采購(gòu)審批流程與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行表單系統(tǒng)使用指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本表單系統(tǒng)適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“單位”）的采購(gòu)活動(dòng)管理，覆蓋常規(guī)采購(gòu)、緊急采購(gòu)、專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)等多種類(lèi)型，具體場(chǎng)景包括但不限于：日常辦公物資采購(gòu)：如文具、設(shè)備耗材、保潔用品等常規(guī)需求；生產(chǎn)/服務(wù)類(lèi)物料采購(gòu)：如原材料、零部件、外包服務(wù)等業(yè)務(wù)相關(guān)物資；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、車(chē)輛等價(jià)值較高的資產(chǎn)；項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)：如研發(fā)項(xiàng)目、基建工程、活動(dòng)執(zhí)行等配套物資或服務(wù)采購(gòu)；跨部門(mén)協(xié)同采購(gòu)：涉及多個(gè)使用部門(mén)或需統(tǒng)籌預(yù)算的集中采購(gòu)需求。系統(tǒng)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、高效，適用于采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、管理層等多角色協(xié)同工作。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與表單填寫(xiě)發(fā)起主體：由采購(gòu)需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部等）的申請(qǐng)人*發(fā)起，需為單位內(nèi)部正式員工。操作內(nèi)容：登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)，選擇“采購(gòu)審批申請(qǐng)”模塊，創(chuàng)建新表單；填寫(xiě)基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人*、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、預(yù)計(jì)采購(gòu)?fù)瓿蓵r(shí)間；填寫(xiě)采購(gòu)物品/服務(wù)詳情：名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如適用）、數(shù)量、單位、預(yù)估單價(jià)、總金額（需精確到元）、采購(gòu)類(lèi)型（勾選“常規(guī)/緊急/專(zhuān)項(xiàng)”等）；說(shuō)明采購(gòu)理由：簡(jiǎn)述物品/服務(wù)的用途、必要性（如“替換報(bào)廢辦公設(shè)備”“滿(mǎn)足Q4季度生產(chǎn)擴(kuò)產(chǎn)需求”等）；附件：需提供《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》（明確技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）、《比價(jià)記錄》（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，緊急采購(gòu)除外）、預(yù)算來(lái)源說(shuō)明（如“年度辦公預(yù)算-科目X”）等材料。注意事項(xiàng)：預(yù)估金額需與市場(chǎng)行情一致，緊急采購(gòu)需在“備注”欄說(shuō)明緊急原因（如“生產(chǎn)設(shè)備故障停機(jī)，需48小時(shí)內(nèi)修復(fù)”）。（二）部門(mén)內(nèi)部審核審核主體：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人*（如部門(mén)經(jīng)理、主管）。審核要點(diǎn)：采購(gòu)需求的真實(shí)性、必要性是否符合部門(mén)工作計(jì)劃；數(shù)量、規(guī)格是否合理，是否存在過(guò)度采購(gòu)；預(yù)算來(lái)源是否合規(guī)，是否在部門(mén)年度預(yù)算范圍內(nèi)。操作內(nèi)容：在系統(tǒng)中查看表單及附件，確認(rèn)無(wú)誤后“通過(guò)”，并填寫(xiě)審核意見(jiàn)；若需修改，“駁回”并注明修改原因（如“規(guī)格參數(shù)不明確，需補(bǔ)充技術(shù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”），申請(qǐng)人*修改后重新提交。時(shí)效要求：常規(guī)需求需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急需求需在4小時(shí)內(nèi)完成。（三）采購(gòu)部門(mén)審核審核主體：采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)員及負(fù)責(zé)人。審核要點(diǎn)：采購(gòu)類(lèi)型劃分是否準(zhǔn)確（如是否達(dá)到“集中采購(gòu)”標(biāo)準(zhǔn)）；供應(yīng)商選擇是否符合單位采購(gòu)政策（如是否需通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、詢(xún)比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等）；附件完整性（比價(jià)記錄、需求說(shuō)明書(shū)等是否齊全）；預(yù)估金額是否與市場(chǎng)行情匹配，必要時(shí)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研復(fù)核。操作內(nèi)容：對(duì)緊急采購(gòu)，協(xié)調(diào)啟動(dòng)“綠色通道”，優(yōu)先聯(lián)系合格供應(yīng)商；對(duì)常規(guī)采購(gòu)，根據(jù)金額及類(lèi)型確定采購(gòu)方式（如5萬(wàn)元以下采用詢(xún)比價(jià)，5-50萬(wàn)元采用競(jìng)爭(zhēng)性談判等），并在系統(tǒng)中記錄采購(gòu)方式；審核通過(guò)后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核；若需補(bǔ)充材料（如供應(yīng)商資質(zhì)文件），駁回并明確補(bǔ)充要求。時(shí)效要求：常規(guī)需求2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急需求8小時(shí)內(nèi)完成。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核復(fù)核主體：財(cái)務(wù)部門(mén)專(zhuān)員及負(fù)責(zé)人。復(fù)核要點(diǎn)：采購(gòu)總金額是否超出預(yù)算，預(yù)算調(diào)整流程是否符合規(guī)定；付款方式、條款是否合規(guī)（如是否預(yù)付款、質(zhì)保金比例等）；成本合理性分析（如單價(jià)是否遠(yuǎn)高于歷史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)）；附件中財(cái)務(wù)相關(guān)憑證（如預(yù)算批文、比價(jià)表）是否完整。操作內(nèi)容：復(fù)核通過(guò)后，提交至對(duì)應(yīng)管理層級(jí)審批；若存在預(yù)算超支或成本異常，發(fā)起“預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)”或要求采購(gòu)部門(mén)重新比價(jià)。時(shí)效要求：1個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急需求4小時(shí)內(nèi)完成。（五）管理層審批審批主體：根據(jù)采購(gòu)金額及類(lèi)型確定審批層級(jí)（示例）：5萬(wàn)元以下：分管采購(gòu)副總*；5萬(wàn)-50萬(wàn)元：總經(jīng)理*；50萬(wàn)元以上：總經(jīng)理辦公會(huì)/決策委員會(huì)*。審批要點(diǎn)：采購(gòu)事項(xiàng)是否符合單位戰(zhàn)略規(guī)劃及年度目標(biāo)；重大采購(gòu)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)可控性（如供應(yīng)商依賴(lài)度、市場(chǎng)波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)等）；審批流程是否完整，前置環(huán)節(jié)是否均已合規(guī)通過(guò)。操作內(nèi)容：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)《采購(gòu)任務(wù)通知書(shū)》，推送至采購(gòu)部門(mén)執(zhí)行；若需進(jìn)一步調(diào)研或論證，退回至采購(gòu)部門(mén)補(bǔ)充說(shuō)明。時(shí)效要求：分管副總1個(gè)工作日內(nèi)，總經(jīng)理2個(gè)工作日內(nèi)，重大采購(gòu)項(xiàng)目3個(gè)工作日內(nèi)完成。（六）采購(gòu)執(zhí)行與反饋執(zhí)行主體：采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)員*。操作內(nèi)容：接收《采購(gòu)任務(wù)通知書(shū)》后，根據(jù)確定的采購(gòu)方式實(shí)施采購(gòu)（如發(fā)布招標(biāo)公告、聯(lián)系供應(yīng)商談判等）；采購(gòu)?fù)瓿珊?，在系統(tǒng)中錄入供應(yīng)商信息、合同編號(hào)、合同金額、交付時(shí)間等，并采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等附件；通知需求部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)辦理驗(yàn)收及付款手續(xù)。反饋要求：采購(gòu)進(jìn)度需在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)更新，需求部門(mén)可隨時(shí)查看。（七）歸檔管理歸檔主體：采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)員*。歸檔內(nèi)容：審批完成的表單、比價(jià)記錄、合同文本、驗(yàn)收單、付款憑證、發(fā)票復(fù)印件（需隱去敏感信息）等全套資料。管理要求：電子檔案按“申請(qǐng)單號(hào)+年份”分類(lèi)存儲(chǔ)，保存期限不少于5年；紙質(zhì)檔案裝訂成冊(cè)，標(biāo)注歸檔日期，便于審計(jì)查閱。三、采購(gòu)審批標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行表單模板申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人*聯(lián)系方式預(yù)計(jì)完成時(shí)間年月日采購(gòu)物品/服務(wù)詳情名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)數(shù)量單位（如：聯(lián)想ThinkPad筆記本）（如：i5處理器/16G內(nèi)存/512G固態(tài)）5臺(tái)采購(gòu)類(lèi)型□常規(guī)采購(gòu)□緊急采購(gòu)（緊急原因：_________）□專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)預(yù)算來(lái)源（如：2024年度辦公經(jīng)費(fèi)-科目001）采購(gòu)理由（如：替換部門(mén)3臺(tái)老化筆記本，滿(mǎn)足日常辦公需求）附件清單□《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》□《比價(jià)記錄》（供應(yīng)商A報(bào)價(jià)：5,800元/臺(tái)；供應(yīng)商B報(bào)價(jià)：5,900元/臺(tái)；供應(yīng)商C報(bào)價(jià)：6,000元/臺(tái)）□預(yù)算批文□其他：_________審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)部門(mén)審核財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核簽字：*意見(jiàn)：_________日期：簽字：*意見(jiàn)：_________日期：簽字：*意見(jiàn)：_________日期：備注（如：需在10月15日前交付，質(zhì)保期2年）四、使用關(guān)鍵事項(xiàng)提醒表單填寫(xiě)規(guī)范：名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等關(guān)鍵信息需清晰準(zhǔn)確，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；預(yù)估金額需參考近期市場(chǎng)價(jià)格或歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，偏差超過(guò)10%需提供說(shuō)明；附件需完整，保證審批人可全面判斷采購(gòu)合理性。審批時(shí)效管理：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，逾期未處理系統(tǒng)將自動(dòng)提醒至上一級(jí)負(fù)責(zé)人；緊急采購(gòu)需在申請(qǐng)時(shí)勾選“緊急”選項(xiàng)，并同步電話(huà)通知采購(gòu)部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)，保證流程加速。特殊情況處理：預(yù)算外采購(gòu)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)及管理層審批通過(guò)后再發(fā)起采購(gòu)流程；單一來(lái)源采購(gòu)（如專(zhuān)利產(chǎn)品、定制化服務(wù)）需在“備注”欄說(shuō)明唯一性理由，并提供供應(yīng)商資質(zhì)證明。信息安全