始文件（如源設(shè)計稿、未編輯報告），便于后續(xù)追溯。（四）跨部門協(xié)作規(guī)范適用情境項目聯(lián)合推進（如*產(chǎn)品研發(fā)）、資源協(xié)調(diào)（如人力、設(shè)備支持）、流程對接（如財務(wù)報銷與業(yè)務(wù)審批）等。操作步驟需求對接發(fā)起協(xié)作：需求部門通過《跨部門協(xié)作申請表》明確協(xié)作內(nèi)容（如“需部門提供項目測試環(huán)境，使用周期：X月X日-X月X日”）、預(yù)期成果（如“測試環(huán)境包含用戶模塊、支付模塊，支持并發(fā)100人”）、時間節(jié)點。確認職責(zé)：接收部門在2個工作日內(nèi)反饋意見（如“可提供測試環(huán)境，需*部門提前提交配置清單”），雙方協(xié)商一致后，由需求部門發(fā)起OA協(xié)作流程，明確雙方負責(zé)人及接口人。協(xié)作執(zhí)行過程溝通：接口人每日通過群組/項目管理工具同步進度（如“測試環(huán)境已搭建完成，正在進行功能驗證”），遇到問題及時拉會解決（如“支付接口對接失敗，需部門、部門聯(lián)合排查”）。資源支持：需求部門需提前提供所需資料（如項目需求文檔、技術(shù)參數(shù)），接收部門按約定配置資源（如人員、設(shè)備），避免因信息不全導(dǎo)致延誤。成果確認與復(fù)盤成果驗收：協(xié)作完成后，接收部門提交成果物（如測試環(huán)境權(quán)限清單、數(shù)據(jù)報告），需求部門在1個工作日內(nèi)確認是否符合預(yù)期，簽署《協(xié)作成果確認單》。復(fù)盤優(yōu)化：協(xié)作結(jié)束后3個工作日內(nèi)，雙方負責(zé)人召開復(fù)盤會，總結(jié)經(jīng)驗（如“提前1周提交配置清單可縮短搭建時間”）及改進點（如“建立每周進度同步機制”），更新《跨部門協(xié)作流程手冊》。相關(guān)模板跨部門協(xié)作申請表申請部門需求部門協(xié)作主題協(xié)作內(nèi)容預(yù)期成果時間節(jié)點市場部研發(fā)部*活動技術(shù)支持提供*活動報名頁面接口，支持實時數(shù)據(jù)統(tǒng)計報名頁面穩(wěn)定運行，數(shù)據(jù)準確同步2023-08-20前完成搭建運營部財務(wù)部*項目費用報銷流程對接確認報銷標準及審批節(jié)點輸出《報銷流程指引》2023-08-25前完成協(xié)作成果確認單協(xié)作主題需求部門接收部門成果物清單確認結(jié)果（□符合□需調(diào)整）確認人日期*活動技術(shù)支持市場部研發(fā)部報名頁面接口文檔、測試賬號□符合*2023-08-20注意事項協(xié)作需求需提前3個工作日發(fā)起，避免臨時安排影響對方工作；明確“第一責(zé)任人”，避免多頭溝通導(dǎo)致信息混亂；定期更新《跨部門協(xié)作流程手冊》，優(yōu)化低效環(huán)節(jié)。三、通用注意事