采購需求清單及規(guī)格說明書編寫模板一、適用范圍與應(yīng)用場景二、編寫流程與操作步驟（一）需求發(fā)起與信息收集需求發(fā)起：由采購需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）填寫《采購需求申請單》，明確采購目的（如“替換老化辦公電腦以滿足新項(xiàng)目設(shè)計(jì)需求”“補(bǔ)充生產(chǎn)原料以保障下月產(chǎn)能”）、采購物品/服務(wù)的核心用途及緊急程度。信息收集：需求部門聯(lián)合使用部門（如技術(shù)部、財(cái)務(wù)部）共同收集基礎(chǔ)信息，包括：現(xiàn)有設(shè)備/物資的使用情況（如“現(xiàn)有電腦使用超5年，頻繁卡頓”）；市場調(diào)研情況（如“同類產(chǎn)品主流參數(shù)范圍”“預(yù)算參考區(qū)間”）；法規(guī)或內(nèi)部制度要求（如“需符合國家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)”“納入年度采購計(jì)劃”）。（二）需求分析與需求確認(rèn)需求分類：根據(jù)采購對象分為“標(biāo)準(zhǔn)化物資”（如辦公文具、標(biāo)準(zhǔn)耗材）、“非標(biāo)準(zhǔn)化物資”（如定制設(shè)備、專用工具）、“服務(wù)類”（如技術(shù)支持、運(yùn)維服務(wù)）等，不同類別需求側(cè)重點(diǎn)不同（如標(biāo)準(zhǔn)化物資側(cè)重型號參數(shù)，服務(wù)類側(cè)重服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）。需求確認(rèn)：需求部門組織技術(shù)、財(cái)務(wù)、采購部門召開需求評審會，重點(diǎn)確認(rèn)：必要性：是否為業(yè)務(wù)開展必需，是否有替代方案（如“租賃vs采購”）；可行性：技術(shù)參數(shù)是否合理，預(yù)算是否在部門年度計(jì)劃內(nèi)；完整性：是否明確交付時間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵要素。評審?fù)ㄟ^后，由需求部門負(fù)責(zé)人（如*經(jīng)理）簽字確認(rèn)。（三）采購需求清單填寫根據(jù)確認(rèn)的需求，填寫《采購需求清單》（模板見第三部分），核心內(nèi)容包括：基礎(chǔ)信息：需求編號（按“年份-部門-序號”格式，如2024-行政-001）、需求部門、聯(lián)系人（*）、聯(lián)系方式（內(nèi)線/辦公電話）；采購物品/服務(wù)信息：名稱（需全稱，如“聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本電腦”而非“筆記本”）、規(guī)格型號（如“i7-1260P/16G/512G/集顯”）、單位（臺/套/次）、數(shù)量（需明確最小包裝單位，如“10臺”而非“一批”）；預(yù)算與資金來源：預(yù)算金額（大寫+小寫，如“人民幣捌仟元整（￥8,000.00）”）、資金來源（如“年度辦公經(jīng)費(fèi)”“專項(xiàng)項(xiàng)目資金”）；用途與交付要求：簡要說明用途（如“用于設(shè)計(jì)部三維建模渲染”）、交付時間（如“2024年X月X日前”）、交付地點(diǎn)（如“公司倉庫”）、運(yùn)輸方式（如“送貨上門，運(yùn)費(fèi)由供應(yīng)商承擔(dān)”）。（四）規(guī)格說明書編制對于非標(biāo)準(zhǔn)化物資或復(fù)雜服務(wù)，需同步編制《規(guī)格說明書》，詳細(xì)描述技術(shù)、服務(wù)或質(zhì)量要求，保證供應(yīng)商能準(zhǔn)確響應(yīng)：技術(shù)參數(shù)：列出核心功能指標(biāo)（如電腦的“CPU型號≥i7-1260P”“屏幕分辨率≥2.5K”“電池續(xù)航≥8小時”），明確“≥”“≤”“符合標(biāo)準(zhǔn)”等量化要求，避免“高功能”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：注明執(zhí)行的國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T9813.1-2016臺式微型機(jī)通用規(guī)范”）、環(huán)保要求（如“ROHS認(rèn)證”“無鉛工藝”）、包裝標(biāo)識（如“防潮標(biāo)識、產(chǎn)品合格證”）；服務(wù)要求：服務(wù)類需明確服務(wù)內(nèi)容（如“7×24小時故障響應(yīng)，4小時內(nèi)到場維修”）、服務(wù)期限（如“合同簽訂后1年內(nèi)免費(fèi)維護(hù)”）、人員資質(zhì)（如“工程師需持有CCNP認(rèn)證，3年以上相關(guān)經(jīng)驗(yàn)”）；其他特殊要求：如定制化需求（如“設(shè)備需定制企業(yè)LOGO”）、保密要求（如“供應(yīng)商需簽署保密協(xié)議”）、培訓(xùn)要求（如“提供2次操作培訓(xùn)，每次不少于4小時”）。（五）內(nèi)部審核與修訂部門審核：需求清單及規(guī)格說明書編制完成后，由需求部門負(fù)責(zé)人（）、技術(shù)部門負(fù)責(zé)人（）、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（*）依次審核，重點(diǎn)檢查：技術(shù)參數(shù)是否與業(yè)務(wù)需求匹配，是否存在過度或不足；預(yù)算是否合理，是否符合成本控制要求；條款是否完整，有無歧義或法律風(fēng)險(xiǎn)。修訂完善：針對審核意見，需求部門在2個工作日內(nèi)完成修訂，重大需求（如金額超10萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）需提交分管領(lǐng)導(dǎo)（*）審批。（六）最終定稿與提交審核通過后，需求部門將《采購需求清單》《規(guī)格說明書》加蓋部門公章（或電子章），提交至采購部門（如采購部），作為采購立項(xiàng)、招標(biāo)/詢價(jià)、合同簽訂的依據(jù)。采購部門收到后1個工作日內(nèi)確認(rèn)接收，同步錄入采購管理系統(tǒng)并分配唯一編號。三、模板結(jié)構(gòu)與填寫說明（一）采購需求清單模板序號需求編號采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)算金額（元）資金來源用途描述交付時間交付地點(diǎn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)摘要需求部門聯(lián)系人聯(lián)系方式填寫日期12024-行政-001聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本電腦i7-1260P/16G/512G/集顯臺1080,000.00年度辦公經(jīng)費(fèi)設(shè)計(jì)部三維建模渲染使用2024-05-30前公司倉庫符合GB/T9813.1標(biāo)準(zhǔn)行政部*88882024-04-1522024-生產(chǎn)-002A4復(fù)印紙70g/白色，符合ISO9706標(biāo)準(zhǔn)箱505,000.00生產(chǎn)運(yùn)營經(jīng)費(fèi)日常辦公打印使用2024-05-10前生產(chǎn)部物料間無破損、受潮，每箱500張生產(chǎn)部*66662024-04-18填寫說明：“需求編號”由采購部門統(tǒng)一分配，避免重復(fù)；“規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容”需具體，如服務(wù)類需寫明“年度IT運(yùn)維服務(wù)（含硬件維修、軟件故障排除）”；“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)摘要”可簡述，詳細(xì)內(nèi)容見《規(guī)格說明書》；“聯(lián)系方式”填寫辦公內(nèi)線或座機(jī)，避免使用個人手機(jī)號。（二）規(guī)格說明書模板（以“定制化生產(chǎn)設(shè)備”為例）類別項(xiàng)目詳細(xì)要求技術(shù)參數(shù)設(shè)備類型數(shù)控精密銑床，三軸聯(lián)動加工精度定位精度≤±0.01mm，重復(fù)定位精度≤±0.005mm主軸功率≥15kW，轉(zhuǎn)速范圍200-8000r/min控制系統(tǒng)采用西門子840D系統(tǒng)，支持G代碼、M代碼編程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)符合GB/T5226.1-2019《機(jī)械電氣安全機(jī)械電氣設(shè)備》安全防護(hù)配備急停按鈕、防護(hù)門聯(lián)鎖裝置、光電保護(hù)傳感器噪聲要求運(yùn)行時噪聲≤75dB（A）服務(wù)要求交付周期合同簽訂后60日內(nèi)完成安裝調(diào)試培訓(xùn)服務(wù)提供3次操作培訓(xùn)（含理論+實(shí)操），培訓(xùn)后操作人員能獨(dú)立完成設(shè)備啟停、日常維護(hù)售后保障整機(jī)保修2年，核心部件（主軸、伺服電機(jī)）保修3年，24小時內(nèi)響應(yīng)故障，48小時內(nèi)到場其他要求定制化需求設(shè)作臺需刻印公司LOGO，顏色為RAL7035（淺灰）文件交付需提供設(shè)備操作手冊、維護(hù)手冊、合格證、檢測報(bào)告（加蓋公章）填寫說明：“技術(shù)參數(shù)”按重要性排序，核心參數(shù)（如加工精度、功率）需明確量化下限；“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”優(yōu)先采用國標(biāo)/行標(biāo)，無標(biāo)準(zhǔn)時需在“其他要求”中明確可接受的第三方檢測報(bào)告；“服務(wù)要求”需明確時間、次數(shù)、人員資質(zhì)等可考核指標(biāo)。四、使用要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）需求描述具體化，避免模糊表述禁用“高功能”“優(yōu)質(zhì)”“一流”等主觀詞匯，改用可量化指標(biāo)（如“響應(yīng)時間≤2秒”“故障率≤1%”）；規(guī)格型號需完整，避免簡寫（如“空調(diào)”需寫明“1.5匹變頻空調(diào)，能效等級1級，品牌：格力/美的/海爾三選一”）。（二）技術(shù)參數(shù)合理，避免“傾向性”條款參數(shù)需基于業(yè)務(wù)需求設(shè)定，不得為特定供應(yīng)商“量身定制”（如不得規(guī)定“必須使用品牌CPU”，而應(yīng)規(guī)定“CPU功能≥型號”）；對于非關(guān)鍵參數(shù)，可設(shè)置“或同等優(yōu)先”條款，保障供應(yīng)商公平競爭。（三）預(yù)算編制準(zhǔn)確，符合成本控制要求預(yù)算需包含設(shè)備/服務(wù)本身、運(yùn)輸、安裝、培訓(xùn)、售后等全部相關(guān)費(fèi)用；大額采購（如超50萬元）需提供成本測算依據(jù)（如市場詢價(jià)報(bào)告、歷史采購數(shù)據(jù)）。（四）審核流程完整，保證需求合規(guī)涉及安全、環(huán)保、特