公司內(nèi)部通訊錄管理及更新規(guī)范為保障公司內(nèi)部信息傳遞的準確性、及時性與安全性，支撐日常辦公協(xié)作效率，結(jié)合公司組織架構(gòu)管理及信息安全要求，特制定本規(guī)范，明確通訊錄的管理職責、信息標準、更新流程及安全要求，確保通訊錄成為高效可靠的內(nèi)部協(xié)作工具。一、管理職責劃分公司行政部（或綜合管理部，以下簡稱“管理部門”）作為通訊錄的歸口管理主體，統(tǒng)籌負責通訊錄的系統(tǒng)維護、權(quán)限設(shè)置、信息審核及安全管控；各部門需指定1名信息專員，專職對接本部門人員信息的收集、初審與提報工作，確保信息來源的準確性；員工本人需對提交的個人信息真實性、完整性負責，若因信息錯誤導致工作延誤或風險，需承擔相應(yīng)責任。二、信息內(nèi)容與格式規(guī)范（一）信息內(nèi)容范圍通訊錄需包含基礎(chǔ)信息與必要業(yè)務(wù)信息，具體如下：個人身份類：姓名（全稱，與勞動合同一致）、所屬部門（按組織架構(gòu)標準名稱）、崗位名稱（與職級體系/崗位說明書一致）；辦公聯(lián)絡(luò)類：辦公座機號碼、公司郵箱地址、辦公地點（如樓層、工位編號）；特殊場景類：經(jīng)審批的緊急聯(lián)系人信息（僅限部門內(nèi)部通訊錄使用，用于突發(fā)情況聯(lián)絡(luò)）。注：個人手機號碼、身份證號等隱私信息禁止納入公開版通訊錄，確因業(yè)務(wù)需要（如外勤崗位）需留存的，需經(jīng)部門負責人審批后，僅在部門內(nèi)部通訊錄中加密存儲。（二）格式與校驗要求信息格式需統(tǒng)一規(guī)范：姓名使用全稱（禁止昵稱、縮寫），部門名稱與組織架構(gòu)圖完全一致，崗位名稱需體現(xiàn)職級或職責（如“人力資源部-招聘專員”）；聯(lián)系方式需驗證有效性：新錄入或變更的辦公電話、郵箱，需由信息專員或管理部門通過“撥測、郵件發(fā)送測試”等方式驗證，確?？烧Ｂ?lián)絡(luò)；信息更新需留痕存檔：管理部門需建立信息變更臺賬，記錄每次更新的時間、原因、操作人，便于追溯核查。三、動態(tài)更新流程（一）人員新增：“入職即同步”新員工完成入職手續(xù)后，人力資源部門需在1個工作日內(nèi)將員工基礎(chǔ)信息（姓名、部門、崗位）同步至管理部門；信息專員需在2個工作日內(nèi)補充本部門內(nèi)的聯(lián)絡(luò)信息（如辦公電話、工位號），經(jīng)部門負責人確認后提交管理部門；管理部門需在1個工作日內(nèi)完成通訊錄系統(tǒng)的信息錄入與權(quán)限配置，確保新員工信息在入職首周內(nèi)可被協(xié)作方查詢。（二）信息變更：“變動即提報”員工崗位調(diào)整、部門調(diào)動、辦公電話/郵箱變更等情況發(fā)生時，需遵循以下流程：1.提報時效：員工本人或信息專員需在變動生效后2個工作日內(nèi)，通過OA系統(tǒng)/郵件提交《通訊錄信息變更申請表》，注明變更內(nèi)容、原因及生效時間；2.審核確認：部門負責人需在1個工作日內(nèi)完成信息真實性審核，確認無誤后提交管理部門；3.系統(tǒng)更新：管理部門收到審核通過的申請后，需在1個工作日內(nèi)完成通訊錄系統(tǒng)的信息更新，并同步通知相關(guān)協(xié)作部門。（三）人員離職：“離職即凍結(jié)”員工完成離職手續(xù)后，人力資源部門需在當日將離職信息同步至管理部門；管理部門需立即凍結(jié)該員工的通訊錄權(quán)限（禁止被查詢、聯(lián)絡(luò)），并在3個工作日內(nèi)完成信息刪除或歸檔（歸檔信息僅保留姓名、離職時間、原部門，用于歷史業(yè)務(wù)追溯）。四、安全與維護機制（一）權(quán)限與訪問管理通訊錄分為“全員公開版”與“部門專屬版”：全員公開版：包含姓名、部門、崗位、辦公電話、公司郵箱，全體員工可通過企業(yè)微信/OA系統(tǒng)查詢；部門專屬版：包含本部門人員的緊急聯(lián)系人、工位細節(jié)等信息，僅限部門內(nèi)員工（及經(jīng)審批的跨部門協(xié)作人員）訪問。訪問限制：禁止將通訊錄信息截圖、轉(zhuǎn)發(fā)至外部社交軟件或存儲于私人設(shè)備；禁止非公司人員（如外包、訪客）獲取通訊錄權(quán)限，確因業(yè)務(wù)需要的，需經(jīng)管理部門與法務(wù)部門聯(lián)合審批。（二）數(shù)據(jù)備份與防護定期備份：管理部門需在每周五下班前，將通訊錄數(shù)據(jù)備份至公司指定的加密服務(wù)器，保留近3個月的版本，便于數(shù)據(jù)恢復(fù)或追溯；安全防護：通訊錄系統(tǒng)需部署防火墻、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止外部攻擊或內(nèi)部惡意篡改；員工若發(fā)現(xiàn)通訊錄信息泄露、異常訪問等情況，需立即向管理部門或信息安全小組報告。五、監(jiān)督與持續(xù)優(yōu)化（一）定期檢查與整改管理部門需每月開展通訊錄信息準確性抽查（覆蓋各部門10%的人員信息），重點核查姓名、部門、聯(lián)系方式的有效性；對發(fā)現(xiàn)的錯誤信息，需向責任部門/人員下發(fā)《整改通知書》，要求3個工作日內(nèi)完成修正，逾期未整改的，將在公司內(nèi)部通報并扣減部門績效考核分。（二）意見反饋與迭代員工反饋：員工可通過OA系統(tǒng)“意見箱”、郵件等渠道，反饋通訊錄使用中的問題或優(yōu)化建議，管理部門需在5個工作日內(nèi)回復(fù)處理進展；規(guī)范修訂：管理部門需每年結(jié)合公司組織架構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)需求變化，對本規(guī)范進行修訂，確保制度適配實際管理需要；修訂后的規(guī)范需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，重新發(fā)布執(zhí)行。六、附則1.本規(guī)范自發(fā)布之日起實施，原《公司通訊錄管理辦法》同時廢止；2.本規(guī)范由行政部負責解釋，未盡事宜可通過《通訊錄管理補充細則》進一步明確；3.各部門需在本規(guī)范發(fā)布后1個月內(nèi)，完成現(xiàn)