采購(gòu)申請(qǐng)審批流程及預(yù)算控制工具指南一、適用范圍與場(chǎng)景說(shuō)明本工具適用于企業(yè)各部門(mén)日常運(yùn)營(yíng)中的各類(lèi)采購(gòu)需求管理，包括但不限于：辦公設(shè)備與耗材采購(gòu)、生產(chǎn)原材料采購(gòu)、服務(wù)類(lèi)采購(gòu)（如咨詢(xún)、維修）、低值易耗品采購(gòu)等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化審批流程與預(yù)算動(dòng)態(tài)監(jiān)控，保證采購(gòu)行為合規(guī)、成本可控，同時(shí)提升跨部門(mén)協(xié)作效率。特別適用于需要嚴(yán)格區(qū)分預(yù)算額度、分級(jí)審批的中大型企業(yè)，或?qū)Τ杀究刂朴忻鞔_要求的中小型企業(yè)。二、采購(gòu)審批全流程操作指引（一）第一步：采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)單填寫(xiě)責(zé)任人：采購(gòu)需求部門(mén)經(jīng)辦人（如經(jīng)辦人）操作內(nèi)容：需求部門(mén)明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及緊急程度；登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)或填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)審批單》（見(jiàn)模板1），附上相關(guān)依據(jù)（如報(bào)價(jià)單、需求說(shuō)明、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表等）；保證預(yù)算編碼準(zhǔn)確（關(guān)聯(lián)至部門(mén)年度/季度預(yù)算項(xiàng)目），預(yù)估金額不超過(guò)剩余預(yù)算額度（如需超預(yù)算，需在“備注”欄說(shuō)明原因及資金來(lái)源）。（二）第二步：部門(mén)負(fù)責(zé)人初審責(zé)任人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如部門(mén)經(jīng)理）操作內(nèi)容：核查采購(gòu)需求的合理性：是否符合部門(mén)工作計(jì)劃、是否存在重復(fù)采購(gòu)、是否可內(nèi)部調(diào)配；審批預(yù)算歸屬：確認(rèn)預(yù)算編碼正確，金額在部門(mén)可控范圍內(nèi)；審核通過(guò)后，在《采購(gòu)申請(qǐng)審批單》“部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)”欄簽字，并提交至預(yù)算管理崗。（三）第三步：預(yù)算管理崗預(yù)算復(fù)核責(zé)任人：預(yù)算管理專(zhuān)員（如預(yù)算專(zhuān)員）操作內(nèi)容：調(diào)取預(yù)算系統(tǒng)數(shù)據(jù)，核對(duì)本次申請(qǐng)金額是否對(duì)應(yīng)預(yù)算項(xiàng)目的剩余額度；檢查預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度：若某預(yù)算項(xiàng)目已使用超過(guò)80%，需重點(diǎn)審核采購(gòu)必要性；復(fù)核通過(guò)后，在“預(yù)算審核意見(jiàn)”欄簽字，轉(zhuǎn)交至財(cái)務(wù)部門(mén)。（四）第四步：財(cái)務(wù)部門(mén)合規(guī)性審查責(zé)任人：財(cái)務(wù)經(jīng)理（如財(cái)務(wù)經(jīng)理）操作內(nèi)容：審查采購(gòu)單據(jù)完整性：附件是否齊全（如報(bào)價(jià)單、合同草案、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；核查價(jià)格公允性：對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)、市場(chǎng)均價(jià)，判斷是否存在虛高報(bào)價(jià)；確認(rèn)付款方式與資金計(jì)劃匹配度，符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度后，在“財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)”欄簽字，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)。（五）第五步：分級(jí)審批決策責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)，如分管副總/總經(jīng)理）操作內(nèi)容：小額采購(gòu)（如≤5000元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重點(diǎn)確認(rèn)需求緊急性與性?xún)r(jià)比；大額采購(gòu)（如＞5000元）：需提交總經(jīng)理審批，必要時(shí)組織采購(gòu)評(píng)審會(huì)（含技術(shù)、財(cái)務(wù)、需求部門(mén)代表）；審批通過(guò)后，在“最終審批意見(jiàn)”欄簽字，審批流程閉環(huán)，同步至采購(gòu)部門(mén)執(zhí)行。（六）第六步：采購(gòu)執(zhí)行與預(yù)算更新責(zé)任人：采購(gòu)部門(mén)（如采購(gòu)專(zhuān)員）、預(yù)算管理崗操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果實(shí)施采購(gòu)，簽訂合同、下單采購(gòu)，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)；物品/服務(wù)驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)在《采購(gòu)驗(yàn)收單》簽字確認(rèn)；預(yù)算管理崗在預(yù)算系統(tǒng)中更新“已使用金額”，同步剩余預(yù)算至各部門(mén)查詢(xún)端口。三、核心模板工具（含表單示例）模板1：采購(gòu)申請(qǐng)審批單基本信息申請(qǐng)部門(mén)行政部申請(qǐng)人經(jīng)辦人申請(qǐng)日期2023年10月8日采購(gòu)類(lèi)型□辦公物資□生產(chǎn)原料□服務(wù)類(lèi)□其他（低值易耗品）預(yù)算項(xiàng)目編碼BG2023-行政-001預(yù)算金額（元）10,000采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估金額供應(yīng)商（選填）用途說(shuō)明1辦公打印機(jī)HPLaserJetP1108臺(tái)23,5007,000科技公司部門(mén)日常文件打印2A4復(fù)印紙70g箱102502,500-備用耗材3打印機(jī)維修服務(wù)上門(mén)維修次1500500維修服務(wù)部現(xiàn)有打印機(jī)故障修復(fù)審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：預(yù)算審核意見(jiàn)：財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)：最終審批意見(jiàn)：簽字：部門(mén)經(jīng)理日期：2023-10-8簽字：預(yù)算專(zhuān)員日期：2023-10-9簽字：財(cái)務(wù)經(jīng)理日期：2023-10-10簽字：分管副總?cè)掌冢?023-10-11備注|1.現(xiàn)有打印機(jī)已過(guò)保，維修服務(wù)需緊急處理；2.復(fù)印紙為季度常用耗材，庫(kù)存不足，需提前儲(chǔ)備。|模板2：預(yù)算控制表（示例：2023年Q4行政部辦公物資預(yù)算）預(yù)算項(xiàng)目編碼預(yù)算項(xiàng)目名稱(chēng)年度預(yù)算總額（元）Q4預(yù)算額度（元）已使用金額（元）本次申請(qǐng)金額（元）剩余預(yù)算（元）審批狀態(tài)備注BG2023-行政-001辦公物資采購(gòu)50,00015,0008,5007,0007,500已審批含本次打印機(jī)采購(gòu)BG2023-行政-002低值易耗品采購(gòu)20,0006,0003,2002,5003,300已審批-BG2023-行政-003外部服務(wù)采購(gòu)30,0008,0005,0005002,500已審批打印機(jī)維修四、使用關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示填寫(xiě)規(guī)范：采購(gòu)申請(qǐng)單需填寫(xiě)完整，規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等關(guān)鍵信息不得遺漏，預(yù)估金額需有明確依據(jù)（如報(bào)價(jià)單、歷史數(shù)據(jù)），避免“估算”“大概”等模糊表述。審批時(shí)效：各部門(mén)需在收到申請(qǐng)后1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急采購(gòu)（如影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)）可啟動(dòng)“綠色通道”，但事后需補(bǔ)全審批手續(xù)。預(yù)算剛性原則：嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算采購(gòu)、超預(yù)算采購(gòu)，確需調(diào)整預(yù)算的，需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后方可執(zhí)行。信息真實(shí)性：需求部門(mén)對(duì)采購(gòu)需求及預(yù)算信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)，虛報(bào)、瞞報(bào)采購(gòu)需求將納入部門(mén)績(jī)效考核