人力資源公司辦公設(shè)備管理制度?

一、總則本公司辦公設(shè)備管理制度旨在加強(qiáng)辦公設(shè)備的管理與維護(hù)，確保辦公設(shè)備的正常使用，提高辦公效率，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，合理控制設(shè)備采購與使用成本。本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工對(duì)辦公設(shè)備的管理與使用。辦公設(shè)備管理遵循統(tǒng)一規(guī)劃、歸口管理、責(zé)任到人、高效利用、安全環(huán)保的原則。公司行政部門作為辦公設(shè)備的歸口管理部門，負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的統(tǒng)籌規(guī)劃、采購、調(diào)配、維護(hù)、報(bào)廢等工作；各使用部門負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的日常使用、保管和簡(jiǎn)單維護(hù)，并配合行政部門做好相關(guān)管理工作。二、辦公設(shè)備的分類與購置辦公設(shè)備主要分為以下幾類：計(jì)算機(jī)設(shè)備（包括臺(tái)式電腦、筆記本電腦等）、辦公自動(dòng)化設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等）、通訊設(shè)備（如固定電話、對(duì)講機(jī)等）、辦公家具（如辦公桌、辦公椅、文件柜等）以及其他設(shè)備（如投影儀、碎紙機(jī)等）。公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求和實(shí)際工作需要，制定辦公設(shè)備購置計(jì)劃。各部門應(yīng)于每年年底前提出下一年度辦公設(shè)備購置申請(qǐng)，填寫《辦公設(shè)備購置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明購置設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門。行政部門對(duì)各部門提交的購置申請(qǐng)進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司整體發(fā)展規(guī)劃和預(yù)算情況，編制年度辦公設(shè)備購置計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于預(yù)算外的辦公設(shè)備購置申請(qǐng)，需由申請(qǐng)部門詳細(xì)說明購置原因和必要性，經(jīng)行政部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)特批。購置辦公設(shè)備應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過正規(guī)渠道進(jìn)行采購。行政部門根據(jù)批準(zhǔn)的購置計(jì)劃，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、集中采購等。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的采購流程進(jìn)行操作，確保采購設(shè)備的質(zhì)量、性能和售后服務(wù)符合要求。采購人員應(yīng)收集市場(chǎng)信息，對(duì)不同品牌、型號(hào)、價(jià)格的辦公設(shè)備進(jìn)行綜合比較，選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品。同時(shí)，要與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款。辦公設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、外觀、質(zhì)量等方面，確保設(shè)備與采購合同一致。驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》，對(duì)驗(yàn)收情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。對(duì)于驗(yàn)收不合格的設(shè)備，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其更換或處理。三、辦公設(shè)備的配置與使用行政部門根據(jù)各部門的工作職能和實(shí)際需求，合理配置辦公設(shè)備。在配置過程中，應(yīng)充分考慮設(shè)備的使用效率和資源共享，避免設(shè)備閑置和浪費(fèi)。辦公設(shè)備配置遵循“按需分配、合理使用”的原則，優(yōu)先保障業(yè)務(wù)部門的工作需要。對(duì)于可共享使用的辦公設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)集中放置在公共區(qū)域，方便員工使用，并提高設(shè)備的利用率。員工領(lǐng)用辦公設(shè)備時(shí)，需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用設(shè)備的名稱、型號(hào)、編號(hào)、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息。領(lǐng)用人對(duì)領(lǐng)用的辦公設(shè)備負(fù)有保管和正確使用的責(zé)任。員工應(yīng)嚴(yán)格按照辦公設(shè)備的操作規(guī)程進(jìn)行使用，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)，不得隨意拆卸、組裝設(shè)備。如因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞或故障，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用或賠償責(zé)任。各部門應(yīng)建立辦公設(shè)備使用登記制度，對(duì)設(shè)備的使用情況進(jìn)行記錄，包括使用時(shí)間、使用人員、設(shè)備狀態(tài)等信息。對(duì)于重要設(shè)備或多人共用的設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、投影儀等，更應(yīng)加強(qiáng)使用登記管理，以便及時(shí)掌握設(shè)備的使用情況，合理安排維護(hù)和保養(yǎng)工作。員工在使用辦公設(shè)備過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門應(yīng)安排專人對(duì)故障設(shè)備進(jìn)行維修或聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行售后服務(wù)。在設(shè)備維修期間，行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，為員工提供臨時(shí)替代設(shè)備，確保工作不受影響。員工離職時(shí)，應(yīng)將領(lǐng)用的辦公設(shè)備交回行政部門。行政部門應(yīng)按照《辦公設(shè)備領(lǐng)用登記表》進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)設(shè)備完好無損后，辦理相關(guān)離職手續(xù)。對(duì)于丟失或損壞的設(shè)備，應(yīng)根據(jù)情況要求離職員工進(jìn)行賠償。四、辦公設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)行政部門應(yīng)制定辦公設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)包括設(shè)備名稱、維護(hù)保養(yǎng)周期、維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容、責(zé)任人等信息。維護(hù)保養(yǎng)工作可分為日常維護(hù)保養(yǎng)和定期專業(yè)維護(hù)保養(yǎng)。日常維護(hù)保養(yǎng)由設(shè)備使用人員負(fù)責(zé)，主要包括設(shè)備的清潔、簡(jiǎn)單檢查和故障排除等工作；定期專業(yè)維護(hù)保養(yǎng)由行政部門聯(lián)系專業(yè)維修人員或供應(yīng)商進(jìn)行，主要包括設(shè)備的全面檢查、維修、保養(yǎng)和零部件更換等工作。辦公設(shè)備使用人員應(yīng)做好設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)工作，保持設(shè)備的清潔衛(wèi)生，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和清潔，及時(shí)清除設(shè)備表面的灰塵、污漬等。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有異常情況或小故障，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理或報(bào)告行政部門。對(duì)于需要定期更換耗材的辦公設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，使用人員應(yīng)按照設(shè)備說明書的要求，及時(shí)更換耗材，確保設(shè)備的正常使用。行政部門應(yīng)建立耗材使用登記制度，對(duì)耗材的領(lǐng)用、使用情況進(jìn)行記錄，以便控制耗材成本。行政部門應(yīng)建立辦公設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況，包括維護(hù)保養(yǎng)日期、維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容、維修記錄、更換零部件等信息。維護(hù)保養(yǎng)檔案是設(shè)備管理的重要依據(jù)，有助于及時(shí)了解設(shè)備的運(yùn)行狀況，合理安排維護(hù)保養(yǎng)工作，延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。在辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)過程中，如需要更換零部件，行政部門應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、符合設(shè)備要求的零部件。對(duì)于重要零部件的更換，應(yīng)做好記錄，并要求維修人員提供相關(guān)證明材料。同時(shí)，要注意節(jié)約維修成本，避免不必要的浪費(fèi)。行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃的有效執(zhí)行。對(duì)于維護(hù)保養(yǎng)工作落實(shí)不到位的部門或個(gè)人，應(yīng)進(jìn)行督促和整改，確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行。五、辦公設(shè)備的調(diào)配與報(bào)廢因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、部門人員變動(dòng)等原因，需要對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行調(diào)配時(shí)，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)。行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，填寫《辦公設(shè)備調(diào)配申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理設(shè)備調(diào)配手續(xù)。設(shè)備調(diào)出部門和調(diào)入部門應(yīng)做好設(shè)備的交接工作，確保設(shè)備的完好和資料的齊全。辦公設(shè)備調(diào)配后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新辦公設(shè)備臺(tái)賬和相關(guān)記錄，確保設(shè)備信息的準(zhǔn)確性。辦公設(shè)備符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備老化、性能下降，無法正常使用，維修成本過高的；因技術(shù)進(jìn)步，設(shè)備已被淘汰，無法滿足工作需要的；因意外事故或自然災(zāi)害等原因，設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)或修復(fù)后無使用價(jià)值的；其他符合報(bào)廢條件的情況。各部門如需申請(qǐng)辦公設(shè)備報(bào)廢，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號(hào)、編號(hào)、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提供相關(guān)證明材料，如設(shè)備損壞照片、維修記錄等。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門。行政部門收到報(bào)廢申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的辦公設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對(duì)于符合報(bào)廢條件的設(shè)備，行政部門應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司的要求，進(jìn)行妥善處理。對(duì)于有一定價(jià)值的報(bào)廢設(shè)備，可通過拍賣、變賣等方式進(jìn)行處置，處置收入應(yīng)上繳公司財(cái)務(wù)部門；對(duì)于無價(jià)值的報(bào)廢設(shè)備，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行回收處理，確保不對(duì)環(huán)境造成污染。行政部門應(yīng)建立辦公設(shè)備報(bào)廢檔案，記錄設(shè)備的報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定、審批、處置等情況，以備查閱。六、監(jiān)督與考核公司建立辦公設(shè)備管理監(jiān)督機(jī)制，行政部門定期對(duì)各部門辦公設(shè)備的使用、維護(hù)、保管等情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括設(shè)備的使用登記情況、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備完好率等方面。行政部門應(yīng)將檢查結(jié)果及時(shí)反饋給各部門，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門限期整改。公司將辦公設(shè)備管理工作納入部門和員工績(jī)效考核體系。對(duì)辦公設(shè)備管理工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)因管理不善導(dǎo)致辦公設(shè)備損壞、丟失、浪費(fèi)等情況的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。具體考核指標(biāo)和獎(jiǎng)懲措施如下：辦公設(shè)備完好率：考核各部門辦公設(shè)備的完好程度，以設(shè)備正常運(yùn)行數(shù)量與應(yīng)管理設(shè)備數(shù)量的比例計(jì)算。設(shè)備完好率達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的部門，給予一定的績(jī)效加分；低于標(biāo)準(zhǔn)的部門，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行扣分。辦公設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)執(zhí)行情況：考核各部門是否按照維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)行維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃的部門和個(gè)人，給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于未按要求執(zhí)行的部門和個(gè)人，進(jìn)行通報(bào)批評(píng)并扣除相應(yīng)績(jī)效分?jǐn)?shù)。辦公設(shè)備使用登記情況：考核各部門對(duì)辦公設(shè)備使用登記制度的執(zhí)行情況。登記記錄完整、準(zhǔn)確的部門，給予一定的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)；登記不規(guī)范或存在漏登現(xiàn)象的部門，視情節(jié)輕重進(jìn)行扣分處理。辦公設(shè)備成本控制情況：考核各部門在辦公設(shè)備采購、使用、維護(hù)等過程中的成本控制情況。對(duì)于能夠合理控制設(shè)備成本，節(jié)約費(fèi)用的部門，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于因管理不善導(dǎo)致設(shè)備成本過高的部門，進(jìn)行成本核算并在績(jī)效中體現(xiàn)。通過監(jiān)督與考核，促使各部門和員工重視辦公設(shè)備管理工作，提高設(shè)備的使用效率和管理水平，降低設(shè)備運(yùn)行成本，保障公司各項(xiàng)工作的