行政后勤資源采購清單制作標準一、適用范圍與應用場景本標準適用于企業(yè)、事業(yè)單位及機關等組織的行政后勤資源采購管理，涵蓋日常辦公物資、固定資產、后勤服務（如保潔、綠化、維修）、員工福利等各類行政后勤資源的采購清單編制工作。具體應用場景包括：常規(guī)采購：月度/季度辦公耗材（紙張、筆、文件夾等）、低值易耗品（飲水機濾芯、清潔工具等）的計劃性采購；固定資產采購：電腦、打印機、辦公家具、空調等價值較高、使用周期長的資產采購；服務類采購：外包保潔服務、綠植養(yǎng)護、設備維修等服務的采購需求提報；應急采購：突發(fā)情況下的緊急物資（如防汛物資、疫情防護用品）采購；專項采購：節(jié)日福利（春節(jié)禮品、中秋禮品）、團隊建設物資、辦公區(qū)域改造材料等非經常性采購。二、采購清單標準化操作流程（一）需求發(fā)起與初審需求提報：各部門根據(jù)實際工作需求，由經辦人填寫《行政后勤采購需求申請表》（附件1），注明采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、緊急程度及需求時間，經部門負責人審核后提交至行政部。需求初審：行政部對接收的需求進行合規(guī)性與必要性審核，重點核對：是否屬于行政后勤采購范圍（如生產原料、研發(fā)設備等非行政類需求需退回）；預估單價與數(shù)量是否合理（參考歷史采購數(shù)據(jù)或市場均價）；緊急程度是否符合“緊急采購”定義（如48小時內必須到貨）。初審通過后，行政部分配唯一“采購清單編號”（格式：年份+月份+部門代碼+序號，如202410–001）；初審不通過的，反饋至需求部門補充說明或調整。（二）采購清單編制信息錄入：行政部經辦人*根據(jù)通過初審的需求，在《行政后勤資源采購清單模板》（見第三部分）中逐項填寫信息，保證：物品/服務名稱：準確規(guī)范（如“A4復印紙”而非“紙”）；規(guī)格型號：明確技術參數(shù)（如“惠普LaserJetProM404n黑白激光打印機，打印速度：40頁/分鐘”）；數(shù)量：與需求申請一致，避免“一批”“若干”等模糊表述；預算單價：參考近期3家以上供應商報價或歷史成交價，填寫“預估單價”及“預算金額”；供應商信息：優(yōu)先選擇已入庫合格供應商（需提供營業(yè)執(zhí)照復印件及資質證明），新供應商需補充“供應商資質審核表”。清單復核：行政部負責人*對編制完成的清單進行復核，重點檢查：清單編號唯一性、信息完整性（無漏填項）；數(shù)量×單價=預算金額計算準確；供應商資質是否齊全（如食品類需提供《食品經營許可證》，服務類需提供服務方案）。復核無誤后，在“編制人”欄簽字確認，提交至采購審批流程。（三）詢價與比價（非緊急采購）詢價范圍：對于單次采購金額≥5000元或單價≥1000元的項目，需至少向3家合格供應商發(fā)出書面詢價單（可通過電話、郵件或采購平臺），明確采購清單內容及要求，要求供應商在2個工作日內提供報價單（含增值稅稅率、交付周期、質保條款）。比價分析：行政部匯總各供應商報價，填寫《采購比價表》（附件2），對比分析：價格差異原因（是否含運費、安裝費等附加成本）；供應商資質與履約能力（如同類項目供貨記錄、用戶評價）；質保條款與售后服務（如設備保修期≥1年，耗材提供3個月免費退換）。比價后選擇“性價比最優(yōu)”供應商，在清單“推薦供應商”欄注明理由，隨采購清單一并提交審批。（四）分級審批根據(jù)采購金額及類型，按以下權限分級審批（示例）：采購類型金額范圍審批人層級辦公耗材/低值易耗品＜2000元部門負責人+行政部負責人辦公耗材/低值易耗品2000-10000元部門負責人+行政部負責人+分管副總*固定資產/服務類采購10000-50000元部門負責人+行政部負責人+分管副總+財務部負責人固定資產/服務類采購≥50000元部門負責人+行政部負責人+分管副總+財務部負責人+總經理*審批人需重點審核：采購必要性、預算合規(guī)性、供應商選擇合理性。審批通過后，在審批欄簽字；審批不通過的，注明原因退回行政部調整。（五）訂單執(zhí)行與到貨驗收訂單下達：審批通過后，行政部經辦人*向選定供應商發(fā)出采購訂單（加蓋行政部公章），明確交付時間、地點、驗收標準及違約責任（如“逾期3天未到貨，供應商需支付合同金額5%的違約金”）。到貨驗收：物品/服務送達后，由行政部經辦人、需求部門經辦人及行政部負責人*共同驗收：實物驗收：核對名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質量（如無破損、功能正常）；服務驗收：對照服務標準（如保潔每日清潔2次，地面無污漬）現(xiàn)場核查；單據(jù)核對：核對供應商提供的發(fā)票、發(fā)貨清單、合格證等是否與采購清單一致。驗收合格后，三方在《采購驗收單》（附件3）簽字確認；驗收不合格的，當場拒收并要求供應商24小時內更換或退貨。（六）清單歸檔采購完成后，行政部經辦人*將以下材料整理歸檔（保存期限≥3年）：《行政后勤采購需求申請表》；《行政后勤資源采購清單》（含審批記錄、比價表）；供應商報價單、采購訂單；《采購驗收單》；發(fā)票復印件及付款憑證。歸檔材料按“采購清單編號”分類存放，電子版同步至OA系統(tǒng)，便于后續(xù)查閱與審計。三、行政后勤資源采購清單模板行政后勤資源采購清單清單編號：______________申請部門：______________申請日期：____年__月__日需求日期：____年__月__日緊急程度：□常規(guī)□緊急（□48小時□72小時）序號物品/服務名稱規(guī)格型號/服務內容單位數(shù)量預估單價（元）預算金額（元）供應商名稱供應商資質證號交付周期質保條款備注123…合計審批流程環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字日期需求部門審核部門負責人*行政部復核行政部負責人*詢價比價確認采購專員*財務審核財務部負責人*分管領導審批分管副總*總經理審批總經理*驗收記錄驗收項目驗收結果（□合格□不合格）驗收人需求部門確認日期物品/服務名稱經辦人*部門經辦人*規(guī)格型號/內容數(shù)量質量標準備注四、執(zhí)行過程中的關鍵要點提示（一）預算控制與成本節(jié)約采購清單需嚴格控制在年度/季度預算范圍內，超預算采購需提交《預算調整申請表》，經財務部及分管領導*審批后方可執(zhí)行；優(yōu)先選擇“批量采購”“長期合作供應商”，通過議價爭取更優(yōu)價格；對于可替代物資（如不同品牌但功能相似的辦公設備），需進行性價比分析后選擇；單次采購金額≥10000元的，需在清單中注明“成本節(jié)約措施”（如“通過集中采購降低單價8%”）。（二）規(guī)格描述與信息準確性物品規(guī)格需避免模糊表述，如“辦公用紙”應明確為“A4復印紙，80g，白色，500張/包”；服務類采購需明確服務范圍（如“保潔服務：包含每日地面清掃、垃圾清理、桌面擦拭，每周一次深度清潔”）；數(shù)量需根據(jù)實際需求測算，避免“過量采購導致積壓”或“數(shù)量不足影響工作”，如“打印機墨水”需根據(jù)月均打印量及保質期（通常2年）合理確定采購量。（三）供應商管理合規(guī)性供應商必須具備合法經營資質（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證），首次合作的供應商需提交《供應商資質審核表》（附件4），由行政部及財務部聯(lián)合審核；禁止與“供應商黑名單”（如曾提供假冒偽劣產品、違約供應商）合作，黑名單由行政部每季度更新并公示；采購合同需明確“質量保證條款”（如“設備故障率≤1%/年”）及“違約責任”（如“逾期交付每日按合同金額0.5%支付違約金”），合同文本需經法務部審核（如設置法務崗）。（四）緊急采購特殊處理緊急采購（48小時內必須到貨）可簡化詢價流程，但需至少向2家供應商詢價并留存報價記錄，事后3個工作日內補辦《緊急采購說明》（注明緊急原因、供應商選擇理由），由部門負責人及分管副總簽字確認；緊急采購清單需在OA系統(tǒng)中標注“緊急”標識，審批流程可“加急處理”，但最終審批權限不變。（五）清單變更與追溯采購清單經審批后原則上不得變更，如因需求調整需變更數(shù)量、規(guī)格或供應商，需提交《采購清單變更申請表》（附件5），經原審批人重新審批后方可執(zhí)行；所有變更記錄需在清單中備注（如“2024年10月20日，數(shù)量由10臺調整為8臺，審批人