采購申請審批單標準化填寫示例及流程一、適用場景與價值在企業(yè)日常運營中，各類采購活動（如辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包、原材料采購等）均需通過規(guī)范的審批流程保證合規(guī)性、可控性及資源合理配置。本標準化模板適用于企業(yè)內(nèi)部各部門發(fā)起的各類采購需求，旨在通過統(tǒng)一格式和流程，實現(xiàn)采購申請信息的清晰傳遞、審批責任的明確劃分、預算執(zhí)行的精準管控，同時提高采購效率、降低溝通成本，為企業(yè)采購管理提供標準化支撐。二、標準化操作流程（一）采購需求發(fā)起需求確認：申請人（部門經(jīng)辦人）明確采購物品/服務(wù)的具體需求（如名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等），確認采購的必要性與合理性（如替代方案、庫存情況等）。填寫申請單：根據(jù)本模板“采購申請審批單”規(guī)范填寫信息，保證內(nèi)容完整、準確，字跡清晰（電子版需無錯別字）。附件準備：如采購物品需技術(shù)參數(shù)說明、服務(wù)需需求規(guī)格說明書、大額采購需至少3家供應商報價單等，需一并附后。（二）部門負責人初審提交審批：申請人將填寫完整的采購申請單及附件提交至本部門負責人（如部門經(jīng)理/主管）。內(nèi)容審核：部門負責人重點審核：采購需求是否符合部門年度工作計劃及業(yè)務(wù)實際；數(shù)量、規(guī)格是否合理，是否存在過度采購；預算金額是否在部門預算額度內(nèi)（需核對預算科目及編號）。審批意見：審核通過后，在“部門負責人審批”欄簽字確認，并注明日期；如不通過，需注明原因并退回申請人修改。（三）財務(wù)預算審核流轉(zhuǎn)至財務(wù)部：部門負責人審批通過后，申請單流轉(zhuǎn)至財務(wù)部（或預算管理部門）。預算合規(guī)性審核：財務(wù)專員重點審核：預算科目、預算編號是否準確，對應預算余額是否充足；預估單價、總價是否符合市場行情（必要時參考歷史采購數(shù)據(jù)或第三方詢價）；采購是否符合企業(yè)財務(wù)制度（如是否需簽訂合同、是否需預付款等）。審核意見：審核通過后，在“財務(wù)審核”欄簽字確認；如預算不足或科目不符，需反饋申請人調(diào)整預算或補充說明，審核不通過則退回。（四）分管領(lǐng)導/總經(jīng)理審批權(quán)限分級審批：根據(jù)企業(yè)采購金額分級授權(quán)制度，由對應層級領(lǐng)導審批：小額采購（如≤5000元）：由分管副總審批；大額采購（如＞5000元）：由總經(jīng)理審批；特殊采購（如固定資產(chǎn)采購、戰(zhàn)略物資采購）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。重點審核：領(lǐng)導重點審核采購事項的戰(zhàn)略必要性、投入產(chǎn)出比及是否符合公司整體利益。審批意見：審批通過后，在對應審批欄簽字確認；如未通過，注明原因并退回。（五）采購部門執(zhí)行接收審批單：采購部（或行政部/后勤部，根據(jù)企業(yè)職責劃分）收到最終審批通過的申請單及附件后，登記采購臺賬。供應商選擇：根據(jù)采購需求類型（如標準品、定制服務(wù)）通過公開招標、詢價比價、單一來源采購等方式合規(guī)確定供應商，保證性價比最優(yōu)。采購執(zhí)行：與供應商簽訂采購合同（如金額達到合同簽訂標準），明確交付時間、質(zhì)量標準、付款方式等，跟進生產(chǎn)/供貨進度，保證按時交付。（六）驗收與付款物品/服務(wù)驗收：采購物品到貨后，由申請人所在部門、采購部、行政部（如涉及）共同驗收，對照申請單規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量進行確認，填寫《采購驗收單》；服務(wù)類項目需由需求部門出具《服務(wù)驗收報告》。財務(wù)付款：驗收合格后，采購部將申請單、驗收單、合同、發(fā)票（合規(guī)票據(jù)）等提交財務(wù)部，財務(wù)部審核無誤后安排付款。（七）歸檔管理采購完成后，采購部將采購申請單、審批記錄、合同、驗收單、發(fā)票等資料整理成冊，按年份、部門分類歸檔（電子檔備份至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)），保存期限不少于3年（重要項目可延長至5-10年）。三、采購申請審批單模板及填寫說明采購申請審批單申請信息內(nèi)容申請部門□行政部□市場部□生產(chǎn)部□技術(shù)部□其他：_____________申請人*某某聯(lián)系方式（內(nèi)線）________申請日期________年_月_日申請編號CG-______-______（規(guī)則：年份-部門代碼-序號，如2024-XZ-001）采購需求詳情物品/服務(wù)名稱________________________________________________________________________規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)________________________________________________________________________（如：A4紙80g500張/包；軟件開發(fā)需求：支持多終端登錄）單位□個□套□批□項□其他：_____________數(shù)量________預估單價（元）________預估總價（元）（大寫）______________________（小寫）￥________采購用途□日常辦公□項目實施□設(shè)備維護□其他：______________________（如：為市場部推廣活動采購宣傳物料）預算科目________________________________________________________________________（如：行政辦公費-辦公用品）預算編號________附件清單|□技術(shù)參數(shù)說明書□需求規(guī)格書□供應商報價單（至少______家）□其他：________|審批流程部門負責人審批意見：□同意□不同意□需補充說明：______________________簽字：__________日期：____年__月__日財務(wù)審核意見：□預算通過□預算不足□科目不符□其他：______________________簽字：__________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導審批（≤5000元）意見：□同意□不同意□備注：______________________簽字：__________日期：____年__月__日總經(jīng)理審批（＞5000元）意見：□同意□不同意□備注：______________________簽字：__________日期：____年__月__日采購部確認接收人：__________日期：____年_月日備注：___________________執(zhí)行與驗收采購執(zhí)行情況供應商：______________________合同編號：______________________交付日期：____年_月日采購員：_______驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：______________________）驗收人：__________日期：____年__月__日模板填寫說明申請信息：申請部門需勾選或填寫全稱；申請編號按企業(yè)規(guī)則統(tǒng)一編制，避免重復；聯(lián)系方式為內(nèi)部辦公電話或分機號。采購需求詳情：規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)需具體（如采購電腦需注明“CPU：i5-12400，內(nèi)存：16G，硬盤：512GSSD”），避免模糊描述；預估總價需準確，誤差不超過±10%。采購用途：需簡明扼要說明與業(yè)務(wù)的相關(guān)性，便于審批人判斷必要性。附件清單：大額采購（如≥1萬元）或非標品采購必須附供應商報價單（至少3家），報價單需加蓋供應商公章（電子版掃描件）。審批流程：審批人需手寫簽字（電子審批需留痕并注明審批意見），日期需填寫實際審批日期，不得空白或涂改。四、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）填寫規(guī)范信息完整性：所有帶“*”及下劃線字段為必填項，不得遺漏；預估總價需同時填寫大小寫，保證一致。描述準確性：物品名稱、規(guī)格型號等需與采購實物一致，避免因描述不清導致采購錯誤（如“紙張”需注明“A4/70g/白紙”而非簡單寫“紙”）。附件合規(guī)性：報價單需包含供應商名稱、聯(lián)系人、報價明細（含單價、數(shù)量、總價）、有效期（一般≥30天），復印件需注明“與原件一致”并加蓋供應商公章。（二）預算與審批預算優(yōu)先：采購前需確認部門預算余額，無預算或預算不足的需提前提交預算調(diào)整申請，禁止“先采購后補預算”。權(quán)限對等：嚴格按照企業(yè)《采購管理辦法》中的金額分級審批權(quán)限執(zhí)行，不得越級審批或簡化流程（如5000元采購不得由部門負責人直接審批）。（三）采購執(zhí)行與變更計劃性采購：常規(guī)辦公用品（如紙張、筆）建議按季度匯總申請，減少零星采購；緊急采購（如突發(fā)故障需維修）需在申請單注明“緊急”原因，由總經(jīng)理