采購申請與審批流程規(guī)范工具模板一、適用場景與價(jià)值本工具模板適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務(wù)型、貿(mào)易型企業(yè)）的日常采購管理場景，涵蓋辦公用品采購、生產(chǎn)原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購（如咨詢、維修）等各類采購需求。通過規(guī)范化的申請與審批流程，可實(shí)現(xiàn)以下價(jià)值：流程標(biāo)準(zhǔn)化：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與操作要求，避免因流程混亂導(dǎo)致的采購延誤或重復(fù)工作；風(fēng)險(xiǎn)可控化：通過多級審核與預(yù)算把關(guān)，降低超預(yù)算采購、違規(guī)采購等風(fēng)險(xiǎn)；責(zé)任明晰化：每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人、審批權(quán)限及輸出物均有清晰記錄，便于追溯與復(fù)盤；效率提升：減少不必要的溝通成本，保證采購需求快速響應(yīng)與合規(guī)落地。二、規(guī)范流程操作指引（一）采購申請發(fā)起申請人確定：由需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）指定專人作為采購申請人，負(fù)責(zé)填寫采購申請表并收集相關(guān)附件。需求梳理：申請人明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總額、用途、交付時(shí)間等核心信息，保證需求描述清晰、無歧義。附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購類型補(bǔ)充必要附件，例如：辦公用品采購：需附《部門月度需求計(jì)劃》；設(shè)備采購：需附《設(shè)備可行性分析報(bào)告》《技術(shù)參數(shù)要求》；服務(wù)采購：需附《服務(wù)需求說明書》《供應(yīng)商資質(zhì)要求》（若有）。提交申請：將填寫完整的《采購申請表》及附件提交至需求部門負(fù)責(zé)人審核（通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)表單，具體以企業(yè)規(guī)定為準(zhǔn)）。（二）需求部門審核審核職責(zé)：需求部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、行政部主管）對采購需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核要點(diǎn)：需求是否符合部門工作計(jì)劃或年度預(yù)算；數(shù)量、規(guī)格是否與實(shí)際需求匹配，是否存在過度采購；附件是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確（如技術(shù)參數(shù)、需求計(jì)劃）。審核動(dòng)作：審核通過：在《采購申請表》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)，并轉(zhuǎn)交至采購部；審核不通過：注明駁回理由（如“需求超出年度預(yù)算”“規(guī)格描述不清”），退回申請人修改后重新提交。（三）采購部審核審核職責(zé)：采購部對采購需求的合規(guī)性、可行性及市場情況進(jìn)行審核。審核要點(diǎn)：是否屬于公司《采購目錄》范圍內(nèi)，是否符合采購政策（如是否必須招標(biāo)、是否需指定供應(yīng)商）；預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總額是否合理（可通過市場詢價(jià)、歷史價(jià)格數(shù)據(jù)對比）；采購方式建議（如公開招標(biāo)、詢價(jià)采購、單一來源采購）是否符合規(guī)定。審核動(dòng)作：審核通過：明確采購方式，填寫《采購申請表》“采購部意見”及“建議采購方式”，轉(zhuǎn)交至財(cái)務(wù)部；審核不通過：注明理由（如“預(yù)估單價(jià)遠(yuǎn)高于市場均價(jià)”“未按規(guī)定選擇采購方式”），與需求部門溝通后退回調(diào)整。（四）財(cái)務(wù)部審核審核職責(zé)：財(cái)務(wù)部對采購預(yù)算的合規(guī)性、資金安排進(jìn)行審核。審核要點(diǎn)：采購預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，是否有超預(yù)算情況；資金來源是否落實(shí)（如流動(dòng)資金、專項(xiàng)預(yù)算）；是否存在重復(fù)采購或與其他項(xiàng)目預(yù)算沖突。審核動(dòng)作：預(yù)算充足且合規(guī)：在《采購申請表》“財(cái)務(wù)部意見”欄簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)交至對應(yīng)審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)；預(yù)算不足或違規(guī)：注明理由（如“超預(yù)算元”“未提供資金來源證明”），按預(yù)算調(diào)整流程處理或退回。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限劃分：根據(jù)采購金額及重要性，由不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批（示例）：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購部負(fù)責(zé)人雙審批；5000元＜金額≤50000元：分管副總審批；金額＞50000元：總經(jīng)理審批（或根據(jù)公司《三重一大決策制度》提交總經(jīng)理辦公會審議）。審批要點(diǎn)：采購事項(xiàng)是否符合公司戰(zhàn)略或年度目標(biāo)；金額、采購方式是否與審批權(quán)限匹配；對緊急采購、特殊采購事項(xiàng)重點(diǎn)關(guān)注（如是否履行了特殊審批流程）。審批動(dòng)作：審批通過：在《采購申請表》“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字確認(rèn)，審批流程結(jié)束，轉(zhuǎn)交采購部執(zhí)行；審批不通過：注明理由（如“不符合公司戰(zhàn)略方向”“采購方式不當(dāng)”），流程終止并退回申請人。（六）采購執(zhí)行采購方式實(shí)施：根據(jù)審批通過的采購方式，采購部開展采購工作：公開招標(biāo)：按照《招標(biāo)采購管理辦法》發(fā)布招標(biāo)公告、組織開標(biāo)評標(biāo)；詢價(jià)采購：向3家及以上合格供應(yīng)商詢價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)者；單一來源采購：說明唯一供應(yīng)商理由（如專利產(chǎn)品、緊急維修），報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后直接采購。合同簽訂：采購?fù)瓿珊?，與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確標(biāo)的物、數(shù)量、金額、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，合同需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部（若有）及領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。訂單下達(dá)：通過ERP系統(tǒng)或書面采購訂單向供應(yīng)商下達(dá)采購指令，同步抄送需求部門及財(cái)務(wù)部。（七）驗(yàn)收與交付驗(yàn)收組織：需求部門牽頭，采購部、使用部門（若有）共同參與驗(yàn)收，必要時(shí)邀請技術(shù)專家或第三方機(jī)構(gòu)參與。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：以《采購合同》《技術(shù)參數(shù)要求》《服務(wù)說明書》為依據(jù)，核對物品/服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、交付時(shí)間等是否符合要求。驗(yàn)收動(dòng)作：驗(yàn)收合格：填寫《采購驗(yàn)收單》，各方簽字確認(rèn)，物品/服務(wù)交付使用部門；驗(yàn)收不合格：注明不合格原因，要求供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗(yàn)收；若無法整改，按合同約定辦理退貨、換貨或索賠。資料歸檔：將《采購驗(yàn)收單》、供應(yīng)商交付憑證（如發(fā)票、送貨單）等交至采購部存檔。（八）付款與結(jié)算發(fā)票核對：供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息與合同、驗(yàn)收單是否一致（如名稱、金額、稅號）。付款申請：采購部根據(jù)合同約定付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金），填寫《付款申請單》，附《采購合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料，提交財(cái)務(wù)部審核。資金支付：財(cái)務(wù)部審核無誤后，按公司資金審批流程辦理付款，支付方式需符合財(cái)務(wù)規(guī)定（如對公轉(zhuǎn)賬、銀行承兌匯票）。（九）流程歸檔采購?fù)瓿珊?，采購部?fù)責(zé)整理全套資料，包括《采購申請表》、審批記錄、《采購合同》、詢價(jià)記錄、《采購驗(yàn)收單》、發(fā)票、付款憑證等，按“一單一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于5年（具體按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。三、核心工具模板清單模板一：采購申請表采購申請表編號：[年份]-[部門代碼]-[序號]申請部門聯(lián)系方式采購類型□辦公用品□原材料□設(shè)備□服務(wù)□其他（請注明）預(yù)算金額采購用途采購明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱12合計(jì)金額（大寫）______________________元（小寫）￥_____________附件清單□需求計(jì)劃□技術(shù)參數(shù)□供應(yīng)商資質(zhì)□其他：_____________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_____________日期：_______采購部意見□同意采購方式：_____________□需調(diào)整：_____________簽字：_____________日期：_______財(cái)務(wù)部意見□預(yù)算合規(guī)□預(yù)算不足（需調(diào)整金額：_______）簽字：_____________日期：_______領(lǐng)導(dǎo)審批□分管副總□總經(jīng)理□總經(jīng)理辦公會簽字：_____________日期：_______模板二：采購驗(yàn)收單采購驗(yàn)收單編號：[年份]-[部門代碼]-[序號]采購申請編號驗(yàn)收部門驗(yàn)收參與人需求部門：_____________采購部：_____________技術(shù)專家（若有）：_____________驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收內(nèi)容1物品名稱、規(guī)格、數(shù)量2質(zhì)量檢測報(bào)告/功能測試3交付時(shí)間4其他（如包裝、配件）驗(yàn)收結(jié)論□合格，同意交付□不合格，整改后復(fù)驗(yàn)□不合格，拒收/退貨詳細(xì)說明：______________________________________________________簽字確認(rèn)需求部門：_____________采購部：_____________技術(shù)專家（若有）：_____________模板三：采購審批流程表采購審批流程表編號：[年份]-[部門代碼]-[序號]采購申請編號流程階段責(zé)任部門/人申請發(fā)起需求部門/申請人需求部門審核需求部門負(fù)責(zé)人采購部審核采購部財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批分管副總/總經(jīng)理采購執(zhí)行采購部驗(yàn)收需求部門、采購部付款財(cái)務(wù)部四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）預(yù)算控制風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁超預(yù)算采購，確需調(diào)整預(yù)算的需按《預(yù)算調(diào)整管理辦法》提交審批，未獲批前不得執(zhí)行采購；大額采購（如超過10萬元）需提前進(jìn)行預(yù)算專項(xiàng)評審，保證資金安排合理。（二）采購方式合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格按《采購管理辦法》選擇采購方式，達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)（如50萬元）的必須公開招標(biāo)，不得化整為零規(guī)避招標(biāo)；緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即維修）需填寫《緊急采購申請表》，說明緊急原因，經(jīng)總經(jīng)理特批后方可執(zhí)行，且事后需補(bǔ)全手續(xù)。（三）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商需經(jīng)資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)），納入《合格供應(yīng)商名錄》后方可參與采購；大額采購需對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查，保證其履約能力；定期對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估（如交貨及時(shí)率、質(zhì)量合格率），不合格供應(yīng)商及時(shí)清退。（四）驗(yàn)收環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)驗(yàn)收需多人參與（至少需求部門、采購部2人），避免單人驗(yàn)收導(dǎo)致舞弊；對技術(shù)復(fù)雜或高價(jià)值物品（如精密設(shè)備），需邀請第三方檢測機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收，并出具檢測報(bào)告；驗(yàn)收不合格物品需明確處理方案（退貨、換貨、索賠），并跟蹤供應(yīng)商整改結(jié)果，留存書面記錄。（五）檔案管