機關單位檔案管理制度及執(zhí)行細則一、制度背景與目的機關單位檔案是歷史記錄的重要載體，承載著決策部署、業(yè)務開展、民生服務等關鍵信息。為規(guī)范檔案管理全流程，提升檔案資源利用效能，依據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結合本單位工作實際，制定本制度及執(zhí)行細則，旨在實現(xiàn)檔案收集全面化、整理標準化、保管安全化、利用高效化。二、適用范圍與管理原則（一）適用范圍本制度適用于本機關及所屬單位在行政管理、業(yè)務開展、公共服務等活動中形成的各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、會計檔案、項目檔案、聲像檔案、電子檔案等。（二）管理原則1.集中管理：各部門形成的檔案須定期移交至單位檔案管理部門，實行統(tǒng)一保管，確保檔案資源的完整性與系統(tǒng)性。2.分級負責：檔案管理部門統(tǒng)籌全局，各業(yè)務部門承擔本部門檔案的初步整理與移交責任，形成“部門初審—檔案部門終審”的協(xié)同機制。3.安全優(yōu)先：堅持實體安全與信息安全并重，落實防火、防潮、防蟲、防盜等防護措施，同步強化電子檔案的加密、備份與權限管控。4.高效利用：建立便捷的檔案檢索與利用體系，服務于決策參考、業(yè)務追溯、民生查詢等工作需求，提升檔案資源的社會效益。三、管理職責分工（一）檔案管理部門職責檔案管理部門（如辦公室、檔案室）作為檔案工作的主管機構，履行以下職責：制定并完善檔案管理制度，指導各部門開展檔案業(yè)務；接收、整理、保管各類檔案，建立檔案檢索體系與數(shù)字化管理平臺；組織檔案鑒定、銷毀與利用工作，定期向同級檔案館移交到期檔案；開展檔案業(yè)務培訓，提升全員檔案管理意識與技能。（二）業(yè)務部門職責各業(yè)務部門是檔案形成的責任主體，需配合做好：指定專人（檔案聯(lián)絡員）負責本部門檔案的日常收集、整理與預立卷；按規(guī)定時間向檔案管理部門移交檔案，確保移交檔案的完整、準確、系統(tǒng)；參與檔案利用過程中的業(yè)務審核，提供專業(yè)解釋與背景信息。（三）檔案管理人員職責檔案管理員（含專職、兼職）需具備相應專業(yè)能力，履行：檔案的日常接收、登記、編目與上架，確保檔案實體與信息的一致性；監(jiān)控檔案保管環(huán)境，定期檢查檔案完好狀況，及時處置破損、霉變等問題；嚴格執(zhí)行檔案利用審批流程，做好利用登記與信息安全防護；參與檔案數(shù)字化、鑒定、銷毀等專項工作，留存相關工作記錄。四、檔案收集與整理規(guī)范（一）收集范圍與要求1.收集范圍文書類：各類公文、會議記錄、請示批復、工作計劃總結、調研報告等；人事類：干部任免、考核獎懲、工資福利、職稱評審等人事材料；財務類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等；項目類：基建工程、科研項目、采購招標等全流程文件；聲像與電子類：照片、視頻、錄音、電子公文、數(shù)據庫備份等。2.收集要求檔案形成部門應隨辦隨歸，確保檔案與業(yè)務流程同步收集；電子檔案需與紙質檔案元數(shù)據一致，確?？蛇w移、可讀?。簧婷軝n案須單獨標識，按保密規(guī)定履行收集與交接手續(xù)。（二）整理流程1.分類與編號采用“年度—機構（或問題）—保管期限”分類法，結合單位實際細化類目。檔案編號包含年度、類別、案卷號（或件號），確保唯一性（如“2024-WS-001”，WS為文書類代碼）。2.立卷與裝訂紙質檔案以“件”為單位整理（文件級整理），去除金屬物，采用左側裝訂；案卷級整理適用于歷史檔案，按主題、時間組卷，編制卷內目錄與備考表。3.數(shù)字化加工對重要檔案（如永久、長期保管的文書、人事檔案）進行數(shù)字化掃描，確保圖像清晰、命名規(guī)范（與紙質檔案編號對應），并存儲于專用服務器或云平臺，定期備份。五、檔案保管與利用機制（一）保管要求1.庫房管理檔案庫房需滿足“八防”要求（防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫、防塵、防磁），配備溫濕度記錄儀、消防器材、防蟲藥劑、監(jiān)控設備等。庫房溫濕度應控制在：溫度14-24℃，相對濕度45%-60%。2.檔案上架與備份檔案按分類編號順序上架，不同保管期限、類型的檔案分區(qū)存放。電子檔案需建立“異地+異質”備份（如本地服務器+云端存儲），確保數(shù)據安全。（二）利用流程與權限1.內部利用單位人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案利用申請表》，經部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。如需復制、摘錄，需檔案管理員審核并登記用途。2.外部利用外單位或個人查閱檔案，需持單位介紹信或有效證件，說明利用目的，經單位分管領導審批后，在指定場所查閱，原則上不提供原件。3.涉密檔案利用嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，僅限涉密人員在涉密場所利用，需履行雙重審批（部門負責人+保密辦），并全程登記利用軌跡。六、檔案鑒定與銷毀程序（一）鑒定組織與標準成立由檔案管理部門、業(yè)務部門、法律顧問等組成的檔案鑒定小組，每5年開展一次檔案鑒定工作。鑒定標準依據《機關檔案保管期限表》，結合檔案的歷史價值、利用頻率、法律風險等因素，確定保管期限（永久、30年、10年）或銷毀意見。（二）銷毀流程1.初審與公示：鑒定小組提出銷毀清單，在單位內部公示15天，無異議后報分管領導審批；2.監(jiān)銷與記錄：銷毀時需有2名以上監(jiān)銷人（含檔案、紀檢部門人員），采用粉碎、焚燒等不可逆方式，監(jiān)銷人需簽字確認銷毀過程，留存銷毀清冊（永久保存）。七、監(jiān)督與考核措施（一）定期檢查檔案管理部門每季度開展檔案工作自查，重點檢查收集完整性、整理規(guī)范性、保管安全性；每年聯(lián)合紀檢、審計部門開展專項檢查，通報問題并限期整改。（二）考核與獎懲將檔案管理工作納入部門年度考核，考核指標包括檔案完整率、數(shù)字化率、利用滿意度等。對表現(xiàn)突出的部門