共享會議室預(yù)約管理服務(wù)規(guī)范一、適用場景與核心價(jià)值本規(guī)范適用于企業(yè)、事業(yè)單位、學(xué)校、產(chǎn)業(yè)園區(qū)等各類組織的會議室管理需求，尤其適合會議室數(shù)量較多、使用頻率較高、需規(guī)范預(yù)約與使用流程的場景。通過明確預(yù)約規(guī)則、使用規(guī)范及責(zé)任分工，可解決會議室資源沖突、預(yù)約信息不透明、使用后設(shè)備損壞或環(huán)境臟亂、管理效率低下等問題，實(shí)現(xiàn)會議室資源的合理分配與高效利用，提升會議組織效率與管理規(guī)范性。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）會議室預(yù)約申請發(fā)起預(yù)約申請人需為組織內(nèi)部人員，需提前通過指定渠道（如OA系統(tǒng)、企業(yè)微信/釘釘預(yù)約模塊、線下行政前臺）提交會議室預(yù)約申請。預(yù)約時(shí)需明確以下信息：會議主題（簡潔明了，如“項(xiàng)目季度復(fù)盤會”）；會議日期（具體到年/月/日）；會議時(shí)段（精確到開始與結(jié)束時(shí)間，建議以30分鐘為單位，如“14:00-15:30”）；參會人數(shù)（預(yù)估人數(shù)，用于匹配會議室容量）；所需設(shè)備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板、麥克風(fēng)等，需提前確認(rèn)設(shè)備可用性）；申請人姓名、所屬部門、聯(lián)系方式（用于緊急情況聯(lián)系）。申請人需保證上述信息準(zhǔn)確無誤，提交前需勾選“已閱讀并同意《會議室使用管理規(guī)范》”，提交后系統(tǒng)或行政前臺將自動(dòng)生成預(yù)約編號（如“會議室A-20231025-001”），供后續(xù)查詢使用。（二）預(yù)約審核與確認(rèn)審核主體根據(jù)不同情況有所區(qū)別，日常預(yù)約由行政部門（或行政專員）負(fù)責(zé)審核；特殊時(shí)段（如節(jié)假日、周末）或大型會議室（如容納50人以上的多功能廳）需額外報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。審核內(nèi)容包括會議室時(shí)段是否已被占用；參會人數(shù)與會議室容量是否匹配（如10人會議不可預(yù)約容納50人的會議室）；所需設(shè)備是否正?？捎茫ㄌ崆皺z查設(shè)備狀態(tài)，避免沖突）；會議內(nèi)容是否符合組織規(guī)定（如涉密會議需額外審批）。審核結(jié)果會及時(shí)反饋，審核通過時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送確認(rèn)通知（包含會議室地址、設(shè)備清單、注意事項(xiàng)）至申請人及參會人郵箱/企業(yè)微信；審核不通過時(shí)，注明原因（如“時(shí)段沖突”“設(shè)備不足”），并提示申請人可調(diào)整時(shí)段或更換會議室。（三）會議室使用準(zhǔn)備申請人（或指定參會人）需在會議開始前10-15分鐘到達(dá)會議室，檢查室內(nèi)環(huán)境（桌椅是否整齊、空調(diào)/新風(fēng)系統(tǒng)是否正常、地面是否清潔）、設(shè)備狀態(tài)（投影儀是否能正常開機(jī)、麥克風(fēng)是否有電、白板筆/板擦是否齊全）以及其他物資（如瓶裝水、紙巾、會議資料袋等，若有需求需提前確認(rèn)是否配備）。如需額外布置（如擺放席位卡、橫幅、綠植等），需至少提前1個(gè)工作日與行政部門溝通，確認(rèn)布置方案及時(shí)間。（四）會議進(jìn)行中管理規(guī)范參會人員需按設(shè)備操作指南使用會議室設(shè)備（如投影儀遙控器、視頻會議系統(tǒng)終端），避免違規(guī)操作（如強(qiáng)行關(guān)閉設(shè)備、連接未經(jīng)授權(quán)的外接設(shè)備）。設(shè)備使用過程中如出現(xiàn)故障，立即停止操作，聯(lián)系行政部門或IT支持人員，不可自行拆卸維修。同時(shí)要維護(hù)會議秩序，保持室內(nèi)安靜，手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)模式；禁止在會議室吸煙、飲食（除非會議室明確標(biāo)注“可飲食區(qū)域”且已清理垃圾）；愛護(hù)公共設(shè)施，禁止在桌椅、墻面亂涂亂畫。此外，需嚴(yán)格按照預(yù)約時(shí)段使用會議室，如需延長使用時(shí)間，須在原結(jié)束時(shí)間前30分鐘通過系統(tǒng)或聯(lián)系行政部門申請，若后續(xù)有預(yù)約沖突，需主動(dòng)結(jié)束會議并騰空會議室。（五）會議結(jié)束后清理與反饋申請人（或最后離開會議室的人員）需負(fù)責(zé)現(xiàn)場清理與復(fù)位工作，包括清理個(gè)人物品及會議垃圾（如紙張、水瓶、一次性餐具等），將垃圾帶至指定垃圾桶；恢復(fù)設(shè)備初始狀態(tài)（關(guān)閉投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)，收好白板筆/板擦放回原位）；整理桌椅（將座椅推入桌下，保持桌面整潔）。同時(shí)，通過系統(tǒng)或線下《會議室使用登記表》反饋設(shè)備使用情況（如“投影儀無法連接”“麥克風(fēng)聲音異?！保?；如發(fā)覺設(shè)備損壞或丟失，需第一時(shí)間向行政部門報(bào)備，說明具體情況并配合調(diào)查。三、配套管理工具模板（一）會議室預(yù)約申請表申請編號預(yù)約日期會議基本信息會議日期會議時(shí)段參會人數(shù)申請人信息會議室需求審批流程會議主題年/月/日開始時(shí)間-結(jié)束時(shí)間人姓名、部門、聯(lián)系方式所需會議室、所需設(shè)備（多選：投影儀□視頻會議系統(tǒng)□白板□麥克風(fēng)□音響□其他：）、特殊需求（如：需擺放橫幅□需瓶裝水□其他：）申請人簽字、日期；部門負(fù)責(zé)人審批（□同意□不同意（原因：））、簽字、日期；行政部門審核（□通過□不通過（原因：））、審核人、日期（二）會議室使用登記表會議室名稱使用日期使用時(shí)段使用人設(shè)備使用情況現(xiàn)場情況問題與反饋管理員簽字日期投影儀□正?！醍惓＃ó惓Ｕf明：）；視頻會議系統(tǒng)□正?！醍惓＃ó惓Ｕf明：）；白板/白板筆□正?！醍惓＃ó惓Ｕf明：）；麥克風(fēng)/音響□正?！醍惓＃ó惓Ｕf明：）；其他設(shè)備□正?！醍惓＃ó惓Ｕf明：__________）環(huán)境整潔度□優(yōu)秀□良好□一般□差（需說明：）；設(shè)備復(fù)位情況□已復(fù)位□未復(fù)位（未復(fù)位說明：）；有無遺留物品□無□有（物品詳情：，聯(lián)系人：）使用中遇到的問題（如：設(shè)備故障、環(huán)境問題等，填寫：）；改進(jìn)建議（如：設(shè)備需求、管理流程優(yōu)化等，填寫：）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與管理規(guī)范（一）預(yù)約規(guī)則說明提前時(shí)限要求：工作日會議室需提前至少1個(gè)工作日預(yù)約，周末或節(jié)假日需提前2個(gè)工作日預(yù)約；臨時(shí)加急會議需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人現(xiàn)場審批，視會議室空閑情況安排。時(shí)長限制：單次會議室使用原則上不超過4小時(shí)，如需超時(shí)，需重新提交預(yù)約申請并說明原因，避免長時(shí)間占用導(dǎo)致資源閑置。取消與變更：如需取消或變更預(yù)約，需在會議開始前2小時(shí)通過系統(tǒng)操作并說明原因，無故爽約（未提前取消且未參會）累計(jì)3次，將暫停1個(gè)月的會議室預(yù)約權(quán)限。（二）設(shè)備與物資管理設(shè)備責(zé)任：會議室設(shè)備由行政部門統(tǒng)一維護(hù)，每月至少檢查1次；使用過程中因操作不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p壞的，由申請人所在部門承擔(dān)維修費(fèi)用（費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)參照《組織固定資產(chǎn)管理辦法》）。物資補(bǔ)充：會議室配備的常規(guī)物資（如白板筆、板擦、紙巾）由行政部門定期補(bǔ)充，如需特殊物資（如定制會議資料、瓶裝水），需申請人自行提前準(zhǔn)備并清理。（三）違規(guī)處理機(jī)制現(xiàn)場違規(guī)：如發(fā)覺吸煙、飲食、亂扔垃圾、損壞設(shè)備等行為，行政部門有權(quán)終止會議使用，并通知申請人部門負(fù)責(zé)人，視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評。惡意占用：通過虛假預(yù)約、超時(shí)占用等方式惡意占用會議室資源，一經(jīng)查實(shí)，取消當(dāng)月所有預(yù)約權(quán)限，并納入個(gè)人績效考核。五、管理制度及流程（一）制度概述共享會議室作為一種新型辦公模式，旨在提高會議室使用效率，降低組織運(yùn)營成本。為規(guī)范共享會議室的使用，確保其高效、有序運(yùn)行，特制定本管理制度及流程。本制度適用于所有使用共享會議室的單位和個(gè)人。（二）管理制度會議室預(yù)約（1）預(yù)約方式：通過線上預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)約。（2）預(yù)約時(shí)間：提前一天預(yù)約，預(yù)約時(shí)間為9:00-18:00。（3）預(yù)約數(shù)量：同一時(shí)間段內(nèi)，最多預(yù)約2個(gè)會議室。會議室使用（1）使用時(shí)間：預(yù)約成功后，會議室使用時(shí)間為預(yù)約時(shí)間段。（2）使用人數(shù)：會議室容納人數(shù)不超過預(yù)定人數(shù)。（3）使用規(guī)范：保持會議室整潔，愛護(hù)會議室設(shè)施。會議室歸還（1）歸還時(shí)間：使用結(jié)束后，需在預(yù)約時(shí)間段內(nèi)歸還會議室。（2）歸還要求：確保會議室設(shè)施完好，清潔衛(wèi)生。違約處理（1）預(yù)約違約：未按時(shí)使用會議室，視為違約，將取消預(yù)約資格。（2）使用違約：未按預(yù)約人數(shù)使用會議室，或使用過程中損壞設(shè)施，需賠償相應(yīng)損失。（三）流程規(guī)范預(yù)約流程（1）用戶登錄預(yù)約系統(tǒng)。（2）選擇會議室、時(shí)間、人數(shù)等信息。（3）提交預(yù)約申請。（4）管理員審核預(yù)約申請。（5）預(yù)約成功，用戶收到預(yù)約確認(rèn)短信。使用流程（1）用戶憑預(yù)約確認(rèn)短信進(jìn)入會議室。（2）使用過程中，遵守會議室使用規(guī)范。（3）使用結(jié)束后，關(guān)閉會議室設(shè)備，歸還會議室。歸還流程（1）用戶在預(yù)約時(shí)間段內(nèi)歸還會議室。（2）管理員檢查會議室設(shè)施，確認(rèn)完好。（3）用戶確認(rèn)歸還，完成會議室歸還手續(xù)。六、監(jiān)督與反饋管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督共享會議室的使用情況，確保制度執(zhí)行。用戶對共享會議室的使用情況有意見或建議，可通過線上預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行反饋。管理員根據(jù)用戶反饋，及時(shí)調(diào)整管理制度及流程，提高共享會議室的使用效率。七、會議室使用計(jì)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)會議室使用時(shí)間為上午9點(diǎn)-晚上6點(diǎn)，僅白天開放；根據(jù)企業(yè)租賃面積大小，贈送免費(fèi)使用時(shí)段，每天可免費(fèi)使用一次，贈送免費(fèi)時(shí)段不可以隔天累積使用，2小時(shí)之內(nèi)免費(fèi)，超出部分，按100元/小時(shí)計(jì)費(fèi)，不足1小時(shí)的，按1小時(shí)計(jì)。請各企業(yè)自覺遵守會議室各項(xiàng)規(guī)定，配合運(yùn)營中心工作人員管理。八、違約處理詳細(xì)措施對于違反共享會議室管理制度的行為，將采取以下違約處理措施，以確保制度的嚴(yán)肅性和資源的合理使用：預(yù)約違約（1）用戶未按時(shí)使用預(yù)約的會議室，將被視為違約。違約一次，將記錄在案，并可能受到警告。（2）連續(xù)兩次違約，管理員將暫時(shí)取消用戶的預(yù)約資格，并要求用戶進(jìn)行解釋。（3）如用戶解釋合理，且承諾不再違約，管理員可恢復(fù)其預(yù)約資格；如解釋不合理或再次違約，將取消其預(yù)約資格，并可能需支付違約金。使用違約（1）用戶使用會議室時(shí)，若人數(shù)超過預(yù)約人數(shù)，或使用過程中損壞設(shè)施，將被視為違約。（2）對于設(shè)施損壞，用戶需承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用。如損壞嚴(yán)重，可能需要賠償原價(jià)或更高金額。（3）若用戶故意損壞設(shè)施，將被視為嚴(yán)重違約，將取消其預(yù)約資格，并可能追究法律責(zé)任。嚴(yán)重違約連續(xù)違約或故意破壞設(shè)施的，管理員有權(quán)暫停或取消用戶的預(yù)約資格，并根據(jù)造成的損失情況要求用戶承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。通過以上全面、詳細(xì)的共享會議室預(yù)約管理服務(wù)規(guī)范，能夠有效保障會議室資源