2025年《合同歸檔制度》知識考試題庫及答案解析單位所屬部門：________姓名：________考場號：________考生號：________一、選擇題1.合同歸檔制度適用于哪個部門或單位？()A.只有企業(yè)內(nèi)部使用B.企業(yè)和事業(yè)單位C.個人使用D.政府機(jī)關(guān)答案：B解析：合同歸檔制度適用于企業(yè)和事業(yè)單位，旨在規(guī)范合同的管理和保存，確保合同的安全性和可追溯性。個人和政府機(jī)關(guān)雖然也有合同管理需求，但并不適用此制度。2.合同歸檔時，應(yīng)按照什么順序進(jìn)行排列？()A.按合同簽訂時間順序B.按合同金額大小順序C.按合同類型順序D.按合同編號順序答案：D解析：合同歸檔時應(yīng)按照合同編號順序排列，這樣可以方便快速地查找和管理合同。按簽訂時間、金額大小或類型排列雖然也有一定道理，但不如按編號順序直觀和高效。3.合同歸檔的保管期限通常是多久？()A.1年B.3年C.5年D.10年答案：C解析：合同歸檔的保管期限通常是5年，這是根據(jù)一般的管理需求和歷史資料保存要求設(shè)定的。不同類型的合同可能需要不同的保管期限，但5年是一個比較通用的標(biāo)準(zhǔn)。4.合同歸檔時，應(yīng)使用什么材料進(jìn)行保存？()A.紙質(zhì)材料B.電子材料C.紙質(zhì)和電子材料D.光盤材料答案：C解析：合同歸檔時，應(yīng)使用紙質(zhì)和電子材料進(jìn)行保存。紙質(zhì)材料便于查閱和長期保存，電子材料便于備份和快速檢索。只使用一種材料存在風(fēng)險，因此應(yīng)同時使用兩種材料。5.合同歸檔時，應(yīng)注明哪些信息？()A.合同簽訂日期B.合同雙方名稱C.合同金額D.以上都是答案：D解析：合同歸檔時應(yīng)注明合同簽訂日期、合同雙方名稱和合同金額等信息。這些信息是合同的基本要素，有助于快速識別和管理合同。6.合同歸檔后，如何進(jìn)行查閱？()A.直接在檔案室查閱B.通過檔案管理系統(tǒng)查閱C.需要經(jīng)過審批才能查閱D.只能查閱電子版答案：C解析：合同歸檔后，查閱需要經(jīng)過審批。這是為了保護(hù)合同的安全性和保密性。雖然可以通過檔案管理系統(tǒng)查閱，但必須先獲得審批。直接在檔案室查閱或只查閱電子版都存在風(fēng)險。7.合同歸檔制度的目的是什么？()A.規(guī)范合同管理B.提高工作效率C.保護(hù)合同安全D.以上都是答案：D解析：合同歸檔制度的目的在于規(guī)范合同管理、提高工作效率和保護(hù)合同安全。這三方面都是合同歸檔制度的重要目標(biāo)，缺一不可。8.合同歸檔時，應(yīng)如何進(jìn)行分類？()A.按合同類型分類B.按合同金額分類C.按合同簽訂部門分類D.以上都是答案：D解析：合同歸檔時，應(yīng)按合同類型、合同金額和合同簽訂部門進(jìn)行分類。這樣分類有助于快速查找和管理合同，提高工作效率。9.合同歸檔時，應(yīng)如何進(jìn)行編號？()A.按順序編號B.按合同類型編號C.按合同簽訂部門編號D.以上都是答案：A解析：合同歸檔時，應(yīng)按順序編號。順序編號是最簡單、最直觀的方式，便于快速查找和管理合同。按合同類型或簽訂部門編號雖然也有一定道理，但不如順序編號直觀和高效。10.合同歸檔制度的執(zhí)行由誰負(fù)責(zé)？()A.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)B.檔案部門C.合同簽訂部門D.以上都是答案：D解析：合同歸檔制度的執(zhí)行由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和合同簽訂部門共同負(fù)責(zé)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)全面監(jiān)督和指導(dǎo)，檔案部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施和管理，合同簽訂部門負(fù)責(zé)配合和提供相關(guān)資料。11.合同歸檔的目的是什么？（）A.便于合同管理人員查找B.規(guī)范合同管理，確保合同安全和完整C.提高合同簽訂效率D.明確合同雙方責(zé)任答案：B解析：合同歸檔的主要目的是規(guī)范合同管理，確保合同的安全和完整。這有助于防止合同丟失、被篡改或損壞，同時便于日后查閱和審計。雖然歸檔也有助于管理人員查找合同和提高工作效率，但這些并非其核心目的。明確合同雙方責(zé)任主要是合同簽訂時的要求，而非歸檔的目的。12.合同歸檔時，應(yīng)如何確定歸檔順序？（）A.按合同金額從大到小B.按合同簽訂日期從早到晚C.按合同編號順序D.按合同類型分類答案：C解析：合同歸檔時應(yīng)按合同編號順序確定歸檔順序。合同編號通常是系統(tǒng)生成的，具有唯一性和順序性，按此順序歸檔可以保證檔案的連續(xù)性和易查性。按金額、日期或類型排序雖然也有一定合理性，但不如按編號順序規(guī)范和高效。13.合同歸檔的保管期限通常是多久？（）A.2年B.5年C.10年D.15年答案：B解析：合同歸檔的保管期限通常是5年。這個期限是根據(jù)一般的管理需求和法律法規(guī)的要求設(shè)定的。不同類型的合同可能需要不同的保管期限，但5年是一個比較通用的標(biāo)準(zhǔn)。較長的期限如10年或15年可能適用于特別重要的合同，而較短的期限如2年則不太常見。14.合同歸檔時，應(yīng)使用什么材料進(jìn)行保存？（）A.只有紙質(zhì)材料B.只有電子材料C.紙質(zhì)和電子材料D.只有光盤材料答案：C解析：合同歸檔時應(yīng)同時使用紙質(zhì)和電子材料進(jìn)行保存。紙質(zhì)材料便于查閱和長期保存，具有法律效力；電子材料便于備份、檢索和共享，可以提高管理效率。只使用一種材料存在風(fēng)險，如紙質(zhì)材料易損壞丟失，電子材料易受病毒攻擊或系統(tǒng)故障影響。15.合同歸檔后，如何進(jìn)行查閱？（）A.直接在檔案室查閱B.通過檔案管理系統(tǒng)查閱C.需要經(jīng)過審批才能查閱D.只能查閱電子版答案：C解析：合同歸檔后，查閱需要經(jīng)過審批。這是為了保護(hù)合同的安全性和保密性。雖然可以通過檔案管理系統(tǒng)查閱，但必須先獲得審批。直接在檔案室查閱或只查閱電子版都存在風(fēng)險，如未經(jīng)授權(quán)的訪問可能導(dǎo)致信息泄露。16.合同歸檔制度的執(zhí)行由誰負(fù)責(zé)？（）A.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)B.檔案部門C.合同簽訂部門D.以上都是答案：D解析：合同歸檔制度的執(zhí)行由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和合同簽訂部門共同負(fù)責(zé)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)全面監(jiān)督和指導(dǎo)，檔案部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施和管理，合同簽訂部門負(fù)責(zé)配合和提供相關(guān)資料。只有各部門協(xié)同合作，才能確保歸檔制度的有效執(zhí)行。17.合同歸檔時，應(yīng)如何進(jìn)行分類？（）A.按合同簽訂部門分類B.按合同類型分類C.按合同金額分類D.以上都是答案：D解析：合同歸檔時應(yīng)按合同簽訂部門、合同類型和合同金額進(jìn)行分類。按簽訂部門分類有助于明確責(zé)任和管理權(quán)限；按類型分類便于集中管理同類合同；按金額分類有助于統(tǒng)計分析和管理風(fēng)險。綜合考慮這些因素進(jìn)行分類，可以提高歸檔管理的效率和規(guī)范性。18.合同歸檔的目的是什么？（）A.規(guī)范合同管理B.提高工作效率C.保護(hù)合同安全D.以上都是答案：D解析：合同歸檔的目的在于規(guī)范合同管理、提高工作效率和保護(hù)合同安全。這三方面都是合同歸檔制度的重要目標(biāo)，缺一不可。規(guī)范管理是基礎(chǔ)，提高效率是手段，保護(hù)安全是目的，三者相輔相成。19.合同歸檔時，應(yīng)注明哪些信息？（）A.合同簽訂日期B.合同雙方名稱C.合同金額D.以上都是答案：D解析：合同歸檔時應(yīng)注明合同簽訂日期、合同雙方名稱和合同金額等信息。這些信息是合同的基本要素，有助于快速識別和管理合同。完整記錄這些信息可以確保歸檔的準(zhǔn)確性和完整性，便于日后查閱和審計。20.合同歸檔制度的目的是什么？（）A.明確合同雙方責(zé)任B.規(guī)范合同管理C.提高合同簽訂效率D.保護(hù)合同安全答案：B解析：合同歸檔制度的主要目的是規(guī)范合同管理。通過建立規(guī)范的歸檔流程和制度，可以確保合同的安全、完整和易查，從而提高合同管理的效率和規(guī)范性。雖然明確合同雙方責(zé)任、提高簽訂效率和保護(hù)合同安全也是合同管理的重要方面，但規(guī)范管理是歸檔制度的核心目的。二、多選題1.合同歸檔制度主要包括哪些內(nèi)容？（）A.歸檔范圍B.歸檔流程C.保管期限D(zhuǎn).查閱程序E.責(zé)任追究答案：ABCDE解析：合同歸檔制度是一個完整的體系，主要包括歸檔范圍、歸檔流程、保管期限、查閱程序和責(zé)任追究等內(nèi)容。歸檔范圍明確哪些合同需要?dú)w檔；歸檔流程規(guī)范了合同從收集到最終歸檔的各個環(huán)節(jié)；保管期限規(guī)定了合同需要保存的時間；查閱程序明確了如何合法合規(guī)地查閱合同；責(zé)任追究則規(guī)定了違反制度應(yīng)承擔(dān)的后果。這些內(nèi)容共同構(gòu)成了合同歸檔制度的核心要素。2.合同歸檔時，應(yīng)準(zhǔn)備哪些材料？（）A.合同正本B.合同副本C.相關(guān)附件D.歸檔說明E.簽字蓋章答案：ABCDE解析：合同歸檔時，應(yīng)準(zhǔn)備好合同正本、副本、相關(guān)附件、歸檔說明和簽字蓋章等材料。合同正本是具有法律效力的文件，必須歸檔保存；副本可以作為參考和備份；相關(guān)附件是合同的重要組成部分，如技術(shù)參數(shù)、圖紙等，也需歸檔；歸檔說明記錄了歸檔的時間、人員、合同信息等，便于管理；簽字蓋章則證明了合同的合法性和有效性。只有準(zhǔn)備齊全這些材料，才能確保歸檔的完整性和有效性。3.合同歸檔的保管期限可以根據(jù)什么來確定？（）A.合同金額B.合同類型C.合同重要性D.法律法規(guī)要求E.企業(yè)內(nèi)部規(guī)定答案：ABCDE解析：合同歸檔的保管期限可以根據(jù)合同金額、類型、重要性、法律法規(guī)要求和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定等多種因素來確定。合同金額越大、類型越重要、法律法規(guī)要求越高的合同，通常需要更長的保管期限；企業(yè)內(nèi)部規(guī)定也會對保管期限產(chǎn)生影響。綜合考慮這些因素，可以制定出科學(xué)合理的保管期限制度，確保合同的安全和完整。4.合同歸檔后，哪些情況下可以查閱？（）A.工作需要B.法律法規(guī)要求C.合同糾紛處理D.內(nèi)部審計E.個人隨意查閱答案：ABCD解析：合同歸檔后，在工作需要、法律法規(guī)要求、合同糾紛處理和內(nèi)部審計等情況下可以查閱。工作需要是指日常合同管理工作中的查閱；法律法規(guī)要求是指法律法規(guī)規(guī)定必須查閱合同的情況；合同糾紛處理是指解決合同糾紛時需要查閱合同作為證據(jù)；內(nèi)部審計是指企業(yè)內(nèi)部審計部門對合同管理進(jìn)行審計時需要查閱合同。個人隨意查閱是不允許的，必須經(jīng)過審批才能查閱。5.合同歸檔制度的執(zhí)行責(zé)任包括哪些部門或人員？（）A.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)B.檔案管理部門C.合同簽訂部門D.法務(wù)部門E.會計部門答案：ABCD解析：合同歸檔制度的執(zhí)行責(zé)任包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門、合同簽訂部門和法務(wù)部門等。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督制度的執(zhí)行；檔案管理部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施歸檔工作；合同簽訂部門負(fù)責(zé)在合同簽訂時確保相關(guān)材料齊全并移交檔案部門；法務(wù)部門負(fù)責(zé)提供法律支持和指導(dǎo)。會計部門雖然也涉及合同管理，但通常不直接負(fù)責(zé)歸檔工作。6.合同歸檔時，應(yīng)如何進(jìn)行分類？（）A.按合同簽訂部門分類B.按合同類型分類C.按合同金額分類D.按合同簽訂日期分類E.按合同編號分類答案：ABCE解析：合同歸檔時，可以按合同簽訂部門、合同類型、合同金額和合同簽訂日期進(jìn)行分類。按簽訂部門分類有助于明確責(zé)任和管理權(quán)限；按類型分類便于集中管理同類合同；按金額分類有助于統(tǒng)計分析和管理風(fēng)險；按日期分類便于了解合同簽訂的時間順序。按合同編號分類雖然也是一種方式，但通常不如其他分類方式直觀和實(shí)用。7.合同歸檔的目的是什么？（）A.規(guī)范合同管理B.提高工作效率C.保護(hù)合同安全D.明確合同雙方責(zé)任E.預(yù)防合同糾紛答案：ABCE解析：合同歸檔的目的在于規(guī)范合同管理、提高工作效率、保護(hù)合同安全和預(yù)防合同糾紛。規(guī)范管理是基礎(chǔ)，提高效率是手段，保護(hù)安全是保障，預(yù)防糾紛是目標(biāo)。通過歸檔制度，可以確保合同得到妥善管理，減少丟失、篡改或損壞的風(fēng)險，從而提高工作效率并預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。8.合同歸檔時，應(yīng)注明哪些信息？（）A.合同簽訂日期B.合同雙方名稱C.合同金額D.合同編號E.歸檔日期答案：ABCDE解析：合同歸檔時，應(yīng)注明合同簽訂日期、合同雙方名稱、合同金額、合同編號和歸檔日期等信息。這些信息是合同的基本要素，也是歸檔時必須記錄的內(nèi)容。完整記錄這些信息可以確保歸檔的準(zhǔn)確性和完整性，便于日后查閱和審計。9.合同歸檔制度的執(zhí)行由誰負(fù)責(zé)？（）A.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)B.檔案部門C.合同簽訂部門D.法務(wù)部門E.財務(wù)部門答案：ABCD解析：合同歸檔制度的執(zhí)行由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門、合同簽訂部門和法務(wù)部門共同負(fù)責(zé)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)全面監(jiān)督和指導(dǎo)，檔案部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施和管理，合同簽訂部門負(fù)責(zé)配合和提供相關(guān)資料，法務(wù)部門負(fù)責(zé)提供法律支持和指導(dǎo)。各部門協(xié)同合作，才能確保歸檔制度的有效執(zhí)行。10.合同歸檔時，應(yīng)如何進(jìn)行編號？（）A.按順序編號B.按合同類型編號C.按合同簽訂部門編號D.按合同金額大小編號E.按合同編號規(guī)則編號答案：AE解析：合同歸檔時，應(yīng)按順序編號或按合同編號規(guī)則編號。順序編號是最簡單、最直觀的方式，便于快速查找和管理合同；合同編號規(guī)則通常由企業(yè)自行制定，可以根據(jù)合同類型、簽訂部門、金額等信息組合而成，更具系統(tǒng)性和規(guī)范性。按類型、部門或金額大小編號雖然也有一定道理，但不如順序編號或按規(guī)則編號規(guī)范和高效。11.合同歸檔時，應(yīng)使用什么材料進(jìn)行保存？（）A.紙質(zhì)材料B.電子材料C.紙質(zhì)和電子材料D.光盤材料答案：BC解析：合同歸檔時應(yīng)同時使用紙質(zhì)和電子材料進(jìn)行保存。紙質(zhì)材料便于查閱和長期保存，具有法律效力；電子材料便于備份、檢索和共享，可以提高管理效率。只使用一種材料存在風(fēng)險，如紙質(zhì)材料易損壞丟失，電子材料易受病毒攻擊或系統(tǒng)故障影響。光盤材料雖然也是一種電子存儲介質(zhì)，但相比現(xiàn)代的電子文件管理系統(tǒng)，其易用性、共享性和安全性都較低，因此不是首選。12.合同歸檔后，如何進(jìn)行查閱？（）A.直接在檔案室查閱B.通過檔案管理系統(tǒng)查閱C.需要經(jīng)過審批才能查閱D.只能查閱電子版答案：BC解析：合同歸檔后，查閱需要經(jīng)過審批。這是為了保護(hù)合同的安全性和保密性。雖然可以通過檔案管理系統(tǒng)查閱，但必須先獲得審批。直接在檔案室查閱或只查閱電子版都存在風(fēng)險，如未經(jīng)授權(quán)的訪問可能導(dǎo)致信息泄露。通常情況下，查閱者可以查閱紙質(zhì)版或電子版，取決于檔案管理系統(tǒng)的功能和查閱者的權(quán)限。13.合同歸檔制度的目的是什么？（）A.規(guī)范合同管理B.提高工作效率C.保護(hù)合同安全D.明確合同雙方責(zé)任答案：ABC解析：合同歸檔制度的主要目的在于規(guī)范合同管理、提高工作效率和保護(hù)合同安全。規(guī)范管理是基礎(chǔ)，提高效率是手段，保護(hù)安全是保障。通過歸檔制度，可以確保合同得到妥善管理，減少丟失、篡改或損壞的風(fēng)險，從而提高工作效率并預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。明確合同雙方責(zé)任主要是合同簽訂時的要求，而非歸檔的目的。14.合同歸檔時，應(yīng)如何進(jìn)行分類？（）A.按合同簽訂部門分類B.按合同類型分類C.按合同金額分類D.按合同簽訂日期分類E.按合同編號分類答案：ABCE解析：合同歸檔時，可以按合同簽訂部門、合同類型、合同金額和合同簽訂日期進(jìn)行分類。按簽訂部門分類有助于明確責(zé)任和管理權(quán)限；按類型分類便于集中管理同類合同；按金額分類有助于統(tǒng)計分析和管理風(fēng)險；按日期分類便于了解合同簽訂的時間順序。按合同編號分類雖然也是一種方式，但通常不如其他分類方式直觀和實(shí)用。15.合同歸檔的保管期限可以根據(jù)什么來確定？（）A.合同金額B.合同類型C.合同重要性D.法律法規(guī)要求E.企業(yè)內(nèi)部規(guī)定答案：ABCDE解析：合同歸檔的保管期限可以根據(jù)合同金額、類型、重要性、法律法規(guī)要求和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定等多種因素來確定。合同金額越大、類型越重要、法律法規(guī)要求越高的合同，通常需要更長的保管期限；企業(yè)內(nèi)部規(guī)定也會對保管期限產(chǎn)生影響。綜合考慮這些因素，可以制定出科學(xué)合理的保管期限制度，確保合同的安全和完整。16.合同歸檔時，應(yīng)準(zhǔn)備哪些材料？（）A.合同正本B.合同副本C.相關(guān)附件D.歸檔說明E.簽字蓋章答案：ABCDE解析：合同歸檔時，應(yīng)準(zhǔn)備好合同正本、副本、相關(guān)附件、歸檔說明和簽字蓋章等材料。合同正本是具有法律效力的文件，必須歸檔保存；副本可以作為參考和備份；相關(guān)附件是合同的重要組成部分，如技術(shù)參數(shù)、圖紙等，也需歸檔；歸檔說明記錄了歸檔的時間、人員、合同信息等，便于管理；簽字蓋章則證明了合同的合法性和有效性。只有準(zhǔn)備齊全這些材料，才能確保歸檔的完整性和有效性。17.合同歸檔制度的執(zhí)行責(zé)任包括哪些部門或人員？（）A.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)B.檔案管理部門C.合同簽訂部門D.法務(wù)部門E.會計部門答案：ABCD解析：合同歸檔制度的執(zhí)行責(zé)任包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門、合同簽訂部門和法務(wù)部門等。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督制度的執(zhí)行；檔案管理部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施歸檔工作；合同簽訂部門負(fù)責(zé)在合同簽訂時確保相關(guān)材料齊全并移交檔案部門；法務(wù)部門負(fù)責(zé)提供法律支持和指導(dǎo)。會計部門雖然也涉及合同管理，但通常不直接負(fù)責(zé)歸檔工作。18.合同歸檔后，哪些情況下可以查閱？（）A.工作需要B.法律法規(guī)要求C.合同糾紛處理D.內(nèi)部審計E.個人隨意查閱答案：ABCD解析：合同歸檔后，在工作需要、法律法規(guī)要求、合同糾紛處理和內(nèi)部審計等情況下可以查閱。工作需要是指日常合同管理工作中的查閱；法律法規(guī)要求是指法律法規(guī)規(guī)定必須查閱合同的情況；合同糾紛處理是指解決合同糾紛時需要查閱合同作為證據(jù)；內(nèi)部審計是指企業(yè)內(nèi)部審計部門對合同管理進(jìn)行審計時需要查閱合同。個人隨意查閱是不允許的，必須經(jīng)過審批才能查閱。19.合同歸檔時，應(yīng)注明哪些信息？（）A.合同簽訂日期B.合同雙方名稱C.合同金額D.合同編號E.歸檔日期答案：ABCDE解析：合同歸檔時，應(yīng)注明合同簽訂日期、合同雙方名稱、合同金額、合同編號和歸檔日期等信息。這些信息是合同的基本要素，也是歸檔時必須記錄的內(nèi)容。完整記錄這些信息可以確保歸檔的準(zhǔn)確性和完整性，便于日后查閱和審計。20.合同歸檔時，應(yīng)如何進(jìn)行編號？（）A.按順序編號B.按合同類型編號C.按合同簽訂部門編號D.按合同金額大小編號E.按合同編號規(guī)則編號答案：AE解析：合同歸檔時，應(yīng)按順序編號或按合同編號規(guī)則編號。順序編號是最簡單、最直觀的方式，便于快速查找和管理合同；合同編號規(guī)則通常由企業(yè)自行制定，可以根據(jù)合同類型、簽訂部門、金額等信息組合而成，更具系統(tǒng)性和規(guī)范性。按類型、部門或金額大小編號雖然也有一定道理，但不如順序編號或按規(guī)則編號規(guī)范和高效。三、判斷題1.合同歸檔后，任何人都不能查閱。（）答案：錯誤解析：合同歸檔后，并非任何人都不能查閱。在符合規(guī)定的工作需要、法律法規(guī)要求、合同糾紛處理或內(nèi)部審計等情況下，經(jīng)過審批后是可以查閱的。這是為了確保合同管理的規(guī)范性，同時保障在必要時能夠方便地獲取合同信息。未經(jīng)審批的隨意查閱是不被允許的，以保護(hù)合同的安全和保密性。2.合同歸檔只需要紙質(zhì)材料即可。（）答案：錯誤解析：合同歸檔不僅需要紙質(zhì)材料，通常還需要電子材料。紙質(zhì)材料便于查閱和長期保存，具有法律效力；電子材料便于備份、檢索和共享，可以提高管理效率。只使用紙質(zhì)材料存在風(fēng)險，如易損壞丟失，且查閱不便。因此，規(guī)范的做法是同時使用紙質(zhì)和電子材料進(jìn)行歸檔。3.合同歸檔制度的目的是為了明確合同雙方的責(zé)任。（）答案：錯誤解析：合同歸檔制度的主要目的不是為了明確合同雙方的責(zé)任，而是在合同簽訂后進(jìn)行規(guī)范的管理，確保合同的安全、完整和易查，便于日后查閱、審計和使用。明確合同雙方責(zé)任是在合同簽訂階段完成的事情。歸檔制度是在此基礎(chǔ)上的管理措施，旨在提高管理效率和安全性。4.合同歸檔時，只需要注明合同編號即可。（）答案：錯誤解析：合同歸檔時，不僅需要注明合同編號，還需要注明合同簽訂日期、合同雙方名稱、合同金額、相關(guān)附件信息、歸檔日期以及歸檔說明等詳細(xì)信息。只有完整記錄這些信息，才能確保歸檔的準(zhǔn)確性和完整性，便于日后查閱和審計。合同編號只是其中一項(xiàng)信息，并非全部。5.合同歸檔的保管期限是固定的，不能根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整。（）答案：錯誤解析：合同歸檔的保管期限并非固定不變，可以根據(jù)合同金額、類型、重要性、法律法規(guī)要求和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定等多種實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。例如，金額較大、性質(zhì)重要或法律法規(guī)要求較高的合同，可能需要更長的保管期限。企業(yè)內(nèi)部也可以根據(jù)管理需要制定不同的保管期限規(guī)定。因此，保管期限具有一定的靈活性。6.合同歸檔后，原合同簽訂部門需要保留一份原件。（）答案：正確解析：合同歸檔后，原合同簽訂部門根據(jù)需要和規(guī)定，通常需要保留一份合同原件或副本。這有助于部門在日常工作中隨時查閱相關(guān)合同內(nèi)容，處理后續(xù)事宜。同時，主要的檔案副本會由檔案管理部門統(tǒng)一保管。保留一份原件或副本是合同管理的常見做法，確保合同信息的可及性。7.合同歸檔制度的執(zhí)行責(zé)任只由檔案部門承擔(dān)。（）答案：錯誤解析：合同歸檔制度的執(zhí)行責(zé)任并非只由檔案部門承擔(dān)，而是由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門、合同簽訂部門、法務(wù)部門等多個部門共同承擔(dān)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，檔案部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施，合同簽訂部門和法務(wù)部門負(fù)責(zé)配合和提供支持。各部門協(xié)同合作才能確保制度的有效執(zhí)行。8.合同歸檔時，按合同金額大小進(jìn)行分類是唯一的方法。（）答案：錯誤解析：合同歸檔時，按合同金額大小進(jìn)行分類并非唯一的方法。除了按金額分類，還可以按合同簽訂部門、合同類型、合同簽訂日期等進(jìn)行分類。不同的分類方法適用于不同的管理需求和場景。企業(yè)可以根據(jù)自身的實(shí)際情況和合同管理的需要，選擇合適的分類方法，或者采用多種分類方法相結(jié)合的方式。9.合同歸檔后，如果發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容有誤，可以直接在原件上修改。（）答案：錯誤解析：合同歸檔后，如果發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容有誤，不應(yīng)該直接在原件上修改。正確的做法是按照合同約定的變更程序或法律規(guī)定進(jìn)行修改，并簽署書面的合同變更協(xié)議。然后，將修改后的協(xié)議與原合同一起歸檔，或者根據(jù)規(guī)定替換原合同。直接在原件上修改是不規(guī)范且可能無效的行為。10.合同歸檔制度的建立是為了提高企業(yè)的管理效率。（）答案：正確解析：合同歸檔制度的建立確實(shí)有助于提高企業(yè)的管理效率。通過規(guī)范的歸檔流程和管理，可以確保合同信息的有序存儲和快速檢索，減少查找合同的時間成本，避免因合同管理混