企業(yè)日常辦公用品申請領(lǐng)用制度一、制度目的為規(guī)范企業(yè)辦公用品的申領(lǐng)、審批與發(fā)放流程，保障各部門辦公需求，提高資源利用效率，避免浪費，特制定本制度。本制度旨在明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，保證辦公用品管理有序、合規(guī)，為企業(yè)日常運營提供穩(wěn)定支持。二、適用范圍與對象（一）適用部門企業(yè)各部門、各分支機構(gòu)（含總部職能部門、各業(yè)務(wù)單元、異地辦公點等）。（二）適用人員企業(yè)全職員工、實習(xí)生（實習(xí)生申領(lǐng)需經(jīng)所在部門負責(zé)人額外審批）。（三）適用物品類型辦公文具類：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、尺子、訂書機、起釘器、回形針、大頭針、便利貼、便簽紙、膠帶、計算器等；辦公耗材類：A4紙、復(fù)印紙、打印紙、墨盒、硒鼓、碳粉、色帶、U盤、移動硬盤（部門公用）、電池、鼠標(biāo)墊等；辦公用具類：文件夾、檔案袋、文件盒、長尾夾、票據(jù)夾、白板、白板筆、馬克筆、水杯（企業(yè)統(tǒng)一配發(fā)）等；其他：企業(yè)統(tǒng)一采購的、用于日常辦公的低值易耗品（單價500元以下，使用期限1年以內(nèi)）。三、申請領(lǐng)用操作流程（一）申領(lǐng)前準(zhǔn)備查詢庫存：申請人需提前向行政部確認(rèn)所需物品庫存情況（可通過行政部登記的《辦公用品庫存清單》或企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)查詢），避免重復(fù)申請或申領(lǐng)無庫存物品。明確需求：根據(jù)實際工作需要確定物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量（需符合“按需領(lǐng)用”原則，杜絕過量申領(lǐng)），例如：日常書寫類物品每人每月限領(lǐng)2支筆、1本筆記本；部門批量耗材（如A4紙）需注明用途（如“部門月度打印”“客戶資料整理”）及預(yù)估用量。（二）填寫《辦公用品申請領(lǐng)用表》申請人需完整填寫《辦公用品申請領(lǐng)用表》（模板見第四部分），信息包括：申請人基本信息、物品名稱及規(guī)格、申請數(shù)量、用途說明等。表格需字跡清晰、信息準(zhǔn)確，不得漏填或涂改。（三）部門審批申請人將填寫完整的《辦公用品申請領(lǐng)用表》提交至所在部門負責(zé)人審批。部門負責(zé)人需根據(jù)部門工作計劃、歷史領(lǐng)用記錄及實際需求，審核申領(lǐng)的合理性與必要性，重點控制批量耗材、非日常辦公物品的領(lǐng)用。審批通過后，部門負責(zé)人在“部門負責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)；若審核不通過，需向申請人說明原因，要求調(diào)整后重新申請。（四）行政部審核與庫存核對申請人持審批通過的申請表提交至行政部，行政部專員在1個工作日內(nèi)完成審核。審核內(nèi)容：表格信息是否完整、規(guī)范；審批流程是否完備；申領(lǐng)物品是否符合本制度“適用物品類型”范圍；庫存是否充足（若庫存不足，與申請人溝通確認(rèn)是否可暫緩申領(lǐng)或替換同類功能物品）。審核通過后，行政部在“行政部審核”欄簽字；審核不通過的，退回申請人并注明原因。（五）領(lǐng)取物品與登記申請人持最終審核通過的申請表，到行政部指定地點領(lǐng)取物品。行政部專員核對申請表信息與實物（名稱、規(guī)格、數(shù)量）一致后，發(fā)放物品，并同步更新《辦公用品庫存臺賬》（減少庫存數(shù)量）。申請人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，登記信息包括：領(lǐng)取日期、申請人、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用單號（與申請表編號一致）。（六）月度匯總與流程優(yōu)化行政部每月5日前匯總上月各部門辦公用品領(lǐng)用數(shù)據(jù)，《月度辦公用品領(lǐng)用匯總表》，內(nèi)容包括：部門、領(lǐng)用物品名稱、總數(shù)量、總金額（若有）、部門人均領(lǐng)用量等。行政部定期（每季度）分析領(lǐng)用數(shù)據(jù)，對異常增長（如某部門耗材用量突增50%以上）或浪費現(xiàn)象進行調(diào)研，提出優(yōu)化建議（如調(diào)整申領(lǐng)頻次、更換性價比更高的替代品等），并通報各部門。四、辦公用品申請領(lǐng)用表模板申請日期年月日申請單號[行政部填寫]申請人*所屬部門聯(lián)系方式*物品信息序號物品名稱規(guī)格型號單位123審批流程部門負責(zé)人審批*審核意見：□同意▋不同意（說明：__________________）行政部審核*審核意見：□通過▋不通過（說明：__________________）領(lǐng)取確認(rèn)領(lǐng)取人簽字*領(lǐng)用日期年月日備注五、日常管理要求（一）庫存管理規(guī)范行政部建立《辦公用品庫存臺賬》，詳細記錄物品入庫（采購信息）、出庫（領(lǐng)用信息）、結(jié)存數(shù)量，臺賬需實時更新，保證賬實相符。低值易耗品與常用耗材分類存放（如文具區(qū)、耗材區(qū)），標(biāo)識清晰（標(biāo)注名稱、規(guī)格、入庫日期），定期整理（每月1次），避免積壓、受潮或損壞。每周五下午為行政部“庫存盤點日”，核對臺賬與實物數(shù)量，差異率超過5%時，需核查原因（如領(lǐng)用漏登、庫存損耗等）并整改。（二）領(lǐng)用行為約束堅持“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，禁止為個人或非工作用途申領(lǐng)辦公用品（如將企業(yè)領(lǐng)用的筆、本帶回家屬使用）。部門公用物品（如打印機、U盤、白板筆）由部門指定專人負責(zé)領(lǐng)用與管理，避免多人重復(fù)申領(lǐng)；員工離職時，需將公用物品交還行政部，方可辦理離職手續(xù)。嚴(yán)禁將辦公用品轉(zhuǎn)贈、轉(zhuǎn)賣或私自外借（部門間臨時借用需經(jīng)部門負責(zé)人同意，并在3個工作日內(nèi)歸還）。（三）緊急情況處理遇突發(fā)緊急辦公需求（如臨時接待重要客戶、突發(fā)會議需打印大量材料），可通過電話向行政部申請，說明緊急事由及物品需求，行政部優(yōu)先協(xié)調(diào)發(fā)放。申請人需在緊急事項發(fā)生后2個工作日內(nèi)，補填《辦公用品申請領(lǐng)用表》并補辦審批手續(xù)，逾期未補辦的，行政部有權(quán)暫停該申請人后續(xù)1個月的申領(lǐng)權(quán)限。（四）責(zé)任監(jiān)督機制行政部定期（每半年）組織辦公用品管理專項檢查，抽查《申請領(lǐng)用表》《庫存臺賬》《領(lǐng)用登記表》的一致性，核查是否存在虛報、冒領(lǐng)、浪費等行為。對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重采取以下措施：情節(jié)較輕（如少量超量申領(lǐng)）：由行政部對申請人進行口頭提醒，責(zé)令整改；情節(jié)較重（如多次虛報、私人物品挪用）：通報批評，并扣減申請人當(dāng)月績效評分（具體標(biāo)準(zhǔn)參照企