2026年能源加工公司公章證照分級審批管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)公司公章與證照管理，維護(hù)使用嚴(yán)肅性、合法性，保障公司權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國公司法》《印章管理辦法》《電子印章管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合能源加工企業(yè)運營特點，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部及各下屬單位、部門的公章刻制、使用、保管及各類證照申領(lǐng)、借閱、變更、注銷等全流程管理，覆蓋實物與電子公章、證照。第三條本制度所稱公章，指公司及各部門對外具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、部門專用章及電子公章等。證照指公司依法取得的各類許可、資質(zhì)、登記證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、安全生產(chǎn)許可證、排污許可證等。第四條公章證照管理遵循“分級分類、權(quán)責(zé)對應(yīng)、安全可控、全程可溯”原則，電子公章與實物公章具有同等法律效力。第二章分級標(biāo)準(zhǔn)第五條按重要性、風(fēng)險等級及使用范圍，公章證照分為三級管理：（一）A級（核心級）：公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、營業(yè)執(zhí)照正副本、安全生產(chǎn)許可證、排污許可證、特種設(shè)備使用登記證及電子公章。此類涉及公司核心權(quán)益與重大經(jīng)營風(fēng)險，實行最高級別管理。（二）B級（重要級）：合同專用章、部門專用章、各類資質(zhì)證書、項目批復(fù)文件、一般電子業(yè)務(wù)章。此類關(guān)聯(lián)主要經(jīng)營活動，需規(guī)范審批流程。（三）C級（普通級）：內(nèi)部管理用證照副本、部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件用章、臨時登記證明等。此類使用范圍局限，簡化審批程序。第六條分級標(biāo)準(zhǔn)由行政部會同法務(wù)部每年度復(fù)核，根據(jù)法律法規(guī)更新及公司業(yè)務(wù)變化調(diào)整，報總經(jīng)理辦公會備案后生效。第三章審批流程第七條公章使用審批：（一）A級公章：申請人填寫《公章使用申請表》，注明用途、文件名稱及份數(shù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部核驗合規(guī)性、分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后，報總經(jīng)理或法定代表人審批。涉及重大合同、投融資等事項，需附加法務(wù)部審核意見。（二）B級公章：申請人填寫申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部核驗后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）C級公章：申請人填寫申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部登記使用。第八條證照使用審批：（一）A級證照借閱：申請人填寫《證照借閱申請表》，說明用途、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部核驗證照狀態(tài)后，報分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。原件外借需法定代表人簽字批準(zhǔn)。（二）B級證照借閱：申請人填寫申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部核驗后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）C級證照借閱：申請人填寫申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在行政部登記領(lǐng)用。第九條電子公章與電子證照使用，遵循“誰簽章、誰負(fù)責(zé)”原則，審批流程同對應(yīng)級別實物公章證照，操作記錄由系統(tǒng)自動留存，保存期限不少于5年。第十條緊急事項需使用公章證照的，可啟動應(yīng)急審批，由申請人直接向分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理請示，事后2個工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)。第四章保管與使用規(guī)范第十一條公章保管：（一）A級公章由行政部指定2名專人實行雙人雙鎖保管，存放于專用保險柜，鑰匙與密碼分別管理；電子公章由信息部與行政部分別保管制作數(shù)據(jù)與授權(quán)密鑰。（二）B級公章由行政部或?qū)?yīng)部門專人保管，存放于帶鎖文件柜。（三）C級公章由對應(yīng)部門專人保管，使用后及時歸位。（四）保管人變更需辦理交接手續(xù)，填寫《公章交接登記表》，由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交簽字。第十二條證照保管：（一）A級證照原件由行政部專人保管，存放于保險柜，建立《證照管理臺賬》，記錄領(lǐng)用、歸還及年檢情況；副本按使用頻次分配至相關(guān)部門。（二）B級、C級證照由行政部或?qū)?yīng)部門專人保管，定期核對狀態(tài)。（三）證照有效期屆滿前3個月，保管人需提醒對應(yīng)部門辦理延續(xù)手續(xù)。第十三條使用要求：（一）公章不得在空白紙張、介紹信或未明確內(nèi)容的文件上加蓋，多頁文件需加蓋騎縫章。（二）證照復(fù)印件需注明“僅限XX用途，有效期XX”，由審核人簽字確認(rèn)。（三）公章證照外借期間，借用部門對使用安全負(fù)全責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人或用于審批外事項。（四）電子公章不得用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的電子文件，電子證照不得擅自篡改或轉(zhuǎn)換格式。第十四條公章證照遺失、被盜的，保管人需立即向行政部及分管領(lǐng)導(dǎo)報告，24小時內(nèi)啟動掛失程序，A級需登報聲明并向相關(guān)部門備案，同時追究保管人責(zé)任。第五章刻制、變更與注銷第十五條公章刻制：由需求部門提交《公章刻制申請表》，經(jīng)行政部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批后，由行政部到具備資質(zhì)的單位制作并備案，嚴(yán)禁私自刻制。第十六條證照申領(lǐng)：由業(yè)務(wù)主管部門提交《證照申領(lǐng)申請表》，經(jīng)行政部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，安排專人辦理，申領(lǐng)材料及審批文件由行政部歸檔。第十七條公章證照需變更或注銷的，由對應(yīng)部門提出申請，經(jīng)行政部核驗、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按法律法規(guī)規(guī)定辦理手續(xù)，變更后舊件按本制度規(guī)定銷毀或歸檔。第十八條廢止公章由行政部統(tǒng)一銷毀，銷毀過程有2名以上監(jiān)交人在場，填寫《公章銷毀登記表》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)后存檔。第六章監(jiān)督與追責(zé)第十九條行政部每月對公章證照保管使用情況進(jìn)行檢查，每季度形成檢查報告；審計部每半年開展專項審計，重點核查審批手續(xù)完整性與使用合規(guī)性。第二十條建立“承諾-踐諾-監(jiān)管”閉環(huán)機(jī)制，對借用、使用過程中的承諾事項，由行政部聯(lián)合業(yè)務(wù)主管部門事后核查，未履約的納入部門考核。第二十一條有下列情形之一的，對責(zé)任人予以警告、罰款；造成損失的，承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)：（一）未經(jīng)審批擅自使用或外借公章證照的；（二）保管不善導(dǎo)致公章證照遺失、被盜或損壞的；（三）偽造、變造公章證照或使用失效公章證照的；（四）泄露電子公章制作數(shù)據(jù)或授權(quán)密鑰的。第七章附則第二十二條