企業(yè)固定資產(chǎn)管理制度文件固定資產(chǎn)清查與維護方案一、適用情境與觸發(fā)條件本方案適用于企業(yè)固定資產(chǎn)全生命周期管理中的清查與維護環(huán)節(jié)，具體觸發(fā)條件包括：定期清查：每季度末、半年末及年度終了時，對固定資產(chǎn)進行全面盤點；新增資產(chǎn)后：當月新增固定資產(chǎn)投入使用后1周內(nèi)，完成資產(chǎn)信息核對與首次維護；人員變動時：員工離職、調(diào)動或部門重組時，對其名下固定資產(chǎn)進行交接清查；異常情況觸發(fā)：資產(chǎn)報修頻率異常、使用狀態(tài)變更（如閑置、報廢）或系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實物不符時，啟動專項清查；審計或檢查需求：配合內(nèi)外部審計、專項檢查時，提供資產(chǎn)清查與維護記錄備查。二、固定資產(chǎn)清查與維護執(zhí)行流程（一）前期準備階段成立專項工作小組由行政部（或資產(chǎn)管理部）牽頭，聯(lián)合財務部、使用部門負責人及技術(shù)人員組成清查小組，明確組長為經(jīng)理，副組長為主管，組員包括各部門資產(chǎn)管理員及*技術(shù)員（負責技術(shù)鑒定）。小組職責：制定清查計劃、組織培訓、協(xié)調(diào)資源、監(jiān)督執(zhí)行、審核結(jié)果。制定清查與維護計劃明確清查范圍：所有固定資產(chǎn)（包括房屋建筑物、機器設備、電子設備、辦公家具、運輸工具等），排除已報廢且完成賬務處置的資產(chǎn)。確定時間節(jié)點：例如“2024年第三季度清查計劃”明確9月1日-9月15日為自查階段，9月16日-9月20日為復查階段，9月21日-9月25日為問題整改階段。細化維護標準：根據(jù)資產(chǎn)類別制定維護周期（如電子設備每季度清潔除塵，大型設備每半年專業(yè)檢修）和維護內(nèi)容（如功能測試、部件更換、校準等）。準備工具與資料工具：資產(chǎn)標簽掃描器、盤點機、相機（用于拍照存檔）、維護工具包（螺絲刀、潤滑劑等）。資料：最新版《固定資產(chǎn)臺賬》、資產(chǎn)卡片、歷史維護記錄、清查表模板（見附件1）、維護記錄表模板（見附件2）。（二）資產(chǎn)清查實施階段賬務核對財務部提供《固定資產(chǎn)臺賬》電子版，包含資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、原值、啟用日期、使用部門、責任人等信息。各部門資產(chǎn)管理員核對臺賬與部門內(nèi)部資產(chǎn)清單，保證部門內(nèi)資產(chǎn)信息一致，標注“待查”“異?！钡葮擞?。實物盤點與信息核對清查小組按部門逐項盤點實物，重點核對以下信息：資產(chǎn)編號與標簽是否一致（標簽脫落需重新粘貼并記錄）；資產(chǎn)狀態(tài)（在用、閑置、維修中、報廢等）與臺賬是否匹配；資產(chǎn)數(shù)量、存放地點是否準確；資產(chǎn)使用人是否與責任人一致（如人員變動，需更新責任人信息）。對實物拍照留存，照片需清晰體現(xiàn)資產(chǎn)全貌及編號，與清查表關(guān)聯(lián)歸檔。差異記錄與原因分析盤點中發(fā)覺賬實不符（盤盈、盤虧）、資產(chǎn)毀損、狀態(tài)異常等情況時，立即填寫《固定資產(chǎn)清查差異表》（見附件1-1），詳細記錄差異資產(chǎn)信息、差異類型、差異數(shù)量及初步原因（如“標簽脫落導致無法識別”“使用人保管不善造成損壞”等）。技術(shù)人員對異常資產(chǎn)（如無法啟動、功能下降）進行技術(shù)鑒定，出具《資產(chǎn)技術(shù)狀況評估報告》，明確是否可修復、修復成本或建議處置方式。（三）問題處理與整改階段差異審批與賬務調(diào)整清查小組匯總差異情況，形成《固定資產(chǎn)清查報告》，提交至分管領導*總審批。審批通過后，財務部根據(jù)審批結(jié)果進行賬務處理：盤盈資產(chǎn)：按重置價值入賬，更新臺賬，注明“盤盈資產(chǎn)-2024年第三季度”；盤虧資產(chǎn)：查明原因（如管理不善丟失、正常報廢等），經(jīng)審批后核銷臺賬，追究責任人（如因保管不當導致丟失，由責任人按凈值賠償）；毀損資產(chǎn)：根據(jù)《技術(shù)狀況評估報告》，選擇維修后繼續(xù)使用或報廢處置，維修費用計入當期損益或資產(chǎn)成本。資產(chǎn)狀態(tài)更新與責任落實行政部更新《固定資產(chǎn)臺賬》中的資產(chǎn)狀態(tài)（如“閑置”資產(chǎn)標記為“待調(diào)配”，“維修中”資產(chǎn)更新預計完成時間），同步至資產(chǎn)管理系統(tǒng)（如有）。對閑置資產(chǎn)，由行政部統(tǒng)籌調(diào)配至需求部門；無法調(diào)配的，按規(guī)定程序評估處置。明確異常資產(chǎn)的責任人，要求限期整改（如標簽脫落的部門需在3個工作日內(nèi)完成粘貼，損壞資產(chǎn)需提交維修申請）。（四）維護執(zhí)行階段制定維護計劃行政部根據(jù)資產(chǎn)類別、使用頻率及歷史維護記錄，編制《季度固定資產(chǎn)維護計劃》，明確：維護資產(chǎn)清單（編號、名稱、使用部門）；維護類型（日常清潔、定期檢修、故障維修）；維護周期（如“辦公電腦：每季度清潔除塵，每年全面檢修1次”）；責任部門（使用部門日常清潔，行政部/供應商專業(yè)檢修）。實施維護作業(yè)日常維護：使用部門責任人每日對資產(chǎn)進行簡單清潔、檢查（如擦拭設備表面、檢查電源線是否完好），填寫《日常維護記錄表》（見附件2-1）。定期維護：行政部按計劃組織專業(yè)維護（如空調(diào)年度清洗、大型設備潤滑保養(yǎng)），技術(shù)人員或供應商執(zhí)行維護，填寫《定期維護記錄表》（見附件2-2），記錄維護內(nèi)容、更換部件、維護人員及結(jié)果（如“設備運行正常，無異常噪音”）。故障維修：資產(chǎn)使用人發(fā)覺故障后，及時提交《固定資產(chǎn)維修申請單》（見附件2-3），說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時間；行政部評估后安排維修，重大故障需報*總審批；維修完成后，使用人簽字確認，維護人員更新資產(chǎn)狀態(tài)。維護結(jié)果驗收與歸檔維護完成后，由使用部門負責人驗收，確認資產(chǎn)功能恢復正常后，在維護記錄表簽字。行政部將維護記錄（含申請單、維修報告、驗收表）按資產(chǎn)編號分類歸檔，保存期限不少于5年，作為資產(chǎn)全生命周期管理的重要依據(jù)。（五）結(jié)果匯總與報告階段數(shù)據(jù)匯總與分析行政部匯總清查與維護數(shù)據(jù)，包括：資產(chǎn)總量、賬實一致率、盤盈盤虧數(shù)量及原因、維護完成率、維修費用等。分析資產(chǎn)管理薄弱環(huán)節(jié)（如某部門盤虧率較高、某類設備故障頻繁），形成《固定資產(chǎn)清查與維護分析報告》。報告提交與持續(xù)改進《分析報告》提交至管理層，作為優(yōu)化資產(chǎn)管理制度的依據(jù)（如修訂《資產(chǎn)領用與歸還流程》《設備操作規(guī)范》）。對清查與維護中發(fā)覺的共性問題（如標簽管理不規(guī)范、維護不到位），組織專題培訓，明確整改要求，納入部門績效考核。三、配套工具表單附件1：固定資產(chǎn)清查表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號使用部門責任人賬面數(shù)量實盤數(shù)量差異數(shù)量差異類型（盤盈/盤虧/毀損/狀態(tài)不符）原因說明處理意見維護需求（是/否）備注設備-2024-001筆記本電腦ThinkPadX1市場部張*110---否標簽完好設備-2024-015打印機HPLaserJet行政部李*101盤虧責任人離職未交接追究責任人責任，補登臺賬否-附件1-1：固定資產(chǎn)清查差異表差異資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱差異類型差異數(shù)量賬面價值實物狀況初步原因技術(shù)鑒定結(jié)果審批意見處理結(jié)果設備-2024-030投影儀毀損15,000無法顯示電源板燒毀需更換電源板，維修費用800元同意維修維修后繼續(xù)使用附件2：固定資產(chǎn)維護記錄表附件2-1：日常維護記錄表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱維護日期維護人維護內(nèi)容（清潔/檢查/簡單調(diào)試）維護結(jié)果（正常/異常）使用人簽字設備-2024-002辦公桌2024-09-01王*擦拭桌面，檢查抽屜軌道正常趙*附件2-2：定期維護記錄表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱維護類型維護日期維護人員（內(nèi)部/外部）維護內(nèi)容更換部件維護結(jié)果下次維護時間驗收人簽字設備-2024-010空調(diào)年度清洗2024-09-10外部供應商（A公司）拆洗濾網(wǎng)、蒸發(fā)器，檢查制冷劑濾網(wǎng)（1個）制冷正常2025-09-10行政部*主管附件2-3：固定資產(chǎn)維修申請單申請部門申請人申請日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱故障現(xiàn)象故障發(fā)生時間優(yōu)先級（緊急/一般）預計維修費用審批人維修完成時間維修結(jié)果銷售部劉*2024-09-05設備-2024-020復印機卡紙、復印模糊2024-09-04一般300*經(jīng)理2024-09-06復印清晰，無卡紙四、關(guān)鍵注意事項與風險規(guī)避責任到人，全程留痕明確各部門資產(chǎn)管理員為第一責任人，資產(chǎn)使用人為直接責任人，保證“誰使用、誰負責、誰維護”；所有清查、維護過程需簽字確認，記錄完整，避免責任推諉。數(shù)據(jù)準確，動態(tài)更新清查時必須以實物為準，臺賬數(shù)據(jù)實時同步更新，禁止“賬實不符長期掛賬”；資產(chǎn)狀態(tài)變更（如調(diào)配、報廢）需在24小時內(nèi)更新臺賬，保證信息時效性。及時整改，閉環(huán)管理清查發(fā)覺的問題（如盤虧、損壞）需在10個工作日內(nèi)完成審批與整改，形成“清查-分析-整改-反饋”閉環(huán)；重大問題（如資產(chǎn)被盜）需立即上報并協(xié)助調(diào)查。安全防護，規(guī)范操作維護作業(yè)前需切斷電源（如電子設備）、懸掛警示標識，避免安全；涉及高空作業(yè)、高壓設備維護時，需由專業(yè)人員操作，佩戴防護裝備。保密要求，信息合規(guī)固定資產(chǎn)信息（