采購(gòu)需求清單及審批決策輔助工具一、工具概述本工具旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)需求提報(bào)、審核與審批流程，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化清單模板和結(jié)構(gòu)化決策輔助，保證采購(gòu)需求的合理性、合規(guī)性，提升審批效率，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。適用于各類(lèi)企業(yè)日常辦公物資、生產(chǎn)原材料、設(shè)備采購(gòu)等場(chǎng)景的需求管理與決策支持。二、適用工作場(chǎng)景常規(guī)采購(gòu)需求：部門(mén)因日常運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目執(zhí)行需采購(gòu)非緊急物資（如辦公用品、生產(chǎn)輔料等），需按標(biāo)準(zhǔn)流程提報(bào)并審批。專(zhuān)項(xiàng)項(xiàng)目采購(gòu)：為特定項(xiàng)目（如新產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)線(xiàn)改造）采購(gòu)專(zhuān)用設(shè)備或材料，需明確項(xiàng)目背景及預(yù)算歸屬。緊急采購(gòu)需求：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時(shí)任務(wù)）需快速采購(gòu)，需標(biāo)注緊急原因并簡(jiǎn)化部分審批環(huán)節(jié)。預(yù)算內(nèi)/預(yù)算外采購(gòu)：區(qū)分年度預(yù)算內(nèi)常規(guī)采購(gòu)與預(yù)算外新增采購(gòu)，后者需額外說(shuō)明預(yù)算調(diào)整原因。三、詳細(xì)操作流程（一）需求發(fā)起與提報(bào)發(fā)起人：由采購(gòu)需求部門(mén)指定申請(qǐng)人（如部門(mén)專(zhuān)員或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人），登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)或填寫(xiě)紙質(zhì)《采購(gòu)需求清單》。填寫(xiě)要求：準(zhǔn)確填寫(xiě)需求部門(mén)、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期等基礎(chǔ)信息；明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)，需提供至少2家供應(yīng)商的初步報(bào)價(jià)（緊急采購(gòu)可后續(xù)補(bǔ)充）；詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)用途（如“用于項(xiàng)目生產(chǎn)”“替換報(bào)廢辦公設(shè)備”）、預(yù)算來(lái)源（如“2024年度行政預(yù)算”“項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算”）；根據(jù)采購(gòu)緊急程度標(biāo)注“常規(guī)”“緊急”“特急”，并說(shuō)明緊急原因（如“生產(chǎn)線(xiàn)停機(jī)需24小時(shí)內(nèi)修復(fù)”）。提交附件：需技術(shù)參數(shù)說(shuō)明書(shū)、供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、相關(guān)項(xiàng)目批復(fù)文件（如適用）等支撐材料。（二）部門(mén)初審審核人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如部門(mén)經(jīng)理）。審核重點(diǎn)：需求是否符合部門(mén)工作計(jì)劃及年度預(yù)算；規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否合理，是否存在可替代方案（如租用而非購(gòu)買(mǎi)）；附件材料是否完整、規(guī)范。審核結(jié)果：通過(guò)：在《采購(gòu)需求清單》“部門(mén)初審意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，提交至采購(gòu)部門(mén)；不通過(guò)：注明駁回原因（如“超預(yù)算”“規(guī)格描述不清晰”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）采購(gòu)部門(mén)復(fù)核復(fù)核人：采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)員及負(fù)責(zé)人。復(fù)核重點(diǎn)：需求是否符合公司采購(gòu)管理制度（如是否達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)、是否需要公開(kāi)招標(biāo)）；預(yù)估單價(jià)與市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比是否合理，必要時(shí)開(kāi)展市場(chǎng)詢(xún)價(jià)；供應(yīng)商資質(zhì)是否符合要求（如是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)、是否有相關(guān)業(yè)績(jī)）；緊急采購(gòu)是否符合簡(jiǎn)化流程條件，需與需求部門(mén)確認(rèn)緊急處理的必要性。復(fù)核結(jié)果：通過(guò)：整理復(fù)核意見(jiàn)，附市場(chǎng)詢(xún)價(jià)記錄（如有），提交至審批領(lǐng)導(dǎo)；需補(bǔ)充材料：列出需補(bǔ)充的內(nèi)容（如“missing供應(yīng)商3C認(rèn)證文件”），通知申請(qǐng)人補(bǔ)充；不通過(guò)：說(shuō)明原因（如“供應(yīng)商不在合格名錄內(nèi)”“預(yù)估單價(jià)遠(yuǎn)高于市場(chǎng)價(jià)”），退回需求部門(mén)調(diào)整。（四）審批決策審批層級(jí)：根據(jù)采購(gòu)金額及類(lèi)型分級(jí)審批（示例）：金額≤5000元：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤5萬(wàn)元：分管副總審批；金額＞5萬(wàn)元：總經(jīng)理審批；預(yù)算外采購(gòu)：需額外提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批。決策輔助：審批人可通過(guò)復(fù)核意見(jiàn)、市場(chǎng)詢(xún)價(jià)記錄、供應(yīng)商對(duì)比表等信息，綜合判斷采購(gòu)需求的必要性與經(jīng)濟(jì)性。審批結(jié)果：同意：在《采購(gòu)需求清單》“審批意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，采購(gòu)部門(mén)啟動(dòng)采購(gòu)流程；部分同意：調(diào)整采購(gòu)數(shù)量、規(guī)格或金額后執(zhí)行；駁回：注明理由（如“非必要采購(gòu)”“預(yù)算不足”），終止流程并通知需求部門(mén)。（五）結(jié)果反饋與歸檔反饋：采購(gòu)部門(mén)在審批完成后2個(gè)工作日內(nèi)，將審批結(jié)果反饋至需求部門(mén)申請(qǐng)人，同步告知預(yù)計(jì)采購(gòu)周期及供應(yīng)商信息。歸檔：審批通過(guò)的《采購(gòu)需求清單》及附件材料，由采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)、存檔（電子檔+紙質(zhì)檔），保存期限不少于3年，以備審計(jì)或追溯。四、采購(gòu)需求清單模板采購(gòu)需求清單編號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購(gòu)物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算來(lái)源用途說(shuō)明（需詳細(xì)描述采購(gòu)原因、使用場(chǎng)景、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目等）緊急程度□常規(guī)□緊急（原因：____________________）□特急（原因：____________________）附件清單（如技術(shù)參數(shù)書(shū)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、項(xiàng)目批復(fù)文件等，需注明附件名稱(chēng)及份數(shù)）部門(mén)初審意見(jiàn)審核人：*經(jīng)理日期：_______年_月_日簽字：采購(gòu)部門(mén)復(fù)核意見(jiàn)復(fù)核人：*主管日期：_______年_月_日簽字：附件補(bǔ)充說(shuō)明：（如需補(bǔ)充材料，在此列明）審批意見(jiàn)審批人：*總?cè)掌冢篲______年_月_日簽字：審批結(jié)果：□同意□部分同意（調(diào)整內(nèi)容：____________________）□駁回（理由：____________________）五、使用關(guān)鍵提示需求描述準(zhǔn)確性：規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)需明確具體，避免“類(lèi)似型號(hào)”“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”等模糊表述，防止采購(gòu)后與實(shí)際需求不符。預(yù)算控制原則：優(yōu)先在年度預(yù)算內(nèi)提報(bào)需求，預(yù)算外采購(gòu)需提前說(shuō)明資金來(lái)源，避免超預(yù)算采購(gòu)。緊急采購(gòu)規(guī)范：緊急采購(gòu)需經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管副總雙重確認(rèn)，簡(jiǎn)化流程但不可核心審批環(huán)節(jié)，事后需補(bǔ)充完整材料。供應(yīng)商管理：優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的合作方，新供應(yīng)商需提供資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)認(rèn)證），必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察。審批時(shí)