公文寫(xiě)作常用格式與規(guī)范公文作為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)施管理、傳遞信息的核心載體，其格式規(guī)范直接關(guān)乎行文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性與執(zhí)行效力。掌握公文寫(xiě)作的格式與規(guī)范，是公職人員、文秘工作者的核心職業(yè)素養(yǎng)之一。本文結(jié)合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)梳理公文寫(xiě)作的核心格式要求與規(guī)范要點(diǎn)，助力提升公文質(zhì)量與辦文效率。一、公文分類(lèi)與適用場(chǎng)景：格式規(guī)范的前提邏輯公文類(lèi)型的差異決定了格式的側(cè)重點(diǎn)，需先明確公文的分類(lèi)邏輯：（一）法定公文（《條例》明確的15種）包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。此類(lèi)公文具有法定效力，格式需嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）的強(qiáng)制性要求——例如命令（令）需標(biāo)注“令號(hào)”，請(qǐng)示必須“一文一事”且主送單一機(jī)關(guān)。（二）事務(wù)性公文（非法定但高頻使用）如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、會(huì)議記錄等，格式相對(duì)靈活，但需體現(xiàn)“條理清晰、要素完整”的原則。例如工作總結(jié)需包含“工作成效、問(wèn)題不足、下一步計(jì)劃”三部分，標(biāo)題可采用“單位+時(shí)間+事項(xiàng)+文種”的結(jié)構(gòu)（如《XX公司2023年度黨建工作總結(jié)》）。二、核心格式規(guī)范：從版面到結(jié)構(gòu)的全維度要求（一）版面格式：視覺(jué)呈現(xiàn)的剛性標(biāo)準(zhǔn)1.用紙與頁(yè)邊距：公文用紙采用A4型（210mm×297mm），天頭（上白邊）37mm±1mm，訂口（左白邊）28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm（容納22行×28字）。若為雙面印刷，需保證頁(yè)碼連續(xù)且居中（四號(hào)半角宋體數(shù)字，格式為“-1-”“-2-”）。2.字體與字號(hào)：標(biāo)題：一般用二號(hào)宋體（加粗），如需分層次，可采用“三號(hào)黑體（一級(jí)標(biāo)題）、三號(hào)楷體（二級(jí)標(biāo)題）、三號(hào)仿宋（三級(jí)及以下）”的層級(jí)邏輯。正文：三號(hào)仿宋GB2312，行間距設(shè)置為“固定值28磅”（確保視覺(jué)舒適且符合排版規(guī)范）。特殊要素：發(fā)文字號(hào)用三號(hào)仿宋，簽發(fā)人姓名用三號(hào)楷體，頁(yè)碼用四號(hào)半角宋體。3.排版規(guī)則：正文每自然段左空二字，回行頂格；數(shù)字、年份不能回行（如“2023年”需整體在一行）；引用公文時(shí)，先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)（如“《XX通知》（XX〔2023〕X號(hào)）”）。（二）結(jié)構(gòu)要素的規(guī)范表達(dá)：內(nèi)容組織的邏輯框架以請(qǐng)示和通知為例，拆解核心結(jié)構(gòu)的格式要求：1.請(qǐng)示（上行文的典型）標(biāo)題：三要素齊全（發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種），避免歧義（如《關(guān)于申請(qǐng)撥付2023年辦公經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》，不可省略“申請(qǐng)”等關(guān)鍵動(dòng)詞）。主送機(jī)關(guān)：只能標(biāo)注一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)（如“XX局”），用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，頂格寫(xiě)。正文：緣由：簡(jiǎn)明闡述請(qǐng)示背景（如“因辦公場(chǎng)地升級(jí)，需購(gòu)置設(shè)備”），邏輯需“事出有因”；事項(xiàng)：分條列項(xiàng)說(shuō)明請(qǐng)求內(nèi)容（如“申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)XX元，用于采購(gòu)打印機(jī)、電腦等設(shè)備”），數(shù)字需用阿拉伯?dāng)?shù)字；結(jié)語(yǔ)：固定表述（“妥否，請(qǐng)批示”“以上請(qǐng)示，盼復(fù)”），不可自創(chuàng)結(jié)語(yǔ)。落款：發(fā)文機(jī)關(guān)署名（全稱(chēng)）、成文日期（阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2023年X月X日”），加蓋公章（騎年蓋月）。2.通知（下行文的典型）標(biāo)題：可省略發(fā)文機(jī)關(guān)（如《關(guān)于開(kāi)展2023年檔案專(zhuān)項(xiàng)檢查的通知》），若事項(xiàng)緊急，可加“緊急”字樣（如《緊急通知》需單獨(dú)排版，字號(hào)放大）。主送機(jī)關(guān)：可多個(gè)（用頓號(hào)或逗號(hào)分隔，如“各科室、各直屬單位”），頂格寫(xiě)。正文：緣由：說(shuō)明通知依據(jù)（如“根據(jù)《XX規(guī)定》要求”）；事項(xiàng)：分“工作內(nèi)容、時(shí)間要求、責(zé)任分工”等模塊，用“一、（一）1.”的層級(jí)標(biāo)注（注意：一級(jí)標(biāo)題用“一、”，二級(jí)用“（一）”，三級(jí)用“1.”，四級(jí)用“（1）”，避免層級(jí)混亂）；執(zhí)行要求：明確“請(qǐng)于X月X日前報(bào)送材料”等剛性要求。附件說(shuō)明：若有附件，在正文下空一行左空二字標(biāo)注“附件：1.XX表2.XX方案”（附件名稱(chēng)不加標(biāo)點(diǎn)，序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字）。（三）特殊格式要求：高頻場(chǎng)景的細(xì)節(jié)把控1.聯(lián)合行文：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)（主辦機(jī)關(guān)在前），也可單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)；發(fā)文字號(hào)只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的，印章需“騎年蓋月”且互不相交或相切。2.會(huì)議紀(jì)要：標(biāo)題為“XX會(huì)議紀(jì)要”，正文前需標(biāo)注“時(shí)間：X年X月X日地點(diǎn)：XX主持：XX出席：XX列席：XX”，正文采用“問(wèn)題導(dǎo)向”結(jié)構(gòu)（如“一、會(huì)議議定事項(xiàng)（一）關(guān)于XX問(wèn)題，決議……”）。3.紅頭文件印制：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志（“紅頭”）寬度為版心的1/3至1/2，字體為小標(biāo)宋體，顏色為紅色；如需標(biāo)注份號(hào)（涉密公文），用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第一行。三、行文規(guī)范：從邏輯到語(yǔ)言的合規(guī)性要求（一）行文關(guān)系與規(guī)則：避免“越權(quán)行文”隸屬關(guān)系：下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，用請(qǐng)示、報(bào)告；上級(jí)對(duì)下級(jí)用通知、批復(fù)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系：如教育局對(duì)學(xué)校，可用“意見(jiàn)”“函”（平行文邏輯），避免用“命令”等指令性文種。禁止性規(guī)則：請(qǐng)示不得“多頭主送”（如同時(shí)送市局和省廳），報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)（如“以上報(bào)告，請(qǐng)示撥款”為錯(cuò)誤表述），同級(jí)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文需“協(xié)商一致”。（二）語(yǔ)言規(guī)范：精準(zhǔn)、莊重、簡(jiǎn)潔1.術(shù)語(yǔ)使用：善用公文專(zhuān)用語(yǔ)，如開(kāi)端用“為貫徹落實(shí)……”“根據(jù)……”，結(jié)尾用“特此通知”“專(zhuān)此報(bào)告”，轉(zhuǎn)折用“鑒于”“茲因”，請(qǐng)求用“懇請(qǐng)”“望”。2.避免口語(yǔ)化：將“我們打算”改為“擬”，“現(xiàn)在”改為“現(xiàn)”，“因?yàn)椤备臑椤拌b于”；數(shù)字表述統(tǒng)一（如“5個(gè)”改為“五份”或“5份”，需全文一致）。3.語(yǔ)法嚴(yán)謹(jǐn)：杜絕歧義句（如“關(guān)于XX問(wèn)題的請(qǐng)示報(bào)告”需明確文種，改為“關(guān)于XX問(wèn)題的請(qǐng)示”），主謂賓結(jié)構(gòu)清晰（如“會(huì)議要求各單位落實(shí)”改為“會(huì)議要求各單位于X日前落實(shí)XX工作”）。四、常見(jiàn)錯(cuò)誤與規(guī)避方法：實(shí)務(wù)中的“避坑指南”（一）格式類(lèi)錯(cuò)誤典型問(wèn)題：頁(yè)碼未居中（或用“第X頁(yè)”）、附件說(shuō)明與附件名稱(chēng)不一致（如附件說(shuō)明是“1.XX表”，附件標(biāo)題是“XX統(tǒng)計(jì)表”）、成文日期用漢字（如“二〇二三年”應(yīng)為“2023年”）。規(guī)避方法：建立“格式自檢清單”，發(fā)文前對(duì)照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》逐項(xiàng)核查。（二）內(nèi)容類(lèi)錯(cuò)誤典型問(wèn)題：請(qǐng)示“一文多事”（如同時(shí)請(qǐng)示經(jīng)費(fèi)、人員編制）、通知“無(wú)執(zhí)行期限”（如“請(qǐng)盡快報(bào)送”改為“請(qǐng)于X月X日前報(bào)送”）、報(bào)告夾帶請(qǐng)示（如“現(xiàn)報(bào)告如下，請(qǐng)示批準(zhǔn)”）。規(guī)避方法：明確“一文一事”原則，重要公文實(shí)行“雙人審核制”（起草人+審核人交叉檢查）。（三）語(yǔ)言類(lèi)錯(cuò)誤典型問(wèn)題：用詞絕對(duì)（如“完全符合”改為“基本符合”更嚴(yán)謹(jǐn)）、語(yǔ)法錯(cuò)誤（如“通過(guò)……使……”缺主語(yǔ)，改為“通過(guò)XX工作，我們實(shí)現(xiàn)了……”）、簡(jiǎn)稱(chēng)不規(guī)范（如“區(qū)人社局”需首次出現(xiàn)時(shí)標(biāo)注全稱(chēng)“XX區(qū)人力資源和社會(huì)保障局”）。規(guī)避方法：養(yǎng)成“朗讀自查”習(xí)慣，將公文讀出來(lái)，通過(guò)語(yǔ)感發(fā)現(xiàn)邏輯或語(yǔ)法問(wèn)題。結(jié)語(yǔ)：格式規(guī)范是公文的“生命線(xiàn)”公文的格式與規(guī)范，既是法定要求，更是職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)。從“紅頭”的印制到結(jié)語(yǔ)的措辭，每一處