企業(yè)文件檔案分類編號與儲存規(guī)范工具模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團公司）的文件檔案分類、編號、存儲及全生命周期管理，旨在實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化利用。典型應(yīng)用場景包括：新企業(yè)籌建期：建立初始檔案管理體系，明確分類規(guī)則與存儲標(biāo)準(zhǔn)；老企業(yè)檔案優(yōu)化：對現(xiàn)有檔案進行重新分類、編號、整理，解決檔案混亂、查找困難問題；合規(guī)與審計需求：滿足ISO體系認(rèn)證、財務(wù)審計、法律糾紛等場景下的檔案調(diào)取與追溯要求；部門協(xié)同管理：統(tǒng)一跨部門檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，避免因分類差異導(dǎo)致的信息孤島。二、檔案分類編號與儲存操作流程（一）檔案分類：構(gòu)建多級分類體系操作步驟：確定一級分類：根據(jù)企業(yè)核心職能劃分一級類別，保證覆蓋所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域。示例：一級分類代碼：A-行政綜合類、B-人力資源類、C-財務(wù)審計類、D-業(yè)務(wù)運營類、E-研發(fā)技術(shù)類、F-法務(wù)合規(guī)類、G-實物資產(chǎn)類、H-電子檔案類。細(xì)化二級/三級分類：在一級分類下按業(yè)務(wù)模塊、文件類型進一步細(xì)分。示例：二級分類（以A類為例）：A1-會議管理、A2-公文通知、A3-印章證照、A4-后勤保障；三級分類（以A1類為例）：A1.1-董事會會議、A1.2-總經(jīng)理辦公會、A1.3-部門例會。形成分類目錄：編制《企業(yè)檔案分類總表》，明確各級分類名稱、代碼及適用范圍（見表1）。（二）檔案編號：制定唯一性編碼規(guī)則操作步驟：設(shè)計編號結(jié)構(gòu)：采用“一級分類代碼+二級分類代碼+年份+流水號”的固定結(jié)構(gòu)，保證編號唯一且可追溯。示例：C-2-2024-001（財務(wù)類-費用報銷-2024年-第1號）。明確各字段含義：分類代碼：按《檔案分類總表》填寫，如“D-3”代表業(yè)務(wù)類-客戶管理；年份：文件形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字（如2024）；流水號：當(dāng)年度該分類下文件的順序號，3-4位阿拉伯?dāng)?shù)字，從001開始遞增，每年重新歸零。特殊文件編號處理：跨年度文件：按文件最終完成年度編號（如2023年啟動、2024年完成的項目，編入2024年）；密級文件：在編號后增加密級標(biāo)識（如“機密-C-2-2024-001”），密級分為“普通/秘密/機密”三級。（三）檔案整理：標(biāo)準(zhǔn)化歸集與排序操作步驟：文件預(yù)處理：去除金屬夾、回形針等易腐蝕物品，對破損文件進行修補、裱糊；電子文件需轉(zhuǎn)換為PDF格式（掃描件分辨率≥300DPI）。填寫檔案信息卡：每份檔案需附《檔案信息卡》（見表2），包含編號、文件名稱、形成部門、責(zé)任人、日期、頁數(shù)、密級、存放位置等信息，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字。排序與裝訂：按編號順序排列，左側(cè)裝訂（特殊格式文件采用檔案盒專用夾固定），厚度不超過3cm，避免壓字。（四）檔案儲存：物理與電子雙軌管理操作步驟：物理檔案存儲：檔案柜要求：使用防火防潮五層鐵皮柜，標(biāo)注“一級分類代碼+二級分類名稱”（如“A-行政綜合類”）；排列規(guī)則：按分類代碼從左到右、從上到下排列，同一分類內(nèi)按流水號順序存放；環(huán)境控制：庫房溫度14-24℃，濕度45-60%，配備溫濕度計、滅火器（二氧化碳型）、防蟲防霉藥劑，每日記錄環(huán)境數(shù)據(jù)。電子檔案存儲：存儲路徑：按“一級分類”建立文件夾（如“D\2024-2024-001”）；備份要求：本地服務(wù)器+異地云備份（如企業(yè)網(wǎng)盤），每月全備、每周增備，備份文件加密存儲；命名規(guī)則：電子文件名與檔案編號一致（如“C-2-2024-001_費用報銷_20240315.pdf”）。（五）檔案借閱與銷毀：全生命周期閉環(huán)操作步驟：借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（見表3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員審批；密級文件需經(jīng)分管副總經(jīng)理審批，借閱期限不超過3天，逾期需續(xù)借；借閱時由檔案管理員陪同，禁止涂改、抽取、撤換檔案，歸還時檢查完整性。銷毀流程：每年底對超期檔案（保管期限見表4）進行鑒定，由檔案鑒定小組（含行政、法務(wù)、業(yè)務(wù)部門代表）確認(rèn)銷毀清單；銷毀時由2人以上監(jiān)銷，物理檔案采用碎紙機處理，電子檔案徹底刪除并銷毀備份記錄，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)并留存《檔案銷毀清單》。三、配套工具表格表1：企業(yè)檔案分類總表示例一級分類代碼一級分類名稱二級分類代碼二級分類名稱適用文件范圍A行政綜合類A1會議管理董事會決議、辦公會紀(jì)要、部門例會記錄A行政綜合類A2公文通知公司發(fā)文、上級單位通知、外部函件B人力資源類B1招聘錄用面試記錄、錄用通知書、勞動合同C財務(wù)審計類C1會計核算記賬憑證、財務(wù)報表、稅務(wù)申報表表2：檔案信息卡檔案編號文件名稱形成部門責(zé)任人形成日期頁數(shù)密級存放位置（柜-層-位）備注D-3-2024-001客戶合同銷售部*2024-03-1015普通3-2-5含附件3份表3：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期檔案編號文件名稱借閱事由審批人（部門）審批人（檔案）*市場部2024-03-202024-03-22A2-2024-005關(guān)于活動的通知活動方案參考**趙六表4：檔案保管期限參考表檔案類型保管期限備注董事會決議永久涉及公司重大決策勞動合同員工離職后2年勞動糾紛追溯依據(jù)財務(wù)報表10年含年度、季度報表客戶合同合同終止后5年業(yè)務(wù)連續(xù)性管理四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示編號唯一性：嚴(yán)禁重復(fù)編號，新增檔案需先在《檔案編號登記表》（可擴展表2列）中查詢唯一性，由檔案管理員統(tǒng)一分配編號；動態(tài)更新：企業(yè)部門職能調(diào)整時，需同步修訂《檔案分類總表》，并組織全員培訓(xùn)，保證新舊分類規(guī)則平穩(wěn)過渡；定期檢查：每季度對物理檔案進行清點，核對編號與存放位置是否一致；每年對電子檔案進行備份有效性測試，防