機(jī)關(guān)單位公文處理規(guī)范模板公文是機(jī)關(guān)單位履行職能、開展公務(wù)活動(dòng)的核心載體，其處理質(zhì)量直接關(guān)系政務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)效率與行政權(quán)威。為規(guī)范公文處理流程、提升公文質(zhì)量，結(jié)合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，制定本規(guī)范模板，供各單位參考執(zhí)行。一、公文種類及適用場(chǎng)景機(jī)關(guān)公文需嚴(yán)格遵循“文種適配場(chǎng)景”原則，避免“張冠李戴”。根據(jù)《條例》規(guī)定，法定公文分為15類，核心種類及適用范圍如下：（一）上行文（報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)）請(qǐng)示：用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（需一文一事，不得夾帶報(bào)告事項(xiàng)）。報(bào)告：用于匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)詢問(wèn)（無(wú)需上級(jí)批復(fù)，與請(qǐng)示嚴(yán)格區(qū)分）。（二）下行文（發(fā)下級(jí)/平級(jí)機(jī)關(guān)）通知：發(fā)布規(guī)章、部署工作、傳達(dá)要求（使用最廣泛，需明確執(zhí)行要求）。通報(bào)：表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神（需事實(shí)清楚、定性準(zhǔn)確）。批復(fù)：答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)（針對(duì)性強(qiáng)，需引述請(qǐng)示文號(hào)）。（三）平行文（平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)）函：商洽工作、詢問(wèn)答復(fù)、請(qǐng)求批準(zhǔn)（格式靈活，需注明“商洽函”“詢問(wèn)函”等類型）。紀(jì)要：記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)（需明確參會(huì)人員、決議事項(xiàng)）。二、公文格式規(guī)范（以A4紙為例）公文格式需體現(xiàn)“規(guī)范性+嚴(yán)肅性”，嚴(yán)格遵循版頭、主體、版記三部分結(jié)構(gòu)：（一）版頭部分（首頁(yè)紅色分隔線以上）份號(hào)：涉密公文標(biāo)注6位阿拉伯?dāng)?shù)字（如“____”），非涉密可省略。密級(jí)和保密期限：頂格標(biāo)“絕密★30年”“機(jī)密★20年”等，無(wú)期限標(biāo)“秘密★長(zhǎng)期”。緊急程度：頂格標(biāo)“特急”“加急”（平件不標(biāo)），與密級(jí)分行或同行（密級(jí)在上）。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”組成（如“XX市人民政府文件”），聯(lián)合行文可并用多機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文字號(hào)：“機(jī)關(guān)代字+〔年份〕+序號(hào)”（如“X政發(fā)〔2024〕5號(hào)”），聯(lián)合行文只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)號(hào)。簽發(fā)人：上行文需標(biāo)，“簽發(fā)人：XXX”（居右，與發(fā)文字號(hào)同行）。（二）主體部分（紅色分隔線以下、版記以上）標(biāo)題：“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”（如“XX局關(guān)于開展專項(xiàng)檢查的通知”），避免冗長(zhǎng)，可省略發(fā)文機(jī)關(guān)（普發(fā)文件）。主送機(jī)關(guān)：全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或統(tǒng)稱（上行文只標(biāo)一個(gè)主送機(jī)關(guān)），頂格寫，回行時(shí)頂格。正文：首頁(yè)必須顯示正文，字體仿宋_GB2312，字號(hào)3號(hào)，結(jié)構(gòu)“目的+依據(jù)+事項(xiàng)+要求”，層次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注。附件說(shuō)明：“附件：1.XXX2.XXX”（無(wú)附件不寫），與正文空一行，左空二字。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居右（聯(lián)合行文按主辦、協(xié)辦順序排列）。成文日期：阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全年、月、日（如“2024年5月10日”），居右，與署名空一行。印章：下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，“騎年蓋月”；聯(lián)合行文各機(jī)關(guān)印章“互不相交或相切”。附注：居左空二字，加圓括號(hào)（如“（此件公開發(fā)布）”“（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXX）”）。附件：另面編排，“附件”二字頂格，與正文頁(yè)碼連續(xù)。（三）版記部分（末頁(yè)最下方）抄送機(jī)關(guān)：需知曉公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)，“抄送：XXX，XXX”（居左空一字）。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：“XX局辦公室2024年5月10日”（印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，與印發(fā)機(jī)關(guān)分行）。三、公文處理流程（收文+發(fā)文）（一）收文處理：“簽收→登記→初審→承辦→傳閱→催辦→答復(fù)”簽收：核對(duì)文號(hào)、份數(shù)、密級(jí)，簽字確認(rèn)（涉密件雙人簽收）。登記：記錄文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文機(jī)關(guān)、收文日期、辦理情況（用臺(tái)賬或系統(tǒng)登記）。初審：檢查是否屬本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍、格式是否規(guī)范、是否需聯(lián)合辦理。承辦：明確主辦部門（急件限時(shí)辦，涉密件專人辦），需會(huì)辦的轉(zhuǎn)相關(guān)部門。傳閱：“閱知性公文”按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)、部門職能傳遞，標(biāo)注“已閱”“擬辦意見”。催辦：對(duì)承辦件定期督辦，避免“壓件”“漏辦”。答復(fù)：以公文、電話或當(dāng)面回復(fù)，做到“事事有回音”。（二）發(fā)文處理：“起草→審核→簽發(fā)→復(fù)核→登記→印制→核發(fā)”起草：內(nèi)容符合政策法規(guī)，觀點(diǎn)明確，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，文種正確（多人起草需統(tǒng)一風(fēng)格）。審核：部門負(fù)責(zé)人初審（內(nèi)容合規(guī)性），辦公室復(fù)審（格式、程序），法律顧問(wèn)審（涉法事項(xiàng)）。簽發(fā)：上行文由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，下行文/平行文由授權(quán)負(fù)責(zé)人簽發(fā)（簽批意見需明確）。復(fù)核：印發(fā)前檢查內(nèi)容、格式、簽發(fā)手續(xù)，有誤則退回修改。登記：記錄發(fā)文文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、印發(fā)份數(shù)。印制：涉密件指定印刷廠，平件用機(jī)關(guān)文印室，確保字跡清晰、格式規(guī)范。核發(fā)：檢查份數(shù)、格式，準(zhǔn)確分發(fā)（涉密件專人專車送達(dá)）。四、公文審核“三要點(diǎn)”（一）內(nèi)容審核：“合規(guī)性+準(zhǔn)確性+邏輯性”政策合規(guī)：是否與法律法規(guī)、上級(jí)文件沖突？表述準(zhǔn)確：數(shù)據(jù)、術(shù)語(yǔ)、人名地名是否無(wú)誤？邏輯清晰：段落層次是否合理？因果關(guān)系是否明確？（二）格式審核：“要素完整性+規(guī)范性”版頭：發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人是否正確？主體：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文結(jié)構(gòu)是否規(guī)范？版記：抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)日期是否無(wú)誤？（三）程序?qū)徍耍骸昂炁暾?會(huì)簽及時(shí)性”簽批：是否經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)簽批？會(huì)簽：聯(lián)合行文是否經(jīng)協(xié)辦機(jī)關(guān)簽字？五、常見問(wèn)題及整改建議（一）文種使用錯(cuò)誤問(wèn)題：請(qǐng)示與報(bào)告混淆（如“請(qǐng)示報(bào)告”“請(qǐng)示事項(xiàng)夾帶報(bào)告內(nèi)容”）。整改：組織《條例》專項(xiàng)培訓(xùn)，明確“請(qǐng)示需批復(fù)，報(bào)告無(wú)需批復(fù)”的核心區(qū)別。（二）格式不規(guī)范問(wèn)題：發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤（如“X政發(fā)[2024]5號(hào)”用方括號(hào)）、成文日期用漢字（如“二〇二四年五月十日”）。整改：制作《格式速查表》，要求擬稿人對(duì)照檢查，辦公室復(fù)審時(shí)重點(diǎn)核對(duì)。（三）內(nèi)容表述不清問(wèn)題：用詞模糊（如“盡快辦理”未明確時(shí)限）、邏輯混亂（段落跳躍，無(wú)過(guò)渡）。整改：推行“目的-措施-要求”三段式正文結(jié)構(gòu)，重要事項(xiàng)附“流程圖”“任務(wù)分解表”。結(jié)語(yǔ)公文處理是機(jī)關(guān)工作的“基本功”，規(guī)范