企業(yè)微信工作群管理規(guī)范手冊(cè)一、前言企業(yè)微信工作群作為組織內(nèi)部溝通協(xié)作、信息傳遞的核心工具，其規(guī)范管理直接關(guān)系到工作效率提升、信息安全保障及團(tuán)隊(duì)協(xié)作氛圍。為明確群聊使用邊界、優(yōu)化溝通秩序、防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理規(guī)范，供全體成員遵循執(zhí)行。二、建群規(guī)范（一）建群審批機(jī)制1.建群權(quán)限：僅部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)授權(quán)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或跨部門協(xié)作牽頭人可發(fā)起建群申請(qǐng)，避免無(wú)序建群導(dǎo)致信息碎片化。2.審批流程：建群前需向直屬上級(jí)或行政部門提交《企業(yè)微信工作群建群申請(qǐng)表》，明確群名稱、群定位（如部門日常溝通、項(xiàng)目專項(xiàng)協(xié)作、跨部門協(xié)同等）、成員范圍及預(yù)期存續(xù)周期，經(jīng)審批通過(guò)后方可創(chuàng)建。（二）群名稱規(guī)范群名稱需體現(xiàn)清晰定位與可識(shí)別性，格式建議為：部門群：「XX部門-日常溝通群」（如“人力資源部-日常溝通群”）項(xiàng)目群：「XX項(xiàng)目-XX階段協(xié)作群」（如“2024品牌升級(jí)項(xiàng)目-執(zhí)行階段協(xié)作群”）跨部門群：「XX協(xié)作事項(xiàng)-牽頭部門+參與部門」（如“Q3預(yù)算評(píng)審-財(cái)務(wù)部+各業(yè)務(wù)部門”）禁止使用模糊、歧義或與工作無(wú)關(guān)的名稱（如“閑聊群”“臨時(shí)群”等），避免混淆管理。（三）群類型區(qū)分與定位1.部門日常群：用于部門內(nèi)工作安排、進(jìn)度同步、資料共享，僅限部門在職成員加入，離職后需及時(shí)退出。2.項(xiàng)目專項(xiàng)群：圍繞特定項(xiàng)目成立，成員為項(xiàng)目組核心成員，項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后由群主發(fā)起解散或轉(zhuǎn)為歸檔群。3.跨部門協(xié)作群：解決跨部門業(yè)務(wù)問(wèn)題，成員需經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人確認(rèn)，協(xié)作事項(xiàng)結(jié)束后應(yīng)及時(shí)清理無(wú)關(guān)成員或解散。三、成員管理規(guī)范（一）入群機(jī)制1.新成員入群需由群主/管理員邀請(qǐng)或通過(guò)「審批入群」功能提交申請(qǐng)，經(jīng)審核（確認(rèn)身份、職責(zé)相關(guān)性）后方可加入。2.外部合作伙伴入群需提前報(bào)備，明確入群事由、權(quán)限范圍（如僅允許查看指定文件、參與特定話題），且需在群名稱標(biāo)注「外部協(xié)作」字樣（如“XX項(xiàng)目-外部協(xié)作群”）。（二）退群與清理1.成員因離職、調(diào)崗或協(xié)作結(jié)束需主動(dòng)退群，或由管理員定期核查（每月1次），移除無(wú)關(guān)人員。2.長(zhǎng)期不活躍成員（連續(xù)30天無(wú)發(fā)言、無(wú)文件互動(dòng)）由管理員提醒，仍無(wú)響應(yīng)者予以清理，避免占用資源。（三）權(quán)限設(shè)置1.群主/管理員職責(zé)：負(fù)責(zé)群秩序維護(hù)（如審核入群、處理違規(guī)、整理文件）、信息歸檔及權(quán)限調(diào)整（如限制成員發(fā)言、上傳文件等）。四、內(nèi)容發(fā)布規(guī)范（一）允許發(fā)布的內(nèi)容1.工作相關(guān)信息：如任務(wù)安排、進(jìn)度匯報(bào)、會(huì)議通知、業(yè)務(wù)問(wèn)題討論、合規(guī)文檔共享（需標(biāo)注版本號(hào)、有效期）。2.組織文化內(nèi)容：經(jīng)審批的企業(yè)文化宣傳、團(tuán)隊(duì)建設(shè)通知（需與工作場(chǎng)景相關(guān)）。（二）禁止發(fā)布的內(nèi)容1.涉密信息：國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密（如未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶隱私、技術(shù)方案）、內(nèi)部未官宣的決策內(nèi)容。3.無(wú)關(guān)內(nèi)容：與工作無(wú)關(guān)的閑聊（如八卦、娛樂(lè)新聞）、廣告推銷（含個(gè)人/外部商業(yè)推廣）、表情包/圖片轟炸（單次發(fā)送不超過(guò)3張，且需與話題相關(guān)）。（三）內(nèi)容審核與追溯1.群主/管理員需對(duì)群內(nèi)內(nèi)容實(shí)時(shí)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)立即撤回并警示；成員發(fā)現(xiàn)違規(guī)可@管理員或私信反饋。2.企業(yè)微信「群聊歸檔」功能需開啟，所有消息、文件操作留痕，便于追溯責(zé)任。五、溝通禮儀規(guī)范（一）語(yǔ)言規(guī)范1.溝通使用簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的語(yǔ)言，避免歧義（如“請(qǐng)于今日18:00前提交報(bào)告”優(yōu)于“盡快交報(bào)告”）。2.禁止使用侮辱、諷刺、攻擊性語(yǔ)言，保持專業(yè)禮貌（如用“請(qǐng)協(xié)助確認(rèn)”代替“怎么還沒(méi)弄好”）。（二）溝通時(shí)效1.工作時(shí)間（如9:00-18:00）內(nèi)的業(yè)務(wù)問(wèn)題，需在2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)（復(fù)雜問(wèn)題可說(shuō)明處理進(jìn)度）；非工作時(shí)間除非緊急事項(xiàng)（如系統(tǒng)故障、安全事故），避免頻繁@他人。2.緊急事項(xiàng)需在消息前標(biāo)注「【緊急】」，并簡(jiǎn)要說(shuō)明事由（如“【緊急】服務(wù)器異常，技術(shù)部請(qǐng)速查”）。（三）@與互動(dòng)規(guī)范1.@他人需明確事由（如“@張三請(qǐng)協(xié)助提供Q2銷售數(shù)據(jù)”），避免無(wú)意義@全體成員（僅群主/管理員因重要通知可使用，每月不超過(guò)3次）。2.群內(nèi)討論需聚焦工作，避免“蓋樓式”閑聊（如連續(xù)發(fā)布無(wú)關(guān)表情包、段子），可轉(zhuǎn)移至私聊或指定交流渠道。六、安全管理規(guī)范（一）信息保密1.群內(nèi)所有信息（含文字、文件、語(yǔ)音）均為內(nèi)部資產(chǎn)，未經(jīng)允許不得截圖、轉(zhuǎn)發(fā)至外部（含個(gè)人微信、外部群），違者按泄密處理。2.敏感文件（如合同、財(cái)務(wù)報(bào)表）需設(shè)置「僅查看」權(quán)限，或通過(guò)企業(yè)微信「安全文檔」功能加密傳輸。（二）文件傳輸安全1.上傳文件需確保來(lái)源合法、內(nèi)容合規(guī)，禁止傳輸盜版軟件、病毒文件、違規(guī)音視頻。2.群文件需定期清理（每月1次），刪除過(guò)期、重復(fù)或無(wú)關(guān)文件，由管理員保留核心資料并標(biāo)注版本。（三）賬號(hào)與設(shè)備安全1.成員需妥善保管企業(yè)微信賬號(hào)，避免與個(gè)人微信混用，定期更換密碼（每季度1次），開啟「登錄保護(hù)」。2.禁止在非辦公設(shè)備（如公共電腦、他人手機(jī)）登錄企業(yè)微信，確需使用時(shí)需開啟「設(shè)備鎖」并及時(shí)退出。七、群運(yùn)維管理（一）定期清理與優(yōu)化1.管理員每月核查群成員，移除離職、調(diào)崗或無(wú)關(guān)人員；每季度評(píng)估群價(jià)值，對(duì)無(wú)實(shí)質(zhì)溝通的“僵尸群”發(fā)起解散投票。2.群文件按「項(xiàng)目/部門+時(shí)間」分類整理，設(shè)置「文件有效期」（如3個(gè)月），過(guò)期自動(dòng)歸檔。（二）歸檔與備份1.重要群聊（如項(xiàng)目群、跨部門協(xié)作群）需開啟「群聊歸檔」，由行政部門定期備份至企業(yè)云盤，便于歷史追溯。（三）反饋與優(yōu)化機(jī)制成員可通過(guò)「意見反饋」渠道（如行政部郵箱、企業(yè)微信表單）提出群管理優(yōu)化建議，每季度由行政部匯總修訂規(guī)范。八、違規(guī)處理機(jī)制（一）違規(guī)行為認(rèn)定1.輕微違規(guī)：首次發(fā)布無(wú)關(guān)內(nèi)容、未及時(shí)響應(yīng)工作、無(wú)理由刷屏，由管理員私信警告。2.中度違規(guī)：多次發(fā)布違規(guī)內(nèi)容、泄露非涉密信息、惡意@他人，給予「群內(nèi)通報(bào)批評(píng)」并暫停發(fā)言權(quán)限3天。3.嚴(yán)重違規(guī)：泄露商業(yè)秘密、傳播違法內(nèi)容、惡意攻擊他人，立即移除群聊，視情節(jié)追究法律責(zé)任或內(nèi)部處分（如記過(guò)、調(diào)崗）。（二）申訴與復(fù)核成員對(duì)違規(guī)處理有異議，可在3個(gè)工作日內(nèi)向行政部提交申訴，由管理層復(fù)核后給出最終結(jié)論。九、附則1.本規(guī)范自202