行政文書格式與流程編寫指南第一章適用范圍與核心價值行政文書是企事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要載體，用于規(guī)范工作流程、傳達決策信息、記錄事務(wù)過程及明確責任分工。本指南適用于以下場景：日常行政管理：如通知、公告、會議紀要、工作計劃等；事務(wù)協(xié)調(diào)與決策：如請示、報告、函件、審批表等；制度規(guī)范發(fā)布：如管理辦法、規(guī)定、細則等；工作記錄與追溯：如工作報告、總結(jié)、臺賬等。規(guī)范編寫行政文書，可保證信息傳遞準確、流程執(zhí)行高效、責任邊界清晰，是提升組織管理標準化、專業(yè)化水平的基礎(chǔ)工具。第二章標準化操作流程一、明確文書類型與核心目標在編寫前，需根據(jù)工作場景確定文書類型（如“通知”“請示”“會議紀要”等），并明確核心目標：是告知事項、請求批準、匯報工作，還是規(guī)范流程？例如“部門年度工作總結(jié)”需聚焦目標完成情況與問題分析，“設(shè)備采購請示”需突出必要性與預(yù)算依據(jù)。二、收集基礎(chǔ)信息與素材圍繞文書目標，收集必要信息，包括：事實依據(jù)：如事件發(fā)生時間、涉及人員/部門、數(shù)據(jù)資料等；政策支持：如公司制度、上級文件、相關(guān)法律法規(guī)條款；關(guān)聯(lián)方意見：如跨部門協(xié)作事項需提前溝通并獲取確認意見。三、規(guī)范格式與內(nèi)容撰寫（一）通用格式要素行政文書通常包含以下要素（根據(jù)類型可增減）：居中，字體為二號小標宋簡體，如“關(guān)于召開2024年第一季度安全生產(chǎn)工作會議的通知”；主送機關(guān)：頂格書寫，字體為三號仿宋GB2312，如“各部門、各子公司：”；字體為三號仿宋GB2312，首行縮進2字符，行距為28磅，結(jié)構(gòu)一般包括“開頭（背景/目的）-主體（事項/要求）-結(jié)尾（執(zhí)行說明/聯(lián)系方式）”；附件：如需附件，在下空一行左空2字符書寫“附件：1.X”，附件名稱后不加標點；發(fā)文機關(guān)：右下角書寫，字體為三號仿宋GB2312，如“行政部”；成文日期：發(fā)文機關(guān)下方，字體為三號仿宋GB2312，用阿拉伯數(shù)字標注，如“2024年3月15日”。（二）內(nèi)容撰寫要點邏輯清晰：采用“總-分-總”結(jié)構(gòu)，主體部分分條列項時，用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號，層級分明；語言準確：避免口語化、模糊表述（如“盡快”“大概”），使用“于3月20日前完成”“預(yù)算控制在5萬元以內(nèi)”等明確表述；數(shù)據(jù)詳實：涉及數(shù)據(jù)需注明來源（如“根據(jù)財務(wù)部2024年2月報表顯示”），保證可追溯。四、履行審批與簽發(fā)流程文書完成后，需按審批層級流轉(zhuǎn)，保證內(nèi)容準確、責任明確：擬稿人自查：檢查格式、內(nèi)容、數(shù)據(jù)無誤后，提交部門負責人審核；部門負責人審核：重點審核事項必要性、部門協(xié)作可行性，簽署“同意”或“修改后重報”意見；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：涉及跨部門或重要資源事項，需分管領(lǐng)導(dǎo)審批，確認符合公司戰(zhàn)略或制度要求；簽發(fā)：由公司主要領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（如總經(jīng)理簽發(fā)“公司管理制度類文書”），簽發(fā)后標注“簽發(fā)人：X”。五、印發(fā)歸檔與執(zhí)行跟蹤印發(fā)：簽發(fā)后的文書需統(tǒng)一編號（如“行文〔2024〕5號”），打印、蓋章后按分發(fā)范圍送達（涉密文書需按保密流程管理）；歸檔：電子版存入公司OA系統(tǒng)指定文件夾，紙質(zhì)版由行政部統(tǒng)一編號、裝訂后歸檔，保存期限不少于3年（重要文書保存期限不少于10年）；執(zhí)行跟蹤：如涉及事項需落地執(zhí)行，責任部門需在文書要求的時限內(nèi)反饋進展，行政部定期跟蹤并記錄臺賬。第三章常用文書模板一、《行政發(fā)文審批表》文件編號行文〔2024〕______號擬稿部門行政部擬稿人*明審核人*華標題關(guān)于舉辦2024年新員工入職培訓(xùn)的通知主送機關(guān)各部門、各子公司摘要為幫助新員工快速融入公司，定于4月10日-12日開展入職培訓(xùn)，內(nèi)容包括企業(yè)文化、規(guī)章制度、崗位技能等，請各部門組織新員工報名，并于3月30日前反饋名單。附件1.2024年新員工入職培訓(xùn)安排表2.參訓(xùn)人員回執(zhí)表部門負責人意見同意。請各部門積極配合，保證新員工全員參與。簽字：*華2024年3月15日分管領(lǐng)導(dǎo)意見同意。培訓(xùn)需結(jié)合崗位需求，增加實操環(huán)節(jié)。簽字：*強2024年3月16日總經(jīng)理意見同意印發(fā)。簽字：*軍2024年3月18日印發(fā)范圍各部門、各子公司印發(fā)份數(shù)20份歸檔情況已歸檔（歸檔號：XZ2024031501）二、《會議紀要模板》會議名稱2024年第一季度安全生產(chǎn)工作會議會議時間2024年3月20日14:00-16:00會議地點公司三樓會議室主持人*強（分管副總）參會人員軍（總經(jīng)理）、華（行政部）、明（生產(chǎn)部）、紅（設(shè)備部）及各部門負責人記錄人*玲會議主題總結(jié)一季度安全工作，部署二季度重點任務(wù)會議內(nèi)容一、一季度安全工作總結(jié)（生產(chǎn)部*明匯報）1.情況：未發(fā)生重大安全，輕微工傷2起，同比減少1起；2.隱患排查：共排查隱患15項，整改完成13項，整改率.7%；3.培訓(xùn)開展：組織安全培訓(xùn)3場，覆蓋120人次。二、存在問題1.部分車間安全防護設(shè)施老化，需及時更換；2.員工安全操作意識不足，需加強實操培訓(xùn)。三、二季度工作部署1.設(shè)備部紅負責，4月30日前完成車間防護設(shè)施檢修（責任人：紅，完成時限：4月30日）；2.行政部華負責，5月開展“安全月”系列活動，包括應(yīng)急演練、知識競賽（責任人：華，完成時限：5月31日）；3.各部門需于每月25日前向行政部報送安全自查報告（責任人：各部門負責人，完成時限：每月25日）。會議決議1.同意二季度安全工作部署，各部門按責任分工推進；2.下次會議定于4月20日召開，匯報二季度工作進展。分發(fā)范圍總經(jīng)理室、各部門、各子公司三、《請示類文書模板》文件標題關(guān)于申請采購辦公設(shè)備的請示擬稿部門市場部主送機關(guān)總經(jīng)理*軍為保障市場部日常業(yè)務(wù)開展，目前部門打印機、筆記本電腦等設(shè)備使用超5年，故障頻發(fā)（近3月維修5次），影響工作效率。經(jīng)核查，需采購打印機2臺（約3000元/臺）、筆記本電腦1臺（約5000元），合計11000元。附件：《市場部辦公設(shè)備采購清單及預(yù)算表》妥否，請批示。|||附件|1.市場部辦公設(shè)備采購清單及預(yù)算表|||

聯(lián)系人|*麗（市場部）|聯(lián)系方式|-X（內(nèi)部號8888）|

部門意見|同意。該設(shè)備采購必要，符合部門工作需求。簽字：*剛（市場部負責人）2024年3月18日|||

分管領(lǐng)導(dǎo)意見|同意。請按采購流程辦理，優(yōu)先選擇性價比高的產(chǎn)品。簽字：*強2024年3月19日|||

總經(jīng)理批示|同意。由行政部按采購流程執(zhí)行。簽字：*軍2024年3月20日|||第四章關(guān)鍵注意事項與風險規(guī)避一、格式規(guī)范不可忽視字體與字號：嚴格遵循“標題二號小標宋、三號仿宋、內(nèi)小標題三號黑體”的統(tǒng)一要求，避免全文字體混亂；頁碼與頁邊距：頁碼位于頁腳居中，頁邊距采用標準值（上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），保證打印美觀；標點符號：使用全角中文標點，如“，”“?！薄?、”，避免中英文標點混用。二、內(nèi)容需“實、準、全”“實”：內(nèi)容需基于事實，不虛構(gòu)數(shù)據(jù)、不夸大成效，如“培訓(xùn)覆蓋100人次”需有簽到表支撐；“準”：引用政策或數(shù)據(jù)需標注具體條款或來源，如“依據(jù)《公司考勤管理制度》第5條規(guī)定”；“全”：要素齊全，如請示類文書需明確“請示事項、理由、建議方案”，通知類文書需明確“執(zhí)行時間、責任人、聯(lián)系方式”。三、流程把控要“嚴、快、透”“嚴”：審批流程不可簡化或跳級，如涉及資金事項需經(jīng)財務(wù)部預(yù)審，制度類文書需法務(wù)部審核；“快”：審批時限需明確，一般事項不超過2個工作日，緊急事項需標注“特急”并加急處理；“透”：涉及跨部門事項需提前溝通，保證各環(huán)節(jié)責任清晰，避免“推諉扯皮”。四、常見誤區(qū)需規(guī)避避免“一文多事”：一份請示或通知只聚焦1-2項核心事項，如“關(guān)于申請辦公經(jīng)費及調(diào)整作息時間的請示”需拆分為兩份文書；避免“套話空話”：內(nèi)容需具體，如“加強安全管理”可細化為“每月開展1次安全演練，每季度組織1次安全培訓(xùn)”；避免“附件遺漏”：中提及的附件需一并提交，且附件名稱與一致