行政管理文件審批與存檔管理制度一、制度適用范圍與文件類型本制度適用于公司各部門、分支機構及全體員工在行政管理活動中產生的各類文件的審批流程與存檔管理，保證文件處理的規(guī)范性、嚴肅性和可追溯性。涵蓋的行政管理文件類型包括但不限于：請示類文件（如經費請示、事項請示、人事任免請示等）；報告類文件（如工作總結、專項報告、調研報告等）；通知類文件（如會議通知、制度發(fā)布通知、事項通知等）；制度規(guī)范類文件（如管理辦法、實施細則、操作指引等）；會議紀要類文件（如各類會議形成的正式紀要、決議等）；其他需審批存檔的行政管理類文件。二、文件審批與存檔操作流程（一）文件發(fā)起與提交發(fā)起條件：涉及部門職責調整、資源協(xié)調、制度變更等重要事項的文件，需提前發(fā)起審批；以公司名義對外發(fā)布的文件，需完成內部審批流程；其他需納入規(guī)范化管理的行政管理文件，由發(fā)起部門根據實際需要發(fā)起。材料準備：發(fā)起人需填寫《行政管理文件審批單》（見模板一），明確文件名稱、編號、密級（如公開、內部秘密、機密等）、發(fā)起部門、申請人及聯(lián)系方式；附件材料需完整，包括文件、相關支撐材料（如會議記錄、數據統(tǒng)計表、前期溝通記錄等），保證內容真實、準確、邏輯清晰；涉及跨部門協(xié)作的文件，需提前征求相關部門意見并附《會簽單》（如有模板要求）。提交對象：文件及審批單提交至本部門負責人進行初步審核；部門審核通過后，按審批權限逐級流轉至下一審批人；涉及公司重大事項或需總經理審批的文件，最終提交至總經理辦公室。（二）審批流轉分級審批權限：部門負責人：審核文件內容與本部門職責的關聯(lián)性、數據準確性、附件完整性，簽署意見后流轉至下一環(huán)節(jié)；分管領導：審核文件涉及的業(yè)務合理性、跨部門協(xié)調一致性，簽署意見后流轉至下一環(huán)節(jié)；總經理：審核涉及公司整體戰(zhàn)略、重大資源調配、制度發(fā)布等核心內容的文件，簽署最終審批意見。審批時限要求：部門負責人審核：1個工作日內完成；分管領導審批：2個工作日內完成（如需調研或協(xié)調，可延長至3個工作日，需提前告知發(fā)起人）；總經理審批：3個工作日內完成（重大事項可適當延長，但最長不超過5個工作日）。審批意見反饋：審批人需在審批單上明確簽署“同意”“不同意”或“修改后同意”，并注明具體修改意見；如“不同意”，需說明理由，審批單退回發(fā)起部門，發(fā)起人根據意見修改后重新發(fā)起；如“修改后同意”，發(fā)起人需完成修改并經原審批人確認后，繼續(xù)流轉或存檔。（三）審批結果處理審批通過：審批完成后，由總經理辦公室（或指定存檔部門）在1個工作日內將審批單反饋至發(fā)起部門；發(fā)起部門根據審批意見印制正式文件（如需），并按“誰發(fā)起、誰分發(fā)”原則分發(fā)至相關執(zhí)行部門或人員，同時做好分發(fā)記錄。審批不通過：審批單退回發(fā)起部門時，需附審批人的“不同意”理由說明；發(fā)起部門需在2個工作日內完成文件修改或補充材料，重新發(fā)起審批流程，原審批意見需逐條回應。（四）文件存檔管理存檔范圍：已完成審批的行政管理文件（含、審批單、附件材料）；文件修改記錄（如修改說明、修訂審批單等）；文件分發(fā)記錄、借閱記錄、銷毀記錄（存檔后形成）。存檔方式：紙質存檔：正式文件需使用A4紙打印，左側裝訂，審批單作為首頁，附件依次附后；標注“存檔件”字樣及存檔日期，由存檔員統(tǒng)一編號、登記、歸柜；電子存檔：文件需掃描為PDF格式（含簽字頁），與紙質文件同步存檔；電子文件按“部門-年份-文件類型”分類命名（如“行政部-2024-制度-管理辦法”），存儲至公司指定服務器或云盤，定期備份（每月1次）。存檔時限：審批通過的文件，需在分發(fā)完成后3個工作日內完成紙質與電子存檔；涉及重大事項或長期執(zhí)行的文件，需在存檔時標注“永久保存”或“長期保存”（保存期限不低于10年）。存檔責任：行政管理部為存檔管理部門，指定專人（如*存檔員）負責文件接收、登記、歸檔、保管及借閱；各部門需配合存檔工作，保證提交存檔的文件完整、規(guī)范，無缺頁、涂改。三、常用模板表格模板一：行政管理文件審批單文件名稱文件編號（由存檔員填寫）密級（□公開□內部秘密□機密）發(fā)起部門申請人聯(lián)系方式文件內容摘要（200字內）附件材料清單1.2.3.4.審批環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字日期部門負責人審核分管領導審批總經理審批存檔說明存檔員□已存檔□未存檔日期備注：1.本單一式兩份，發(fā)起部門、存檔部門各執(zhí)一份；2.“文件編號”規(guī)則：部門簡稱（2位）+年份（4位）+文件類型（1位，如“制”代表制度，“請”代表請示）+序號（3位，如“001”）。模板二：文件存檔登記表存檔編號文件名稱文件類型（□請示□報告□通知□制度□會議紀要）密級發(fā)起日期審批完成日期存檔日期存檔位置（柜號/文件夾）保管人借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）備注：1.存檔編號與《行政管理文件審批單》編號一致；2.借閱記錄需詳細記錄借閱人、借閱日期、歸還日期及借閱事由，由保管人簽字確認。四、操作關鍵要點與風險提示（一）關鍵操作要點材料完整性：發(fā)起文件時需保證、附件、審批單三者內容一致，附件材料需與內容直接相關，避免無關材料混入；審批時限管控：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內完成審批，如遇特殊情況無法按時審批，需提前1個工作日告知發(fā)起部門及存檔部門，說明原因并明確完成時間；存檔及時性：文件分發(fā)完成后，發(fā)起部門需在3個工作日內將完整材料提交至存檔部門，逾期未提交導致文件遺失或損壞的，由發(fā)起部門負責人承擔責任；電子存檔備份：電子文件需定期備份，避免因服務器故障、設備損壞等原因導致數據丟失，重要文件（如制度類、重大決策類）需刻錄光盤備份，一式兩份，分別存放于不同地點。（二）風險提示審批流程遺漏：嚴禁跳越審批環(huán)節(jié)（如部門負責人未審核直接提交分管領導），如因跳越審批導致文件內容錯誤或決策失誤，由跳越環(huán)節(jié)的發(fā)起人或審批人承擔責任；保密管理不當：涉密文件（如內部秘密、機密）需嚴格控制知悉范圍，存檔時需單獨存放，借閱需經部門負責人及以上領導批準，嚴禁私自復制、外傳；文件版本混亂：文件修改后需重新發(fā)起審批流程，原版本文件需標注“作廢”并同步存檔（保存期限1年），避免新舊版本混用導致執(zhí)行錯誤；借閱與銷毀規(guī)范：存檔文件借閱需填寫《文件借閱申請表》（可單獨設計或包含在存檔登記表中