內(nèi)部溝通平臺(tái)使用及管理規(guī)范一、平臺(tái)應(yīng)用場(chǎng)景與核心價(jià)值內(nèi)部溝通平臺(tái)是連接各部門、促進(jìn)信息高效流轉(zhuǎn)的核心工具，主要應(yīng)用于以下場(chǎng)景：日常辦公協(xié)同：跨部門任務(wù)對(duì)接、進(jìn)度同步、問題反饋，如市場(chǎng)部與產(chǎn)品部同步活動(dòng)需求。項(xiàng)目組溝通：項(xiàng)目成員實(shí)時(shí)討論、文件共享、任務(wù)分配，如“新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目組”日常協(xié)作。信息發(fā)布與傳達(dá)：公司通知、制度更新、活動(dòng)公告等信息的精準(zhǔn)觸達(dá)，如放假通知、培訓(xùn)安排。會(huì)議協(xié)作：預(yù)約會(huì)議室、發(fā)起視頻會(huì)議、共享會(huì)議紀(jì)要，如周例會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)。知識(shí)沉淀與共享：部門資料庫(kù)、優(yōu)秀案例、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的集中存儲(chǔ)與查閱，如技術(shù)部文檔共享。通過規(guī)范使用，可提升溝通效率、減少信息孤島、強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)協(xié)作，保證內(nèi)部信息傳遞的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。二、平臺(tái)操作分步指南（一）賬號(hào)注冊(cè)與激活初始賬號(hào)獲取：新員工入職后，由行政部*同事通過后臺(tái)批量創(chuàng)建賬號(hào)，初始賬號(hào)為“工號(hào)公司域名”，初始密碼默認(rèn)為“公司簡(jiǎn)稱+工號(hào)后四位”（如“ABC”）。登錄與激活：新員工首次登錄平臺(tái)，需通過企業(yè)統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)（如企業(yè)/釘釘）掃碼登錄，或輸入賬號(hào)及初始密碼后，在“個(gè)人中心-賬號(hào)安全”中修改密碼（密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符，長(zhǎng)度不低于8位）。信息完善：激活賬號(hào)后，需在“個(gè)人資料”中填寫正確姓名、所屬部門、職位、聯(lián)系方式（僅限內(nèi)部座機(jī)號(hào)，如“分機(jī)8001”），并近期免冠證件照（尺寸要求：200px×200px，JPG格式）。（二）消息發(fā)送與接收單聊溝通：在“通訊錄”搜索同事姓名或工號(hào)，進(jìn)入聊天窗口，支持文字、語(yǔ)音（單條不超過60秒）、文件（單個(gè)文件不超過100MB）、表情包發(fā)送。重要消息需標(biāo)注“【重要】”前綴，并保證對(duì)方已讀（可通過“已讀回執(zhí)”功能確認(rèn)）。群聊溝通：加入群聊：通過群二維碼掃描、群主邀請(qǐng)或搜索群號(hào)（如“項(xiàng)目組-2024-001”）加入，非工作群需提前向部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理報(bào)備。發(fā)送消息：群聊內(nèi)容需與群主題相關(guān)，避免發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的、游戲信息等；涉及敏感數(shù)據(jù)（如未公開項(xiàng)目方案）時(shí)，需使用“文件加密”功能，僅群成員可查看。消息提醒設(shè)置：可在“設(shè)置-消息通知”中自定義提醒方式（如“僅工作時(shí)間提醒”“重要消息強(qiáng)提醒”），非工作時(shí)間建議關(guān)閉消息彈窗，避免過度干擾。（三）文件共享與管理文件：在“文件”模塊“”，選擇本地文件，填寫文件名（格式建議：“部門-文件類型-日期”，如“市場(chǎng)部-活動(dòng)方案-20240315.docx”），并選擇分類標(biāo)簽（如“項(xiàng)目資料”“制度文件”）。前需檢查文件內(nèi)容，保證無(wú)病毒、無(wú)錯(cuò)別字，涉密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，并設(shè)置“僅指定成員可”權(quán)限。文件：在“文件庫(kù)”中通過關(guān)鍵詞搜索文件，或按分類、人篩選；他人文件時(shí)，需注明用途（如“用于方案參考”），禁止隨意修改、傳播文件內(nèi)容。版本管理：若文件需更新，需在時(shí)選擇“覆蓋舊版本”，并在備注中說(shuō)明修改內(nèi)容（如“V2.0：優(yōu)化預(yù)算部分”），歷史版本可在“文件詳情”中查看與恢復(fù)。（四）群組創(chuàng)建與管理創(chuàng)建群組：僅部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可創(chuàng)建群組，創(chuàng)建時(shí)需在“群組管理”頁(yè)面提交申請(qǐng)，填寫群組名稱（格式：“用途-部門-編號(hào)”，如“研發(fā)-需求對(duì)接-2024-01”）、群組簡(jiǎn)介、成員列表（初始成員不超過20人）。申請(qǐng)?zhí)峤缓螅善脚_(tái)管理員*同事審核，審核通過后群組正式生效，群主擁有成員管理、權(quán)限設(shè)置等權(quán)限。成員管理：群主可隨時(shí)添加/移除成員，移除成員前需提前溝通說(shuō)明；若成員離職，系統(tǒng)自動(dòng)將其移出群組，并同步更新群組通訊錄。群組需設(shè)置1-2名管理員協(xié)助群主管理，負(fù)責(zé)處理違規(guī)消息、解答成員疑問等。群組解散：項(xiàng)目結(jié)束后，群主可申請(qǐng)解散群組，需說(shuō)明解散原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及平臺(tái)管理員雙重審批后，系統(tǒng)自動(dòng)刪除群組及聊天記錄（重要文件需提前備份至部門文檔庫(kù)）。（五）會(huì)議組織與協(xié)作發(fā)起會(huì)議：在“會(huì)議”模塊“創(chuàng)建會(huì)議”，填寫會(huì)議主題（如“Q1銷售目標(biāo)評(píng)審會(huì)”）、時(shí)間、地點(diǎn)（線下會(huì)議室需同步預(yù)約，線上會(huì)議需會(huì)議）、參會(huì)人員列表，并會(huì)議議程。會(huì)議發(fā)起前需確認(rèn)參會(huì)人員時(shí)間沖突，重要會(huì)議建議提前24小時(shí)發(fā)送提醒。會(huì)議進(jìn)行：線上會(huì)議需提前測(cè)試設(shè)備（麥克風(fēng)、攝像頭），保證網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定；會(huì)議中需指定專人記錄會(huì)議紀(jì)要，明確決議事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人及完成時(shí)間。會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，由記錄員在“會(huì)議紀(jì)要”模板中填寫內(nèi)容（含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、議題、決議、待辦事項(xiàng)），并至群組文件庫(kù)，相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)。三、常用場(chǎng)景模板工具（一）用戶信息登記表序號(hào)姓名（工號(hào)）所屬部門職位內(nèi)部聯(lián)系方式權(quán)限需求備注（如兼任崗位）1*001（）市場(chǎng)部主管分機(jī)8001群組創(chuàng)建、文件管理兼任活動(dòng)策劃負(fù)責(zé)人2*002（）研發(fā)部工程師分機(jī)8002文件、參與群聊-（二）群組創(chuàng)建申請(qǐng)表申請(qǐng)部門群組名稱群組用途擬加入成員（工號(hào)/姓名）群主預(yù)計(jì)使用周期備注（如是否涉密）產(chǎn)品部產(chǎn)品需求-2024-03需求池評(píng)審與同步003（）、004（趙六）等*003長(zhǎng)期涉及未公開產(chǎn)品規(guī)劃行政部員生日程-2024生日提醒、活動(dòng)通知全體員工*005長(zhǎng)期非涉密（三）會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議主題Q1銷售目標(biāo)評(píng)審會(huì)會(huì)議時(shí)間2024年3月15日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)總部301會(huì)議室/線上會(huì)議參會(huì)人員銷售部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部主管等8人主持人銷售部*經(jīng)理記錄人*007（周八）議題與討論1.各區(qū)域Q1銷售目標(biāo)匯報(bào)；2.目標(biāo)合理性分析；3.資源支持需求討論。決議事項(xiàng)1.同意華東區(qū)域目標(biāo)調(diào)整為1200萬(wàn)元；2.增加市場(chǎng)推廣預(yù)算50萬(wàn)元。待辦事項(xiàng)序號(hào)12附件1.Q1銷售目標(biāo)初稿；2.市場(chǎng)推廣方案（V1.0）。四、平臺(tái)使用與管理注意事項(xiàng)（一）信息安全規(guī)范賬號(hào)保護(hù)：個(gè)人賬號(hào)嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人使用，密碼需定期（每90天）更換，發(fā)覺賬號(hào)異常（如陌生登錄記錄）立即聯(lián)系平臺(tái)管理員凍結(jié)賬號(hào)。信息保密：禁止在群聊、文件中傳播公司未公開的商業(yè)數(shù)據(jù)、客戶信息、財(cái)務(wù)報(bào)表等敏感內(nèi)容；外部溝通需使用公司指定外部溝通工具，不得通過個(gè)人賬號(hào)發(fā)送工作信息。文件安全：文件前需殺毒，禁止包含惡意代碼、違法違規(guī)內(nèi)容的文件；文件后及時(shí)清理本地臨時(shí)文件，避免信息泄露。（二）溝通禮儀規(guī)范內(nèi)容規(guī)范：溝通內(nèi)容需文明、客觀，避免使用攻擊性、侮辱性語(yǔ)言；討論問題時(shí)對(duì)事不對(duì)人，不發(fā)表與工作無(wú)關(guān)的言論（如閑聊、廣告推廣）。及時(shí)響應(yīng)：工作消息需在2個(gè)工作小時(shí)內(nèi)回復(fù)（非工作時(shí)間緊急消息需在1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)），若無(wú)法及時(shí)處理需說(shuō)明原因；重要事項(xiàng)需通過電話或當(dāng)面溝通確認(rèn)，避免文字誤解。群組管理：群聊需保持主題相關(guān)，禁止刷屏、發(fā)送無(wú)關(guān)或表情包；成員時(shí)需合理，避免頻繁全體成員，重要通知可使用“群公告”功能。（三）違規(guī)處理機(jī)制違規(guī)情形：包括但不限于賬號(hào)轉(zhuǎn)借、泄露敏感信息、發(fā)送違規(guī)消息、惡意傳播文件、無(wú)故解散群組等。處理方式：首次違規(guī)：由部門負(fù)責(zé)人約談違規(guī)人，進(jìn)行口頭警告，并記錄在案；二次違規(guī)：暫停平臺(tái)使