采購訂單管理及審批流程操作手冊一、適用范圍與業(yè)務(wù)背景本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（如生產(chǎn)部、行政部、研發(fā)部等）的采購需求發(fā)起、采購訂單創(chuàng)建、多級審批及后續(xù)執(zhí)行跟蹤全流程管理。旨在規(guī)范采購行為，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，保證采購活動合規(guī)、高效，同時實現(xiàn)采購過程透明化、可追溯，降低采購成本，防范采購風(fēng)險。適用于常規(guī)物料采購、固定資產(chǎn)采購、服務(wù)采購等場景（涉及招投標、戰(zhàn)略采購等特殊場景需結(jié)合專項制度執(zhí)行），適用于采購專員、需求部門負責(zé)人、財務(wù)審核人員、分管領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)崗位人員。二、采購訂單全流程操作指引（一）采購需求發(fā)起與申請需求提出需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃（如生產(chǎn)計劃、項目計劃、日常運營需求），填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、需求數(shù)量、預(yù)計到貨日期、預(yù)算金額、用途說明等信息。需求部門負責(zé)人對需求的合理性、必要性進行審核，簽字確認后提交至采購部。采購部接收需求采購專員接收《采購需求申請表》，核對需求信息的完整性（如是否明確規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算），與需求部門溝通確認模糊項（如技術(shù)參數(shù)、緊急程度）。對于緊急采購需求（如生產(chǎn)突發(fā)停機急需備件），需求部門需在“備注”欄標注“緊急”，并同步說明原因，采購部優(yōu)先處理。（二）采購訂單信息填寫與提交供應(yīng)商選擇與詢價采購專員根據(jù)需求類型，通過合格供應(yīng)商名錄（或公開招標、競爭性談判等方式）選擇供應(yīng)商。對于常規(guī)物料，可從“戰(zhàn)略供應(yīng)商庫”中選??；對于新供應(yīng)商，需完成資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等）。對價值較高或技術(shù)復(fù)雜的采購項，需至少向3家合格供應(yīng)商詢價，獲取報價單、技術(shù)方案等資料，形成《比價議價記錄表》。創(chuàng)建采購訂單采購專員在企業(yè)ERP/采購管理系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，錄入以下信息：供應(yīng)商信息：名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（系統(tǒng)內(nèi)已備案的供應(yīng)商可直接調(diào)取）；物品/服務(wù)信息：名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、總金額（需與預(yù)算一致，超預(yù)算需說明原因并附審批文件）；交貨條款：交貨地點、交貨日期、運輸方式、費用承擔(dān)方；付款條款：付款方式（如電匯、承兌匯票）、賬期、開票信息（名稱、稅號、地址、電話）；其他要求：包裝標準、驗收標準、質(zhì)保期等。采購訂單需經(jīng)采購部經(jīng)理*審核通過后，提交至下一審批環(huán)節(jié)。（三）部門負責(zé)人審核需求部門負責(zé)人登錄系統(tǒng)，查看采購訂單信息，重點審核：（1）采購需求與業(yè)務(wù)計劃的匹配度；（2）規(guī)格型號、數(shù)量是否與需求一致；（3）預(yù)算是否在部門可控范圍內(nèi)。審核通過后簽字確認；若不通過，注明修改意見并退回采購部，采購專員根據(jù)意見調(diào)整后重新提交。（四）財務(wù)部門復(fù)核財務(wù)專員在系統(tǒng)中接收采購訂單，進行以下復(fù)核：（1）價格合理性：對比歷史采購價、市場價，確認單價是否公允；（2）預(yù)算匹配性：核對采購總金額是否在部門年度/月度預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算部分是否已履行預(yù)算調(diào)整審批；（3）付款條款合規(guī)性：確認賬期、付款方式是否符合公司財務(wù)制度（如一般供應(yīng)商賬期不超過30天，戰(zhàn)略合作供應(yīng)商可協(xié)商延長）；（4）開票信息準確性：檢查供應(yīng)商名稱、稅號等信息是否與備案一致。復(fù)核通過后簽字確認；若發(fā)覺價格異常、預(yù)算超支等問題，退回采購部并說明理由，采購部需重新談判或調(diào)整需求。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)采購金額分級審批（示例，企業(yè)可根據(jù)實際調(diào)整權(quán)限）：金額≤5萬元：由采購總監(jiān)*審批；5萬元＜金額≤20萬元：由分管副總*審批；金額＞20萬元：由總經(jīng)理*審批。審批人重點審核采購的必要性、金額合理性、供應(yīng)商選擇的合規(guī)性，審批通過后訂單生效；若未通過，退回至上一環(huán)節(jié)或采購部重新處理。（六）采購訂單與歸檔采購訂單審批完成后，系統(tǒng)自動正式采購訂單（加蓋公司電子公章/紙質(zhì)公章），發(fā)送至供應(yīng)商及需求部門。采購專員將采購訂單、比價議價記錄表、需求申請表、審批記錄等資料整理歸檔（電子檔存入系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按月裝訂），保存期限不少于5年。（七）訂單執(zhí)行與跟蹤訂單下達與交付采購專員將生效的采購訂單發(fā)送至供應(yīng)商，明確交貨時間，并要求供應(yīng)商按訂單履約。供應(yīng)商發(fā)貨后，將發(fā)貨單、質(zhì)檢報告（如需）同步發(fā)送至采購部和需求部門。到貨驗收需求部門根據(jù)采購訂單和驗收標準，對到貨物資進行數(shù)量清點、質(zhì)量檢測（如需第三方檢測，可聯(lián)系質(zhì)檢部協(xié)助），填寫《到貨驗收單》，驗收人簽字確認。若驗收不合格，需求部門需在24小時內(nèi)通知采購部，采購部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、索賠等事宜，并更新訂單狀態(tài)為“異常處理”。付款申請驗收合格后，采購專員收集采購訂單、驗收單、發(fā)票（供應(yīng)商需在發(fā)貨后10天內(nèi)開具合規(guī)增值稅專用發(fā)票），提交財務(wù)部申請付款。財務(wù)部審核無誤后，按付款條款安排付款，并在系統(tǒng)中更新訂單狀態(tài)為“已完成”。三、常用表單模板與填寫說明（一）采購需求申請表字段名稱填寫說明示例申請部門需求部門全稱生產(chǎn)部申請人需求提出人姓名（系統(tǒng)內(nèi)工號）（工號：CS2023001）聯(lián)系電話申請人辦公電話88881001采購物品/服務(wù)名稱準確填寫，避免簡稱A4打印紙（80g）規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)詳細描述，可附頁尺寸：A4；白色，70g以上需求數(shù)量預(yù)計采購數(shù)量500箱預(yù)計到貨日期需求部門要求的到貨時間（格式：YYYY-MM-DD）2023-10-15預(yù)算金額（元）含稅預(yù)算金額，與財務(wù)預(yù)算一致15000.00用途說明采購原因及使用場景生產(chǎn)車間日常辦公耗材使用附件技術(shù)圖紙、參數(shù)要求等（需電子檔）《A4紙技術(shù)參數(shù)要求V1.0》部門負責(zé)人審批需求部門負責(zé)人簽字（簽字）（二）采購訂單審批表字段名稱填寫說明采購訂單編號系統(tǒng)自動（格式：CGDD-YYYY-X，如CGDD-2023-001）供應(yīng)商名稱備案供應(yīng)商全稱采購物品名稱與需求申請一致數(shù)量×單價采購數(shù)量×單價交貨地點詳細到收貨地址交貨日期供應(yīng)商承諾的交貨時間付款方式電匯/承兌匯票等賬期付款期限（如“30天”）需求部門審核意見負責(zé)人簽字，確認需求匹配度財務(wù)復(fù)核意見財務(wù)專員簽字，確認價格、預(yù)算合規(guī)性分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見按金額分級審批，簽字確認（三）到貨驗收單字段名稱填寫說明驗收單編號系統(tǒng)自動（格式：YSD-YYYY-X）采購訂單編號關(guān)聯(lián)對應(yīng)的采購訂單驗收日期實際到貨驗收日期（YYYY-MM-DD）驗收部門需求部門名稱驗收人參與驗收人員簽字（至少2人）物品名稱與采購訂單一致應(yīng)收數(shù)量采購訂單數(shù)量實收數(shù)量實際到貨數(shù)量驗收結(jié)果合格/不合格（不合格需注明具體問題：如破損、規(guī)格不符等）備注其他說明（如包裝情況、附件是否齊全等）部門負責(zé)人簽字需求部門負責(zé)人確認四、操作風(fēng)險與關(guān)鍵注意事項（一）信息準確性要求采購需求申請表、采購訂單中的物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商信息等核心內(nèi)容必須與實際需求一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購物資閑置或無法使用。供應(yīng)商名稱、稅號、銀行賬戶等信息需與營業(yè)執(zhí)照一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致發(fā)票無法報銷或付款失敗。（二）審批時效管理各審批環(huán)節(jié)需在1個工作日內(nèi)完成（緊急采購需求需在4小時內(nèi)完成），避免因?qū)徟舆t影響采購進度。超過審批時限未處理的，系統(tǒng)將自動提醒審批人，需求部門可聯(lián)系采購部協(xié)調(diào)催辦。（三）附件完整性規(guī)范價值超過1萬元的采購需附《比價議價記錄表》；涉及技術(shù)復(fù)雜性的采購需附技術(shù)參數(shù)要求、圖紙等；固定資產(chǎn)采購需附資產(chǎn)驗收單。附件需與采購訂單關(guān)聯(lián)保存，保證審批過程可追溯。（四）特殊情況處理緊急采購：需求部門需提前通過OA系統(tǒng)提交《緊急采購申請說明》，經(jīng)總經(jīng)理*審批后，可先采購后補流程，但需在3個工作日內(nèi)補齊所有審批手續(xù)。訂單變更：因需求變更或供應(yīng)商原因需修改訂單的，由采購部提交《訂單變更申請表》，說明變更原因及影響，重新履行審批流程（審批權(quán)限與原訂單一致）。供應(yīng)商違約：供應(yīng)商未按訂單交貨、質(zhì)量不合格的，采購部需及時記錄違約情況，按《供應(yīng)商管理制度》