采購訂單標準化模板及使用填寫示例一、適用范圍與應用場景采購訂單是企業(yè)與供應商之間明確采購需求、約定交易條款的重要書面文件，適用于各類企業(yè)日常運營中的商品或服務采購場景，包括但不限于：常規(guī)物料采購：生產(chǎn)型企業(yè)原材料、輔料、辦公用品等持續(xù)性采購；項目專項采購：工程項目所需設備、技術(shù)支持或定制化服務采購；緊急采購：因突發(fā)需求（如設備故障、臨時訂單）需快速響應的采購；服務類采購：咨詢服務、運維服務、外包服務等非實物采購。通過標準化模板的使用，可保證采購信息傳遞準確、流程規(guī)范，減少溝通成本，規(guī)避交易風險。二、采購訂單標準化填寫流程（一）填寫前準備明確采購需求：由需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）提交《采購申請單》，注明所需物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及期望到貨日期，經(jīng)部門主管*經(jīng)理簽字確認。篩選供應商：根據(jù)采購金額、物品特性及公司供應商管理制度，從合格供應商名錄中選擇合適供應商，保證其資質(zhì)合規(guī)（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證等）。（二）逐項填寫采購訂單信息訂單基礎信息訂單編號：按公司規(guī)則統(tǒng)一編制（如“CGDD-2024-10-001”，前綴“CGDD”代表采購訂單，后綴為年份-月份-流水號），保證唯一性，便于追溯。訂單日期：填寫提交訂單的當天日期，格式為“YYYY年MM月DD日”。供應商信息：填寫供應商全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（示例中用“*”代替真實信息，下同）、注冊地址及開戶銀行、賬號（如涉及預付款）。采購方信息采購部門：填寫負責本次采購的部門全稱（如“采購一部”）。收貨信息：明確收貨地址（需詳細到省、市、區(qū)、街道門牌號）、收貨人姓名（）、聯(lián)系電話（）、期望到貨日期（需與供應商確認后填寫，避免模糊表述如“盡快”）。商品/服務明細按行次逐項填寫采購內(nèi)容，每行對應一個獨立品項或服務包，需包含：序號：從“1”開始連續(xù)編號；物品/服務名稱：使用通用規(guī)范名稱（如“A4復印紙”而非“紙”），服務類需注明服務內(nèi)容（如“年度IT設備運維服務”）；規(guī)格型號：詳細描述技術(shù)參數(shù)（如“復印紙：80g/m2，A4，500張/包，白色”），避免“詳見附件”等模糊表述，若附件復雜需注明“附件1：規(guī)格參數(shù)表”；單位：采用法定計量單位（如“件”“kg”“套”“小時”），服務類需明確計價單位（如“年”“次”）；數(shù)量：填寫需求數(shù)量，需與《采購申請單》一致，小數(shù)位數(shù)根據(jù)實際需求（如“1.5噸”）；單價（元）：不含稅單價，需與合同或報價單一致，若為含稅單價需注明“含稅”；金額（元）：單價×數(shù)量，保留兩位小數(shù)，若涉及折扣需在備注欄說明折扣規(guī)則（如“9折優(yōu)惠”）。費用匯總不含稅金額：所有商品/服務金額之和；稅率（%）：根據(jù)商品/服務性質(zhì)填寫（如貨物通常為13%，服務為6%/9%），免稅項目需注明“免稅”；稅額：不含稅金額×稅率；含稅總金額：不含稅金額+稅額，大寫金額需與小寫一致（如“人民幣伍仟元整”對應“￥5,000.00”）。其他費用：如運費、保險費等，需單獨列明并注明計算方式（如“運費：按實際重量，￥10/kg”）。交易條款付款方式：明確付款節(jié)點（如“預付30%，到貨驗收合格后付70%”）及賬戶信息；交貨期：具體到年月日（如“2024年11月15日前”），分批交貨需注明批次及時間；質(zhì)量要求：注明質(zhì)量標準（如“符合GB/T18778-2008國家標準”或“按樣品驗收”）；驗收方式：明確驗收流程（如“到貨后3個工作日內(nèi)，由需求部門*主管及質(zhì)檢員共同驗收”）；違約責任：簡要約定違約處理（如“逾期交貨每天按合同金額0.5%支付違約金”）。備注：填寫其他需說明的事項，如“需提供產(chǎn)品合格證”“發(fā)票類型：增值稅專用發(fā)票”等。（三）審核與審批采購員自審：檢查填寫內(nèi)容是否完整、準確，與《采購申請單》及供應商報價是否一致，數(shù)量、金額是否有誤。部門主管審核：采購部門主管*經(jīng)理復核采購需求的合理性、供應商選擇的合規(guī)性及價格的市場公允性。財務部門審核：財務人員*會計核對金額計算、付款方式是否符合公司財務制度，發(fā)票類型及稅率是否正確。審批簽字：按公司權(quán)限流程，由分管副總*或總經(jīng)理最終審批，審批人需手寫簽字并注明日期。（四）發(fā)送與存檔發(fā)送供應商：將審批完成的采購訂單加蓋公司公章（或電子簽章）后，通過郵件、系統(tǒng)或書面形式發(fā)送至供應商聯(lián)系人，要求供應商在2個工作日內(nèi)書面確認（蓋章回傳）。內(nèi)部存檔：審批及供應商確認后的采購訂單原件（或掃描件）由采購部門統(tǒng)一編號存檔，電子版同步錄入ERP系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行期結(jié)束后3年。三、采購訂單標準模板表格采購訂單訂單編號：CGDD-2024-10-001供應商信息供應商全稱：科技有限公司聯(lián)系人：*經(jīng)理注冊地址：北京市海淀區(qū)路18號銀行賬號：622202020000采購方信息采購部門：采購一部收貨人：*主管期望到貨日期：2024年10月20日商品/服務明細序號123費用匯總不含稅金額：￥17,100.00稅額：￥2,223.00大寫金額：人民幣壹萬玖仟叁佰貳拾叁元整其他費用：運費￥200.00（由供應商承擔）交易條款付款方式：貨到驗收合格后30天內(nèi)付全款，賬戶信息同采購方開戶銀行交貨期：2024年10月20日前一次性交貨，運費由供應商承擔質(zhì)量要求：復印紙需符合GB/T19790-2007標準，辦公椅需通過SGS認證，運維服務需響應時間≤2小時驗收方式：到貨后3個工作日內(nèi)，由行政部*主管及質(zhì)檢員共同驗收，出具驗收報告發(fā)票要求：開票日期為驗收合格后10天內(nèi)，發(fā)票類型為增值稅專用發(fā)票備注1.復印紙需提供出廠檢驗報告；2.辦公椅需安裝調(diào)試完畢并培訓使用方法審批簽字采購員：__________日期：__________財務審核：__________日期：__________供應商確認供應商蓋章：__________日期：__________四、使用過程中的關鍵注意事項（一）信息準確性原則所有填寫內(nèi)容（尤其是名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、賬戶信息）必須與實際需求及供應商確認信息一致，避免因筆誤或表述模糊導致糾紛（如規(guī)格“80g/m2”不可簡寫為“80g”）。供應商名稱、銀行賬號等信息需與營業(yè)執(zhí)照一致，避免使用簡稱或錯誤賬號。（二）條款明確性要求交貨期、付款節(jié)點、質(zhì)量標準等核心條款需具體量化，避免使用“盡快”“合理時間”等模糊表述，例如“交貨期：2024年11月30日前”而非“11月底交貨”。驗收方式需明確參與部門及驗收標準，服務類采購需約定服務范圍及考核指標（如“運維服務故障修復率≥99%”）。（三）審批流程規(guī)范性嚴格按照公司權(quán)限流程進行審批，不得跳級或簡化審批環(huán)節(jié)，涉及大額采購（如超過10萬元）需附《采購審批單》及供應商比價記錄。審批人需對審批內(nèi)容的真實性、合規(guī)性負責，禁止在未核實需求的情況下簽字。（四）存檔與追溯管理采購訂單及供應商確認回執(zhí)需原件存檔，電子版需定期備份，保證檔案完整、可查，避免因丟失導致財務報銷或糾紛時無法舉證。若采購過程中發(fā)生變更（如數(shù)量調(diào)整、交貨期延遲），需簽訂《采購訂單補充協(xié)議》，并作為原訂單附件存檔。（五）特殊情況處理緊急采購：需注明“緊急采購”字樣，可先通過電話或郵件與供應商確認，事后2個工作日內(nèi)補簽正式訂單并完成審批流程