2026年智控專用設備公司質量記錄保存管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司質量記錄的保存管理，確保記錄真實完整、準確可追溯，為智控專用設備研發(fā)、生產(chǎn)、檢驗及服務全流程的質量控制提供依據(jù)，滿足ISO9001質量管理體系及行業(yè)相關法規(guī)要求，支撐質量追溯與持續(xù)改進，結合公司實際制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在質量管理活動中形成的所有質量記錄，涵蓋研發(fā)、采購、生產(chǎn)、檢驗、倉儲、銷售、服務等環(huán)節(jié)，包括紙質記錄、電子記錄、試驗圖譜、影像資料等各類形式。所有參與記錄編制、填寫、審核、保管的人員均需遵守本制度。（三）基本原則遵循“客觀真實、規(guī)范完整、及時準確、分類管控、安全保密、全程可追溯”的原則，建立“誰產(chǎn)生誰負責、誰審核誰把關、誰保管誰維護”的責任體系，確保質量記錄全生命周期管理可控。二、職責分工（一）質量管理小組由分管質量的公司領導任組長，質量管理部門負責人任副組長，研發(fā)、采購、生產(chǎn)、檢驗、銷售、倉儲等部門負責人及質量專員為成員。主要負責審批本制度及記錄清單、管理流程；監(jiān)督制度執(zhí)行情況，協(xié)調解決記錄缺失、造假等重大問題；審核記錄分類標準、保存期限及銷毀方案；組織記錄管理培訓與檢查，推廣信息化管理方法。（二）歸口管理部門質量管理部門作為歸口管理部門，負責制定完善制度、格式規(guī)范及管理流程；編制公司《質量記錄清單》，明確記錄名稱、編號、產(chǎn)生部門、保存期限等要素；監(jiān)督各部門記錄編制、填寫、歸檔情況，核查真實性與規(guī)范性；組織培訓并提供技術支持，推廣電子記錄管理系統(tǒng)；負責企業(yè)級重要記錄的歸檔保管，指導各部門開展工作。（三）各部門職責研發(fā)部門：負責產(chǎn)品設計開發(fā)相關記錄管理，包括設計方案、評審記錄、試驗報告、圖紙變更記錄等，確保及時歸檔并對真實性負責。采購部門：管理供應商資質、采購合同、來料檢驗、供應商評價等記錄，準確反映采購過程與物料質量狀況。生產(chǎn)部門：負責生產(chǎn)指令、工藝參數(shù)、過程檢驗、設備運行、不合格品處理等記錄，組織規(guī)范填寫并同步生產(chǎn)過程歸檔。檢驗部門：管理來料、過程、成品檢驗記錄及儀器校準記錄等，注明檢驗日期、人員、方法及結果，確保數(shù)據(jù)可追溯。銷售與服務部門：保管銷售合同、客戶訂單、發(fā)貨記錄、反饋及投訴處理、售后服務報告等，完整記錄客戶相關信息。倉儲部門：負責入庫、出庫、庫存盤點、溫濕度監(jiān)控等記錄，確保與實物狀態(tài)一致。（四）崗位責任各部門指定專人擔任質量記錄管理員，負責本部門記錄的日常收集、整理、審核、編號及存檔，定期檢查完整性并反饋問題。記錄填寫人員需確保內容真實、數(shù)據(jù)準確，及時提交審核，按規(guī)定更正錯誤，對記錄真實性負責。三、記錄分類與保存期限（一）記錄分類按業(yè)務過程分為：管理類（體系文件、內審、管理評審、培訓記錄等）、研發(fā)類（設計計劃、驗證報告等）、采購類（供應商資料、來料檢驗等）、生產(chǎn)類（工藝記錄、設備運行等）、檢驗類（各類檢驗報告、校準記錄等）、銷售服務類（合同、客戶反饋等）、倉儲類（出入庫、庫存記錄等）。按重要程度分為：一級記錄（企業(yè)級重要記錄，如管理評審報告、關鍵產(chǎn)品檢驗報告）、二級記錄（部門級重要記錄，如生產(chǎn)工藝、內審記錄）、三級記錄（日常操作記錄，如設備巡檢、溫濕度記錄）。（二）保存期限一級記錄保存期限不少于10年，其中涉及安全性能的關鍵智控設備記錄保存至產(chǎn)品停產(chǎn)后15年。二級記錄保存期限不少于5年。三級記錄保存期限不少于3年。若法律法規(guī)、行業(yè)標準或合同對保存期限有更長要求的，從其規(guī)定；稅務相關記錄按稅務法規(guī)要求保存5-10年。四、記錄編制與填寫規(guī)范（一）格式與編號記錄格式由質量管理部門統(tǒng)一規(guī)范，或由產(chǎn)生部門提出草案經(jīng)審核確定，需包含記錄名稱、編號、產(chǎn)生日期、產(chǎn)品信息、操作人員、審核人員、核心內容、異常說明等基本要素。編號采用“部門代碼-記錄類別代碼-年份-序號”規(guī)則，確保唯一性。記錄修訂需經(jīng)質量管理部門審核，更新版本號，舊版格式停止使用但已產(chǎn)生記錄繼續(xù)存檔。（二）填寫要求記錄需在業(yè)務發(fā)生時及時填寫，不得事后補記或預估。紙質記錄使用藍黑墨水或簽字筆填寫，字跡清晰，禁止使用鉛筆、圓珠筆，不得涂改、刮擦或使用涂改液；錯誤更正需在錯誤內容劃單橫線，旁填正確內容，注明修改日期并簽名，重要數(shù)據(jù)修改需審核人員確認。電子記錄在專用系統(tǒng)錄入，使用個人賬號登錄，系統(tǒng)自動記錄操作時間與人員，修改需保留痕跡及日志。記錄內容需完整包含產(chǎn)品批次、設備編號等關鍵追溯信息，數(shù)據(jù)注明單位并符合規(guī)范。五、收集、歸檔與存儲管理（一）收集與歸檔各部門記錄管理員每月定期收集本部門記錄，按分類整理后編制歸檔清單，報質量管理部門備案。上半年記錄于當年8月前歸檔，下半年記錄于次年2月前歸檔；來自供應商等外部的質量記錄由對應業(yè)務部門同步收集歸檔。（二）存儲要求紙質記錄存儲于干燥通風的專用庫房，配備防火、防水、防蛀、防盜、防光、防高溫設施，堆放整齊并標注類別與期限，便于檢索。電子記錄存儲于專用服務器或云存儲系統(tǒng)，實行權限管理，定期進行異地備份，備份介質標注名稱、日期并妥善保管，每年至少驗證一次備份有效性，防止數(shù)據(jù)丟失。存儲場所由專人管理，建立出入庫登記制度，非保管人員未經(jīng)批準不得進入。六、查閱與借閱管理（一）內部查閱內部人員因工作需要查閱記錄，需填寫申請單，注明查閱目的與范圍。查閱三級記錄經(jīng)部門負責人批準，二級記錄經(jīng)質量管理部門負責人批準，一級記錄經(jīng)質量管理小組組長批準。查閱紙質記錄需在保管場所進行，不得帶出；查閱電子記錄需通過權限驗證，系統(tǒng)記錄查閱軌跡。（二）外部借閱客戶或其代表因合同約定需查閱記錄的，經(jīng)銷售部門核實并報質量管理部門負責人批準后辦理手續(xù)。外部監(jiān)管機構因檢查需要查閱的，由質量管理部門專人陪同，按要求提供。借閱記錄需限期歸還，最長不超過15個工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間不得涂改、復制、損毀記錄，歸還時保管人員需核查完整性。七、銷毀管理（一）銷毀條件超過規(guī)定保存期限且無留存必要的記錄，由各部門記錄管理員提出銷毀申請，注明記錄名稱、數(shù)量、保存期限及銷毀原因，編制銷毀清單。（二）銷毀審批銷毀清單經(jīng)部門負責人審核后，報質量管理部門復核，一級記錄銷毀需經(jīng)質量管理小組組長批準，二、三級記錄銷毀經(jīng)質量管理部門負責人批準。（三）銷毀實施銷毀工作由質量管理部門組織，申請部門與監(jiān)督部門共同參與，采用粉碎（紙質）或專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀（電子）方式，防止信息泄露。銷毀后參與人員需在銷毀清單上簽字確認，銷毀清單由質量管理部門留存3年。八、監(jiān)督與改進質量管理部門每季度對各部門記錄管理情況進行檢查，重點核查記錄的真實性、完整性、規(guī)范性及存儲安全