企業(yè)物資采購規(guī)范化管理指導(dǎo)書一、前言為規(guī)范企業(yè)物資采購行為，保證采購過程的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性與效率，降低采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)有序開展，特制定本指導(dǎo)書。本指導(dǎo)書適用于企業(yè)各類物資采購活動(dòng)，涵蓋從需求提報(bào)到最終結(jié)算的全流程管理，旨在為企業(yè)采購管理提供標(biāo)準(zhǔn)化操作依據(jù)。二、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍本指導(dǎo)書適用于企業(yè)所有部門（包括生產(chǎn)部門、行政部門、研發(fā)部門等）的物資采購活動(dòng)，涵蓋原材料、設(shè)備、辦公用品、低值易耗品等各類物資采購。（二）典型應(yīng)用場景新員工入職培訓(xùn)：幫助采購崗位人員快速掌握采購流程與規(guī)范；日常采購操作指引：為各部門經(jīng)辦人員提供標(biāo)準(zhǔn)化采購步驟參考；采購流程優(yōu)化：作為企業(yè)內(nèi)部審計(jì)或流程改進(jìn)的依據(jù)；供應(yīng)商管理：規(guī)范供應(yīng)商選擇、評(píng)估與合作關(guān)系維護(hù)；采購風(fēng)險(xiǎn)防控：識(shí)別采購環(huán)節(jié)中的潛在風(fēng)險(xiǎn)并制定防控措施。三、標(biāo)準(zhǔn)化采購操作流程詳解（一）采購需求提報(bào)與審核需求發(fā)起各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《物資采購申請(qǐng)表》（詳見模板一），明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、預(yù)算金額等信息。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核簽字。需求復(fù)核采購部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)以下內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核：（1）物資規(guī)格、數(shù)量是否符合實(shí)際需求；（2）預(yù)算金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)；（3）是否有替代方案或庫存可調(diào)撥。復(fù)核通過后，按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批；復(fù)核不通過的，反饋需求部門調(diào)整。審批權(quán)限金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤20000元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；金額＞20000元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管副總審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商信息收集采購部門通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)、供應(yīng)商自薦等方式收集供應(yīng)商信息，建立《供應(yīng)商信息庫》（詳見模板二），記錄供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、主營產(chǎn)品、資質(zhì)文件、合作歷史等。供應(yīng)商資質(zhì)審核對(duì)新供應(yīng)商，需審核以下資質(zhì)：（1）營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一）；（2）相關(guān)經(jīng)營許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等，根據(jù)物資類型確定）；（3）產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證）；（4）法定代表人證件號(hào)碼明及授權(quán)委托書（如委托代理人辦理）。資質(zhì)審核通過后，納入《合格供應(yīng)商名錄》。供應(yīng)商選擇方式公開招標(biāo)：金額＞50000元的采購項(xiàng)目，通過企業(yè)官網(wǎng)或第三方招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)3家及以上供應(yīng)商參與投標(biāo)，由評(píng)標(biāo)小組（含采購、技術(shù)、財(cái)務(wù)、使用部門代表）綜合評(píng)定中標(biāo)方。詢價(jià)比價(jià)：5000元＜金額≤50000元的采購項(xiàng)目，向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、交期后確定供應(yīng)商。單一來源采購：僅有一家供應(yīng)商可滿足特殊要求的（如專利產(chǎn)品），需經(jīng)分管副總審批后實(shí)施。供應(yīng)商績效評(píng)估每季度對(duì)合作供應(yīng)商從產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，填寫《供應(yīng)商績效評(píng)估表》（詳見模板三）。評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等級(jí)，對(duì)連續(xù)兩次評(píng)估不合格的供應(yīng)商，從《合格供應(yīng)商名錄》中清除。（三）采購合同簽訂與執(zhí)行合同起草采購部門根據(jù)供應(yīng)商確定結(jié)果，起草采購合同，明確以下條款：（1）物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；（2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法及異議處理方式；（3）交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)；（4）付款方式、期限及條件；（5）違約責(zé)任、爭議解決方式；（6）雙方其他約定事項(xiàng)。合同審批合同由采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門（如設(shè)）、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管副總依次審批，保證合同條款合規(guī)、嚴(yán)謹(jǐn)。合同簽訂與執(zhí)行審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代理人簽字并加蓋企業(yè)公章，合同一式三份（采購部門、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)部門各執(zhí)一份）。采購部門跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，保證供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（四）物資驗(yàn)收與入庫到貨通知供應(yīng)商交貨前，應(yīng)提前2個(gè)工作日通知采購部門，明確到貨時(shí)間、物資數(shù)量及運(yùn)輸車輛信息。聯(lián)合驗(yàn)收物資到貨后，由采購部門、使用部門、倉庫管理員共同參與驗(yàn)收：（1）核對(duì)物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與合同一致；（2）檢查物資外包裝是否完好，有無破損、潮濕等情況；（3）對(duì)物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)（如查看合格證、檢測報(bào)告，或委托第三方檢測機(jī)構(gòu)檢測）；（4）使用部門對(duì)物資的適用性進(jìn)行確認(rèn)。驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格：填寫《物資驗(yàn)收入庫單》（詳見模板四），由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，倉庫管理員辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格：當(dāng)場拒收，并通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商處理（退貨、換貨或索賠），同時(shí)填寫《采購物資不合格品處理記錄》（詳見模板五）。（五）付款結(jié)算與賬務(wù)處理付款申請(qǐng)采購部門根據(jù)合同約定、驗(yàn)收合格證明及發(fā)票，填寫《付款申請(qǐng)表》（詳見模板六），附以下材料：（1）采購合同復(fù)印件；（2）《物資驗(yàn)收入庫單》；（3）供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號(hào)等信息需與企業(yè)一致）。付款審批付款申請(qǐng)按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批：（1）金額≤10000元：采購部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；（2）10000元＜金額≤50000元：采購部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管副總審批；（3）金額＞50000元：采購部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理審批。付款與賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部門審批通過后，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式向供應(yīng)商付款，不得支付現(xiàn)金（小額零星采購除外，需注明原因并由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批）。付款后，財(cái)務(wù)部門及時(shí)登記應(yīng)付賬款臺(tái)賬，保證賬實(shí)一致；采購部門將付款憑證、合同、驗(yàn)收單等資料整理歸檔。四、常用管理工具模板模板一：物資采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期年月日物資名稱規(guī)格型號(hào)單位用途說明預(yù)算金額需求部門負(fù)責(zé)人簽字：采購部門復(fù)核意見：財(cái)務(wù)部門審批意見：分管副總審批意見（如需）：模板二：供應(yīng)商信息庫供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式經(jīng)營地址主營產(chǎn)品資質(zhì)文件（可附復(fù)印件）合作歷史（合作次數(shù)、滿意度）備注模板三：供應(yīng)商績效評(píng)估表供應(yīng)商名稱評(píng)估季度年第季度評(píng)估日期年月日評(píng)估項(xiàng)目評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）得分備注產(chǎn)品質(zhì)量（40分）符合合同要求35分，每出現(xiàn)1次質(zhì)量問題扣5分交貨及時(shí)性（30分）按時(shí)交貨30分，延遲1-3天扣10分，延遲＞3天扣20分價(jià)格合理性（20分）價(jià)格低于市場均價(jià)5%以上得20分，持平得15分，高于5%扣10分售后服務(wù)（10分）響應(yīng)及時(shí)10分，推諉扯皮扣5分總分綜合等級(jí)：□優(yōu)秀□合格□不合格評(píng)估小組簽字：采購部門負(fù)責(zé)人意見：模板四：物資驗(yàn)收入庫單采購合同編號(hào)驗(yàn)收日期年月日驗(yàn)收單號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量供應(yīng)商名稱驗(yàn)收內(nèi)容驗(yàn)收結(jié)果備注外包裝檢查□完好□破損□異常數(shù)量核對(duì)□相符□不符（差異：）質(zhì)量檢驗(yàn)□合格□不合格（原因：）使用部門確認(rèn)簽字：采購部門驗(yàn)收人簽字：倉庫管理員簽字：模板五：采購物資不合格品處理記錄處理單號(hào)日期年月日物資名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量供應(yīng)商名稱不合格原因處理方式□退貨□換貨□索賠□其他處理結(jié)果：采購部門經(jīng)辦人：供應(yīng)商確認(rèn)簽字：需求部門確認(rèn)：財(cái)務(wù)部門確認(rèn)：模板六：付款申請(qǐng)表供應(yīng)商名稱付款申請(qǐng)日期年月日付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□其他采購合同編號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量合同總金額本次申請(qǐng)金額元大寫：累計(jì)已付款金額元付款事由：附件清單：□合同□驗(yàn)收單□發(fā)票□其他采購部門負(fù)責(zé)人簽字：財(cái)務(wù)部門審核意見：分管副總審批意見（如需）：總經(jīng)理審批意見（如需）：五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與執(zhí)行要點(diǎn)（一）合規(guī)性控制嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限，不得越權(quán)審批或拆分采購金額規(guī)避審批；采購合同必須采用書面形式，關(guān)鍵條款需經(jīng)法務(wù)部門審核（如設(shè)）；禁止采購“三無”產(chǎn)品或不符合國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的物資。（二）預(yù)算控制所有采購活動(dòng)必須在部門預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購需提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門及分管副總審批；大額采購（＞50000元）需提前編制采購預(yù)算，納入企業(yè)年度預(yù)算管理。（三）廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控采購人員不得接受供應(yīng)商的宴請(qǐng)、禮品或回扣，不得泄露采購價(jià)格、供應(yīng)商信息等商業(yè)秘密；建立采購崗位輪換制度，關(guān)鍵崗位人員每2-3年輪換一次；設(shè)立舉報(bào)渠道，對(duì)違規(guī)行為“零容忍”，一經(jīng)查實(shí)嚴(yán)肅處理。（四）應(yīng)急采購處理因生產(chǎn)急需或不可抗力需緊急采購的，可先由需求部門負(fù)責(zé)人口頭申請(qǐng)，經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后實(shí)施，事后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)；緊急采購優(yōu)