行政公文寫作標準格式及規(guī)范工具一、適用工作情境行政公文是政機關(guān)、企事業(yè)單位在公務活動中為行使管理職能、處理公務而具有特定效力和規(guī)范體式的文書，廣泛應用于以下工作場景：決策部署傳達：如部署年度工作、傳達上級重要指示、落實專項任務等，需使用“通知”“意見”等文種，明確要求與責任分工。工作情況匯報：如向上級匯報階段性工作進展、總結(jié)年度工作成效、反映突發(fā)問題等，需使用“報告”“請示”等文種，保證信息準確、重點突出。事項請示批復：如請求批準資金、申請政策支持、明確工作職責等，需使用“請示”（下級向上級）或“批復”（上級答復下級），做到一事一請、理由充分。跨部門溝通協(xié)調(diào)：如商洽工作、詢問答復問題、請求協(xié)助配合等，需使用“函”，語氣得體、表述清晰。規(guī)章制度制定：如印發(fā)管理辦法、實施細則、行為規(guī)范等，需使用“規(guī)定”“辦法”，內(nèi)容嚴謹、權(quán)責明確。二、公文寫作實操流程行政公文寫作需嚴格遵循“規(guī)范格式、準確表達、邏輯清晰”原則，具體流程（一）明確發(fā)文目的與對象確定核心目標：明確公文需解決什么問題、傳達什么信息（如部署工作、請求指示、匯報情況等），避免內(nèi)容模糊或偏離主題。確認主送機關(guān)：根據(jù)行文關(guān)系確定主送單位（上級機關(guān)、下級機關(guān)或平級機關(guān)），主送機關(guān)應為單位全稱或規(guī)范化簡稱，頂格書寫，后加冒號。（二）確定公文文種根據(jù)《政機關(guān)公文處理工作條例》，15種法定公文適用場景如下（常見文種優(yōu)先原則）：通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。注：避免文種混用（如“請示”與“報告”不分，“函”與“請示”混淆），保證文種與行文目的匹配。（三）收集整理材料收集依據(jù)材料：包括上級文件、政策法規(guī)、數(shù)據(jù)報表、會議紀要、背景資料等，保證內(nèi)容有理有據(jù)。梳理核心信息：明確公文需包含的要素（如時間、地點、人物、事件、措施、要求等），剔除無關(guān)信息，突出重點內(nèi)容。（四）規(guī)范格式排版嚴格遵循《政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）要求，公文格式各要素編排要素規(guī)范要求份號如需標注份號，一般用6位阿拉伯數(shù)字頂格編排在版心左上角第一行，如“000001”。密級和保密期限如需標注，用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，如“秘密★1年”。緊急程度如需標注，用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，如“市人民文件”；聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)排列在前。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成，如“X政發(fā)〔2023〕10號”（年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位）。簽發(fā)人上行文應當標注簽發(fā)人姓名，如“簽發(fā)人：X”（3號楷體字，后標全角冒號，簽發(fā)人姓名用3號楷體字）。標題一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，如“市人民關(guān)于開展全市安全生產(chǎn)大檢查的通知”（2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居右排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當）。主送機關(guān)編排于標題下空一行位置，頂格編排，后加冒號；如主送機關(guān)過多導致公文首頁不能顯示時，應當將主送機關(guān)名稱移至版記部分。一般用3號仿宋體字，每個自然段左空二字，回行頂格；文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層黑體、第二層楷體、第三層仿宋體加粗、第四層仿宋體。附件說明如有附件，在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱；如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.X”）；附件名稱后不加標點符號。發(fā)文機關(guān)署名編排于（或附件說明）右下方，以成文日期為準居中排布；聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。成文日期署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期；聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期；用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（如“2023年9月10日”）。印章公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符；單一機關(guān)行文時，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。附注如需標注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行，如“（聯(lián)系人：X；聯(lián)系方式：-X）”。附件附件應當另面編排，并在版記前與公文一起裝訂；附件標題居中編排，后標附件順序號（如“附件1：”）；附件順序號和附件名稱不得用下角標注。版記包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期；抄送機關(guān)編排于印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字；印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末頁版記內(nèi)，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，后加“印發(fā)”二字（印發(fā)日期以付印日期為準）。（五）撰寫內(nèi)容開頭部分：簡明扼要說明發(fā)文依據(jù)或背景（如“根據(jù)會議精神”“為解決問題”），引出下文。主體部分：圍繞核心目標展開，條理清晰、邏輯嚴密，可采用“總分結(jié)構(gòu)”“問題-措施-要求”等結(jié)構(gòu)；內(nèi)容具體，避免空話套話，措施明確責任主體、完成時限（如“各責任單位須于2023年10月31日前完成整改，整改情況報辦公室”）。結(jié)尾部分：根據(jù)文種規(guī)范結(jié)尾（如通知常用“特此通知”；請示常用“妥否，請批示”；報告常用“以上報告，請審閱”）。（六）審核校對定稿自查重點：檢查格式要素是否齊全（如發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、成文日期等），文種使用是否準確，內(nèi)容是否符合政策法規(guī)，是否存在錯別字、標點符號錯誤（如“的、地、得”混用，逗號、句號使用不當）。交叉審核：重要公文需交由部門負責人或分管領(lǐng)導審核，重點核對事項的真實性、數(shù)據(jù)的準確性、措施的可行性。最終簽發(fā)：經(jīng)審核無誤后，按程序報請領(lǐng)導簽發(fā)（上行文需標注簽發(fā)人，下行文、平行文需加蓋發(fā)文機關(guān)印章）。三、標準格式模板與示例（一）通用公文格式模板（以“通知”為例）份號：000001秘密★1年特急市人民文件X政發(fā)〔2023〕10號簽發(fā)人：*市長市人民關(guān)于開展全市安全生產(chǎn)大檢查的通知各區(qū)人民，市人民各部門、各直屬機構(gòu)：為深入貫徹落實習近平總書記關(guān)于安全生產(chǎn)的重要指示精神，切實消除安全隱患，保障人民群眾生命財產(chǎn)安全，根據(jù)《省人民關(guān)于開展安全生產(chǎn)大檢查的通知》（X政發(fā)〔2023〕15號）要求，市決定在全市范圍內(nèi)開展安全生產(chǎn)大檢查?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知一、檢查范圍和重點內(nèi)容（一）檢查范圍：全市所有生產(chǎn)經(jīng)營單位，特別是危險化學品、建筑施工、交通運輸、特種設(shè)備、人員密集場所等重點行業(yè)領(lǐng)域。（二）重點內(nèi)容：安全生產(chǎn)責任制落實情況、安全隱患排查治理情況、應急預案制定及演練情況、從業(yè)人員安全培訓情況等。二、檢查時間和方式（一）時間：2023年9月1日至10月31日。（二）方式：企業(yè)自查、區(qū)縣排查、市級督查相結(jié)合。三、工作要求（一）加強組織領(lǐng)導。各區(qū)縣各部門要成立專項檢查組，主要負責同志為第一責任人，保證檢查工作有序推進。（二）強化隱患整改。對檢查中發(fā)覺的隱患，要建立臺賬，明確整改責任、措施和時限，實行銷號管理。（三）嚴肅追責問責。對工作不力、隱患整改不到位的單位和個人，將依法依規(guī)嚴肅處理。市人民2023年8月25日（此件公開發(fā)布）（二）常見文種對比模板文種適用場景標題示例結(jié)尾規(guī)范請示請求上級指示、批準《局關(guān)于申請項目經(jīng)費的請示》妥否，請批示。報告向上級匯報工作、反映情況《公司關(guān)于2023年上半年工作情況的報告》以上報告，請審閱。函不相隸屬機關(guān)商洽工作《市教育局關(guān)于商請協(xié)助舉辦校園文化節(jié)的函》特此函告，盼復。意見對重要問題提出處理辦法《辦公室關(guān)于優(yōu)化辦公流程的意見》以上意見，請結(jié)合實際貫徹落實。四、關(guān)鍵規(guī)范與易錯提示（一）格式規(guī)范易錯點發(fā)文字號：年份需用六角括號“〔〕”而非方括號“[]”，如“X政發(fā)〔2023〕10號”（錯誤示例：“X政發(fā)[2023]10號”）；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（如“01”應為“1”）。避免使用“通知”“報告”等單一文種作為標題，需包含事由（如錯誤示例：“通知”；正確示例：“局關(guān)于召開年度工作總結(jié)會議的通知”）。主送機關(guān)：頂格書寫，后加冒號；如主送機關(guān)不止一個，用逗號隔開（如“各區(qū)人民，市人民各部門”），而非頓號“、”。印章：單一機關(guān)行文時，印章上距2mm-4mm，端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期；聯(lián)合行文時，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間互有重疊。（二）語言表達要求準確簡潔：使用規(guī)范書面語，避免口語化、歧義表述（如“盡快處理”改為“于X月X日前完成處理”）；數(shù)字用法統(tǒng)一（如“一”用漢字，“1”用阿拉伯數(shù)字，根據(jù)《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》）。莊重得體：上行文（請示、報告）應謙遜恭敬，用“擬”“請”“懇請”等；下行文（通知、批復）應明確肯定，用“必須”“應當”“務必”等；平行文（函）應平和協(xié)商，用“貴單位”“盼復”等。（三）邏輯結(jié)構(gòu)常見問題層次不清：結(jié)構(gòu)序號使用混亂（如“（一）”與“1.”混用），應嚴格按照“一、”“（一）”“1.”“（1）”層級標注，同一層級序號格式一致。內(nèi)容冗余：重復表述或與主題無關(guān)的信息，需精簡內(nèi)容，保證每段文字聚焦一個核心點。（四）其他注意事項附件處理：附件名稱需與中的附件說