機關單位檔案管理制度及實施方案一、引言機關單位檔案是履職過程中形成的重要歷史記錄，承載決策依據(jù)、工作軌跡與文化傳承價值。為規(guī)范檔案管理、提升利用效能，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法規(guī)，結合本單位實際，制定本制度及實施方案，推動檔案工作與業(yè)務發(fā)展深度融合。二、檔案管理制度（一）總則1.目的：規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等全流程管理，確保檔案真實、完整、安全，服務單位治理與社會需求。2.依據(jù)：以《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》為核心依據(jù)，結合單位職能與業(yè)務特點細化執(zhí)行。3.適用范圍：涵蓋本單位及所屬機構在公務活動中形成的文書、業(yè)務、人事、科技、聲像等各類檔案。（二）歸檔范圍與分類1.歸檔范圍文書檔案：政策文件、會議紀要、請示批復、工作計劃總結、對外往來函件等公務文書。業(yè)務檔案：行政審批、執(zhí)法監(jiān)管、項目管理、公共服務等業(yè)務過程中形成的記錄（如審批表、檢查筆錄、服務臺賬）。人事檔案：干部任免、考核獎懲、職稱評聘、工資變動等人事管理材料（按《干部檔案工作條例》管理）?？萍紮n案：基建工程、設備采購、技術研發(fā)等項目的設計圖紙、驗收報告、技術手冊。聲像檔案：重要會議、活動的照片、視頻，以及錄音、錄像文件（含數(shù)字化載體）。2.分類規(guī)則采用“年度—機構（部門）—問題”復合分類法：先按形成年度劃分，再按部門職能歸類，最后按業(yè)務主題細分（如“2024年—辦公室—綜合管理”“2024年—業(yè)務科—項目審批”）。（三）管理職責1.部門職責業(yè)務部門：負責本部門文件的形成、積累與初步整理，定期向檔案部門移交歸檔材料（一般次年3月底前完成）。檔案管理部門：統(tǒng)籌檔案工作，制定制度、指導業(yè)務部門歸檔、保管檔案、提供利用，開展數(shù)字化與編研工作。2.人員職責檔案管理員：持證上崗，負責檔案整理、編目、庫房管理，定期檢查檔案安全，對接上級檔案主管部門。部門兼職檔案員：協(xié)助本部門文件收集、整理，配合檔案部門完成移交與利用工作。（四）整理與保管1.整理要求以“件”為單位整理文書檔案，按“年度—機構—問題”分類，編制件號、頁號，填寫歸檔文件目錄（含文號、題名、日期、責任者、保管期限）?？萍紮n案按項目成套整理，繪制圖紙目錄、裝訂技術文件；聲像檔案標注時間、地點、事件、人物等元數(shù)據(jù)。2.保管規(guī)范檔案庫房需滿足“八防”（防火、防盜、防潮、防光、防高溫、防塵、防鼠、防蟲），溫濕度控制在14-24℃、相對濕度45-60%。定期（每年）檢查檔案狀況，對破損、褪色檔案及時修復，數(shù)字化副本與紙質檔案異地備份。（五）利用與開發(fā)1.利用流程內部人員借閱：填寫《檔案借閱登記表》，注明用途、期限（一般不超過15天），密級檔案需分管領導審批。外部利用：持單位介紹信或有效證件，經辦公室審核、檔案部門登記后，可查閱開放檔案或復制非密級材料。2.開發(fā)方向編研檔案資料：圍繞中心工作編制《政策文件匯編》《年度工作紀實》等，服務決策參考。數(shù)字化利用：建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全文檢索、在線查閱（涉密檔案除外），提升利用效率。（六）鑒定與銷毀1.鑒定機制每10年成立“檔案鑒定小組”（由辦公室、業(yè)務部門、檔案員組成），依據(jù)《機關檔案保管期限表》審核檔案價值，提出“繼續(xù)保管”“銷毀”意見。2.銷毀流程對無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經單位分管領導審批后，由2人以上監(jiān)督銷毀，留存銷毀記錄。涉密檔案銷毀需送指定機構處理，嚴禁擅自丟棄或變賣。三、實施方案（一）實施階段劃分1.準備階段（1個月）開展檔案現(xiàn)狀調研：梳理現(xiàn)有檔案數(shù)量、類別、保管狀況，形成《檔案管理現(xiàn)狀報告》。制定實施方案：明確各階段任務（如“3月完成制度培訓，6月完成文書檔案整理”）、責任部門與時間節(jié)點。2.實施階段（3-6個月）培訓宣貫：組織全員學習《檔案法》及本制度，重點培訓部門兼職檔案員的整理技能。分類整理：業(yè)務部門按“年度—機構—問題”分類整理文件，檔案部門同步指導、驗收，對歷史檔案開展搶救性修復。系統(tǒng)建設：采購或升級檔案管理軟件，完成存量檔案數(shù)字化（優(yōu)先處理高頻利用、易損檔案），建立電子檔案目錄。3.驗收階段（1個月）自查整改：各部門對照制度檢查歸檔質量，檔案部門抽查完整性、準確性，整改問題（如目錄錯誤、裝訂不規(guī)范）?？偨Y優(yōu)化：形成《實施總結報告》，提煉經驗、梳理不足，修訂制度與流程。（二）保障措施1.組織保障：成立“檔案工作領導小組”，由單位分管領導任組長，辦公室、財務科、信息技術科等部門參與，統(tǒng)籌資源調配。2.人員保障：定期組織檔案員參加行業(yè)培訓，鼓勵考取“檔案專業(yè)技術資格證書”，提升專業(yè)化水平。3.經費保障：將檔案管理經費（含庫房改造、設備采購、數(shù)字化服務）列入年度預算，確保資金?？顚Ｓ?。4.技術保障：配置恒溫恒濕設備、防磁柜、高清掃描儀，采用區(qū)塊鏈技術保障電子檔案真實性，定期備份數(shù)據(jù)。四、監(jiān)督與改進1.監(jiān)督機制：辦公室每季度抽查檔案管理情況，重點檢查歸檔及時性、庫房安全、利用合規(guī)性；接受上級檔案主管部門與審計部門監(jiān)督。2.持續(xù)優(yōu)化：每年開展“檔案工作評估”，結合業(yè)務變化（如新增政務服務事項）修訂制度，引入“檔案管理成熟度模型”（如從“合規(guī)級”向“優(yōu)化級”進階），提升管理效能。五、結語檔案管理是機關單位治理能力的重要體現(xiàn)。本制度及方案通過“制度規(guī)范+技術賦能+全員參與”，推動檔案工作從“被動保管”向“主動服務”轉型，為單位高質量發(fā)展提供歷史智慧與數(shù)據(jù)支撐。各部門需協(xié)同配合，將檔案管理融入日常業(yè)務，實現(xiàn)“應歸盡歸、應管盡管、應用盡用”。（注：本制度自發(fā)布之日起施行，由辦公室負責解釋。）撰寫說明：本文立足機關單位實際需求，以“制度約束+實操落地”為核心，既