橄欖球俱樂部訓(xùn)練記錄管理辦法

一、總則1.目的為加強(qiáng)本橄欖球俱樂部記錄管理工作，確保各類記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，為俱樂部的運(yùn)營、發(fā)展、決策提供有力支持，同時(shí)便于會(huì)員及相關(guān)方查閱和使用，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于俱樂部內(nèi)部所有與橄欖球活動(dòng)相關(guān)的記錄管理，包括但不限于訓(xùn)練記錄、比賽記錄、會(huì)員信息記錄、財(cái)務(wù)記錄、場地使用記錄等。3.管理原則-真實(shí)性原則：記錄必須如實(shí)反映實(shí)際發(fā)生的活動(dòng)和情況，不得虛假編造。-準(zhǔn)確性原則：記錄的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、描述等應(yīng)清晰明確。-完整性原則：確保記錄涵蓋所有關(guān)鍵信息，不遺漏重要細(xì)節(jié)。-及時(shí)性原則：在活動(dòng)發(fā)生后及時(shí)進(jìn)行記錄，保證信息的時(shí)效性。二、記錄分類與內(nèi)容要求1.訓(xùn)練記錄-訓(xùn)練計(jì)劃記錄：詳細(xì)記錄每次訓(xùn)練的計(jì)劃安排，包括訓(xùn)練目標(biāo)、訓(xùn)練內(nèi)容、訓(xùn)練時(shí)間、訓(xùn)練場地、教練安排等信息。-訓(xùn)練執(zhí)行記錄：記錄實(shí)際訓(xùn)練過程中的情況，如球員出勤情況、訓(xùn)練內(nèi)容的完成進(jìn)度、球員的表現(xiàn)評(píng)價(jià)等。-訓(xùn)練反饋記錄：收集球員和教練對(duì)訓(xùn)練的反饋意見，包括訓(xùn)練效果評(píng)估、改進(jìn)建議等。2.比賽記錄-比賽報(bào)名記錄：記錄參賽隊(duì)伍、球員名單、報(bào)名時(shí)間等信息。-比賽過程記錄：記錄比賽的比分、進(jìn)球球員、犯規(guī)情況、換人記錄等詳細(xì)過程。-比賽結(jié)果記錄：明確比賽的勝負(fù)結(jié)果、最佳球員評(píng)選等信息。3.會(huì)員信息記錄-基本信息記錄：會(huì)員的姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址等。-入會(huì)記錄：入會(huì)時(shí)間、會(huì)員類型、繳納會(huì)費(fèi)記錄等。-會(huì)員活動(dòng)參與記錄：記錄會(huì)員參加俱樂部各類活動(dòng)的情況，包括訓(xùn)練、比賽、社交活動(dòng)等。4.財(cái)務(wù)記錄-收入記錄：詳細(xì)記錄俱樂部的各項(xiàng)收入來源，如會(huì)員會(huì)費(fèi)收入、贊助收入、比賽門票收入等，包括收入金額、日期、來源方等信息。-支出記錄：記錄俱樂部的各項(xiàng)支出，如場地租賃費(fèi)用、教練薪酬、器材采購費(fèi)用等，明確支出金額、用途、支付對(duì)象等。-財(cái)務(wù)報(bào)表記錄：定期生成財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等，反映俱樂部的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。5.場地使用記錄-場地預(yù)訂記錄：記錄會(huì)員或外部團(tuán)體預(yù)訂場地的信息，包括預(yù)訂時(shí)間、使用時(shí)長、使用目的等。-場地維護(hù)記錄：記錄場地的日常維護(hù)、保養(yǎng)、維修情況，包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等。三、記錄的生成與填寫1.記錄生成主體-訓(xùn)練記錄：由教練負(fù)責(zé)生成和填寫。-比賽記錄：由賽事組織者或裁判負(fù)責(zé)生成和填寫。-會(huì)員信息記錄：由俱樂部行政人員負(fù)責(zé)生成和填寫。-財(cái)務(wù)記錄：由俱樂部財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)生成和填寫。-場地使用記錄：由場地管理人員負(fù)責(zé)生成和填寫。2.填寫規(guī)范-使用統(tǒng)一模板：俱樂部應(yīng)制定各類記錄的統(tǒng)一模板，確保記錄內(nèi)容的規(guī)范性和一致性。-字跡清晰：手工填寫記錄時(shí)，應(yīng)確保字跡工整、清晰，便于辨認(rèn)。-數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：錄入數(shù)據(jù)時(shí)要認(rèn)真核對(duì)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。-簽字確認(rèn)：記錄完成后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)簽字確認(rèn)，以保證記錄的真實(shí)性和有效性。四、記錄的存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)方式-紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于重要的記錄，應(yīng)打印成紙質(zhì)文檔，分類整理后存放在專門的文件柜中。-電子存儲(chǔ)：同時(shí)，將記錄以電子文檔的形式存儲(chǔ)在俱樂部的服務(wù)器或云端存儲(chǔ)平臺(tái)上，進(jìn)行定期備份。2.保管期限-訓(xùn)練記錄：保存3-5年，以便對(duì)球員的訓(xùn)練情況進(jìn)行長期跟蹤和分析。-比賽記錄：永久保存，作為俱樂部歷史和榮譽(yù)的重要見證。-會(huì)員信息記錄：在會(huì)員退會(huì)或去世后保存5年，以保護(hù)會(huì)員隱私和處理可能的后續(xù)事務(wù)。-財(cái)務(wù)記錄：按照國家財(cái)務(wù)法規(guī)要求保存10年以上，以備審計(jì)和查詢。-場地使用記錄：保存5年，用于場地管理和規(guī)劃的參考。3.保管環(huán)境-紙質(zhì)記錄保管環(huán)境：文件柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的地方，避免紙質(zhì)記錄受損。-電子記錄保管環(huán)境：服務(wù)器應(yīng)定期維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)安全，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。五、記錄的查閱與使用1.內(nèi)部查閱-俱樂部內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱記錄類型、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查閱。-查閱過程中應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播記錄內(nèi)容。2.會(huì)員查閱-會(huì)員有權(quán)查閱與自身相關(guān)的記錄，如會(huì)員信息記錄、訓(xùn)練記錄、比賽記錄等。會(huì)員可向俱樂部行政人員提出查閱申請(qǐng)，行政人員應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)安排查閱。3.外部查閱-外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人因合法目的查閱俱樂部記錄時(shí)，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并經(jīng)俱樂部管理層批準(zhǔn)。查閱過程應(yīng)在俱樂部指定人員的陪同下進(jìn)行，且不得將記錄帶離俱樂部指定場所。六、記錄的更新與修訂1.及時(shí)更新當(dāng)記錄所涉及的信息發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)對(duì)記錄進(jìn)行更新。例如，會(huì)員聯(lián)系方式變更、球員訓(xùn)練成績提高等情況，都應(yīng)及時(shí)反映在相應(yīng)記錄中。2.修訂流程-當(dāng)俱樂部對(duì)記錄管理辦法或記錄模板進(jìn)行修訂時(shí)，應(yīng)按照以下流程進(jìn)行：-提出修訂建議：由相關(guān)部門或人員根據(jù)實(shí)際工作需要提出修訂建議。-評(píng)估修訂必要性：俱樂部管理層對(duì)修訂建議進(jìn)行評(píng)估，確定是否有必要修訂。-修訂草案編制：如果確定修訂，由相關(guān)部門編制修訂草案。-征求意見：將修訂草案征求俱樂部內(nèi)部各部門、會(huì)員代表等的意見。-審核批準(zhǔn)：根據(jù)征求意見情況對(duì)修訂草案進(jìn)行修改完善，報(bào)俱樂部管理層審核批準(zhǔn)。-發(fā)布實(shí)施：修訂后的記錄管理辦法或記錄模板經(jīng)批準(zhǔn)后正式發(fā)布實(shí)施，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。七、記錄的銷毀1.銷毀條件-當(dāng)記錄超過保管期限且無保存價(jià)值時(shí)，可進(jìn)行銷毀。-記錄內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤且無法修正，或記錄涉及的活動(dòng)已被證明不真實(shí)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程-提出銷毀申請(qǐng)：由記錄保管人員填寫銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀記錄的類型、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。-實(shí)施銷毀：對(duì)于紙質(zhì)記錄，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子記錄，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。-記錄銷毀記錄：對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人等信息，以備審計(jì)和查詢。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制-俱樂部設(shè)立記錄管理監(jiān)督小組，由行政主管擔(dān)任組長，成員包括各部門代表。監(jiān)督小組定期對(duì)記錄管理工作進(jìn)行檢查，確保記錄管理辦法的有效執(zhí)行。-檢查內(nèi)容包括記錄的生成、存儲(chǔ)、查閱、更新等環(huán)節(jié)，重點(diǎn)檢查記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。2.考核制度-將記錄管理工作納入各部門和員工的績效考核體系。對(duì)于在記錄管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反記錄管理辦法的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。-考核指標(biāo)包括記錄填寫的規(guī)范性、記錄更新的及時(shí)性、記錄保管的安全性等方面。九、附則1.本辦法自