2026年能源供應(yīng)公司智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司智能會(huì)議室（含配備智能會(huì)議系統(tǒng)、音視頻設(shè)備、遠(yuǎn)程協(xié)作工具的會(huì)議室）的預(yù)約、使用與調(diào)度管理，優(yōu)化會(huì)議室資源配置，避免資源浪費(fèi)或使用沖突，保障各類會(huì)議（如業(yè)務(wù)研討、項(xiàng)目評(píng)審、遠(yuǎn)程會(huì)議、客戶接待等）高效開展，提升辦公效率與會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有智能會(huì)議室（按功能分為小型智能會(huì)議室、中型智能會(huì)議室、大型智能會(huì)議室）的預(yù)約、使用、設(shè)備維護(hù)、調(diào)度調(diào)整及違規(guī)處理等全流程管理，覆蓋公司全體員工（含正式員工、試用期員工、實(shí)習(xí)生）及經(jīng)審批使用會(huì)議室的外部人員（如客戶、合作單位人員），涉及行政部門、信息技術(shù)部門及各業(yè)務(wù)部門。（三）基本原則公平優(yōu)先原則：所有員工平等享有智能會(huì)議室預(yù)約使用權(quán)，預(yù)約流程公開透明，按“先預(yù)約先使用”規(guī)則分配資源，特殊緊急會(huì)議可按規(guī)定啟動(dòng)優(yōu)先調(diào)度機(jī)制。高效利用原則：合理設(shè)置預(yù)約時(shí)長（單次會(huì)議最長預(yù)約時(shí)長、同部門單日預(yù)約次數(shù)），避免長時(shí)間占用會(huì)議室；未按時(shí)使用且未提前說明的，取消當(dāng)次預(yù)約，釋放資源供其他人員使用。規(guī)范操作原則：明確預(yù)約、使用、設(shè)備操作的標(biāo)準(zhǔn)流程，要求員工按規(guī)范操作智能設(shè)備，禁止違規(guī)操作導(dǎo)致設(shè)備損壞；外部人員使用需經(jīng)內(nèi)部員工陪同并遵守制度要求。及時(shí)響應(yīng)原則：預(yù)約沖突、設(shè)備故障、調(diào)度調(diào)整等問題需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)處理，行政部門與信息技術(shù)部門需快速響應(yīng)需求，保障會(huì)議正常開展。安全保密原則：使用智能會(huì)議室開展涉及公司商業(yè)秘密（如能源項(xiàng)目數(shù)據(jù)、客戶信息、戰(zhàn)略規(guī)劃）的會(huì)議時(shí)，需遵守信息保密規(guī)定，禁止通過智能設(shè)備泄露敏感信息，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理會(huì)議資料。二、智能會(huì)議室分類與使用范圍（一）小型智能會(huì)議室面積15-30平方米，配備基礎(chǔ)智能設(shè)備（如高清顯示屏、投影儀、無線麥克風(fēng)、基礎(chǔ)遠(yuǎn)程會(huì)議軟件），可容納3-8人，主要用于部門內(nèi)部小型研討、雙人會(huì)談、簡短項(xiàng)目溝通等，單次預(yù)約時(shí)長最長不超過4小時(shí)，同部門單日最多預(yù)約2次。（二）中型智能會(huì)議室面積30-60平方米，配備進(jìn)階智能設(shè)備（如雙屏顯示系統(tǒng)、專業(yè)音響、高清攝像頭、多功能遠(yuǎn)程協(xié)作平臺(tái)、電子白板），可容納8-20人，主要用于跨部門業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、客戶洽談會(huì)、區(qū)域遠(yuǎn)程會(huì)議等，單次預(yù)約時(shí)長最長不超過6小時(shí)，同部門單日最多預(yù)約1次。（三）大型智能會(huì)議室面積60平方米以上，配備高端智能設(shè)備（如多屏聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)、同聲傳譯設(shè)備、4K高清攝像矩陣、大型遠(yuǎn)程會(huì)議終端、智能環(huán)境控制系統(tǒng)），可容納20人以上，主要用于公司級(jí)戰(zhàn)略會(huì)議、大型項(xiàng)目發(fā)布會(huì)、重要客戶接待會(huì)、全國/全球遠(yuǎn)程會(huì)議等，需提前24小時(shí)預(yù)約，單次預(yù)約時(shí)長最長不超過8小時(shí)，同部門每周最多預(yù)約2次，使用前需提交會(huì)議方案（含參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求）。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）行政部門作為智能會(huì)議室管理牽頭部門，負(fù)責(zé)制定與修訂本制度；建立智能會(huì)議室管理臺(tái)賬（含會(huì)議室位置、設(shè)備清單、使用狀態(tài)）；維護(hù)預(yù)約系統(tǒng)（如更新會(huì)議室信息、處理預(yù)約沖突）；監(jiān)督會(huì)議室使用情況（如檢查設(shè)備使用合規(guī)性、衛(wèi)生狀況）；協(xié)調(diào)外部人員使用審批；處理會(huì)議室使用投訴與違規(guī)行為；定期統(tǒng)計(jì)會(huì)議室使用效率（如使用率、閑置率）并優(yōu)化資源配置。（二）信息技術(shù)部門作為智能設(shè)備技術(shù)支撐部門，負(fù)責(zé)智能會(huì)議室設(shè)備（硬件、軟件）的安裝、調(diào)試與日常維護(hù)；建立設(shè)備維護(hù)臺(tái)賬（含設(shè)備型號(hào)、采購時(shí)間、維修記錄）；定期（每月1次）檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)（如攝像頭清晰度、麥克風(fēng)音質(zhì)、遠(yuǎn)程軟件穩(wěn)定性）；接到設(shè)備故障報(bào)修后，需在30分鐘內(nèi)響應(yīng)，2小時(shí)內(nèi)到場處理（特殊故障需協(xié)調(diào)外部供應(yīng)商的，需明確修復(fù)時(shí)限并告知使用人）；提供智能設(shè)備操作培訓(xùn)（如新員工入職培訓(xùn)、新設(shè)備上線專項(xiàng)培訓(xùn)）；保障遠(yuǎn)程會(huì)議網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)帶寬配置。（三）各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門員工會(huì)議室使用規(guī)范宣導(dǎo)；提前規(guī)劃會(huì)議需求，按制度要求預(yù)約會(huì)議室；指定會(huì)議負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)會(huì)議期間設(shè)備正確操作、會(huì)議資料保管、會(huì)后場地清理（如關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅、帶走個(gè)人物品）；遇設(shè)備故障或預(yù)約沖突時(shí)，及時(shí)與行政部門、信息技術(shù)部門溝通；外部人員參會(huì)需提前向行政部門提交使用申請(qǐng)，陪同參會(huì)并監(jiān)督外部人員遵守保密規(guī)定。（四）會(huì)議負(fù)責(zé)人每次會(huì)議需指定1名內(nèi)部員工作為會(huì)議負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)確認(rèn)預(yù)約信息（如時(shí)間、會(huì)議室位置）；提前15分鐘到場檢查設(shè)備狀態(tài)（如開啟設(shè)備測試、連接遠(yuǎn)程會(huì)議）；會(huì)議期間規(guī)范操作設(shè)備，禁止擅自拆卸或更改設(shè)備設(shè)置；會(huì)議結(jié)束后，需在10分鐘內(nèi)完成設(shè)備關(guān)閉（按正確流程關(guān)機(jī)，避免強(qiáng)制斷電）、場地清理，確認(rèn)無資料遺留后離開；發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，需立即向信息技術(shù)部門報(bào)修并告知行政部門。四、會(huì)議室預(yù)約流程（一）預(yù)約渠道公司統(tǒng)一使用內(nèi)部智能辦公系統(tǒng)（或指定預(yù)約軟件）開展會(huì)議室預(yù)約，支持電腦端、手機(jī)端操作，預(yù)約系統(tǒng)需實(shí)時(shí)顯示各會(huì)議室使用狀態(tài)（空閑、已預(yù)約、使用中）、設(shè)備配置及可預(yù)約時(shí)間段，禁止線下口頭預(yù)約或紙質(zhì)登記（緊急情況無法使用系統(tǒng)的，需事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)錄預(yù)約信息）。（二）預(yù)約時(shí)間常規(guī)預(yù)約：員工可提前1-7天預(yù)約會(huì)議室，預(yù)約起始時(shí)間需精確到15分鐘（如9:00、9:15），結(jié)束時(shí)間需與下一場預(yù)約間隔15分鐘（用于場地清理與設(shè)備準(zhǔn)備）。緊急預(yù)約：因突發(fā)情況（如緊急項(xiàng)目溝通、臨時(shí)客戶接待）需預(yù)約1小時(shí)內(nèi)使用的會(huì)議室，可申請(qǐng)緊急預(yù)約，需在預(yù)約系統(tǒng)提交緊急申請(qǐng)并說明理由（如“緊急客戶會(huì)談”），行政部門需在10分鐘內(nèi)審核，審核通過后鎖定會(huì)議室；若對(duì)應(yīng)時(shí)段無空閑會(huì)議室，行政部門需協(xié)助協(xié)調(diào)其他可用場地（如臨時(shí)調(diào)整會(huì)議時(shí)間、推薦其他類型會(huì)議室）。（三）預(yù)約操作步驟登錄預(yù)約系統(tǒng)，選擇“會(huì)議室預(yù)約”模塊，根據(jù)會(huì)議人數(shù)、設(shè)備需求篩選合適的會(huì)議室；選擇預(yù)約日期與時(shí)間段，填寫會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議負(fù)責(zé)人姓名及聯(lián)系方式，若涉及外部人員參會(huì)，需注明外部人員數(shù)量、單位及是否需要遠(yuǎn)程會(huì)議功能；提交預(yù)約申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送預(yù)約成功通知（含會(huì)議室信息、預(yù)約時(shí)間、操作提示）至?xí)h負(fù)責(zé)人及參會(huì)人員郵箱/辦公系統(tǒng)消息；若預(yù)約時(shí)間段存在沖突（如系統(tǒng)延遲導(dǎo)致重復(fù)預(yù)約），行政部門需在15分鐘內(nèi)聯(lián)系申請(qǐng)人，協(xié)調(diào)調(diào)整預(yù)約時(shí)間或推薦其他會(huì)議室，確保預(yù)約需求合理滿足。（四）預(yù)約變更與取消預(yù)約變更：需調(diào)整會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室的，申請(qǐng)人需在原預(yù)約時(shí)間2小時(shí)前登錄系統(tǒng)修改預(yù)約信息，重新提交審核；若距離會(huì)議開始不足2小時(shí)，需電話告知行政部門，由行政部門協(xié)助修改，避免影響其他預(yù)約。預(yù)約取消：會(huì)議取消的，申請(qǐng)人需在原預(yù)約時(shí)間1小時(shí)前登錄系統(tǒng)取消預(yù)約，釋放會(huì)議室資源；若距離會(huì)議開始不足1小時(shí)，需電話告知行政部門并說明原因，未及時(shí)取消導(dǎo)致會(huì)議室閑置的，按本制度第六章違規(guī)處理規(guī)定執(zhí)行。（五）外部人員使用預(yù)約外部人員（客戶、合作單位等）參會(huì)需使用智能會(huì)議室的，內(nèi)部陪同員工需提前24小時(shí)向行政部門提交《外部人員使用智能會(huì)議室申請(qǐng)表》，說明會(huì)議主題、外部人員數(shù)量、單位、參會(huì)時(shí)間及保密要求，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核通過后，由行政部門協(xié)助完成預(yù)約，會(huì)議期間陪同員工需全程在場，監(jiān)督外部人員不得操作智能設(shè)備核心設(shè)置、不得拍攝會(huì)議室設(shè)備或會(huì)議資料，會(huì)后需確認(rèn)無信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。五、會(huì)議室使用與調(diào)度管理（一）使用規(guī)范會(huì)議需在預(yù)約時(shí)間內(nèi)開始，遲到超過30分鐘且未提前告知行政部門的，視為自動(dòng)放棄當(dāng)次預(yù)約，行政部門有權(quán)將會(huì)議室重新分配給其他申請(qǐng)人；會(huì)議需在預(yù)約結(jié)束時(shí)間前結(jié)束，確需延長的，需在結(jié)束前30分鐘登錄系統(tǒng)申請(qǐng)延長，且延長時(shí)間不得超過1小時(shí)，不得與下一場預(yù)約沖突，未申請(qǐng)延長超時(shí)使用的，按違規(guī)處理。會(huì)議期間禁止在會(huì)議室吸煙、飲食（瓶裝水除外）、亂扔垃圾；禁止在墻面、設(shè)備上粘貼或涂畫；禁止攜帶易燃易爆、腐蝕性物品進(jìn)入會(huì)議室；貴重物品需自行保管，遺失責(zé)任自負(fù)。智能設(shè)備操作需按說明書或培訓(xùn)要求進(jìn)行，禁止擅自更改設(shè)備參數(shù)、卸載軟件或連接外部存儲(chǔ)設(shè)備（如U盤、移動(dòng)硬盤），確需連接的，需提前向信息技術(shù)部門申請(qǐng)，經(jīng)檢查無安全風(fēng)險(xiǎn)后使用；遠(yuǎn)程會(huì)議需使用公司指定軟件，禁止使用未經(jīng)授權(quán)的外部會(huì)議軟件，避免信息泄露。涉及公司商業(yè)秘密的會(huì)議（如能源項(xiàng)目數(shù)據(jù)研討、客戶合作機(jī)密談判），需關(guān)閉會(huì)議室監(jiān)控設(shè)備（經(jīng)審批需保留監(jiān)控的除外），會(huì)議資料（紙質(zhì)、電子）需在會(huì)后全部帶走，禁止遺留在會(huì)議室；遠(yuǎn)程會(huì)議需確認(rèn)參會(huì)人員身份，設(shè)置會(huì)議密碼或準(zhǔn)入審核，禁止無關(guān)人員加入。（二）調(diào)度調(diào)整公司級(jí)重大會(huì)議（如年度戰(zhàn)略會(huì)、重要客戶簽約會(huì)）需使用會(huì)議室時(shí)，行政部門可提前48小時(shí)通知已預(yù)約該時(shí)段的部門，協(xié)調(diào)調(diào)整預(yù)約時(shí)間，被調(diào)整部門需配合，行政部門需優(yōu)先為其協(xié)調(diào)其他可用會(huì)議室或調(diào)整后的時(shí)段。因設(shè)備故障（如無法短時(shí)間修復(fù)的硬件損壞、軟件崩潰）導(dǎo)致會(huì)議室無法使用的，信息技術(shù)部門需立即告知行政部門，行政部門需在15分鐘內(nèi)聯(lián)系會(huì)議負(fù)責(zé)人，說明情況并協(xié)調(diào)更換其他會(huì)議室（同級(jí)別優(yōu)先）或調(diào)整會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議盡量正常開展。遇突發(fā)公共事件（如停電、網(wǎng)絡(luò)中斷、疫情防控要求），行政部門需立即通知所有已預(yù)約會(huì)議室的人員，暫停會(huì)議室使用，待事件解決后恢復(fù)預(yù)約，已取消的會(huì)議可優(yōu)先重新預(yù)約。（三）設(shè)備維護(hù)信息技術(shù)部門每月需對(duì)所有智能會(huì)議室設(shè)備開展1次全面檢查，測試硬件功能（如攝像頭旋轉(zhuǎn)、麥克風(fēng)收音、顯示屏分辨率）、軟件穩(wěn)定性（如遠(yuǎn)程會(huì)議連接速度、電子白板功能），發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修或更換，檢查結(jié)果需記錄在設(shè)備維護(hù)臺(tái)賬，報(bào)行政部門備案。設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，會(huì)議負(fù)責(zé)人需立即通過辦公系統(tǒng)提交《智能設(shè)備故障報(bào)修單》，注明故障現(xiàn)象（如“麥克風(fēng)無聲音”“遠(yuǎn)程會(huì)議無法連接”）、會(huì)議室位置、會(huì)議時(shí)間，信息技術(shù)部門需在30分鐘內(nèi)響應(yīng)，2小時(shí)內(nèi)到場處理，一般故障需在4小時(shí)內(nèi)修復(fù)，重大故障需協(xié)調(diào)外部供應(yīng)商的，需在24小時(shí)內(nèi)告知修復(fù)時(shí)限，期間行政部門需協(xié)助協(xié)調(diào)其他會(huì)議室。智能設(shè)備需定期（每季度1次）進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)、病毒查殺，信息技術(shù)部門需提前3天在預(yù)約系統(tǒng)發(fā)布升級(jí)通知，避開會(huì)議高峰期開展升級(jí)工作，升級(jí)后需測試設(shè)備功能，確保不影響正常使用。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為認(rèn)定員工或外部人員存在下列行為之一的，認(rèn)定為違反本制度：未通過預(yù)約系統(tǒng)預(yù)約，擅自占用會(huì)議室或使用他人預(yù)約名額；預(yù)約后未按時(shí)使用且未提前取消，導(dǎo)致會(huì)議室閑置超過1小時(shí)；超時(shí)使用會(huì)議室且未申請(qǐng)延長，影響下一場會(huì)議開展；會(huì)議期間違規(guī)操作智能設(shè)備（如強(qiáng)制斷電、拆卸硬件、更改系統(tǒng)設(shè)置），導(dǎo)致設(shè)備損壞或功能故障；會(huì)后未清理場地（如遺留垃圾、未關(guān)閉設(shè)備、丟失會(huì)議資料）；攜帶違禁物品進(jìn)入會(huì)議室，或在會(huì)議室吸煙、飲食導(dǎo)致環(huán)境破壞；外部人員參會(huì)時(shí)，陪同員工未履行監(jiān)督職責(zé)，導(dǎo)致信息泄露或設(shè)備損壞；隱瞞設(shè)備故障或損壞情況，未及時(shí)報(bào)修，影響后續(xù)使用；偽造預(yù)約信息、拒絕配合行政部門調(diào)度調(diào)整，或?qū)芾砣藛T進(jìn)行惡意投訴。（二）違規(guī)處理措施輕度違規(guī)（如首次未按時(shí)取消預(yù)約、會(huì)后未及時(shí)清理）：由行政部門給予口頭警告，責(zé)令限期整改，記錄違規(guī)一次，年度累計(jì)3次輕度違規(guī)的，取消當(dāng)年會(huì)議室優(yōu)先預(yù)約權(quán)。中度違規(guī)（如超時(shí)使用影響他人、違規(guī)操作設(shè)備未造成損壞、攜帶違禁物品）：由行政部門出具書面警告，在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)通報(bào)，扣減違規(guī)員工所在部門月度績效考核分?jǐn)?shù)（5-10分），違規(guī)員工需參加行政部門組織的制度培訓(xùn)，培訓(xùn)合格后方可重新預(yù)約。重度違規(guī)（如故意損壞設(shè)備、導(dǎo)致信息泄露、多次中度違規(guī)）：由行政部門上報(bào)公司人力資源部門，按公司獎(jiǎng)懲制度處理，包括但不限于扣減個(gè)人績效工資（500-2000元）、取消年度評(píng)優(yōu)資格；造成設(shè)備損壞的，需承擔(dān)維修或更換費(fèi)用（按實(shí)際成本核算）；導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失或信息泄露的，需依法承擔(dān)賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同；外部人員違規(guī)的，禁止其再次進(jìn)入公司會(huì)議室，由陪同員工承擔(dān)連帶責(zé)任。（三）處理流程行政部門發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，需在24小時(shí)內(nèi)收集證據(jù)（如預(yù)約記錄、設(shè)備損壞照片、監(jiān)控視頻、證人證言），確認(rèn)違規(guī)事實(shí)與責(zé)任人。行政部門需在3個(gè)工作日內(nèi)與責(zé)任人溝通，告知違規(guī)事實(shí)、處理依據(jù)及處理意見，聽取責(zé)任人陳述