企業(yè)文檔存檔及電子化管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范企業(yè)文檔的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱及電子化管理工作，保證文檔的完整性、安全性、可追溯性，提高文檔管理效率，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含分支機(jī)構(gòu)、子公司）在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、項(xiàng)目管理等活動(dòng)中形成的各類紙質(zhì)文檔、電子文檔的存檔及電子化管理，涵蓋文檔從形成到歸檔、保管、查閱、銷毀的全生命周期。第二章管理職責(zé)第三條組織架構(gòu)與分工檔案管理部門（如綜合管理部）：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌企業(yè)文檔存檔及電子化管理工作，制定管理制度與操作規(guī)范，組織培訓(xùn)，監(jiān)督各部門執(zhí)行，負(fù)責(zé)核心文檔的集中保管與電子化系統(tǒng)維護(hù)。各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集、分類、初步整理，配合檔案管理部門完成電子化轉(zhuǎn)換，保證文檔的真實(shí)性、完整性及及時(shí)歸檔。IT部門：負(fù)責(zé)電子化管理系統(tǒng)（如文檔管理系統(tǒng)DMS）的技術(shù)支持，包括系統(tǒng)部署、權(quán)限配置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全保障等技術(shù)維護(hù)工作。分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)審批文檔分類標(biāo)準(zhǔn)、密級(jí)劃分、保管期限及銷毀等重要事項(xiàng)，監(jiān)督制度落實(shí)情況。第四條人員職責(zé)部門文檔管理員*：由各部門指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)本部門文檔的收集、登記、暫存，定期向檔案管理部門移交歸檔文檔，協(xié)助開展電子化工作。檔案管理員*：負(fù)責(zé)檔案管理部門的日常工作，包括文檔接收、審核、分類、電子化錄入、系統(tǒng)存儲(chǔ)、保管、查閱審批及銷毀組織等。系統(tǒng)管理員*：由IT部門人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)電子化系統(tǒng)的日常運(yùn)維，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，數(shù)據(jù)安全，解決用戶技術(shù)問題。第三章文檔分類與歸檔范圍第五條文檔分類標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)文檔按“部門-類型-年度”三級(jí)分類法進(jìn)行劃分，具體分類一級(jí)分類（部門）二級(jí)分類（類型）三級(jí)分類（子類型示例）綜合管理部行政管理公司章程、股東會(huì)決議、內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、預(yù)算文件人力資源部人力資源管理勞動(dòng)合同、員工花名冊、培訓(xùn)記錄、薪酬檔案市場部市場營銷營銷方案、客戶合同、市場調(diào)研報(bào)告、廣告合同研發(fā)部項(xiàng)目研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃書、技術(shù)文檔、專利申請、研發(fā)成果報(bào)告生產(chǎn)部生產(chǎn)運(yùn)營生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量檢測報(bào)告、設(shè)備臺(tái)賬第六條歸檔范圍具有保存價(jià)值的紙質(zhì)文檔：包括但不限于合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、批文、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目資料等，需保證內(nèi)容清晰、簽字蓋章完整。具有保存價(jià)值的電子文檔：包括但不限于Word、Excel、PDF、CAD、圖片、音視頻等格式的文件，需為最終版本，避免草稿或臨時(shí)文件。特殊載體文檔：如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、實(shí)物等，需拍照或掃描形成電子文檔后與實(shí)物同步存檔。第四章電子化處理操作流程第七條電子化處理全流程電子化處理涵蓋從文檔到歸檔入庫的完整步驟，具體1.文檔收集與初步整理責(zé)任主體：部門文檔管理員*操作步驟：（1）各部門在文檔形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成收集，檢查文檔的完整性（如簽字、蓋章、頁碼連續(xù)等），剔除無效或重復(fù)文件。（2）對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行排序、裝訂（左側(cè)裝訂，避免裝訂線遮擋文字），填寫《文檔初步整理登記表》（見附件1）。2.文檔分類與密級(jí)劃分責(zé)任主體：部門文檔管理員、檔案管理員操作步驟：（1）依據(jù)第三章分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文檔進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類，確定分類代碼（如“綜合管理部-行政管理-2024”）。（2）根據(jù)文檔內(nèi)容敏感程度劃分密級(jí)：公開級(jí)（內(nèi)部可自由查閱）、內(nèi)部級(jí)（需部門審批）、機(jī)密級(jí)（需分管領(lǐng)導(dǎo)審批），密級(jí)標(biāo)識(shí)在文檔封面及電子文件名中明確體現(xiàn)。3.紙質(zhì)文檔電子化轉(zhuǎn)換責(zé)任主體：部門文檔管理員（或檔案管理員指定的外包服務(wù)人員）操作規(guī)范：（1）掃描要求：使用專業(yè)掃描儀（分辨率≥300DPI），色彩模式為“彩色”（如原件為彩色）或“灰度”（如原件為黑白），保證掃描后圖像清晰、無歪斜、無黑邊。（2）格式轉(zhuǎn)換：掃描后保存為PDF/A格式（長期保存標(biāo)準(zhǔn)格式），禁止使用JPG等易壓縮失真的格式；對(duì)于多頁文檔，合并為單個(gè)PDF文件，頁碼順序與原件一致。（3）OCR識(shí)別：對(duì)掃描件進(jìn)行OCR文字識(shí)別，保證識(shí)別準(zhǔn)確率≥95%，便于后續(xù)檢索；識(shí)別后需人工校對(duì)，修正識(shí)別錯(cuò)誤。4.電子文檔元數(shù)據(jù)標(biāo)注責(zé)任主體：檔案管理員*操作步驟：（1）在電子化管理系統(tǒng)（如DMS）中錄入文檔元數(shù)據(jù)，必填字段包括：文檔編號(hào)、題名、形成部門、責(zé)任人、形成日期、分類代碼、密級(jí)、存儲(chǔ)路徑、頁數(shù)、文件大小等。（2）元數(shù)據(jù)需與文檔內(nèi)容一致，填寫規(guī)范（如日期格式為“YYYY-MM-DD”，題名簡潔準(zhǔn)確），避免漏填或錯(cuò)填。5.審核與簽批責(zé)任主體：部門經(jīng)理、檔案管理員、分管領(lǐng)導(dǎo)*（根據(jù)密級(jí)確定）審批流程：（1）公開級(jí)文檔：由部門經(jīng)理審核，檔案管理員復(fù)核后入庫。（2）內(nèi)部級(jí)文檔：由部門經(jīng)理審核，檔案管理員復(fù)核，分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后入庫。（3）機(jī)密級(jí)文檔：由部門經(jīng)理、檔案管理員、分管領(lǐng)導(dǎo)*三級(jí)審批后入庫。（4）審核通過后，在系統(tǒng)中標(biāo)記“審核通過”狀態(tài)，唯一歸檔編號(hào)（如“ZHGZ-2024-001”）。6.電子化存儲(chǔ)與備份責(zé)任主體：系統(tǒng)管理員、檔案管理員操作要求：（1）存儲(chǔ)位置：電子文檔存儲(chǔ)于企業(yè)指定的服務(wù)器或云端存儲(chǔ)系統(tǒng)，禁止存儲(chǔ)在個(gè)人電腦或非授權(quán)設(shè)備中。（2）備份策略：每日增量備份：存儲(chǔ)系統(tǒng)每日自動(dòng)備份新增或修改的電子文檔。每周全量備份：每周日對(duì)全部電子文檔進(jìn)行全量備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于異地服務(wù)器。備份驗(yàn)證：每月對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測試，保證備份數(shù)據(jù)完整可用。7.紙質(zhì)文檔移交與保管責(zé)任主體：部門文檔管理員、檔案管理員操作步驟：（1）電子化審核通過后，部門文檔管理員將紙質(zhì)文檔整理成冊，填寫《文檔歸檔移交清單》（見附件2），與檔案管理員共同清點(diǎn)核對(duì)。（2）核對(duì)無誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)，紙質(zhì)文檔移交至檔案庫房保管；機(jī)密級(jí)紙質(zhì)文檔需存入帶鎖檔案柜，鑰匙由檔案管理員*專人保管。第五章存檔管理規(guī)范第八條檔案庫房管理（針對(duì)紙質(zhì)文檔）環(huán)境要求：庫房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光等設(shè)施，定期檢查環(huán)境參數(shù)（每周記錄1次）。存放要求：檔案柜按分類編號(hào)有序排列，標(biāo)簽清晰；不同密級(jí)文檔分柜存放，機(jī)密級(jí)文檔單獨(dú)存放；定期（每季度）檢查檔案狀態(tài)，發(fā)覺霉變、蟲蛀等問題及時(shí)處理。出入庫管理：建立《紙質(zhì)檔案出入庫登記表》（見附件3），檔案借閱、歸還時(shí)需詳細(xì)記錄，非檔案管理員*無權(quán)進(jìn)入庫房。第九條電子文檔存儲(chǔ)管理權(quán)限控制：電子化管理系統(tǒng)實(shí)行分級(jí)權(quán)限管理，用戶僅能查看、操作其職責(zé)范圍內(nèi)的文檔；系統(tǒng)管理員*定期（每半年）review權(quán)限設(shè)置，離職員工權(quán)限需及時(shí)注銷。版本管理：電子文檔僅保留最終版本，若需更新，需以“新版本號(hào)”重新歸檔，原版本標(biāo)記“作廢”并保留3年（備查期后自動(dòng)刪除）。長期保存：對(duì)于需永久保存的電子文檔，每5年進(jìn)行一次格式轉(zhuǎn)換（如升級(jí)PDF/A版本），保證格式兼容性。第六章文檔查閱與使用第十條查閱權(quán)限與流程查閱權(quán)限：公開級(jí)文檔：企業(yè)內(nèi)部員工可憑工號(hào)在系統(tǒng)中直接查閱。內(nèi)部級(jí)文檔：需填寫《文檔查閱申請表》（見附件4），經(jīng)部門經(jīng)理*審批后查閱。機(jī)密級(jí)文檔：需填寫《文檔查閱申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員*陪同查閱（紙質(zhì)文檔），或在系統(tǒng)中開通“臨時(shí)查閱權(quán)限”（電子文檔，查閱后自動(dòng)關(guān)閉）。查閱要求：查閱人需遵守保密規(guī)定，不得復(fù)制、摘抄、傳播涉密內(nèi)容（經(jīng)批準(zhǔn)除外）。查閱紙質(zhì)文檔時(shí)，需佩戴手套，輕拿輕放，不得涂改、勾畫、折角；查閱后由檔案管理員*檢查文檔完整性。第十一條借閱與復(fù)制管理借閱范圍：僅限因工作需要借閱紙質(zhì)檔案原件，電子文檔原則上不借閱原件（特殊情況需分管領(lǐng)導(dǎo)*審批）。借閱期限：公開級(jí)、內(nèi)部級(jí)檔案借閱期限不超過7個(gè)工作日，機(jī)密級(jí)檔案不超過3個(gè)工作日，到期需續(xù)借的需重新申請。復(fù)制管理：復(fù)制文檔需填寫《文檔復(fù)制申請表》，經(jīng)審批后由檔案管理員*操作，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)印章”，注明“復(fù)制日期、用途”，與原件具有同等效力。第七章安全與保密管理第十二條數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)安全：電子化系統(tǒng)需安裝防火墻、殺毒軟件，定期（每周）進(jìn)行安全漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)高危漏洞；系統(tǒng)登錄需采用“工號(hào)+密碼+動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼”方式，密碼每90天更新一次。操作安全：禁止在電子化系統(tǒng)中與工作無關(guān)的文件，禁止將系統(tǒng)賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人；發(fā)覺賬號(hào)被盜用或文檔泄露，需立即報(bào)告系統(tǒng)管理員及檔案管理員，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。第十三條保密責(zé)任所有接觸文檔的人員（包括文檔形成者、管理員、查閱者）均需簽訂《保密承諾書》（見附件5），明保證密義務(wù)及違約責(zé)任。對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，如泄露機(jī)密文檔、擅自復(fù)制傳播等，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至解除勞動(dòng)合同；構(gòu)成犯罪的，依法追究法律責(zé)任。第八章監(jiān)督與考核第十四條日常監(jiān)督檔案管理部門每季度組織一次文檔管理專項(xiàng)檢查，內(nèi)容包括：各部門文檔歸檔及時(shí)性、電子化轉(zhuǎn)換質(zhì)量、元數(shù)據(jù)標(biāo)注完整性、借閱記錄規(guī)范性等，檢查結(jié)果形成《文檔管理檢查報(bào)告》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審閱。第十五條考獎(jiǎng)懲機(jī)制獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)文檔管理工作表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人（如及時(shí)歸檔率100%、電子化質(zhì)量優(yōu)秀），每年度給予通報(bào)表揚(yáng)及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。處罰：對(duì)未按制度要求執(zhí)行的行為，如逾期未歸檔、電子化轉(zhuǎn)換錯(cuò)誤導(dǎo)致無法檢索、泄露文檔等，視情節(jié)輕重扣減部門績效分（1-5分/次），情節(jié)嚴(yán)重的追究部門經(jīng)理*管理責(zé)任。第九章附則第十六條制度解釋權(quán)本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，如需修訂，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后發(fā)布。第十七條生效日期本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。附件列表附件1：《文檔初步整理登記表》附件2：《文檔歸檔移交清單》附件3：《紙質(zhì)檔案出入庫登記表》附件4：《文檔查閱申請表》附件5：《保密承諾書》附件1：文檔初步整理登記表序號(hào)文檔題名形成日期形成部門責(zé)任人頁數(shù)初審狀態(tài)（完整/缺頁）整理人整理日期12024年度行政管理制度匯編2024-01-15綜合管理部*120完整*2024-01-162Q1財(cái)務(wù)報(bào)表2024-04-05財(cái)務(wù)部*30完整*2024-04-06附件2：文檔歸檔移交清單歸檔編號(hào)文檔題名密級(jí)頁數(shù)移交部門移交人接收人移交日期備注ZHGZ-2024-0012024年度股東會(huì)決議機(jī)密級(jí)5綜合管理部**2024-01-20附掃描件CW-2024-005Q1財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告內(nèi)部級(jí)45財(cái)務(wù)部**2024-04-10電子版已附件3：紙質(zhì)檔案出入庫登記表日期文檔編號(hào)文檔題名出入庫類型（借出/歸還/入庫）借閱人/經(jīng)辦人經(jīng)手人備注2024-05-10ZHGZ-2024-0012024年度股東會(huì)決議借出**預(yù)計(jì)5-17歸還2024-05-15CW-2024-005Q1財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告歸還**文檔完好附件4：文檔查閱申請表申請人工號(hào)部門查閱日期查閱文檔編號(hào)文檔題名密級(jí)查閱用途部門經(jīng)理審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批*A5市場部2024-05-20SC-2024-0122024年度營銷方案內(nèi)部級(jí)制定下半年計(jì)劃*