某稅務(wù)公司打印機管控實施細則

一、總則本細則旨在加強某稅務(wù)公司打印機的有效管理與合理使用，提高辦公設(shè)備的使用效率，降低運營成本，確保公司各項工作的順利開展。通過對打印機的統(tǒng)籌規(guī)劃、規(guī)范操作和嚴格維護，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，為公司的持續(xù)發(fā)展提供有力支持。本細則適用于公司內(nèi)所有部門及員工對打印機的使用、管理與維護等相關(guān)活動。打印機的管控遵循統(tǒng)一管理、按需分配、節(jié)約高效、安全保密的原則。公司行政部門作為打印機管控的主要責(zé)任部門，負責(zé)打印機的采購、調(diào)配、維護、報廢等管理工作，同時監(jiān)督各部門對本細則的執(zhí)行情況。二、打印機的采購與配置（一）采購流程公司各部門因工作需要申請采購打印機時，需填寫《打印機采購申請表》，詳細說明申請理由、預(yù)計使用人數(shù)、打印量預(yù)估等信息。申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交至行政部門。行政部門根據(jù)公司整體規(guī)劃和實際需求，對申請進行審核。審核通過后，會同財務(wù)部門進行市場調(diào)研，綜合考慮打印機的品牌、型號、性能、價格、售后服務(wù)等因素，確定采購方案。采購方案需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，獲批后由行政部門按照公司采購相關(guān)規(guī)定執(zhí)行采購任務(wù)。（二）配置原則根據(jù)各部門的工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)量大小以及人員數(shù)量等因素，合理配置打印機的類型和數(shù)量。對于打印量較大的部門，優(yōu)先配置高速、大容量的打印機；對于有特殊打印需求，如彩色打印、雙面打印等的部門，配置具備相應(yīng)功能的打印機。在滿足工作需求的前提下，盡量選擇節(jié)能環(huán)保、易于維護的打印機設(shè)備，以降低長期使用成本。同時，考慮不同品牌和型號打印機的兼容性，確保與公司現(xiàn)有辦公設(shè)備和系統(tǒng)能夠良好配合。三、打印機的日常使用管理（一）使用登記各部門領(lǐng)取打印機后，需在行政部門進行《打印機使用登記表》登記，內(nèi)容包括打印機型號、序列號、領(lǐng)取日期、放置地點、部門負責(zé)人等信息。使用人員發(fā)生變動時，部門應(yīng)及時通知行政部門更新登記表信息。（二）操作規(guī)范使用人員應(yīng)嚴格按照打印機的操作手冊進行操作，不得隨意更改打印機的設(shè)置參數(shù)。在打印前，仔細檢查打印內(nèi)容，避免因誤操作導(dǎo)致不必要的打印浪費。對于初次使用打印機的人員，部門負責(zé)人應(yīng)安排熟悉操作的人員進行培訓(xùn)指導(dǎo)，確保其能夠正確使用打印機。嚴禁在打印機上連接未經(jīng)授權(quán)的外部設(shè)備，以防感染病毒或造成設(shè)備損壞。（三）共享使用為提高打印機的使用效率，公司鼓勵各部門之間共享打印機資源。行政部門負責(zé)對可共享的打印機進行統(tǒng)一標識和登記，并制定共享使用規(guī)則。共享打印機的部門應(yīng)確保打印機的正常運行，及時處理其他部門的打印需求。使用共享打印機的部門應(yīng)提前與打印機所屬部門溝通協(xié)調(diào)，合理安排打印時間，避免影響打印機所屬部門的正常工作。四、打印機耗材管理（一）耗材采購打印機耗材（如墨盒、硒鼓、打印紙等）的采購由行政部門統(tǒng)一負責(zé)。行政部門定期對各部門的耗材使用情況進行統(tǒng)計分析，根據(jù)打印機的使用量和耗材的使用壽命，制定合理的耗材采購計劃。在采購耗材時，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價格合理的原裝耗材或經(jīng)認證的兼容耗材。采購過程嚴格按照公司采購流程進行，確保耗材的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。（二）領(lǐng)用制度各部門根據(jù)工作需要領(lǐng)用打印機耗材時，需填寫《打印機耗材領(lǐng)用申請表》，注明耗材名稱、型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后到行政部門領(lǐng)取。行政部門建立《打印機耗材領(lǐng)用登記表》，詳細記錄各部門的耗材領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員、耗材型號、數(shù)量等。對于高價值的耗材（如彩色墨盒、大容量硒鼓等），實行以舊換新制度，領(lǐng)用新耗材時需交回舊耗材，以控制耗材成本。（三）節(jié)約措施鼓勵員工雙面打印和復(fù)印文件，盡量減少紙張浪費。對于非正式文件或內(nèi)部資料，可使用單面打印過的紙張進行二次打印。合理設(shè)置打印機的打印模式，根據(jù)實際需求選擇合適的分辨率和顏色模式，以降低耗材消耗。行政部門定期對員工進行節(jié)約耗材的宣傳教育，提高員工的節(jié)約意識，形成良好的節(jié)約風(fēng)氣。五、打印機的維護與保養(yǎng)（一）日常維護使用人員應(yīng)保持打印機的清潔衛(wèi)生，定期清理打印機表面的灰塵和雜物。按照打印機的使用說明，定期對打印機進行內(nèi)部清潔，如清理硒鼓、墨盒、滾軸等部件，以確保打印質(zhì)量。在打印機出現(xiàn)卡紙等常見故障時，使用人員應(yīng)按照操作手冊的指導(dǎo)進行正確處理，避免因不當操作導(dǎo)致故障擴大。（二）定期巡檢行政部門制定打印機定期巡檢計劃，安排專人定期對公司內(nèi)的打印機進行巡檢。巡檢內(nèi)容包括打印機的運行狀況、打印質(zhì)量、耗材余量等。對于巡檢中發(fā)現(xiàn)的問題，及時記錄并安排維修人員進行處理。在巡檢過程中，對打印機進行必要的維護保養(yǎng)工作，如添加潤滑劑、校準打印頭、檢查設(shè)備連接等，以延長打印機的使用壽命。（三）維修管理當打印機出現(xiàn)故障無法正常使用時，使用部門應(yīng)及時填寫《打印機維修申請表》，詳細描述故障現(xiàn)象，提交至行政部門。行政部門根據(jù)故障情況，聯(lián)系打印機供應(yīng)商的售后服務(wù)人員或公司指定的專業(yè)維修人員進行維修。維修人員在維修完成后，需填寫《打印機維修記錄單》，記錄維修內(nèi)容、維修時間、更換的零部件等信息，并交行政部門存檔。對于維修費用較高或維修次數(shù)頻繁的打印機，行政部門應(yīng)進行評估，根據(jù)實際情況決定是否進行報廢處理或更換新設(shè)備。六、打印機的報廢與處置（一）報廢鑒定行政部門定期對打印機進行全面評估，結(jié)合打印機的使用年限、維修記錄、技術(shù)更新等因素，確定是否達到報廢標準。對于存在嚴重故障且無法修復(fù)、維修成本過高、技術(shù)落后無法滿足工作需求等情況的打印機，可申請報廢。由行政部門組織相關(guān)技術(shù)人員對擬報廢的打印機進行技術(shù)鑒定，出具《打印機報廢鑒定報告》，明確報廢原因和處理意見。（二）報廢審批《打印機報廢鑒定報告》經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)報告內(nèi)容和公司實際情況，決定是否批準打印機的報廢申請。批準后的報廢申請交行政部門備案。（三）報廢處置經(jīng)批準報廢的打印機，行政部門按照公司固定資產(chǎn)處置相關(guān)規(guī)定進行處理。對于具有一定回收價值的打印機，可通過招標、拍賣等方式進行公開處置；對于無回收價值的打印機，可聯(lián)系專業(yè)的環(huán)保處理機構(gòu)進行妥善處理，確保不對環(huán)境造成污染。處置過程中產(chǎn)生的收入應(yīng)按照公司財務(wù)制度進行管理，及時上繳公司財務(wù)部門。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制行政部門負責(zé)對各部門打印機的使用、管理和維護情況進行日常監(jiān)督檢查。定期對打印機的使用記錄、耗材領(lǐng)用情況、維修記錄等進行抽查，確保各項工作符合本細則的要求。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和問題，及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。同時，鼓勵員工對違反打印機管控規(guī)定的行為進行監(jiān)督和舉報，對于有效舉報給予一定的獎勵。（二）考核指標建立打印機管控考核指標體系，將打印機的使用效率、耗材節(jié)約情況、設(shè)備維護狀況等納入部門績效考核指標。具體考核指標包括：打印機平均每月使用時長、單位打印量耗材消耗率、打印機故障率、維修費用占比等。各指標設(shè)定合理的目標值，根據(jù)實際完成情況進行評分。（三）獎懲措施對于在打印機管控工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。優(yōu)秀部門的評選依據(jù)考核指標完成情況、管理制度執(zhí)行情況等綜合評定；優(yōu)秀個人主要從節(jié)約意識強、設(shè)備維護良好、提出合理化建議等方面進行評選。獎勵方式包括通報表揚、獎金、榮譽證書等。對于違反本細則規(guī)定的部門和個人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括批評教育、扣減績效分數(shù)、罰款等。對于因人為故意造成打印機損壞或浪費耗材的，將追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。八、附則本細則自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責(zé)解釋和修訂。各部門應(yīng)嚴格遵守本