供應商資質與資料收集工具模板一、適用場景與價值說明本工具適用于各類企業(yè)（如制造業(yè)、零售業(yè)、服務業(yè)等）在供應鏈管理、項目招標、合作洽談等場景中，系統(tǒng)化收集、整理、審核供應商資質與基礎資料。通過標準化流程保證供應商信息的合規(guī)性、完整性和時效性，幫助企業(yè)有效規(guī)避合作風險（如資質過期、虛假資質等），提升供應商篩選效率，為后續(xù)合作奠定可靠基礎。具體場景包括：新供應商準入評估年度供應商資質復審項目合作前的專項資料核查供應鏈合規(guī)審計資料準備二、詳細操作流程指南（一）前期準備：明確需求與標準確定收集范圍根據(jù)合作類型（如原材料采購、服務外包、設備租賃等）和行業(yè)監(jiān)管要求，明確需收集的資質資料清單。例如：基礎類：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證（或三證合一后的營業(yè)執(zhí)照）、組織機構代碼證；行業(yè)特定類：食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、ISO質量管理體系認證等；其他類：法定代表人身份證明、授權委托書（非法定代表人辦理時）、合作案例證明等。制定審核標準細化各項資質的審核要點，例如：營業(yè)執(zhí)照需確認“統(tǒng)一社會信用代碼”有效、經(jīng)營范圍覆蓋合作內容、注冊資本符合項目要求；許可證需在有效期內，發(fā)證機關為行業(yè)主管部門（如市場監(jiān)督管理局、藥監(jiān)局等）；認證證書需由第三方權威機構頒發(fā)，且在認證有效期內。（二）資料收集：多渠道同步推進發(fā)送收集通知通過郵件、供應商管理系統(tǒng)或即時通訊工具向目標供應商發(fā)送《資料收集通知》，明確：需提交的資料清單（可附模板）；提交截止時間（建議預留5-7個工作日）；提交方式（如指定郵箱、在線表單或系統(tǒng)）；聯(lián)系人及聯(lián)系方式（示例：聯(lián)系人經(jīng)理，電話-，郵箱示例：suppliercompany）。接收與初步整理按供應商名稱分類接收資料，核對資料是否齊全（可使用《資料接收清單》逐項標記）；對缺失或模糊的資料，24小時內通過電話或郵件與供應商對接人*溝通補充，避免因信息不全影響審核進度。（三）資質審核：多維度嚴格把關形式審核檢查資料格式是否符合要求（如復印件需加蓋公章、掃描件清晰可辨）、填寫信息是否完整（如營業(yè)執(zhí)照地址、法定代表人信息等無遺漏）。實質審核真實性核驗：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等官方平臺核實營業(yè)執(zhí)照、行政許可等信息的真實性；有效性核驗：確認所有資質證書在合作期內無過期（如ISO認證需在復審期內）；合規(guī)性核驗：核對經(jīng)營范圍與本次合作內容是否匹配（如食品供應商需具備“食品生產(chǎn)/經(jīng)營”許可）。審核結果反饋審核通過后，在供應商管理系統(tǒng)中標記“資質合格”；審核不通過的，書面反饋問題（示例：“貴司提供的ISO9001認證證書（編號：X）已于2023年6月30日過期，請于7月5日前提供更新版證書”），并跟蹤供應商整改情況。（四）資料歸檔：動態(tài)管理保證時效建立供應商檔案按供應商唯一編號（如統(tǒng)一社會信用代碼）建立電子檔案，包含：資質資料掃描件（命名格式：供應商名稱+資質名稱+日期，如“公司-營業(yè)執(zhí)照-20230701”）；審核記錄表（含審核人、審核日期、審核結果、問題備注）；溝通記錄（如郵件往來、電話溝通摘要）。設置更新提醒在供應商管理系統(tǒng)中設置資質到期預警（如提前3個月提醒），定期（建議每季度）組織資質復審，保證所有合作供應商資質持續(xù)有效。三、供應商資質資料收集模板表單供應商資質資料收集表供應商基本信息供應商全稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人聯(lián)系電話合作類型（可多選）□原材料供應□服務外包□設備租賃□其他：_______________________需提交資料清單資質名稱證書編號發(fā)證日期有效期至發(fā)證單位附件/備注（文件名）提交日期審核狀態(tài)基礎資質營業(yè)執(zhí)照□待審核□通過□不通過稅務登記證（三證合一可免）□待審核□通過□不通過行業(yè)特定資質（按需勾選）食品經(jīng)營許可證□待審核□通過□不通過ISO9001質量管理體系認證□待審核□通過□不通過其他：________________□待審核□通過□不通過其他補充資料法定代表人身份證明□待審核□通過□不通過授權委托書（非法定代表人辦理）□待審核□通過□不通過審核意見審核人審核日期問題描述（不通過時填寫）整改要求整改完成日期四、關鍵注意事項與風險提示資質真實性核驗嚴禁僅接收供應商提供的紙質或掃描件，必須通過官方渠道（如公示平臺、認證機構官網(wǎng)）二次核實，避免虛假資質風險。例如：某供應商提供的“環(huán)境管理體系認證證書”需在“中國認證認可信息網(wǎng)”可查。有效期動態(tài)管理資質到期前1-2個月啟動更新流程，避免因資質過期導致合作中斷或合規(guī)風險。建議在供應商檔案中標注“下次復審日期”，并設置系統(tǒng)自動提醒。信息保密與安全供應商資質資料涉及企業(yè)敏感信息，需指定專人保管，嚴禁泄露給無關第三方。電子檔案應加密存儲，紙質檔案存放在帶鎖文件柜中。溝通技巧與時效與供應商對接時，明確資料提交的必要性和緊急性，對偏遠地區(qū)或小型供應商可適當延長提交時間