合同管理審批與存檔模板一、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)范圍二、合同管理全流程操作指南1.合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)人（如采購(gòu)專(zhuān)員、銷(xiāo)售經(jīng)理等）操作內(nèi)容：（1）明確合同需求：梳理合作方信息、合同標(biāo)的、金額、履行期限、核心條款（如付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等）；（2）準(zhǔn)備附件材料：包括合作方資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等）、需求說(shuō)明書(shū)、技術(shù)規(guī)格書(shū)、報(bào)價(jià)單、過(guò)往合作記錄（如有）等；（3）填寫(xiě)《合同基本信息登記表》（見(jiàn)表2），保證合同名稱(chēng)、編號(hào)、雙方主體信息等關(guān)鍵要素準(zhǔn)確無(wú)誤。輸出成果：完整的合同草案及附件材料。2.部門(mén)初審與業(yè)務(wù)合規(guī)性審核責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：（1）審核合同業(yè)務(wù)必要性：是否符合部門(mén)年度計(jì)劃、業(yè)務(wù)預(yù)算，是否滿(mǎn)足實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求；（2）審核條款合理性：核對(duì)合同金額、履約期限、交付標(biāo)準(zhǔn)是否與需求一致，合作方資質(zhì)是否滿(mǎn)足合作要求；（3）簽署初審意見(jiàn)：在《合同審批流程表》（見(jiàn)表1）中填寫(xiě)“業(yè)務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)”，明確“同意”“需修改”或“不同意”及修改理由。審核時(shí)限：收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成。3.法務(wù)審核與風(fēng)險(xiǎn)把控責(zé)任主體：法務(wù)部門(mén)（或外聘法律顧問(wèn)）操作內(nèi)容：（1）合法性審核：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；（2）合規(guī)性審核：評(píng)估合同內(nèi)容是否與企業(yè)內(nèi)部制度沖突（如采購(gòu)流程、審批權(quán)限等）；（3）風(fēng)險(xiǎn)提示：對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任不對(duì)等、爭(zhēng)議解決約定不明）提出修改建議，并出具《法務(wù)審核意見(jiàn)書(shū)》；（4）簽署審核意見(jiàn)：在《合同審批流程表》中填寫(xiě)“法務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)”，通過(guò)后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；若需修改，退回業(yè)務(wù)部門(mén)修訂后重新提交。審核時(shí)限：收到材料后3個(gè)工作日內(nèi)完成（復(fù)雜合同可延長(zhǎng)至5個(gè)工作日）。4.財(cái)務(wù)審核與資金可行性評(píng)估責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門(mén)操作內(nèi)容：（1）資金預(yù)算審核：確認(rèn)合同金額是否在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算合同需附預(yù)算調(diào)整審批單；（2）財(cái)務(wù)條款審核：核查付款方式、進(jìn)度、發(fā)票類(lèi)型（如增值稅專(zhuān)用發(fā)票）是否符合財(cái)務(wù)制度，資金支付計(jì)劃是否合理；（3）成本效益分析：對(duì)大額合同評(píng)估投入產(chǎn)出比，避免資金浪費(fèi)；（4）簽署審核意見(jiàn)：在《合同審批流程表》中填寫(xiě)“財(cái)務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)”，通過(guò)后流轉(zhuǎn)至管理層審批。審核時(shí)限：收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成。5.管理層審批與決策責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/決策委員會(huì)（根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批）審批權(quán)限劃分（示例）：金額≤5萬(wàn)元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：總經(jīng)理審批；金額＞50萬(wàn)元：決策委員會(huì)集體審批。操作內(nèi)容：（1）審核合同整體戰(zhàn)略?xún)r(jià)值：是否符合企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)；（2）審批關(guān)鍵條款：對(duì)標(biāo)的金額、履約風(fēng)險(xiǎn)、合作方背景進(jìn)行最終決策；（3）簽署審批意見(jiàn)：在《合同審批流程表》中填寫(xiě)“管理層審批意見(jiàn)”，明確“批準(zhǔn)”“否決”或“補(bǔ)充材料后重審”。審批時(shí)限：收到材料后1-3個(gè)工作日內(nèi)完成（根據(jù)審批層級(jí)調(diào)整）。6.合同簽署與用印管理責(zé)任主體：行政部（用印管理）、授權(quán)簽署人（如法定代表人、分管領(lǐng)導(dǎo)）操作內(nèi)容：（1）用印申請(qǐng)：審批通過(guò)的合同，由申請(qǐng)人填寫(xiě)《用印申請(qǐng)單》，附《合同審批流程表》及最終版合同文本；（2）用印審核：行政部核對(duì)審批流程完整性、合同文本與審批版本一致性，確認(rèn)無(wú)誤后安排用?。唬?）簽署規(guī)范：企業(yè)方：由法定代表人或其授權(quán)的簽署人簽字并加蓋企業(yè)公章/合同專(zhuān)用章（騎縫章）；合作方：核對(duì)對(duì)方簽署人身份（需提供授權(quán)委托書(shū)），保證簽字、蓋章齊全且清晰；（4）簽署后留存：正本合同至少一式兩份（企業(yè)留存與合作方各執(zhí)一份），復(fù)印件分發(fā)至業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)。7.合同履行與跟蹤管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)（牽頭）、財(cái)務(wù)部門(mén)（付款監(jiān)督）操作內(nèi)容：（1）履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人跟蹤合同履行進(jìn)度，記錄交付驗(yàn)收、付款節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵事項(xiàng)，填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》；（2）異常處理：若出現(xiàn)違約（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），及時(shí)收集證據(jù)，按合同約定條款與對(duì)方協(xié)商，必要時(shí)啟動(dòng)法律程序；（3）付款確認(rèn)：財(cái)務(wù)部門(mén)收到合作方發(fā)票后，核對(duì)履行憑證（如驗(yàn)收單），按審批流程辦理付款，避免超付或逾期支付。8.合同存檔與后續(xù)管理責(zé)任主體：行政部（檔案管理）、業(yè)務(wù)部門(mén)（信息同步）操作內(nèi)容：（1）檔案分類(lèi)：按合同類(lèi)型、年度、編號(hào)分類(lèi)存放，紙質(zhì)檔案裝入檔案盒，電子檔案存儲(chǔ)于企業(yè)指定的加密服務(wù)器；（2）信息登記：在《合同存檔管理臺(tái)賬》（見(jiàn)表4）中登記合同編號(hào)、名稱(chēng)、存檔日期、存放位置、保管人等信息；（3）借閱管理：因工作需要借閱合同需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政部審批后借閱，借閱期限不超過(guò)7個(gè)工作日；（4）到期處理：合同履行完畢或終止后，對(duì)無(wú)長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，按企業(yè)檔案管理制度辦理銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批并記錄銷(xiāo)毀清單。三、核心模板工具清單表1：合同審批流程表合同編號(hào)合同名稱(chēng)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人發(fā)起日期業(yè)務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)（負(fù)責(zé)人：*）法務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)（審核人：*）財(cái)務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)（審核人：*）管理層審批意見(jiàn)（審批人：*）審批結(jié)果簽署日期存檔編號(hào)表2：合同基本信息登記表合同編號(hào)合同名稱(chēng)合同類(lèi)型（□采購(gòu)□銷(xiāo)售□服務(wù)□租賃□其他）甲方信息（名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人：*）乙方信息（名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人：*）合同金額（大寫(xiě)：______小寫(xiě)：______）幣種合同履行期限主要內(nèi)容摘要（可附頁(yè)）附件清單（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)規(guī)格書(shū)）申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人發(fā)起日期表3：合同變更申請(qǐng)表原合同編號(hào)原合同名稱(chēng)變更事項(xiàng)（□標(biāo)的□金額□期限□其他______）變更前內(nèi)容變更后內(nèi)容變更原因申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期變更審批流程（參照原合同審批流程）審批結(jié)果變更后合同簽署日期表4：合同存檔管理臺(tái)賬存檔編號(hào)合同編號(hào)合同名稱(chēng)存檔日期存檔類(lèi)型（□紙質(zhì)□電子）存放位置（如檔案柜-第*層）保管人借閱記錄（借閱人/借閱日期/歸還日期/備注）銷(xiāo)毀日期（如有）銷(xiāo)毀審批人（如有）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)信息完整性：合同發(fā)起時(shí)需保證雙方主體信息、金額、期限等核心要素準(zhǔn)確無(wú)誤，附件材料齊全，避免因信息缺失導(dǎo)致合同無(wú)效或糾紛。審核時(shí)限管理：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，若需延長(zhǎng)需提前告知申請(qǐng)人，保證合同流程高效推進(jìn)。權(quán)限分級(jí)控制：嚴(yán)格執(zhí)行合同審批權(quán)限劃分，嚴(yán)禁越權(quán)審批，大額合同需經(jīng)集體決策，降低決策風(fēng)險(xiǎn)。印章與簽署規(guī)范：用印前需核對(duì)審批流程完整性，簽署人需為法定代表人或授權(quán)人員，保證簽字、蓋章清晰且騎縫章完整，避免簽署瑕疵。保密要求：合同文