行政文件歸檔管理制度文件分類與存儲標(biāo)準(zhǔn)版一、適用范圍與執(zhí)行場景本制度適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會團體等行政管理部門的文件歸檔管理工作，覆蓋從文件到最終銷毀的全生命周期管理。具體執(zhí)行場景包括：日常行政文件處理：如規(guī)章制度、會議紀(jì)要、請示報告、工作計劃、總結(jié)等；專項業(yè)務(wù)文件管理：如合同協(xié)議、項目資料、人事檔案、財務(wù)憑證（非涉密類）、審計材料等；歷史文件整理：對以往未規(guī)范歸檔的存量文件進(jìn)行分類、編目與存儲；跨部門協(xié)作文件：涉及多個部門聯(lián)合形成的文件，明確歸檔責(zé)任與存儲標(biāo)準(zhǔn)。二、行政文件歸檔管理操作流程（一）文件收集與預(yù)歸檔責(zé)任主體：各部門文件管理員為第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門文件收集；綜合管理部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司文件歸檔工作。收集范圍：本部門工作中形成的具有保存價值的紙質(zhì)文件、電子文件（含掃描件、郵件附件等）；上級單位來文、下級單位上報文件（需標(biāo)注“原件”或“復(fù)印件”）；會議中形成的正式材料（如議程、簽到表、決議等），需在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)提交。收集要求：文件需內(nèi)容完整、字跡清晰（紙質(zhì)文件不得使用鉛筆或易褪色墨水）、電子文件格式為PDF或DOC（避免加密文件），并注明文件形成日期、部門及經(jīng)辦人*。（二）文件分類與編號分類原則：采用“職能分類+年度分類”雙重標(biāo)準(zhǔn)，保證分類邏輯清晰、無交叉。一級分類（按職能）：綜合管理類：包括制度、通知、會議紀(jì)要、工作計劃等；人事管理類：包括招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、勞動合同等；財務(wù)管理類：包括預(yù)算、決算、報銷憑證、審計報告等（非涉密）；業(yè)務(wù)管理類：包括合同、項目方案、客戶資料、產(chǎn)品說明等；檔案管理類：包括歸檔目錄、借閱記錄、銷毀清冊等。二級分類（按年度）：以自然年度為界，如“2024年度綜合管理類”。編號規(guī)則：采用“一級分類代碼-年度-流水號”格式，示例：綜合管理類代碼為“ZL”，2024年第15號文件編號為“ZL-2024-0015”；人事管理類代碼為“RS”，2024年第3號文件編號為“RS-2024-0003”。（三）文件整理與編目整理要求：紙質(zhì)文件：去除訂書針、回形針等金屬物，破損文件需修補，折疊為A4標(biāo)準(zhǔn)尺寸；電子文件：按“一級分類-年度”建立文件夾，文件名統(tǒng)一為“編號+文件名稱”，示例：“ZL-2024-0015_2024年度工作計劃”。編目內(nèi)容：填寫《行政文件歸檔目錄》（模板見第三章），包含序號、文件名稱、編號、形成日期、頁數(shù)、存放位置、密級、保管期限等信息，保證與實物文件一一對應(yīng)。（四）移交與存儲移交程序：各部門文件管理員于每年3月底前完成上一年度文件整理，填寫《文件移交清單》（模板見第三章），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至綜合管理部*；綜合管理部*核對清單與文件數(shù)量、內(nèi)容無誤后，雙方簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各存一份。存儲要求：紙質(zhì)文件：存入專用檔案柜，柜體標(biāo)注“一級分類-年度”（如“綜合管理類-2024”），柜內(nèi)文件按編號順序排列，每層放置防潮劑；電子文件：存儲于公司指定服務(wù)器或加密硬盤，定期（每季度）進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)異地存放；特殊文件：涉密文件（如有）需單獨存放于保密柜，由專人管理，非涉密文件不得與涉密文件混存。（五）借閱與利用借閱權(quán)限：普通文件：員工因工作需要借閱的，需填寫《文件借閱申請表》（模板見第三章），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由綜合管理部辦理借閱手續(xù)；重要文件：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，借閱期限不超過3個工作日；電子文件：僅限在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)在線查閱，禁止（經(jīng)審批的特殊情況除外）。借閱要求：借閱人需妥善保管文件，不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件；借閱期限屆滿需及時歸還，如需續(xù)借，需提前1個工作日申請，續(xù)借不超過2個工作日；涉及公司機密的文件，借閱后需當(dāng)天歸還，不得帶離辦公區(qū)域。（六）鑒定與銷毀鑒定周期：每年第四季度由綜合管理部組織，會同相關(guān)部門對到期文件進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：保管期限屆滿且無繼續(xù)保存價值的文件，予以銷毀；涉及公司歷史、重要業(yè)務(wù)或法律糾紛的文件，可延長保管期限。銷毀程序：填寫《文件銷毀清冊》（模板見第三章），經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上共同監(jiān)銷；紙質(zhì)文件采用碎紙機銷毀，電子文件進(jìn)行徹底刪除（低級格式化），并做好銷毀記錄。三、行政文件歸檔管理常用模板模板一：行政文件歸檔目錄序號文件名稱文件編號形成日期頁數(shù)存放位置（柜-層）密級保管期限備注12024年度工作計劃ZL-2024-00152024-01-058綜合柜-1層普通10年2員工培訓(xùn)管理辦法RS-2024-00032024-02-2012人事柜-2層普通長期3項目合同YW-2024-00782024-03-1525業(yè)務(wù)柜-3層機密15年模板二：文件移交清單移交部門移交人*接收部門接收人*移交日期行政部張*綜合管理部李*2024-03-28序號文件名稱文件編號形成日期頁數(shù)12024年第一季度會議紀(jì)要ZL-2024-00202024-03-30452辦公用品采購申請單ZL-2024-00252024-03-253……………移交部門負(fù)責(zé)人簽字：*接收部門負(fù)責(zé)人簽字：*綜合管理部審核意見：模板三：文件借閱申請表借閱部門借閱人*聯(lián)系方式借閱日期市場部王*2024-04-10文件名稱文件編號借閱事由借閱期限2024年度營銷方案YW-2024-0030制定2024年第二季度計劃2個工作日部門負(fù)責(zé)人審批：*綜合管理部審批：*備注：僅限查閱，不得復(fù)印模板四：文件銷毀清冊銷毀日期銷毀部門銷毀人*監(jiān)銷人*序號文件名稱文件編號形成日期保管期限銷毀原因2024-12-20綜合管理部趙*錢*12022年度工作總結(jié)ZL-2022-00102022-12-3110年保管期限屆滿22022年費用報銷憑證CW-2022-00552022-06-305年保管期限屆滿審批意見：綜合管理部負(fù)責(zé)人：*分管領(lǐng)導(dǎo)：*四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵管理要點分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性：分類規(guī)則一經(jīng)確定，不得隨意變更，如需調(diào)整需經(jīng)綜合管理部*審批并書面通知各部門，保證全公司文件分類標(biāo)準(zhǔn)一致。歸檔及時性：各部門需在文件形成后次年3月底前完成歸檔，逾期未歸檔的，將納入部門年度績效考核。存儲環(huán)境規(guī)范性：檔案庫房需保持溫度14-24℃、濕度45-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備，每季度檢查一次存儲環(huán)境并記錄。保密管理要求：涉密文件需嚴(yán)格按照公司保密制度管理，非涉密文件不得標(biāo)注“機密”“絕密”等字樣，電子文件傳輸需通過加密渠道。責(zé)任追溯機制：文件