費(fèi)用申請(qǐng)與報(bào)銷流程規(guī)范化指導(dǎo)書前言為規(guī)范公司費(fèi)用管理，明確費(fèi)用申請(qǐng)與報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)流程，保證費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性，提高財(cái)務(wù)工作效率，保障公司資金安全，特制定本指導(dǎo)書。本指導(dǎo)書適用于公司全體員工因公開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)所產(chǎn)生的費(fèi)用申請(qǐng)與報(bào)銷管理，旨在統(tǒng)一操作標(biāo)準(zhǔn)，減少流程爭(zhēng)議，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管理的規(guī)范化、透明化。一、適用范圍本指導(dǎo)書適用于公司各部門及全體員工在以下場(chǎng)景的費(fèi)用管理活動(dòng)：日常辦公費(fèi)用：包括辦公用品采購、通訊費(fèi)、快遞費(fèi)、打印復(fù)印費(fèi)等；差旅費(fèi)用：包括員工因公出差的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食補(bǔ)助等；業(yè)務(wù)招待費(fèi)用：包括開展業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的餐費(fèi)、禮品費(fèi)、招待場(chǎng)所租賃費(fèi)等；市場(chǎng)推廣費(fèi)用：包括廣告宣傳費(fèi)、展會(huì)費(fèi)、物料制作費(fèi)、客戶禮品費(fèi)等；其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的合規(guī)費(fèi)用：如培訓(xùn)費(fèi)、維修費(fèi)、咨詢費(fèi)等。二、核心操作流程（一）費(fèi)用申請(qǐng)：事前規(guī)劃與預(yù)算控制明確費(fèi)用性質(zhì)與預(yù)算歸屬員工需根據(jù)業(yè)務(wù)需求，判斷費(fèi)用類型（如差旅費(fèi)、招待費(fèi)等），確認(rèn)費(fèi)用是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超出預(yù)算的費(fèi)用需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)部審批后方可執(zhí)行。準(zhǔn)備申請(qǐng)材料《費(fèi)用申請(qǐng)單》（需注明費(fèi)用用途、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)發(fā)生時(shí)間、明細(xì)說明等）；相關(guān)supportingdocuments（如會(huì)議通知、報(bào)價(jià)單、采購合同、出差審批單等）；涉及大額或特殊費(fèi)用（如單筆超過5000元），需附《費(fèi)用可行性說明》。提交申請(qǐng)審批員工通過OA系統(tǒng)填寫《費(fèi)用申請(qǐng)單》，附件材料，提交至部門負(fù)責(zé)人審批；部門負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用合理性、預(yù)算匹配性后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，涉及重大費(fèi)用（如單筆超過20000元）需報(bào)總經(jīng)理最終審批。（二）費(fèi)用支出：合規(guī)執(zhí)行與票據(jù)獲取按審批內(nèi)容執(zhí)行員工需嚴(yán)格按照審批通過的《費(fèi)用申請(qǐng)單》執(zhí)行費(fèi)用支出，不得擅自擴(kuò)大支出范圍、提高支出標(biāo)準(zhǔn)。獲取合規(guī)票據(jù)費(fèi)用發(fā)生時(shí)，務(wù)必取得合法、合規(guī)的原始票據(jù)（增值稅發(fā)票或普通發(fā)票），發(fā)票抬頭需為“公司全稱”，稅號(hào)、項(xiàng)目名稱、金額等信息需準(zhǔn)確無誤；發(fā)票需加蓋發(fā)票專用章，電子發(fā)票需打印并注明“已報(bào)銷，重復(fù)無效”；交通費(fèi)、住宿費(fèi)等需附行程單、消費(fèi)明細(xì)等輔助證明；禁止使用過期發(fā)票、虛假發(fā)票或與業(yè)務(wù)無關(guān)的發(fā)票。（三）費(fèi)用報(bào)銷：?jiǎn)螕?jù)整理與系統(tǒng)提交整理報(bào)銷材料費(fèi)用發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)，員工需整理以下材料：《費(fèi)用報(bào)銷單》（通過OA系統(tǒng)填寫，注明報(bào)銷類型、費(fèi)用明細(xì)、申請(qǐng)金額、實(shí)付金額等）；原始發(fā)票（需按費(fèi)用類型分類粘貼，每張發(fā)票背面注明費(fèi)用發(fā)生事由、時(shí)間、地點(diǎn)）；審批通過的《費(fèi)用申請(qǐng)單》復(fù)印件；其他輔助證明材料（如差旅費(fèi)報(bào)銷需附出差審批單、行程單、住宿清單等）。系統(tǒng)提交與初審員工在OA系統(tǒng)中提交《費(fèi)用報(bào)銷單》，掃描版報(bào)銷材料（發(fā)票需清晰可辨）；部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)銷單據(jù)的完整性、費(fèi)用真實(shí)性及與申請(qǐng)的一致性；部門負(fù)責(zé)人通過后，提交至財(cái)務(wù)部進(jìn)行復(fù)核。（四）財(cái)務(wù)審核：合規(guī)核查與金額確認(rèn)發(fā)票合規(guī)性審核財(cái)務(wù)部重點(diǎn)核查發(fā)票真?zhèn)?、抬頭、稅號(hào)、項(xiàng)目內(nèi)容、開具日期等是否符合規(guī)定，發(fā)票是否存在涂改、重復(fù)報(bào)銷等情況。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)審核差旅費(fèi)：按公司《差旅費(fèi)管理辦法》審核交通、住宿、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)（如高管可住標(biāo)準(zhǔn)間，普通員工住經(jīng)濟(jì)型酒店）；招待費(fèi)：需附《業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)表》及招待對(duì)象、目的說明，人均消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不超過當(dāng)?shù)厣虅?wù)招待平均水平；辦公費(fèi)：優(yōu)先選擇定點(diǎn)供應(yīng)商，采購價(jià)格不高于市場(chǎng)均價(jià)。金額與流程完整性審核核對(duì)應(yīng)付金額與申請(qǐng)金額、發(fā)票金額是否一致，審批流程是否完整（部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字）。（五）付款處理：到賬通知與賬務(wù)登記安排付款財(cái)務(wù)部審核通過后，于5個(gè)工作日內(nèi)通過銀行轉(zhuǎn)賬或備用金方式完成付款（緊急費(fèi)用可申請(qǐng)加急處理）。付款通知付款完成后，財(cái)務(wù)部通過OA系統(tǒng)或郵件向員工發(fā)送付款通知，告知報(bào)銷金額、到賬時(shí)間。賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部根據(jù)報(bào)銷憑證進(jìn)行賬務(wù)登記，保證費(fèi)用歸屬部門、科目準(zhǔn)確，每月《費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)表》提交管理層。三、常用模板參考模板一：費(fèi)用申請(qǐng)單（OA系統(tǒng)內(nèi)置模板）單號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期預(yù)計(jì)發(fā)生時(shí)間費(fèi)用類型□辦公費(fèi)□差旅費(fèi)□招待費(fèi)□其他費(fèi)用事由明細(xì)（需詳細(xì)說明費(fèi)用用途、業(yè)務(wù)背景、參與人員等，如“拜訪客戶，洽談項(xiàng)目，產(chǎn)生交通費(fèi)、餐費(fèi)”）預(yù)算金額申請(qǐng)金額幣種□人民幣□外幣（請(qǐng)注明）附件清單□報(bào)價(jià)單□合同□出差審批單□其他：________________________審批意見部門負(fù)責(zé)人：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)：__________日期：__________總經(jīng)理（大額費(fèi)用）：__________日期：__________模板二：費(fèi)用報(bào)銷單（OA系統(tǒng)內(nèi)置模板）單號(hào)報(bào)銷部門報(bào)銷人聯(lián)系方式報(bào)銷日期費(fèi)用類型□辦公費(fèi)□差旅費(fèi)□招待費(fèi)□市場(chǎng)推廣費(fèi)□其他報(bào)銷事由（簡(jiǎn)述費(fèi)用發(fā)生原因，如“2023年10月北京出差，往返交通費(fèi)、住宿費(fèi)”）申請(qǐng)金額實(shí)付金額支付方式□銀行轉(zhuǎn)賬□備用金□其他費(fèi)用明細(xì)費(fèi)用項(xiàng)目發(fā)生日期金額（元）附件清單□發(fā)票（____張）□行程單□申請(qǐng)單復(fù)印件□其他：________________________審批意見部門負(fù)責(zé)人：__________日期：__________財(cái)務(wù)復(fù)核：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)（大額報(bào)銷）：__________日期：__________模板三：差旅費(fèi)報(bào)銷明細(xì)表（輔助模板）出差人所屬部門出差地點(diǎn)出差事由出差時(shí)間起止日期交通方式交通費(fèi)（元）住宿費(fèi)入住日期酒店名稱單價(jià)（元/晚）伙食補(bǔ)助補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)（元/天）出差天數(shù)補(bǔ)助金額（元）市內(nèi)交通費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)（元/天）出差天數(shù)補(bǔ)助金額（元）其他費(fèi)用項(xiàng)目金額（元）備注報(bào)銷總金額大寫：________________________小寫：________________________附件□車票□住宿發(fā)票□行程單□出差審批單四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算與時(shí)效管理費(fèi)用申請(qǐng)需“先預(yù)算、后支出”，超預(yù)算費(fèi)用必須提前履行預(yù)算調(diào)整審批流程；費(fèi)用報(bào)銷需在費(fèi)用發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)提交，逾期未提交（特殊情況除外）需提交《逾期報(bào)銷說明》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部審批后方可報(bào)銷；差旅費(fèi)需在出差結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)銷，跨月報(bào)銷需注明原因。（二）票據(jù)合規(guī)性要求發(fā)票抬頭、稅號(hào)必須與公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼完全一致，不得錯(cuò)字、漏字；發(fā)票項(xiàng)目需與實(shí)際業(yè)務(wù)一致（如“辦公用品”不得開具為“材料費(fèi)”），辦公用品需附明細(xì)清單（含品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)）；禁止拆分發(fā)票逃避審批（如將5000元招待費(fèi)拆分為5張1000元發(fā)票），財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕此類報(bào)銷；電子發(fā)票需與紙質(zhì)發(fā)票同等管理，報(bào)銷時(shí)需打印紙質(zhì)版并注明“已報(bào)銷”，避免重復(fù)報(bào)銷。（三）審批責(zé)任與禁止條款各級(jí)審批人對(duì)費(fèi)用真實(shí)性、合理性承擔(dān)審核責(zé)任，不得“走過場(chǎng)”審批；禁止虛報(bào)冒領(lǐng)、偽造票據(jù)、挪用公款等行為，一經(jīng)發(fā)覺將按公司《員工獎(jiǎng)懲管理辦法》嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重者追究法律責(zé)任；業(yè)務(wù)招待需嚴(yán)格控制陪餐人數(shù)（原則上客戶不超過3人，內(nèi)部人員不超過2人），避免鋪張浪費(fèi)。（四）特殊情況處理緊急費(fèi)用（如突發(fā)維修、應(yīng)急采購）可先通過電話向分管領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填《費(fèi)用申請(qǐng)單》；票據(jù)遺失需提交《票據(jù)遺失說明》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可憑相關(guān)證明（如消費(fèi)記錄、銀行轉(zhuǎn)賬記錄）報(bào)銷，報(bào)銷金額不超過原票面的80%；外幣費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，