合同管理審批流程及歸檔模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場(chǎng)景業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)審批流程；法務(wù)、財(cái)務(wù)、管理層對(duì)合同合規(guī)性、財(cái)務(wù)條款的審核；合同簽署后的履行跟蹤與歸檔管理；合同到期續(xù)簽、變更或終止的流程管控。二、合同審批與歸檔全流程操作指南步驟1：合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，擬定合同文本并準(zhǔn)備相關(guān)附件材料，通過內(nèi)部審批系統(tǒng)（或紙質(zhì)流程）提交合同申請(qǐng)。所需材料：合同文本（需明確雙方主體信息、合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、金額、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款）；合作方主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等，首次合作需提供）；與合同相關(guān)的支撐文件（如招投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單、技術(shù)協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等）；合同審批表（模板見“三、合同審批流程表”）。責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（某某）。步驟2：部門負(fù)責(zé)人初審操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（某某）對(duì)合同的業(yè)務(wù)必要性、條款完整性、合作方資質(zhì)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核：合作內(nèi)容是否符合部門年度計(jì)劃或業(yè)務(wù)目標(biāo)；合同金額、付款方式是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)；附件材料是否齊全、有效。輸出結(jié)果：初審?fù)ㄟ^：提交至法務(wù)部門；初審不通過：退回業(yè)務(wù)部門修改，明確修改意見。步驟3：法務(wù)部門合規(guī)審核操作內(nèi)容：法務(wù)專員（某某）對(duì)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)、條款合規(guī)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核：合同主體是否具備完全民事行為能力，授權(quán)委托是否有效；合同條款是否符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度（如“不得提供擔(dān)?！薄斑`約責(zé)任對(duì)等”等）；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款、爭(zhēng)議解決方式是否明確；是否存在顯失公平或法律漏洞（如“霸王條款”）。輸出結(jié)果：審核通過：提交至財(cái)務(wù)部門；審核不通過：出具《法務(wù)審核意見書》，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修改后重新提交。步驟4：財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)條款審核操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)專員（某某）對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款、資金風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核：合同金額、計(jì)價(jià)方式是否準(zhǔn)確，是否符合財(cái)務(wù)預(yù)算；付款條件、進(jìn)度、方式是否合理（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金約定）；涉及稅費(fèi)、發(fā)票開具的條款是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定；是否存在超付、墊資等資金風(fēng)險(xiǎn)。輸出結(jié)果：審核通過：提交至對(duì)應(yīng)管理層審批；審核不通過：反饋至業(yè)務(wù)部門，明確財(cái)務(wù)調(diào)整建議。步驟5：管理層終審（根據(jù)合同金額/類型分級(jí)）操作內(nèi)容：根據(jù)合同金額或重要性，由不同層級(jí)管理層審批（示例）：金額≤5萬(wàn)元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總（副總）審批；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：分管副總+總經(jīng)理（總）審批；金額＞50萬(wàn)元或重大合同（如戰(zhàn)略合作、對(duì)外投資）：總經(jīng)理+董事長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）審批。審批重點(diǎn)：合同是否符合公司戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)；投資回報(bào)、風(fēng)險(xiǎn)控制是否合理；涉及公司重大利益的核心條款是否明確。輸出結(jié)果：審批通過：進(jìn)入用印環(huán)節(jié)；審批不通過：退回業(yè)務(wù)部門終止流程，說明原因。步驟6：合同用印與簽署操作內(nèi)容：行政/綜合管理部（某某）根據(jù)審批通過的《合同審批表》，核對(duì)合同文本與審批內(nèi)容一致后，加蓋合同專用章或公章；用印后，由業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（某某）與合作方正式簽署合同，雙方各執(zhí)正本一份，復(fù)印件分送法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門存檔。注意事項(xiàng)：合同文本需與審批版本完全一致，嚴(yán)禁擅自修改條款；用印登記表需記錄用印日期、合同編號(hào)、用印人、份數(shù)等信息。步驟7：合同履行與跟蹤操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門（某某）作為合同履行主體，負(fù)責(zé)跟蹤合作方履約情況（如交付進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收、付款進(jìn)度等）；建立合同履行臺(tái)賬，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“2024年X月X日完成首批交付”“2024年X月X日收到尾款”）；發(fā)覺對(duì)方違約或履約異常時(shí)，及時(shí)上報(bào)法務(wù)、財(cái)務(wù)部門，啟動(dòng)爭(zhēng)議解決或風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)程序。步驟8：合同歸檔操作內(nèi)容：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門（某某）在15個(gè)工作日內(nèi)收集完整歸檔材料，提交至檔案管理部門（某某）；歸檔材料包括：合同正本、審批表、法務(wù)/財(cái)務(wù)審核意見書、附件材料、履行過程中的往來函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。歸檔要求：按合同編號(hào)分類存放，編號(hào)規(guī)則示例：“年份-部門代碼-合同類型序號(hào)”（如“2024-CG-001”采購(gòu)合同）；電子檔案需同步至內(nèi)部系統(tǒng)，保證紙質(zhì)與電子檔案一致；保管期限：一般合同不少于5年，重要合同（如不動(dòng)產(chǎn)、長(zhǎng)期合作）不少于10年。三、合同審批與歸檔相關(guān)模板示例模板1：合同審批流程表合同編號(hào)合同名稱合作方合同金額（元）發(fā)起部門發(fā)起人初審意見法務(wù)審核意見財(cái)務(wù)審核意見終審領(lǐng)導(dǎo)審批狀態(tài)用印日期歸檔日期2024-CG-001采購(gòu)設(shè)備合同科技有限公司120,000采購(gòu)部某某同意提交法務(wù)審核條款合規(guī)，建議補(bǔ)充“質(zhì)保期2年”付款方式合理，預(yù)付30%副總已完成2024-03-152024-03-20模板2：合同信息登記表合同編號(hào)合同類型簽署日期履行期限合作方名稱合作方地址聯(lián)系人聯(lián)系方式合同金額（元）付款方式履行進(jìn)度歸檔編號(hào)2024-FW-002服務(wù)合同2024-04-012024-04-01至2024-09-30咨詢有限公司北京市區(qū)經(jīng)理80,000分期付款（簽約付50%，驗(yàn)收付50%）30%2024-FW-002模板3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任人履行情況說明附件（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告/函件等）問題記錄應(yīng)對(duì)措施2024-CG-001首批設(shè)備交付2024-03-202024-03-22某某設(shè)備已送達(dá)，待驗(yàn)收《設(shè)備驗(yàn)收單》（編號(hào)YSG2024001）無——2024-CG-001首筆付款2024-03-252024-03-26財(cái)務(wù)預(yù)付款36,000元已支付銀行轉(zhuǎn)賬憑證無——模板4：合同歸檔清單歸檔編號(hào)合同編號(hào)材料名稱份數(shù)頁(yè)數(shù)存放位置歸檔人歸檔日期備注2024-001-012024-CG-001合同正本112A-01-01柜某某2024-03-20與合作方各執(zhí)一份2024-001-022024-CG-001合同審批表13A-01-01柜某某2024-03-20含法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見2024-001-032024-CG-001設(shè)備驗(yàn)收單12A-01-01柜某某2024-03-20履行憑證四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避1.合同條款審核“三不原則”不模糊：避免使用“大約”“盡快”等模糊表述，明確時(shí)間、金額、數(shù)量等具體指標(biāo)；不遺漏：核心條款（違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）不得缺失；不沖突：合同條款之間邏輯一致，避免前后矛盾（如“質(zhì)保期1年”與“質(zhì)保期滿后支付尾款”需銜接）。2.審批時(shí)限管理各環(huán)節(jié)審核原則上不超過3個(gè)工作日，緊急合同可縮短至1個(gè)工作日，需在《合同審批表》中標(biāo)注“加急”及原因；超期未審核的環(huán)節(jié)，發(fā)起人可系統(tǒng)提醒或向上級(jí)反饋，保證流程高效推進(jìn)。3.合作方資質(zhì)動(dòng)態(tài)管理首次合作需驗(yàn)證合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書等原件；定期（如每年）更新合作方資質(zhì)信息，對(duì)存在失信、經(jīng)營(yíng)異常等情況的合作方，暫停合作并啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。4.歸檔完整性要求合同履行過程中的所有書面材料（包括郵件、函件、聊天記錄等